Vérification de l’administration des programmes d’établissement

Annexe E : Plan d’action de la direction

Recommandation Plan d’action Responsabilité Date limite

1. Le Ministère devrait commencer à se doter d’une base de référence quant aux besoins et à la demande en ce qui concerne l’établissement des nouveaux arrivants.

Le Ministère convient que l’établissement d’une base de référence quant aux besoins des nouveaux arrivants est approprié.

 

 

 

Dans le cadre de la mise en œuvre de l’approche modernisée en matière de services d’établissement, le Ministère est en train d’élaborer et de mettre à l’essai de nouveaux moyens d’évaluer et de prévoir les besoins en établissement des nouveaux arrivants une fois qu’ils sont arrivés au Canada. Il entend également lancer sous forme de projet pilote un outil d’évaluation des besoins en 2010-2011. Cet outil sera axé sur la planification de l’établissement des familles et des particuliers afin de mieux définir les attentes de CIC en matière de résultats, d’accroître l’utilisation éventuelle des services d’établissement de CIC, et de mieux permettre aux nouveaux arrivants de fixer et d’atteindre leurs objectifs d’établissement. On s’attend à ce que le projet pilote, une fois terminé, fournisse des renseignements utiles sur la demande de services d’établissement dans chaque région, y compris une base de référence potentielle pour les besoins des nouveaux arrivants, et aide le Ministère dans ses activités de planification et d’établissement des priorités, entre autres pour la répartition des fonds.

Les échéances pour cette initiative sont les suivantes :

Direction générale de l’intégration

 

 

  • Élaboration de l’outil d’évaluation des besoins.

 

septembre 2010

 

  • Mise à l’essai du nouvel outil.

 

décembre 2010

 

  • Mise en œuvre du nouvel outil dans toutes les régions.

 

avril 2011

 

Les fonds pour l’établissement à l’extérieur du Québec consistent en une enveloppe fixe (650 M$ en 2010-2011). Au cours des dernières années, la parité entre les divers provinces et territoires a été l’élément déterminant dans la répartition des fonds. Comme le précise la section 1.1.1 du rapport de vérification, la formule actuelle tient compte des besoins plus grands des réfugiés (qui sont les plus importants utilisateurs des services d’établissement), mais ne fait pas de différence entre les besoins des nouveaux arrivants et ceux des immigrants du regroupement familial et des travailleurs qualifiés (fédéral). La formule actuelle, qui a été approuvée par le Cabinet, tient compte de la nécessité de fournir un financement de base pour les petites provinces en ajoutant une somme destinée au renforcement des capacités.

 

 

 

CIC s’apprête à mettre en œuvre un nouveau module, qui pourrait faciliter l’élaboration d’une base de référence quant aux besoins des nouveaux arrivants en fournissant des données financières et une unité de frais. La Direction générale de la gestion financière collaborera avec la Direction générale de l’intégration au calcul des coûts dans le cadre de l’initiative d’évaluation des besoins afin de fournir une estimation des fonds qui seraient nécessaires pour répondre raisonnablement aux besoins de base en établissement d’un nouvel arrivant.

Dans le cadre de l’examen des activités liées à l’établissement, CIC se penchera sur la formule actuelle de répartition des fonds affectés à l’établissement et tiendra compte de cette recommandation.

Direction générale de la gestion financière

décembre 2010

2. Le Ministère devrait établir officiellement un plan global de mise en œuvre pour le CIRV de 2008, comprenant les étapes clés, les responsabilités, les produits livrables et les échéanciers.

 

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

Le Ministère a élaboré un plan de mise en œuvre global pour l’approche modernisée en matière de services d’établissement qui comprenait les éléments importants du CIRV. Ce plan a d’abord été présenté lors de la réunion du Comité de gestion du Ministère en octobre 2008, et ses mises à jour ultérieures ont été présentées au CDGC en mai et en décembre 2009.

