Vérification du contrôle et de la surveillance des formulaires d’immigration contrôlés de CIC à l’AC

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Juin 2009

Table des matières

• Sommaire
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Généralités
  • 1.2 Contexte
    • 1.2.1 Formulaires d’immigration contrôlés
    • 1.2.2 Aperçu du processus
    • 1.2.3 Rôles et responsabilités à l’AC
    • 1.2.4 Activités de vérification antérieures
    • 1.2.5 Contexte environnemental
  • 1.3 Objectif de la vérification
  • 1.4 Critères de vérification
  • 1.5 Étendue de la vérification
  • 1.6 Méthode de vérification
• 2.0 Conclusion de la vérification
• 3.0 Observations et recommandations
  • 3.1 Processus de gouvernance
    • 3.1.1 Gouvernance et responsabilité
    • 3.1.2 Contrôle
  • 3.2 Gestion des risques
  • 3.3 Intendance – contrôle interne
• Annexe A – Critères de vérification
• Annexe B – Aperçu du processus relatif aux formulaires contrôlés
• Annexe C – Rôles et responsabilités
• Annexe D – Plan d’action de la direction
• Annexe E – Calendrier de la vérification

Liste des acronymes

Sommaire

Le Plan de vérification axé sur le risque de 2007–2008 de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation (DGVIR) de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) comprenait une vérification du contrôle et de la surveillance des formulaires d’immigration contrôlés à l’administration centrale (AC). Des vérifications antérieures effectuées aux bureaux intérieurs et aux bureaux à l’étranger de CIC ont fait ressortir des problèmes dans le domaine des formulaires contrôlés. La présente vérification était axée sur la gestion du processus à l’AC. Les travaux sur place se sont déroulés d’avril à juin 2008.

La vérification a été effectuée de façon conforme à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada ainsi qu’aux normes de vérification établies par l’Institut des vérificateurs internes.

Les formulaires d’immigration contrôlés sont des documents officiels qui, une fois dûment remplis, confèrent le statut de résident à la personne à qui le document est délivré, l’autorisant à entrer et/ou demeurer au Canada. CIC a déterminé que ces formulaires peuvent être particulièrement susceptibles de vol et d’une mauvaise utilisation en raison du risque qu’ils peuvent être utilisés pour entrer au Canada sans autorisation.

La vérification avait pour but d’évaluer l’efficacité des politiques et des procédures de contrôle et de surveillance des formulaires contrôlés à l’AC ainsi que le cadre de gestion connexe. La vérification comportait trois secteurs d’enquête, à savoir la gouvernance, la gestion des risques et l’intendance. La vérification était limitée aux activités de l’AC.

L’équipe de vérification a conclu que les procédures utilisées pour commander et fournir des formulaires contrôlés étaient efficaces. Toutefois, elle a fait ressortir des lacunes en matière de gouvernance en ce qui a trait à la façon dont la responsabilité pour le contrôle et la surveillance des formulaires contrôlés est définie et exercée, ainsi que dans les processus de contrôle liés à la surveillance des rapports provenant des bureaux intérieurs et des bureaux à l’étranger de CIC concernant l’usage et le rapprochement de ces  stocks de documents. Ainsi, le contrôle et la surveillance des formulaires contrôlés de l’AC ne sont pas efficaces parce que l’AC ne peut tirer des conclusions générales quant à la protection et l’intendance de ces documents.

La question fondamentale concernant la responsabilisation est celle de la prise en charge responsable des formulaires contrôlés. Celle–ci n’était pas claire au cours de la vérification. L’identification du responsable et la responsabilisation de ce poste quant au cadre de contrôle pour la surveillance et le contrôle à l’AC fourniraient un point de contact qui donnerait une impulsion à la résolution rapide des problèmes dans ce domaine important et délicat. La vérification reconnaît également pleinement que, en définitive, les bureaux locaux doivent veiller à ce que des mécanismes de contrôle rigoureux des formulaires vierges soient maintenus en tout temps.

Les principales recommandations issues de la vérification sont les suivantes :

• le ministère devrait définir clairement les responsabilités quant au contrôle et à la surveillance à l’AC, ainsi que les protocoles de communication. La prise en charge des formulaires contrôlés devrait être clarifiée, et les politiques, les procédures et les outils devraient être mis à jour et renforcés en ce qui concerne l’intendance de ces formulaires;
• une attestation de la direction locale devrait être incorporée dans les rapports d’inventaire trimestriels afin de renforcer la responsabilisation locale;
• l’évaluation des risques liés aux documents contrôlés devrait être mise à jour;
• la surveillance des rapports d’inventaire trimestriels en provenance de tous les utilisateurs et les rapports de situation connexes devraient être renforcés, ce qui comprend l’élaboration d’une stratégie pour la surveillance axée sur les risques ainsi que la formation appropriée du personnel de l’AC chargé de la surveillance et du contrôle;
• une procédure de rapprochement global devrait être mise en œuvre en ce qui concerne la production, l’usage, la destruction et les stocks de formulaires contrôlés.

