Vérification des Cours de langue pour les immigrants au Canada (CLIC) Programme de contributions

Rapport de vérification
Citoyenneté et Immigration Canada
Direction générale de la vérification et de la divulgation internes
Octobre 2005

Table des Matières

• 1. Introduction
• 2. Objectif de la vérification
• 3. Portée de la vérification
• 4. Méthode
• 5. Observations et recommandations
  • 5.1 Suivi du rapport du BVG
  • 5.2 Accords de contribution relatifs aux CLIC
• 6. Conclusions
• 7. Plan d’action de la direction

1. Introduction

La Direction générale de la vérification et de la divulgation internes a réalisé un plan de vérification axé sur le risque pour Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), et le plan a révélé qu’une vérification de la pertinence des contrôles financiers et de gestion concernant les contributions qui servent à financer les Cours de langue pour les immigrants au Canada (CLIC) était requise.

Le programme CLIC offre une formation linguistique de base aux immigrants adultes dans l’une des langues officielles du Canada dans le but de faciliter leur intégration sociale, culturelle et économique au pays.

Le programme CLIC est offert dans le cadre d’accords de contribution avec des fournisseurs de services. Il compte trois volets pour lesquels les fournisseurs de services peuvent obtenir du financement :

• la détermination de l’admissibilité à un cours de langue et les services connexes;
• la formation linguistique;
• l’aide à la prestation.

Les accords de contribution conclus avec des fournisseurs de services (FS) sont habituellement gérés par les bureaux locaux, sauf dans la région de l’Ontario, où ils sont gérés par un bureau central régional responsable de l’établissement. À l’administration centrale (AC), la Direction générale de l’intégration s’occupe aussi de gérer les accords de contribution qui ont une portée nationale. Au total, les fonds engagés pour les 207 accords distincts conclus avec des FS dans le cadre des CLIC dans les régions de l’Atlantique, de l’Ontario, des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest, et de la Colombie-Britannique et du Yukon, qui font l’objet du présent examen atteignaient environ 75,4 millions de dollars pour l’exercice 2004-2005.

Le Ministère a élaboré un cadre de responsabilisation pour les programmes de contributions qui lui permet de garantir l’imputabilité concernant les dépenses ministérielles, d’effectuer un suivi de la prestation de services et d’évaluer la mesure dans laquelle les programmes de contributions permettent de répondre aux besoins des immigrants en matière d’établissement.

2. Objectif de la vérification

La vérification avait comme objectif d’évaluer les aspects suivants :

• le suivi de la mise en oeuvre des recommandations formulées par le Bureau du vérificateur général (BVG) dans la quatrième section du Rapport de 2001 intitulé « Les subventions et les contributions votées — La gestion des programmes »;
• la pertinence des contrôles financiers et de gestion appliqués aux accords de contribution;
• la conformité avec les pouvoirs financiers.

3. Portée de la vérification

La vérification porte autant sur les progrès réalisés concernant les recommandations du vérificateur général que sur la gestion de chaque accord de contribution conclu avec un FS.

CIC s’occupe de la gestion de la prestation des services d’établissement, y compris des CLIC, dans toutes les provinces et tous les territoires, à l’exception du Québec (Accord Canada-Québec, 1991), de la Colombie-Britannique (Entente sur l’immigration, 2004) et du Manitoba (Entente sur l’immigration, 2003). Les accords conclus avec des FS par ces trois provinces n’ont pas fait l’objet de notre vérification.

Nous avons examiné les accords de contribution dont les versements étaient effectués pendant l’exercice 2004-2005.

4. Méthode

La vérification a porté sur deux aspects : un suivi du Rapport de 2001 du BVG et la gestion des accords de contribution.

