Organiser une rencontre internationale

Ce que les délégués doivent savoir sur les exigences relatives au visa et à l’entrée au Canada

En tant que responsable de l’exécution des programmes d’immigration du Canada, Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) souhaite aider les organisateurs à assurer le succès des activités et rencontres internationales, en leur fournissant de l’information importante sur les exigences auxquelles leurs participants et délégués doivent répondre pour obtenir un visa et entrer au Canada.

Si vous êtes l’organisateur d’une activité internationale, nous vous recommandons de communiquer avec CIC le plus tôt possible dans sa planification. Nous pouvons répondre à vos demandes de renseignements ou à vos préoccupations en matière d’immigration.

Pour vous aider à amorcer les démarches nécessaires, nous avons préparé une liste de questions courantes et leurs réponses, ainsi qu’un formulaire d’avis d’activité que nous vous demandons de remplir et de nous retourner.

Questions sur les exigences relatives aux visas et a l’entrée au Canada

Avis d’activité ou de rencontre internationale

Pourquoi dois-je informer CIC d’une activité ou d’une rencontre internationale?

Pour permettre à CIC de répondre à toute question sur les exigences relatives à l’admissibilité, au visa de résident temporaire (VRT), au titre de voyage et au permis de travail, avant la tenue de l’activité. CIC peut également prévoir les ressources nécessaires pour traiter les demandes de VRT des participants et informer les agents d’immigration de l’activité ou la rencontre qui aura lieu.

Avec qui dois-je communiquer?
Coordonnateur des événements spéciaux
Télécopieur : (613) 952-5382
Courriel : evenements.speciaux@cic.gc.ca

Qui doit avoir un visa pour venir au Canada?

Toutes les personnes qui viennent au Canada comme visiteurs doivent avoir un VRT, à l’exception des citoyens des pays où il y a une dispense de visa. Vous trouverez la liste
des pays où le VRT est obligatoire pour obtenir d’autres détails à ce sujet. Vous y trouverez aussi la liste des pays où les ressortissants ont une dispense de visa.

Les personnes qui ont besoin d’un visa doivent l’obtenir à un bureau des visas à l’étranger et non à la frontière ou à l’aéroport.

Les délégués ont-ils également besoin d’un passeport ou d’un autre titre de voyage?

La plupart des participants à ces activités ont également besoin d’un passeport valide ou d’un titre de voyage approprié pour entrer au Canada.

Les personnes suivantes font exception :

  • Les citoyens des États-Unis. Même s’ils n’ont pas besoin d’un passeport, les citoyens des États-Unis doivent fournir une preuve de citoyenneté, comme un certificat de naissance, un certificat de citoyenneté, un certificat de naturalisation ou un certificat de naissance d’un État. Si ces documents ne contiennent pas de photo, ils devront présenter leur permis de conduire ou une autre preuve d’identité.
  • Les résidents permanents des États-Unis qui entrent au Canada en provenance de ce pays. Même s’ils n’ont pas besoin de passeport, les résidents permanents des États-Unis doivent avoir leur carte d’inscription au registre des étrangers. S’ils entrent au Canada à partir d’un autre pays que les États-Unis, ils doivent avoir un passeport.
  • Les membres des forces armées des pays désignés en vertu de la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada qui viennent au Canada pour remplir des fonctions officielles.
  • Les membres du personnel naviguant qui détiennent une licence ou un certificat de membre du personnel naviguant, délivré conformément aux spécifications de l’Organisation de l’aviation civile internationale.

Les délégués peuvent obtenir plus d’information sur les exigences relatives aux visas et aux titres de voyage en communiquant avec le bureau des visas du Canada où ils habitent.

Quels sont les documents demandés pour les enfants qui viennent au Canada?