Le rapport fournit des observations et des recommandations circonstanciées. Les réponses et le plan d’action de la direction ainsi que les dates de mise en œuvre proposées pour les recommandations sont incluses.

1.0 Introduction

1.1 Généralités

Le Plan de vérification axé sur le risque de 2007–2008 de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation (DGVIR) de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) comprenait une vérification du contrôle et de la surveillance des formulaires d’immigration contrôlés à l’administration centrale (AC). Des vérifications antérieures effectuées aux bureaux intérieurs et aux bureaux à l’étranger de CIC ont fait ressortir des problèmes dans le domaine des formulaires contrôlés. La présente vérification était axée sur la gestion du processus à l’AC. Les travaux sur place se sont déroulés d’avril à juin 2008.

1.2 Contexte

1.2.1 Formulaires d’immigration contrôlés

Les formulaires d’immigration contrôlés sont des documents officiels qui, une fois dûment remplis, confèrent le statut de résident à la personne à qui le document est délivré, l’autorisant à entrer et/ou demeurer au Canada. Le statut conféré peut être un statut de résident permanent ou un statut de résident temporaire. Par conséquent, une fois dûment remplis, les formulaires font la preuve d’une décision favorable du Ministère en ce qui a trait au traitement des dossiers d’immigration.

CIC a déterminé que ces formulaires peuvent être susceptibles de vol et d’une mauvaise utilisation. Il existe des risques que les formulaires contrôlés vierges puissent être utilisés frauduleusement par des personnes pour faire de fausses déclarations au sujet de leur statut au Canada afin d’entrer au pays sans autorisation. L’utilisation non autorisée de tels formulaires peut avoir une incidence négative sur la réputation de CIC. À des fins de contrôle, tous ces formulaires ont des numéros de série uniques et des caractéristiques de sécurité spécialisées.

On utilise actuellement sept formulaires d’immigration contrôlés. Deux de ces formulaires, soit le visa autocollant (IMM1346) et le sceau de sécurité (IMM Seal), sont utilisés exclusivement pour le traitement des demandes d’immigration à l’extérieur du Canada et dans les bureaux à l’étranger de CIC. Ces formulaires sont apposés ensemble dans le passeport d’une personne qui voyage au Canada, afin d’indiquer son statut de résident. Le IMM 1442 est le formulaire d’immigration contrôlé utilisé pour le traitement au Canada et dans les bureaux intérieurs de CIC (y compris les centres de traitement des demandes) et les points d’entrée (PDE) de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et est appelé le document générique puisqu’il peut être utilisé pour divers types de statut de résident temporaire (visiteur, étudiant, travailleur temporaire, etc.). Les quatre autres formulaires contrôlés – Fiche du visiteur (IMM1097B), Permis de travail (IMM1102B), Permis d’études (IMM1208B) et Permis pour entrer au Canada ou y demeurer (IMM1263B) – sont des formulaires de substitution au formulaire IMM 1442 qui peuvent être délivrés manuellement par les agents d’immigration dans l’éventualité où les systèmes d’information ne seraient pas disponibles. (IMM 1442).

Au cours de l’exercice 2007–2008, environ 1,3 million visas autocollants et vignettes d’immigration ont été envoyés aux bureaux de CIC à l’étranger et environ 619 000 formulaires génériques IMM1442 ont été envoyés aux bureaux intérieurs de CIC et au PDEs de l’ASFC.

1.2.2 Aperçu du processus

Les bureaux intérieurs de CIC commandent les formulaires contrôlés vierges directement de l’entrepôt des formulaires. Les bureaux de CIC à l’étranger et les PDE de l’ASFC commandent les formulaires par l’intermédiaire de la Direction de la gestion de l’information (DGI) à l’AC. Les formulaires sont envoyés directement aux bureaux à partir de l’entrepôt, qui est géré par un entrepreneur, au moyen de voies désignées. Les formulaires destinés aux bureaux à l’étranger sont envoyés à l’administration centrale du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), pour être envoyés par l’intermédiaire du service de valise diplomatique. Les bureaux sont tenus de soumettre un rapport d’inventaire trimestriel à la DGI, pour faire état de leur utilisation des formulaires ainsi que des stocks de formulaires vierges sur place, qui devraient être confirmés par un dénombrement physique.

Un aperçu du processus est fourni sous forme graphique à l’annexe B.