Direction générale de l’intégration, en consultation avec la DGGOC, Gestion financière, et Recherche et évaluation

 

 

Un plan officiel de mise en œuvre du CIRV énonçant clairement les responsabilités, les rôles, les produits livrables et les échéanciers est en cours d’élaboration. Une fois terminé, il décrira la mise en œuvre des nouveaux thèmes de l’établissement qui remplaceront les anciennes marques distinctives des CLIC, du PEAI et du Programme d’accueil.

Le Comité de gestion de l’établissement, de la réinstallation et du multiculturalisme (CGERM) du Ministère un groupe formé de directeurs des secteurs d’activité pertinents engagés dans la gestion de ces programmes sera informé chaque mois des progrès du plan de mise en œuvre, tout comme le tout nouveau Comité des activités et des opérations (CAO), au besoin.

Direction générale de l’intégration

juin 2010

3. Le Ministère devrait mettre en œuvre un processus visant à examiner les plans stratégiques et opérationnels relatifs aux programmes d’établissement et à vérifier s’ils sont harmonisés avec les priorités ministérielles et les résultats pour les Canadiens.

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

 

 

 

Le Ministère adoptera un nouveau processus de planification pour le programme d’établissement. Le plan stratégique proposé pour les programmes d’établissement, qui doit être harmonisé avec les priorités ministérielles, sera élaboré par le Secteur des politiques stratégiques et de programmes (PSP) et déposé pour approbation lors d’une réunion du Comité exécutif (COMEX). Il énoncera les plans et les priorités concernant les résultats de l’établissement et les investissements connexes.

Direction générale de l’intégration

octobre 2010

 

Le plan opérationnel connexe de mise en œuvre du plan stratégique susmentionné sera élaboré par le Secteur des opérations et présenté au Comité des activités et des opérations (CAO) pour approbation.

Le CAO se servira du tableau de bord sur les subventions et les contributions pour suivre également en permanence les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans et prendra les mesures correctives nécessaires.

DGGOC

décembre 2010

 

Ce processus permettra au Ministère de cerner les lacunes et de prendre des mesures visant à les combler afin que des résultats comparables soient atteints dans l’ensemble du Canada.

Des modifications sont apportées actuellement à l’iSMRP afin de réviser la collecte de données, de répondre au besoin de regrouper les données sur les nouveaux thèmes d’établissement dans une seule source (p. ex. Cours de langue de niveau avancé et suivi des personnes ayant reçu des séances d’orientation à l’étranger par le Bureau d’orientation relatif aux titres de compétences étrangers) et de combler les lacunes cernées dans la reddition de comptes. Ces modifications importantes apportées à l’iSMRP normaliseront les rapports sur les activités présentés par les FS, permettant ainsi à CIC de faire rapport sur des résultats comparables entre les régions et de mettre en œuvre une structure de rapport renouvelée et complète.

Direction générale de la recherche et de l’évaluation

En cours

 

En même temps, le CGERM a favorisé l’harmonisation et l’uniformité dans la mise en œuvre des programmes. Ce groupe de discussion a aussi assuré, et continuera d’assurer, une surveillance et une orientation sur les priorités et les lacunes dans les services d’établissement du point de vue de l’administration centrale et des régions, et servira à canaliser l’information vers le CAO et, en définitive, vers COMEX. En outre, ce groupe sera utilisé de façon stratégique pour confirmer les hypothèses de planification de l’établissement et l’approche globale à l’égard de la planification. À la fin de l’exercice 2009‑2010, sous la direction du CGERM, le Ministère a aussi formé un groupe de travail sur les appels de propositions, où sont abordées les pratiques exemplaires, les améliorations aux processus, les modifications aux exigences et les autres questions relatives à la gestion d’un cycle d’appels de propositions tant à l’administration centrale que dans les régions. Le processus d’appels de propositions est le principal outil de distribution des fonds appuyant la prestation des programmes d’établissement, de réinstallation et de multiculturalisme.

