Vérification du remboursement des frais relatifs au droit de résidence permanente

Rapport de vérification
Citoyenneté et Immigration Canada
Direction générale de la vérification et de la divulgation internes
Mai 2008

Table des Matières

• 1.0 Introduction
  • 1.1 Situation
  • 1.2 Contexte
  • 1.3 Objectifs de la vérification
  • 1.4 Portée de la vérification
  • 1.5 Critères de la vérification
  • 1.6 Méthode de vérification
• 2.0 Conclusion de la vérification
• 3.0 Observations et recommandations
  • 3.1 Admissibilité aux remboursements
  • 3.2 Conformité du traitement des remboursements
• Annexe A : Plan d’action de la gestion

Acronymes utilisés dans le rapport

1.0 Introduction

Le Plan de vérification 2007–2008 axé sur le risque de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation a révélé le besoin de mener une vérification pour évaluer la conformité du cadre de contrôle interne en place pour le traitement de l’initiative de remboursement des frais relatifs au droit de résidence permanente (FDRP).

1.1 Situation

Les FDRP, initialement mis en place en 1995 en tant que droit exigé pour l’établissement (DEPE), fonctionnent selon le principe que les personnes bénéficiant d’un avantage particulier, comparativement aux contribuables en général, devraient assumer une partie des coûts rattachés à l’octroi d’un tel privilège. À l’origine le DEPE était de 975 $ et devait être acquitté avant la délivrance d’un visa ou avant d’obtenir le statut de résident permanent. Puisque les frais sont associés aux avantages tangibles et intangibles qu’obtiennent les nouveaux résidents permanents, les FDRP sont remboursés en totalité si la demande du client est rejetée ou si le client choisit d’abandonner le processus d’immigration.

Le 2 mai 2006, dans le cadre du discours sur le budget, le gouvernement fédéral a annoncé son plan pour réduire de manière immédiate les FDRP d’environ 50 % (de 975 $ à 490 $) pour toutes les catégories d’immigrants encore assujetties au paiement de ces frais. La réduction de 50 % est entrée en vigueur à minuit, heure avancée de l’Est, le 3 mai 2006. Ainsi, toute personne qui avait déjà payé le FDRP de 975 $, mais qui n’avait pas encore obtenu sa résidence permanente à la date d’entrée en vigueur de la réduction, est devenue admissible à un remboursement de 485 $.

Les clients ont été avisés de la réduction des frais par l’entremise du site Web de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) et d’annonces dans les journaux. S’ils n’ont pas reçu le remboursement à l’étranger, ils ont été avisés de leur admissibilité possible lors de leur arrivée à un point d’entrée. Les clients peuvent obtenir le remboursement des frais acquittés dans les bureaux de CIC suivants, dans certaines situations.

• Bureaux à l’étranger – si le client a payé les frais à l’étranger et qu’il ne s’est pas vu délivrer un visa de résident permanent ou qu’il a retourné le visa, le MAECI enverra un remboursement.
• Bureau des Opérations comptables de CIC à l’administration centrale (AC) – si le client s’est présenté à un point d’entrée et qu’il n’a pas reçu de remboursement à l’étranger.
• Centre de traitement des demandes de Vegreville (CTD-Vegreville) – si le client a payé les FDRP initiaux au CTD-Vegreville.
• Centre de traitement des demandes de Mississauga (CTD-Mississauga) – si le répondant du client a payé les FDRP initiaux au CTD-Mississauga.
• Bureaux locaux – si le client a payé les FDRP initiaux sur place.

Selon les calculs de Finances, on s’attendait à ce que le nombre total de remboursements potentiels soit d’environ 185 000. Au 31 mars 2007, 90 039 remboursements avaient été envoyés.

1.2 Contexte

La présente section du rapport décrit quelques problèmes liés au contexte opérationnel dont CIC a eu à tenir compte lors de la création de procédures d’envoi du remboursement des FDRP (remboursement découlant de la réduction des frais prévue par la législation). Les problèmes sont présentés ci-dessous, sans ordre particulier, aux fins d’information seulement.