1.2.3 Rôles et responsabilités à l’AC

À l’AC, il y a trois principales directions générales/directions qui fournissent une orientation et une surveillance fonctionnelles relativement aux formulaires contrôlés. La DGI, qui fait partie de la Direction générale de la gestion et des technologies d’information (DGGTI), s’occupe de l’approvisionnement en formulaires et reçoit les rapports d’inventaire trimestriels concernant l’usage des formulaires. La DGI a formulé  des directives stratégiques relatives au contrôle et à la gestion de ces formulaires, au moyen du guide Service et administration, chapitre SA 6 : Programme de gestion des formulaires. La Direction générale de l’administration, de la sécurité et des installations (ASI) fournit des conseils au sujet des dispositions relatives à la sécurité figurant dans les contrats de production et d’entreposage de ces formulaires. La Région internationale (RI) fournit des directives aux bureaux de CIC à l’étranger et est responsable du suivi si des problèmes signalés dans les rapports d’inventaire trimestriels des bureaux à l’étranger sont portés à son attention par la DGI. Des renseignements supplémentaires sont fournis à l’annexe C.

La Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination (DGGOC), sous l’autorité du sous–ministre adjoint, Opérations, est chargée de coordonner toutes les activités opérationnelles du Ministère, au pays et à l’étranger. En février 2008, la coordination des guides des programmes/politiques de CIC et la publication des bulletins opérationnels ont été transférées du Bureau de l’amélioration du service (BAS) à la DGGOC. En outre, récemment, la DGGOC a nommé un directeur de l’intendance. Le rôle de la DGGOC en matière d’intendance des formulaires contrôlés est en évolution.

1.2.4 Activités de vérification antérieures

Les vérifications internes des bureaux à l’étranger et des bureaux intérieurs de CIC ont fait ressortir des faiblesses dans les rapports trimestriels et en matière de protection sur place des formulaires d’immigration contrôlés et de la surveillance sur place de la fonction.

Récemment, l’ASFC a effectué une vérification interne des formulaires d’immigration contrôlés qui sont gérés par celle–ci. La vérification a révélé des faiblesses et signalé des aspects nécessitant des améliorations quant à la gestion des formulaires d’immigration contrôlés à l’ASFC. Le rapport complet est affiché à l’adresse électronique suivante :
(www.cbsa.gc.ca/agency–agence/reports–rapports/ae–ve/2008/form–imm–fra.html)

1.2.5 Contexte environnemental

• La fonction de gestion des formulaires au sein de CIC se heurte à un certain nombre de défis. La combinaison de processus automatisés et manuels, les multiples couches et la participation et l’engagement inter–organisationnels, ainsi que les systèmes de rapports contrôlés extérieurs, ne permettent pas d’établir un continuum de formulaires de bout en bout.
• Les formulaires génériques, comme les systèmes appuyant plusieurs secteurs d’activités, n’ont pas de responsables spécialisés pour prendre les questions en charge, établir les priorités et assurer l’évolution des produits.
• L’environnement administratif appuyant la logistique requise pour acquérir, distribuer, stocker et utiliser les formulaires administratifs et en rendre compte englobe trois ministères (CIC, l’ASFC et le MAECI). Chacun des ministères a ses propres environnement technique distinct, processus de distribution, priorités, structure et exigences en matière de reddition de comptes.
• À la suite de la création du Bureau de l’amélioration du service (BAS), plusieurs projets novateurs ont été lancés au cours des deux dernières années. Une fois ces projets complètement mis en œuvre, ils auront une incidence importante sur les systèmes, les formulaires et les processus utilisés pour fournir les services relatifs à la citoyenneté et à l’immigration.
• Récemment, un groupe de travail sur les documents de résident temporaire a été établi par le BAS et chargé de définir les options de rechange éventuelles aux documents papier existants générés pour nos clients. La définition d’une option de rechange pour la conception du IMM1442 existant à quatre plis est une réalisation à court terme attendue du groupe de travail. Les modifications de la technologie se traduiront par l’élimination graduelle du formulaire IMM1442 à quatre plis.
• Un examen du modèle de responsabilités fonctionnel pour les services corporatifs est actuellement en cours à CIC. Une fois l’examen complété, on pourrait miser sur les principes de ce modèle pour rationaliser les multiples couches et la participation inter–organisationnelle en ce qui a trait au contrôle des formulaires.
• Bien que le protocole d’entente (PE) CIC–ASFC règle des questions de haut niveau, des aspects des formulaires liés aux programmes exigent que des détails additionnels soient inclus ou clarifiés. Pour remédier à la situation, CIC et l’ASFC doivent travailler ensemble à la mise en œuvre des recommandations issues de la présente vérification.
• Au cours des 30 derniers mois, des changements organisationnels importants ont été mis en œuvre au sein du Secteur des opérations, notamment la création de la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination. Depuis, le mandat de celle–ci au sein du Secteur a évolué davantage.
• Un bureau d’intendance a été créé au sein de la DGGOC et chargé de coordonner la mise en œuvre des recommandations issues de vérifications, à l’échelle du réseau. On traitera également des possibilités de mettre en œuvre des pratiques exemplaires et des améliorations des processus susceptibles de bénéficier au Secteur des opérations. L’une des principales activités prévues comprend un examen des formulaires, qui abordera la gestion des formulaires contrôlés. Les activités du Bureau d’intendance ont commencé le 1^er octobre 2008.