DGGOC

Achevé et en cours

4. Le Ministère devrait s’assurer que les responsabilités concernant les programmes d'établissement sont renforcées en :

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

 

 

  • clarifiant les pouvoirs de décision et d’approbation des comités liés aux programmes d’établissement;

Les mandats du CGERM et du CAO ont été approuvés récemment. Le continuum de la gestion des programmes proposé, qui clarifie les rôles et les responsabilités de Politiques stratégiques et de programmes (PSP), de la DGGOC et de l’administrateur principal des finances (APF) en ce qui concerne les programmes d’établissement, sera présenté au COMEX pour approbation en juin 2010.

DGGOC

Achevé

 

 

 

juin 2010

  • mettant à jour les rôles et les responsabilités de la DGGOC, de la Direction générale de l’intégration, de la Direction générale de la gestion financière et des régions en fonction de l’expérience opérationnelle;

Le Guide de l’établissement, qui a récemment fait l’objet d’une révision en profondeur et d’un remaniement important, fournit au personnel une orientation et des outils concernant la gestion des programmes d’établissement et de réinstallation, les rôles et les responsabilités et, d’une manière générale, la gestion des ententes de contribution.

DGGOC, en collaboration avec la Direction générale de l’intégration et la Direction générale de la gestion financière

Achevé et devant être rendu public en juillet 2010

  • adoptant des mesures visant à renforcer la responsabilité du conseil d’administration de chaque FS en ce qui a trait au financement de CIC.

Le Ministère élaborera également des lignes directrices portant sur tous les aspects financiers des ententes de contribution. Ces lignes directrices définiront clairement les rôles et les responsabilités de la Direction générale de la gestion financière, des agents financiers et d’établissement qui gèrent les aspects financiers des ententes de contribution (à l’administration centrale et dans les régions) et des bénéficiaires.

Direction générale de la gestion financière

mars 2011

 

Les améliorations aux interventions prévues, à la formation et aux processus de CIC comporteront deux éléments principaux :

 

 

 

  • La Région de l’Ontario de CIC, la plus importante région intérieure exerçant des responsabilités en matière d’établissement, élabore actuellement une formation générale sur la gouvernance par le conseil d’administration à l’intention de son personnel s’occupant de l’établissement. Cela aidera les agents à déterminer les diverses structures de conseil et les preuves de sa compétence, et préparera le personnel à cerner et à évaluer le risque, la capacité et l’approche associés au conseil d’administration d’un organisme particulier. À l’externe, la Région de l’Ontario fournit également une orientation et une formation sur la gouvernance par le conseil d’administration aux organismes financés par CIC à titre de mesure proactive visant à accroître l’efficacité et la participation du conseil, et à sensibiliser chaque organisme à la portée de ses responsabilités et aux attentes des bailleurs de fonds. Ce modèle sera applicable aux autres régions.

Région de l’Ontario

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DGGOC/toutes les régions

septembre 2010

 

  • En matière de processus, afin d’assurer l’équité procédurale, le Ministère sollicitera la participation active de la haute direction des FS et de leur conseil d’administration au moment de la signature d’une entente. L’objectif sera de donner un aperçu des obligations et des responsabilités de l’organisme (au moyen d’un énoncé des attentes) aux termes de l’entente de contribution. CIC informera le conseil d’administration des conclusions découlant de toute vérification financière et des résultats de la surveillance. On s’assurera ainsi que le conseil d’administration est informé des problèmes de rendement et est responsable de leur résolution.

Direction générale de la gestion financière

 

 

 

 

 

 

DGGOC/toutes les régions

March 2011

 

 

 

 

 

 

Pour les nouveaux appels de propositions à venir

 

  • En outre, le Ministère mettra à l’essai une méthode par laquelle les membres supérieurs du conseil d’administration (par exemple le président ou le trésorier) seront désignés comme signataires obligatoires de toute entente de contribution.

Région de l’Ontario

mai 2011

5. Le Ministère devrait établir une responsabilisation claire concernant la surveillance des risques associés aux programmes d’établissement et inclure les rapports sur cette information liée au risque dans les rapports du tableau de bord.