Dans le cadre du suivi des recommandations formulées par le BVG, on a interrogé des employés de l’AC et des régions afin de connaître les mesures prises et d’obtenir des documents qui confirment l’information recueillie dans le cadre des entrevues. L’examen des dossiers entrepris dans le cadre de la vérification des accords de contribution a aussi permis de recueillir des renseignements qui confirment que des mesures de suivi ont été prises. Les critères utilisés pour cet aspect de la vérification sont les trois recommandations formulées par le BVG.

Dans le cadre de la vérification des accords de contribution, on a examiné la gestion des accords afin de s’assurer qu’elle respectait les politiques et les mesures législatives. On a examiné les dossiers de quatre régions qui offrent le programme CLIC. Un échantillon aléatoire de 42 accords de contribution a été prélevé à partir de 207 accords de contribution qui ont mené à des versements pendant l’exercice 2004-2005 dans les quatre régions. Le critère appliqué concernant ce secteur de la vérification était la conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Le travail de vérification sur le terrain s’est déroulé de janvier à mars 2005.

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada, et aux normes de vérification de l’Institut des vérificateurs internes.

5. Observations et recommandations

5.1 Suivi du rapport du BVG

Nous nous attendions à constater que le Ministère avait mis en oeuvre les recommandations du vérificateur général dans la mesure où elles s’appliquent au programme CLIC. Trois recommandations s’appliquaient aux CLIC :

1. le Ministère devrait conclure des ententes de financement pluriannuelles avec ses FS;
2. dans tous les cas d’accords de contribution qui présentent des risques élevés, on devrait effectuer au moins une visite officielle sur place afin de surveiller les contrôles financiers et les activités des projets;
3. quand les FS offrent des services à plusieurs endroits, les plans de surveillance devraient faire en sorte que chaque endroit fasse l’objet d’une surveillance au fil du temps.

5.1.1 Financement pluriannuel

En juillet 2004, le Ministère formulait des conseils à l’intention des régions concernant la mise en oeuvre d’ententes de financement pluriannuelles avec des FS. Cette politique a depuis été intégrée au Guide de l’établissement. Le Ministère a commencé à conclure des accords pluriannuels avec ses FS du programme CLIC pour la période de financement de 2005-2006.

5.1.2 Surveillance des FS

Nous avons examiné 42 accords de contribution et avons constaté que seulement quatre d’entre eux n’incluaient pas de plan de surveillance axé sur le risque. Dans les quatre cas où il n’y avait pas de plan de surveillance, nous n’avons pu déterminer si les accords de contribution présentant des risques élevés avaient fait l’objet d’une surveillance. Dans les 38 autres cas, où l’on disposait d’un plan de surveillance axé sur le risque, deux dossiers présentaient des risques élevés. En ce qui concerne le premier dossier présentant des risques élevés, on a constaté qu’une vérification financière et une surveillance des activités avaient eu lieu dans un petit nombre de sites, mais qu’il n’y avait aucun plan concernant la surveillance des autres sites offrant le programme CLIC, même s’il y en avait plusieurs. Dans le cas de l’autre dossier, un exercice de surveillance financière avait été effectué, mais aucun exercice de surveillance des activités n’avait eu lieu. On traitera plus en détail des exigences en matière de surveillance dans la section 5.2.

Nous avons appris, pendant notre examen, que certaines régions avaient élaboré un outil pour faciliter la surveillance des FS qui offrent le CLIC dans de multiples sites. Cet outil n’était toutefois pas utilisé de façon systématique partout au pays. Il a été utilisé uniquement dans le cadre de l’accord de contribution présentant des risques élevés mentionné ci-dessus et visant de nombreux sites.

Le Guide de l’établissement donne des conseils à ce sujet, mais il a été diffusé au milieu de l’exercice, ce qui signifie que les agents ne pouvaient profiter de ces conseils pendant la période ayant fait l’objet de l’examen.