Le Canada a des lois et des règlements pour protéger les enfants et prévenir les enlèvements. Si des délégués voyagent avec un enfant (âgé de 17 ans ou moins), ils doivent apporter les documents suivants :

  • un passeport valide ou un titre de voyage approprié (pour plus d’information, voir la question précédente) pour chaque enfant;
  • une lettre d’autorisation du parent de l’enfant qui ne l’accompagne pas ou du tuteur légal lorsque l’adulte voyage avec un enfant qui n’est pas légalement le sien;
  • des copies des documents légaux sur les droits de garde de l’enfant en cas de garde partagée.

Les délégués qui passent par les États-Unis ou qui retournent dans ce pays ont-ils besoin de documents particuliers?

Depuis le 1er juin 2009, avec  la pleine mise en œuvre de l’Initiative relative aux voyages dans l’hémisphère occidental, le gouvernement américain exige que la plupart des voyageurs entrant aux États-Unis (y compris les citoyens américains), s’ils se présentent aux points d’entrée terrestres, dans les ports ou les aéroports, soient en possession d’un passeport ou de tout autre titre de voyage approuvé par le Homeland Security.

Pour obtenir plus de détails sur les conditions d’admission aux États-Unis, veuillez consulter le site www.dhs.gov.

Que doivent faire les délégués pour présenter une demande de VRT?

Pour savoir comment présenter une demande de VRT, veuillez consultez le formulaire de demande et un guide. Les demandeurs de visa doivent convaincre CIC qu’ils se rendront au Canada pour participer à l’activité ou la rencontre.

Ils doivent démontrer :

  • qu’ils sont en santé (dans certains cas, un examen médical peut être demandé);
  • qu’ils n’ont pas de casier judiciaire;
  • qu’ils ne constituent pas un danger pour la sécurité du Canada;
  • qu’ils ont un passeport ou un titre de voyage valide;
  • qu’ils ont suffisamment d’argent pour subvenir à leurs besoins et à ceux des personnes à leur charge pendant leur séjour au Canada;
  • qu’ils quitteront volontairement le Canada à la fin de la période de séjour autorisée
  • qu’ils remplissent toutes les autres conditions de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

L’agent des visas prend des décisions au cas par cas, et la charge de la preuve incombe à la personne qui présente la demande. Il se peut que le demandeur doive passer une entrevue avec un agent des visas avant qu’une décision finale ne soit prise. Bien que la majorité des demandes de visa soient acceptées, CIC ne peut garantir à chaque demandeur l’obtention d’un VRT.

Les délégués qui participent à une activité ou à une rencontre ont-ils besoin d’une lettre d’invitation pour présenter une demande de visa de résident temporaire (VRT)?

Oui, les délégués peuvent devoir inclure une lettre d’invitation à leur demande de VRT et devraient communiquer avec leur bureau local des visas pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet. La lettre d’invitation confirme le but de leur voyage au Canada et fournit des renseignements sur ce que les demandeurs comptent faire une fois au Canada.

Lorsqu’une personne vient au Canada pour assister à un congrès, à une activité ou à une conférence – qu’elle soit tenue ou non d’obtenir un VRT – une lettre d’invitation aide les agents au point d’entrée à déterminer si cette personne est un visiteur légitime et si elle a vraiment l’intention d’assister à un congrès.

La lettre d’invitation aide l’agent des visas à évaluer les ressources dont le demandeur aura besoin pendant son voyage au Canada. Par conséquent, la lettre d’invitation envoyée par l’organisateur de l’activité devrait préciser si de l’aide financière est accordée aux délégués (billet d’avion, hébergement, etc.) pour faciliter leur participation.

La lettre d’invitation devrait être envoyée au délégué et non pas au bureau des visas.

Combien de temps cela prend-il pour traiter une demande de VRT?

Vous devez informer les délégués des exigences relatives au visa et de la nécessité de présenter une demande bien à l’avance. Pour laisser aux agents des visas suffisamment de temps pour traiter les demandes, celles-ci doivent être présentées au bureau des visas approprié bien avant la date prévue du voyage. Afin d’éviter tout retard, il est préférable de présenter la demande de visa dûment remplie au moins quatre semaines avant le départ. Signalons que les délais de traitement des demandes peuvent varier en fonction de la complexité de celles-ci.