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

Le Ministère prépare actuellement une vaste stratégie d’évaluation des risques dans le cadre de son plan d’activités. Les risques liés au programme d’établissement seront intégrés dans cette stratégie ministérielle et, une fois établis définitivement, ils seront présentés au Comité de responsabilisation de gestion et au COMEX.

Affaires corporatives, Direction générale de l’intégration, DGGOC et Gestion financière

mai 2010

 

Dans le cas des risques non financiers, le Ministère a récemment mis en œuvre une stratégie d’établissement des risques et de surveillance qui est maintenant utilisée par la DGGOC à l’administration centrale. Cette stratégie et ce cadre, qui tiennent compte d’éléments relatifs au FS et à l’entente elle‑même (p. ex. valeur monétaire), facilitent l’évaluation du risque pour toutes les ententes et l’établissement d’une cote de risque indiquant la fréquence et le type de surveillance que devraient exercer les agents de programme pendant le cycle de vie de l’entente. Le cadre permet également de présenter régulièrement de l’information sur les risques dans le cadre des rapports du tableau de bord. Même si chaque entente est assujettie à au moins un indicateur de l’activité, une fois que ce cadre d’établissement des risques et de surveillance aura été intégralement mis en œuvre, le Ministère sera mieux en mesure de surveiller systématiquement et d’améliorer davantage la gestion des ententes de contribution.

DGGOC

Achevé

 

Dans le cas des risques financiers, le Ministère élaborera un outil d’évaluation des risques, qui servira à déterminer la fréquence et le type de rapports pour les bénéficiaires, ainsi que le niveau de surveillance financière et d’activités de vérification de la part du Ministère. Cet outil sera utilisé de façon uniforme dans chaque région et à l’administration centrale pour tous les programmes. La Direction générale de la gestion financière coordonnera et surveillera le calendrier de vérification. Le Ministère examinera le tableau de bord sur les subventions et les contributions afin de s’assurer qu’il fournit des renseignements pertinents et stratégiques sur les risques relatifs aux aspects financiers des subventions et contributions.

Direction générale de la gestion financière

mars 2011

6. Le Ministère devrait s’assurer que la stratégie de mesure du rendement actuellement mise en œuvre formulera clairement les renseignements sur les approches, les méthodes et les résultats qui seront fournis afin d’orienter les futures décisions concernant les programmes d’intégration du Ministère.

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

Dans le cadre de la stratégie de mesure du rendement, le Ministère travaille à définir les éléments du cadre de mesure du rendement. Cela inclut l’harmonisation des extrants et des résultats avec les indicateurs d’efficacité qui peuvent être mesurés dans l’ensemble des entités administratives, sans égard à la conception des programmes. L’approche et l’élaboration d’une méthode sous la conduite de la Direction générale de l’intégration permettront au Ministère de prendre des décisions éclairées concernant le programme d’établissement (p. ex. sources de données, méthode de collecte de données, échantillon cible, fréquence des rapports, objectifs de rendement et responsabilités).

Étapes suivantes et produits livrables

Direction générale de l’intégration

 

 

  • Le Comité des politiques doit approuver la méthode de collecte de données du cadre de mesure du rendement concernant les résultats de niveau immédiat et intermédiaire.

 

septembre 2010

 

  • Le Comité des activités et des opérations doit approuver le plan de mise en œuvre pour les extrants relatif au cadre de mesure du rendement.

 

décembre 2010

7. Le Ministère devrait examiner son processus d’approbation des propositions et son processus d’évaluation des risques actuels, et songer à réviser et à rationaliser ces secteurs, le cas échéant. Ces changements devraient être intégrés dans le Guide de l’établissement révisé qui doit être publié plus tard au cours du présent exercice.

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

En ce qui a trait aux aspects financiers des subventions et contributions, la Direction générale de la gestion financière élaborera un processus décisionnel officiel, qui devra être complètement intégré dans l’évaluation initiale des risques et les stratégies de rapports et de surveillance connexes. Ce travail renforcera les approches de surveillance actuelles et leur donnera des bases solides.