• L’initiative a été prise en ne laissant qu’un délai d’exécution très court en raison du secret budgétaire.
• CIC n’a pas reçu de financement à l’appui des modifications aux procédures et aux applications de systèmes.
• On s’attendait à ce que le nombre total de remboursements soit d’environ 185 000, pour une valeur totale de 89 725 000 $ (la valeur de chaque remboursement est de 485 $).
• Les remboursements devaient être envoyés d’un bureau à l’étranger ou du bureau des Opérations comptables à l’AC, du CTD-Vegreville, du CTD Mississauga ou d’un bureau local de CIC.

1.3 Objectifs de la vérification

L’objectif de la vérification était d’évaluer la conformité du cadre de contrôle interne en place pour le traitement de l’initiative de remboursement des FDRP (remboursement découlant de la réduction des frais prévue par la législation).

1.4 Portée de la vérification

La vérification portait uniquement sur l’examen et l’évaluation du cadre de contrôle interne en place pour le traitement du remboursement ministériel des FDRP (remboursement découlant de la réduction des frais prévue par la législation). À cette fin, la vérification s’est penchée sur un échantillon limité de remboursements des FDRP, envoyés entre le 3 mai 2006 et le 31 mars 2007. Elle a également porté sur la documentation électronique liée au traitement des remboursements effectués.

1.5 Critères de la vérification

Le cadre de contrôle interne a été évalué en fonction des critères suivants :

• Le client était admissible au remboursement.
• Le remboursement a été effectué conformément aux directives opérationnelles applicables.

1.6 Méthode de vérification

Dans le cadre du processus de vérification, des entrevues ont été menées avec du personnel des régions et de l’AC afin de comprendre le fonctionnement du cadre de contrôle en place pour le traitement du remboursement des FDRP et d’obtenir des documents pour valider les renseignements recueillis pendant les entrevues.

Pour valider les contrôles de traitement du remboursement des FDRP, nous avons choisi au hasard un échantillon limité à 100 remboursements : 50 provenaient de clients à l’étranger et 50, de clients au Canada dont le traitement a eu lieu entre le 3 mai 2006 et le 31 mars 2007.

2.0 Conclusion de la vérification

Dans l’ensemble, la vérification a révélé que le cadre de contrôle interne en place est adéquat pour le traitement du remboursement des FDRP et que les clients qui ont reçu  des fonds y étaient admissibles. Toutefois, elle a également révélé des faiblesses dans le cadre de vérification interne en ce qui a trait à la conformité aux directives opérationnelles.

Nos observations et notre recommandation à cet égard sont abordées en détail dans la prochaine section du rapport. La réaction et le plan d’action de la gestion, ainsi que les dates proposées pour la mise en application de notre recommandation, sont présentés à l’annexe A.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Admissibilité aux remboursements

La vérification s’est penchée sur 50 remboursements traités à l’étranger et sur 50 autres traités au Canada. Nous nous attendions à ce que chaque client remboursé soit admissible au remboursement. Les directives opérationnelles stipulent que les clients sont admissibles à un remboursement s’ils ont acquitté les FDRP initiaux, mais qu’ils n’ont pas obtenu la résidence permanente au 3 mai 2006.

La vérification a révélé que les 50 clients à l’étranger étaient tous admissibles au remboursement. Chaque remboursement traité à l’étranger a été comparé aux remboursements traités au Canada par le bureau des Opérations comptables de l’AC afin de s’assurer qu’un deuxième remboursement n’avait pas été envoyé au client après son arrivée au Canada. Aucun paiement en double n’a été enregistré dans les 50 cas.

Sur les 50 remboursements traités au Canada, 49 ont été envoyés à des clients admissibles. Le dernier cas est celui d’un client inadmissible qui avait obtenu la résidence permanente en décembre 2003, mais dont le dossier avait été créé et traité à l’étranger alors que son dossier initialement créé au Canada n’avait pas été mis à jour. Ensuite, lorsque le dossier au Canada a été examiné pour le traitement du remboursement des FDRP, un chèque de remboursement a été émis. Dans le cadre de son mécanisme de suivi, la gestion a découvert l’erreur et a annulé le chèque avant que le client ne l’encaisse.