1.3 Objectif de la vérification

L’objectif de la vérification consistait à évaluer l’efficacité des politiques et des procédures de contrôle et de surveillance des formulaires contrôlés à l’AC ainsi que le cadre de gestion connexe.

1.4 Critères de vérification

Les critères de vérification sont énoncés à l’annexe A, par secteur d’intérêt, comme il en est fait état dans l’étendue de la vérification, ci–dessous. Les critères sont fondés sur la législation de CIC et sur les politiques et directives pertinentes de CIC et du Conseil du Trésor. Avant la phase d’examen de la vérification, les critères ont été présentés aux directeurs généraux et aux directeurs des unités organisationnelles de CIC à l’AC qui assument des responsabilités en matière de formulaires contrôlés, à des fins d’information et d’observations.

1.5 Étendue de la vérification

La vérification portait sur trois secteurs d’enquête, à savoir la gouvernance, la gestion des risques et le contrôle interne, englobant l’intendance. La vérification était restreinte aux activités de l’AC. La vérification ne comprenait pas les processus de recouvrement des coûts liés aux formulaires contrôlés.

1.6 Méthode de vérification

Au cours de l’étape de la planification de la vérification, les directeurs généraux des principales unités organisationnelles participant aux activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés, ou leurs représentants, ont été interrogés afin de déterminer les risques et les aspects préoccupants importants concernant les formulaires d’immigration contrôlés. À l’achèvement de l’étape de la planification, le plan de vérification a été mis au point et distribué à toutes les parties concernées.

Au cours de l’étape de l’examen, la méthode de vérification portait notamment sur ce qui suit :

• analyse des observations issues des vérifications antérieures des bureaux à l’étranger et des bureaux intérieurs;
• examen des politiques et des procédures ministérielles pertinentes, des ententes conclues avec des parties extérieures pour la production et l’entreposage (c.–à–d. contrats/protocoles d’entente, etc.) et d’autres renseignements;
• entrevues auprès du personnel clé responsable des activités liées aux formulaires contrôlés à l’AC;
• entrevues auprès des représentants de la vérification interne de l’ASFC relativement à leur vérification récente des formulaires d’immigration contrôlés de l’ASFC;
• description et analyse des processus;
• contrôles de vérification des rapports d’inventaire trimestriels, des formulaires de commande et des renseignements à l’appui, le cas échéant.

La vérification a été effectuée de façon conforme à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada ainsi qu’aux normes de vérification établies par l’Institut des vérificateurs internes.

2.0 Conclusion de la vérification

L’équipe de vérification conclut que les procédures de commande et de fourniture de formulaires contrôlés sont adéquates et efficaces. Toutefois, la vérification a fait ressortir des lacunes en matière de gouvernance en ce qui a trait à la façon dont la responsabilité du contrôle et de la surveillance des formulaires contrôlés est définie et exercée, ainsi que dans les processus de contrôle liés à la surveillance des rapports des bureaux intérieurs et des bureaux à l’étranger de CIC concernant l’usage et le rapprochement des inventaires de ces documents. Ainsi, le contrôle et la surveillance des formulaires contrôlés de l’AC ne sont pas efficaces parce que l’AC ne peut tirer des conclusions générales quant à la protection et l’intendance de ces documents.

La question fondamentale concernant la responsabilisation est celle de la prise en charge responsable des formulaires contrôlés. Celle–ci n’était pas claire au cours de la vérification. L’identification du responsable et la responsabilisation de ce poste quant au cadre de contrôle pour la surveillance et le contrôle à l’AC fourniraient un point de contact qui donnerait une impulsion à la résolution rapide des problèmes dans ce domaine important et délicat. La vérification reconnaît également pleinement que, en définitive, les bureaux locaux doivent veiller à ce que des mécanismes de contrôle rigoureux des formulaires vierges soient maintenus en tout temps.