5.2 Accords de contribution relatifs aux CLIC

Tous les bureaux qui s’occupent de la gestion des accords de contribution relatifs aux CLIC dans les quatre régions font partie de l’ensemble à partir duquel on a dressé l’échantillon. Cependant, seuls les bureaux dont les accords de contribution ont été choisis pour faire partie de notre échantillon ont reçu une visite. De façon générale, nous avons examiné quatre aspects de l’administration des accords de contribution : la sélection des projets, l’approbation de l’accord, la surveillance financière et des activités, et la conformité des versements.

Nous nous attendions à découvrir des mesures adéquates de contrôle des finances et de la gestion relativement à chacun de ces aspects des accords de contribution. Nous nous attendions aussi à constater que les accords respectaient les pouvoirs financiers. Les critères utilisés pour la présente évaluation proviennent de la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et de la LGFP.

5.2.1 Mesures de contrôle de la gestion

De façon générale, nous avons constaté que les accords de contribution relatifs aux CLIC faisaient l’objet d’une gestion adéquate. On a toutefois constaté quelques pratiques irrégulières concernant les mesures de contrôle de la gestion des accords de contribution relatifs aux CLIC. Les documents portant sur la sélection présentaient des lacunes : quatre des 42 dossiers ne comportaient pas de documents sur l’évaluation des propositions, et cinq dossiers dans lesquels figurait une évaluation ne comportaient aucune preuve de l’examen de l’évaluation par un gestionnaire. De plus, quatre accords ne comprenaient aucun plan de surveillance axé sur le risque correspondant à la description ci-dessus.

Recommandation n^o 1

La Direction générale de l’intégration devrait dresser une liste des outils administratifs utilisés par les régions pour mettre en oeuvre leur cadre de responsabilisation pour les programmes de contributions et examiner ces outils. Ces outils pourraient être mis à la disposition de tous, ce qui permettrait d’uniformiser la prise de décisions et d’améliorer les pratiques opérationnelles.

Réaction

La Direction générale de l’intégration est d’accord avec cette recommandation. Dans le cadre de ses activités permanentes visant à mettre en oeuvre le cadre de responsabilisation pour les programmes de contributions, la Direction générale élaborera une série d’outils nationaux qui s’inscriront dans la lignée du Cadre de contrôle de gestion. Cette mesure permettra de définir et de mettre en oeuvre des pratiques administratives normalisées dans certains secteurs comme l’évaluation et l’approbation des propositions, la surveillance des accords de contribution, la gestion financière et la surveillance du risque à l’intention des bureaux qui s’occupent des programmes de contributions.

5.2.2 Mesures de contrôle financier et pouvoirs financiers

De façon générale, nous avons constaté que les accords de contribution respectaient habituellement les pouvoirs financiers. Cependant, l’utilisation efficace des états des flux de trésorerie aux fins de la surveillance des versements et l’émission d’un petit nombre de versements anticipés présentaient des lacunes. Cette fois encore, le Guide de l’établissement fournit des conseils à ce sujet, mais les agents ne pouvaient profiter de ces conseils pendant la période où l’examen avait lieu.

Recommandation n^o 2

La Direction générale de l’intégration devrait s’assurer que les agents connaissent leurs responsabilités financières décrites dans le Guide de l’établissement.

Réaction

La Direction générale de l’intégration est d’accord avec cette recommandation. Le Guide de l’établissement a été publié à l’hiver 2004. La Direction générale de l’intégration continuera d’offrir des conseils et de l’orientation aux régions grâce à divers mécanismes, dont le Groupe de travail national sur les compétences linguistiques.

L’AC rappellera aux régions les responsabilités financières des agents définies dans le Guide de l’établissement.

6. Conclusions

Après avoir effectué notre examen et un suivi des recommandations formulées par le vérificateur général, nous avons constaté que les accords de contribution relatifs aux CLIC faisaient l’objet d’une saine gestion grâce à l’existence de mesures de contrôle appropriées des finances et de la gestion. De façon générale, les accords examinés respectaient les pouvoirs financiers. (Section enlevée)

7. Plan d’action de la direction