3.2 Conformité du traitement des remboursements

3.2.1 À l’étranger

Les responsables de la vérification s’attendaient à ce que les 50 remboursements traités à l’étranger soient conformes aux directives opérationnelles applicables. Plus précisément, ils s’attendaient à ce que les notes détaillées du Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI) indiquent que les frais initiaux ont été recueillis et que le remboursement a été effectué, que les codes des FDRP du STIDI ont été mis à jour, que le remboursement a été correctement codifié dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM), que le bon montant a été envoyé et que le remboursement a été effectué après le 11 mai 2006.

La vérification a révélé que des notes détaillées avaient été saisies dans le STIDI pour chaque remboursement de l’échantillon, ce qui réduisait le risque d’effectuer des paiements en double. Toutefois, des faiblesses ont été relevées dans le traitement des remboursements au regard de la conformité avec les directives opérationnelles. Pour 15 des 50 remboursements, les codes des FDRP du STIDI n’avaient pas été mis à jour comme il est requis après l’envoi du remboursement des FDRP. Les codes du STIDI permettent aux divers bureaux de voir quels paiements ont été effectués et quels paiements sont encore en attente, à titre d’information seulement. Des 50 remboursements, 7 avaient été codifiés dans le mauvais compte du grand livre général du SIFM. Le Ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor de la période de revenus à laquelle chaque remboursement est associé. Si un remboursement est codifié incorrectement dans le SIFM, il sera associé à la mauvaise période de revenus, même si le total cumulatif sur plusieurs années présenté au Conseil du Trésor est exact.

3.2.2 Au Canada

Les responsables de la vérification s’attendaient à ce que chacun des 50 remboursements traités au Canada soit conforme aux directives opérationnelles applicables. Plus précisément, ils s’attendaient à ce que les remboursements aient été effectués en dollars canadiens; qu’ils aient été codifiés correctement dans le SIFM, le SSOBL et le système des CTD; que le bon montant ait été remboursé, que le remboursement ait été traité après le 11 mai 2006 et que le remboursement n’ait été effectué qu’au Canada.

La vérification a révélé que pour 4 des 50 remboursements, les codes des FDRP du SSOBL n’avaient pas été mis à jour correctement après l’envoi du remboursement des FDRP. Les codes du SSOBL sont utilisés pour éviter qu’un paiement soit effectué en double. Pour 7 des 50 remboursements, le paiement avait été codifié dans le mauvais compte du grand livre général du SIFM en raison, pour 3 d’entre eux, d’une incohérence dans les directives opérationnelles. Le Ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor de chaque période de revenus à laquelle est associé chaque remboursement. Si un remboursement est codifié incorrectement dans le SIFM, il sera lié à la mauvaise période de revenus, même si le total cumulatif sur plusieurs années présenté au Conseil du Trésor est exact.

Recommandation

Afin d’appuyer l’établissement de rapports exacts, Finances doit s’assurer que les employés qui travaillent dans les bureaux de CIC à l’étranger et au Canada sont conscients de leurs responsabilités, définies dans les directives opérationnelles, en ce qui concerne le traitement des remboursements des FDRP.

Réaction de la gestion

Finances tient à souligner que l’initiative de remboursement des FDRP a été prise en ne laissant qu’un délai d’exécution très court en raison du secret budgétaire. De plus, CIC n’a pas reçu de financement à l’appui des modifications aux procédures et aux applications de systèmes.

Finances a déjà modifié sa structure de codage financier en bloquant le compte des revenus du grand livre général pour l’exercice en cours afin d’assurer l’intégrité des rapports. Finances travaillera avec ses partenaires (MAECI, les régions et les CTD) afin que les directives opérationnelles détaillées soient mises à jour et que les employés soient avisés de leurs responsabilités. Les employés seront avisés par courriel et les directives seront affichées sur l’intranet.

Annexe A : Plan d’action de la gestion