Les principales recommandations issues de la vérification sont les suivantes :

• le Ministère devrait définir clairement les responsabilités quant au contrôle et à la surveillance à l’AC, ainsi que les protocoles de communication. La prise en charge des formulaires contrôlés devrait être clarifiée et les politiques, les procédures et les outils devraient être mis à jour et renforcés en ce qui concerne l’intendance de ces formulaires;
• une attestation de la direction locale devrait être incorporée dans les rapports d’inventaire trimestriels afin de renforcer la responsabilisation locale;
• l’évaluation des risques liés aux documents contrôlés devrait être mise à jour;
• la surveillance des rapports d’inventaire trimestriels en provenance de tous les utilisateurs et les rapports de situation connexes devraient être renforcés, ce qui comprend l’élaboration d’une stratégie pour la surveillance axée sur les risques ainsi que la formation appropriée du personnel de l’AC chargé de la surveillance et du contrôle;
• une procédure de rapprochement global devrait être mise en œuvre en ce qui concerne la production, l’usage, la destruction et les stocks de formulaires contrôlés.

Des observations et des recommandations circonstanciées à ces égards sont énoncées à la section 3.0 du rapport. La réponse et le plan d’action de la direction ainsi que les dates de mise en œuvre des recommandations proposées se trouvent à l’annexe D.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Processus de gouvernance

3.1.1 Gouvernance et responsabilité

Au cours de notre évaluation de la gouvernance et de la responsabilité du contrôle et de la surveillance des formulaires d’immigration contrôlés de CIC à l’AC, nous nous attendions à constater que :

• des plans opérationnels sont en place pour atteindre les objectifs ministériels en ce qui a trait aux formulaires d’immigration contrôlés;
• il existe des protocoles de communication pour les clients, les partenaires, les employés et les intervenants extérieurs en ce qui a trait aux formulaires d’immigration contrôlés;
• la responsabilisation et les responsabilités sont clairement définies, déléguées et communiquées au moyen de politiques et de lignes directrices pertinentes et l’on s’en acquitte de façon adéquate.

Le Plan d’activités de la DGGTI de 2008 à 2011 incorpore des initiatives ayant trait à la gestion des contrats des fournisseurs pour la production et l’entreposage des formulaires contrôlés, ainsi que des initiatives visant l’amélioration de la gestion des rapports d’inventaire trimestriels.

Il y a eu des communications franches et fréquentes entre la DGI et la RI au sujet des formulaires d’immigration contrôlés. Toutefois, il n’y avait pas de preuves de l’existence de protocoles de communication formels entre la DGI et d’autres clients (p. ex. la DGGOC et les bureaux intérieurs de CIC), les partenaires, les employés ou les intervenants de l’extérieur. Le guide SA 6 : Programme de gestion des formulaires signale que les directeurs généraux et les gestionnaires de programmes des bureaux régionaux seraient avisés par la DGI des cas de non–conformité, mais il n’y avait pas de preuve de tels avis. En outre, il n’y avait pas de procédures documentées pour les rapports réguliers aux gestionnaires de programme à l’administration centrale et dans les régions au sujet de l’état d’avancement des rapports d’inventaire trimestriels et des problèmes connexes signalés dans ces rapports. En l’absence de procédures de remontée des paliers hiérarchiques et de protocoles de communication formels, il n’y a aucune garantie que les parties compétentes seront informées dans l’éventualité où surviendrait un problème comme l’absence de rapports trimestriels ou le caractère inapproprié des rapports. Il n’y avait également aucune garantie que la communication entre toutes les parties concernées sera franche et régulière.

La vérification a fait ressortir que les rôles et responsabilités du personnel de la DGI en ce qui a trait aux commandes et à la fourniture de formulaires contrôlés étaient généralement compris par les membres du personnel eux–mêmes. La description de travail de l’agent de gestion des formulaires (AGF) faisait état des responsabilités en matière de rapports trimestriels. Toutefois, la vérification a révélé plusieurs lacunes relativement aux responsabilités et à la responsabilisation en matière de contrôle et de surveillance des formulaires d’immigration contrôlés, notamment les suivantes :