Direction générale de la gestion financière

mars 2011

 

En plus des améliorations décrites dans les réponses aux recommandations 4 et 5 concernant les révisions du Guide de l’établissement et l’élaboration d’un nouveau processus d’évaluation des risques, un groupe de travail sur l’optimisation des ressources a été formé en 2009‑2010 sous la direction du CGERM afin d’établir les critères particuliers qui seront utilisés pendant la phase d’évaluation des propositions présentées en réponse aux appels de propositions (AP). Le groupe s’est employé à harmoniser les approches actuellement en place à l’échelle du Ministère et à assurer leur uniformité. Ce travail est achevé en partie. Étant donné que le Guide de l’établissement contient des renseignements sur les facteurs qui sont essentiels à la façon dont les agents d’établissement s’acquittent de leurs responsabilités, il demeurera le principal outil à utiliser à cet égard.

DGGOC

septembre 2010

8. Le Ministère devrait revoir sa méthode globale de surveillance et ses procédures de clôture, et songer à réviser et à rationaliser ces secteurs, le cas échéant. Ces changements devraient être intégrés dans le Guide de l’établissement révisé, qui doit être publié plus tard au cours du présent exercice.

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

Le Ministère a mis au point une stratégie de surveillance qui est utilisée à l’administration centrale pour les ententes nationales et internationales. De plus, il a élaboré un nouveau formulaire et de nouvelles procédures de clôture qui sont mis à l’essai en 2010-2011 à l’administration centrale. Tous ces éléments ont été intégrés dans la nouvelle version du Guide de l’établissement et devraient être mis en œuvre dans les régions au cours de l’exercice 2010-2011.

DGGOC

Achevé

 

Finalement, afin d’améliorer la gestion de situations où il devra peut‑être mettre fin à une entente avant le terme de la période négociée pour des raisons de rendement, entre autres , le Ministère a élaboré un processus de renvoi aux niveaux supérieurs où des hauts fonctionnaires ministériels à des paliers de plus en plus élevés participent à la prise d’une décision finale.

DGGOC

Achevé

 

Outre les améliorations décrites dans la réponse à la recommandation 5, la Direction générale de la gestion financière élabore actuellement des outils comme des programmes de vérification afin de s’assurer que la surveillance financière des ententes est uniforme dans les régions et à l’administration centrale. La Direction générale de la gestion financière s’assurera, par une coordination et un suivi permanents, que les plans de surveillance réglementaire sont exécutés à temps. Elle veillera aussi à ce que le Ministère prenne les mesures nécessaires en temps utile en fonction des résultats des vérifications ou des examens des FS.

Direction générale de la gestion financière

mars 2011

9. Le Ministère devrait s’assurer que les attentes concernant les pratiques de surveillance sont clairement communiquées et que les exigences des politiques sont respectées.

Le Ministère est d’accord avec la recommandation.

Les modifications à l’iSMRP et la mise en œuvre d’un cadre de mesure du rendement et d’une stratégie de planification contribueront à améliorer la surveillance des extrants et des résultats de la planification de l’établissement, et assureront le respect des exigences des politiques. Plus important encore, les renseignements essentiels obtenus à la suite des activités de surveillance seront communiqués afin d’éclairer toute activité nécessaire d’élaboration de politique et d’assurer l’intégrité permanente du programme d’établissement. Ici encore, le CGERM, en raison de sa représentation régionale, sera un espace de discussion approprié pour le maintien de voies de communication entre les pratiques de surveillance et les exigences des politiques.

Direction générale de l’intégration et Direction générale de la recherche et de l’évaluation

mars 2011

 

La stratégie de surveillance actuelle du Ministère renforcera davantage les communications continues avec les FS et les informera des nouvelles pratiques de surveillance qui sont établies. Les agents de CIC et les FS recevront la formation pertinente lorsque les nouvelles procédures seront mises en œuvre.

DGGOC

septembre 2010

 

Une formation en surveillance sera donnée aux agents de programme et des finances, et comprendra également un volet destiné aux FS.

DGGOC et Direction générale de la gestion financière

septembre 2010 à mars 2011

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