Dans certains cas, le bureau des visas peut ne pas être situé dans le pays du demandeur. Consulter la liste des bureaux des visas à l’étranger pour obtenir d’autres détails à ce sujet.

Quels sont les coûts liés aux demandes de VRT?

Toute personne qui présente une demande de VRT doit payer des frais de traitement de 75 $, non remboursables, pour un visa à entrée unique.

Les délégués peuvent-ils être dispensés de l’obligation de payer les frais de traitement de la demande de visa?

Lorsque le gouvernement du Canada ou une organisation des Nations Unies (ONU) est l’hôte d’une rencontre au Canada, les participants sont dispensés de payer les frais de traitement de la demande de visa.

Afin de déterminer si une dispense des frais de traitement s’applique à votre activité, veuillez remplir le formulaire Avis d’activité ou de rencontre internationale et le retourner au coordonnateur des activités spéciales par courriel ou par télécopieur. Vous devrez décrire précisément le rôle qu’y jouera le gouvernement du Canada ou l’ONU. Le fait qu’une rencontre soit financée par l’une ou l’autre organisation ne garantit pas une dispense des frais de traitement.

La dispense des frais de traitement ne s’applique ni aux personnes, y compris les personnes à charge, qui accompagnent les délégués et viennent au Canada comme visiteurs, ni aux représentants des médias qui viennent couvrir l’activité ou la rencontre.

Que doivent faire les délégués pour verifier l’état de leur demande de VRT?

Ils peuvent communiquer avec le bureau des visas du Canada où ils ont présenté la demande.

Que se passe-t-il si la demande de visa d’un délégué est refusée?

La décision finale d’octroyer un visa revient à l’agent des visas. Une fois que la demande est refusée, CIC ne peut renverser la décision de l’agent. De plus, les frais ne sont pas remboursables parce qu’ils couvrent les coûts du traitement de la demande.

Vous trouverez plus d’information à ce sujet, veuillez consultez le publication Visa de résident temporaire : Que faire si votre demande est refusée.

Certains délégués ont-ils besoin d’un permis de travail?

Les personnes qui travailleront dans le cadre de l’activité (traducteurs, organisateurs, commis ou installateurs de matériel) doivent communiquer avec le bureau des visas du Canada pour savoir s’ils ont besoin d’un permis de travail. De plus amples renseignements sur les permis de travail sont disponibles à Travailler temporairement au Canada.

Quels sont les autres aspects que je dois prendre en considération lorsque j’organise une activité ou une rencontre internationale au Canada?

  1. Le protocole pour les chefs d’État, les ministres ou les diplomates : si des hauts fonctionnaires de gouvernement, tels que des chefs d’État, des ministres ou des diplomates, sont invités à votre activité et que vous avez des questions au sujet du protocole et du service d’accueil, veuillez communiquer avec le Bureau du protocole à Affaires étrangères et Commerce international Canada. Vous trouverez plus d’information à ce sujet, veuillez consulter le site Web du Bureau du Protocole.
  2. Comptoir d’accueil : vous pourriez envisager d’installer un comptoir d’accueil à l’aéroport, où vos représentants accueilleront les délégués à leur arrivée au Canada. Si tel est le cas, veuillez communiquer avec l’aéroport où les délégués arriveront.
  3. Exigences à la frontière : tout l’équipement et les biens qui seront apportés au Canada pour l’activité doivent être signalés à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Vous devez communiquer avec elle pour avoir l’information sur les exigences à la frontière pour les délégués et les biens qui entrent au Canada, ainsi que les documents et la marche à suivre. Veuillez communiquer avec le bureau de l’ASFC le plus près dans votre province ou votre région, ou consulter le site Web de l’ASFC.

Ensuite que dois-je faire?

Lorsque vous aurez recueilli toute l’information nécessaire, veuillez remplir l’Avis d’activité ou de rencontre internationale et le retourner au coordonnateur des activités spéciales par courriel ou télécopieur.