• les responsabilités et la responsabilisation n’étaient pas clairement définies, déléguées ou communiquées pour les autres secteurs de CIC–AC participant aux activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés, c.–à–d. RI, Régions intérieures, Direction générale du traitement centralisé (DGTC), DGGOC et Sécurité ministérielle;
• recours à la hiérarchie – la RI fournit un soutien à la DGI en matière de recours à la hiérarchie pour les rapports trimestriels des bureaux de CIC à l’étranger. Toutefois, il n’y avait pas de secteur équivalent au sein de CIC–AC pour appuyer la DGI au sujet des problèmes liés aux rapports trimestriels pour les autres services du Secteur des opérations (bureaux intérieurs de CIC et DGTC);
• guides – il y a trois guides d’orientation pour les activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés. Le guide sur le Programme de gestion des formulaires (SA 6) produit par la DGI est le principal document stratégique régissant l’utilisation des formulaires d’immigration contrôlés ainsi que les mécanismes de contrôle requis connexes. Un deuxième guide, soit le Guide de la RI traitant du contrôle des formulaires, est produit par la RI et signale les mécanismes de contrôle interne que les bureaux de CIC à l’étranger sont tenus de mettre en place. Un troisième guide, IC 3, est produit par l’ASFC et est axé sur les caractéristiques de sécurité des formulaires d’immigration contrôlés. Au cours de notre examen des trois guides visant à vérifier la cohérence de l’information, nous avons constaté plusieurs cas d’incohérence et de renseignements conflictuels (p. ex. des directives différentes sont fournies pour les niveaux de stocks requis devant être maintenus par chaque bureau). Nous avons également constaté que le guide SA 6 n’est pas très explicite quant à la façon dont les nombres utilisés, tels qu’il en est fait état dans le rapport d’inventaire trimestriel, devraient être rapprochés avec les renseignements opérationnels disponibles dans les bureaux locaux. Il n’était pas clair qui, à CIC, est chargé de s’assurer de la cohérence de ces divers guides, et que les directives sont adéquates;
• le guide sur le Programme de gestion des formulaires ne fournissait pas de directives précises concernant la gestion et le contrôle des formulaires d’immigration contrôlés utilisés dans les bureaux intérieurs de CIC et les bureaux de l’ASFC. Cette constatation est importante puisque le formulaire particulier utilisé dans les bureaux intérieurs (IMM1442) a des exigences en matière de manipulation qui diffèrent de celles des formulaires utilisés dans les bureaux à l’étranger;
• en octobre 2005, un énoncé détaillant les rôles et les responsabilités de CIC et de l’ASFC en ce qui a trait aux formulaires d’immigration contrôlés a été mis au point. Nous comprenons que ce document devait faire partie de l’annexe du protocole d’entente entre CIC et l’ASFC concernant les Services corporatifs, mais cela n’a pas été fait. Par conséquent, les responsabilités et rôles actuels de CIC et de l’ASFC en ce qui a trait aux formulaires contrôlés sont généralement compris mais ne sont pas officialisés;
• attestation – sur le formulaire de rapport d’inventaire trimestriel modifié actuel, l’agent de contrôle des formulaires (ACF) et le gestionnaire sont tenus de signer le rapport avant de le soumettre à l’AC. La signification de la signature du gestionnaire n’était pas claire. La responsabilisation au niveau local peut être renforcée si le formulaire précise ce que certifie la signature du gestionnaire local, par exemple que le dénombrement physique des stocks a été complété tel que requis, que l’usage a été vérifié et que les mesures de protection ont été respectées. Au cours de vérifications antérieures effectuées sur place, il a été signalé qu’il existe certaines irrégularités dans les procédures de rapport trimestriel et de rapprochement;
• formation – il n’était pas clair qui, à l’AC, était chargé de veiller à ce que le personnel des régions intérieures et de la Région internationale avait reçu une formation efficace relativement aux formulaires contrôlés. La RI a une structure en place mais ne fournit qu’une formation restreinte aux agents qui sont affectés à des bureaux locaux pour la première fois ou aux agents qui retournent dans des bureaux locaux après une longue absence de l’environnement des missions. De même, il n’était pas clair qui est responsable de la formation du personnel de l’AC en matière de contrôle et de surveillance des formulaires contrôlés.

Les faiblesses fondamentales relatives à la responsabilisation soulèvent la question de savoir qui est le responsable des formulaires contrôlés, ce qui n’était pas clair au cours de la vérification. L’identification du responsable et la responsabilisation du titulaire de ce poste pour ce qui est d’assurer que des mécanismes de contrôle adéquats sont en place et surveillés et que les déficiences sont réglées permettraient d’établir un point de contact qui donnerait une force d’impulsion à la résolution rapide des problèmes dans ce domaine important et délicat.

L’équipe d’évaluation a constaté que des initiatives en matière de changement étaient définies de temps à autre et entreprises de façon informelle au sein de la DGI. La dernière possibilité de changement définie et mise en pratique en décembre 2007 consistait à modifier la présentation du formulaire utilisé pour les rapports d’inventaire trimestriels, ainsi que les directives connexes. Ce changement était accompagné d’échanges importants entre la DGI et les bureaux de CIC à l’étranger en vue d’aider les bureaux locaux à comprendre comment remplir les rapports trimestriels. En février 2008, la coordination des guides sur les programmes/politiques de CIC et la publication des bulletins opérationnels ont été transférées du BAS à la DGGOC, et placées sous l’autorité du titulaire du poste de directeur, Gestion des renseignements opérationnels. En outre, la DGGOC a créé un nouveau poste de directeur de l’intendance. On nous a avisés qu’il se peut que le titulaire de ce poste assume une partie des rôles de contrôle et de surveillance. Nous croyons que ces initiatives sont positives et créent des possibilités de renforcer des responsabilités claires pour les activités liées au contrôle et à la surveillance des formulaires contrôlés.

Recommandation 1

Le Ministère doit clarifier et renforcer la gouvernance et la responsabilité relativement aux formulaires contrôlés, c’est–à–dire :

a. établir des protocoles afin d’assurer la communication appropriée des incidents, des rapports de situation et des modifications aux politiques et aux procédures, entre toutes les parties concernées;

b. déterminer, officialiser et formuler clairement la responsabilité pour le contrôle et la surveillance des formulaires d’immigration contrôlés à l’AC.

Réponse de la direction

Le Bureau de l’intendance de la DGGOC constituera et dirigera un groupe de travail qui sera chargé d’établir et de recommander une structure de gouvernance et un cadre de responsabilisation pour les formulaires contrôlés. Ce groupe de travail sera constitué de représentants de tous les principaux intervenants (DGGOC, régions, DGTC, DGGTI, ASI), ainsi que d’experts en la matière, au besoin. Les recommandations du groupe de travail seront soumises à la haute direction, à des fins d’approbation et de mise en œuvre.

Recommandation 2

Le directeur général, DGGTI, en consultation  avec les directeurs généraux de la DGGOC, de la RI, des Régions nationales et de la DGTC, doit :

a. prendre des mesures pour corriger les anomalies mentionnées ci–dessus, en particulier en ce qui a trait aux guides, à l’orientation stratégique et à la formation;

b. revoir la présentation du rapport d’inventaire trimestriel afin d’inclure une attestation, par le gestionnaire local, faisant le détail des attentes en matière de rendement relativement aux rapports trimestriels, afin de renforcer la responsabilisation au niveau de l’utilisateur final.

Réponse de la direction

a. Tandis que l’on réglait la question de la gouvernance et des responsabilités, la DGGTI et la DGGOC ont commencé à travailler ensemble pour définir des solutions provisoires aux problèmes les plus pressants, par exemple étoffer les directives communiquées aux bureaux intérieurs de CIC et harmoniser les guides ayant trait aux formulaires.

b. La DGGTI modifiera la présentation du rapport d’inventaire trimestriel afin de renforcer la responsabilisation au niveau de l’utilisateur final. La DGGOC, la DGGTI et la RI examinent actuellement la communication antérieure au réseau à ce sujet, de sorte que la stratégie de communication soit clarifiée afin de régler la question des rapports hiérarchiques ainsi que les aspects qui posent problème.

3.1.2 Contrôle

Nous nous attendions à constater que :

• il existe des processus pour assurer une reddition de comptes adéquate au sujet des activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés, y compris les rapports sur les incidents, afin de déceler une mauvaise gestion éventuelle;
• la direction contrôle régulièrement les activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés, y compris les résultats des vérifications internes, et prend des mesures correctives, au besoin.

Rapports sur les incidents

Au cours de la vérification, les personnes interrogées ont dit qu’elles n’étaient pas au courant de quelque incident récent de perte de formulaires d’immigration contrôlés vierges ou de formulaires non comptabilisés. Bien qu’il s’agisse d’une situation positive, les procédures relatives aux rapports sur les incidents au sein de CIC n’étaient pas claires. Nous avons remarqué, dans les politiques et les guides disponibles, que les incidents relatifs à la sécurité concernant les formulaires contrôlés doivent être signalés aux directions générales de l’Exécution de la loi et du Contrôle de l’ASFC. Les guides indiquaient que la DGI devait être avisée de tels incidents, mais nos entrevues ont fait ressortir que celle–ci ne recevait aucune notification de tels incidents, ces dernières années, et qu’elle n’était pas au courant de quelque incident susceptible d’avoir été signalé aux directions générales de l’Exécution de la loi et du Contrôle de l’ASFC. Il n’était également pas clair si de tels incidents devraient être signalés à Sécurité ministérielle et en quoi de tels renseignements influeraient sur l’évaluation des risques.

Pour que CIC s’acquitte adéquatement de son mandat, les agents responsables de l’AC doivent être mis au courant des incidents et des défaillances importantes en matière de contrôle, en temps opportun, même s’ils n’ont pas de responsabilités en matière d’exécution. En outre, CIC devrait effectuer des suivis réguliers auprès des personnes responsables de l’exécution. Nous constatons que la Direction générale de l’administration, de la sécurité et des installations a un système de suivi des rapports formel en place, qui est géré par Sécurité ministérielle.

Rapports de gestion concernant les activités liées aux formulaires contrôlés

Nous n’avons trouvé aucune preuve de contrôle de gestion régulier et formel des activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés, à l’époque de la vérification. Plus précisément, il n’y avait pas de contrôle de l’état d’avancement des rapports d’inventaire trimestriels reçus, examinés et approuvés par la DGI. Il a été signalé que, par le passé, des rapports de gestion avaient été effectués à la DGI en ce qui a trait aux activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés.

Dans le cadre d’une initiative appelée « Meilleure intendance », la RI a déterminé la nécessité de régler plusieurs aspects présentant des faiblesses récurrentes, y compris les activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés, qui avaient été signalés lors de vérifications internes antérieures. À l’époque de notre vérification, la mise en œuvre de cette initiative positive venait tout juste de commencer.

Un contrôle régulier des activités liées aux formulaires contrôlés est essentiel, non seulement pour déterminer si les niveaux de service sont adéquats mais aussi si les contrôles voulus sont appliqués efficacement.

Recommandation 3

Le directeur général, DGGTI, doit demander des rapports périodiques sur le contrôle et la surveillance des activités, et ces rapports doivent être fournis au personnel opérationnel compétent à des fins d’information et de suivi.

Réponse de la direction

La DGI travaille déjà avec la Région internationale et la DGGOC afin d’améliorer les activités de contrôle et de surveillance. Un suivi individuel a été fait auprès des ACF pour clarifier la procédure de production des rapports. Par la suite, des courriels seront régulièrement envoyés aux ACF afin de leur rappeler comment se servir de l’outil que constitue le rapport trimestriel. La DGGOC appuiera le travail de la DGI en contrôlant les rapports et en communiquant les problèmes aux paliers supérieurs du secteur des opérations et de l’ASFC. La DGGOC a commencé à travailler avec la DGI afin d’assurer que les pratiques en matière de rapports et de surveillance sont alignées avec le nouveau cadre de gouvernance et de responsabilisation.

3.2 Gestion des risques

Lors de notre évaluation du système de gestion des risques en place pour les formulaires d’immigration contrôlés, nous nous attendions à constater que :

• des processus sont en place pour définir, évaluer, atténuer et contrôler les risques liés aux formulaires d’immigration contrôlés;
• la direction communique au personnel clé les renseignements sur les risques, de façon appropriée;
• la planification et l’affectation des ressources tiennent compte des renseignements sur les risques.

La vérification a fait ressortir que Sécurité ministérielle, CIC, a effectué récemment des évaluations des menaces et des risques (EMR) des bureaux intérieurs de CIC, y compris une évaluation de la sécurité physique des formulaires d’immigration contrôlés, dans des bureaux particuliers. Le processus d’EMR n’a révélé aucune préoccupation ni aucun problème systémique général ayant trait aux formulaires contrôlés. La sécurité physique dans les bureaux de CIC à l’étranger relève du MAECI, mais il incombe à CIC de signaler au MAECI ses besoins particuliers en matière de sécurité.

La vérification a révélé qu’il existe une perception de haut niveau de risque associée aux formulaires d’immigration contrôlés vierges et que ce risque est communiqué de façon informelle au personnel qui travaille dans les bureaux de CIC à l’étranger. La vérification n’a fait ressortir aucune évaluation formelle des risques liés aux formulaires d’immigration contrôlés, y compris la probabilité et l’incidence des incidents relatifs à la sécurité; elle n’a pas révélé non plus l’existence d’un protocole de communication formel en place pour communiquer les renseignements sur les risques à tout le personnel clé. L’absence d’une évaluation des risques à jour est liée aux problèmes relatifs à la responsabilité générale pour les activités ayant trait aux formulaires d’immigration contrôlés. En l’absence d’une évaluation formelle des risques, il n’y a pas de garantie que le cadre de contrôle des activités liées aux formulaires d’immigration contrôlés est à jour et approprié. L’un des secteurs d’intérêt consisterait à déterminer si les risques sont les mêmes pour les formulaires utilisés par les bureaux intérieurs, par comparaison aux formulaires utilisés par les bureaux à l’étranger.

Comme aucune évaluation formelle des risques n’a été complétée, les renseignements sur les risques ne pouvaient pas être pris en compte dans la planification et l’affectation des ressources.

Recommandation 4

Le directeur général, DGGOC, en consultation avec les directeurs généraux des Régions intérieures, de la DGTC et de la RI, doit effectuer une évaluation formelle des risques liés aux formulaires d’immigration contrôlés. Les renseignements sur les risques devraient être communiqués à tout le personnel clé et doivent être pris en compte dans la planification et l’affectation des ressources.

Réponse de la direction

La DGGOC, effectuera une évaluation formelle des risques liés aux formulaires d’immigration contrôlés qui sont utilisés partout dans le réseau, en suivant les directives communiquées par le Bureau de responsabilisation en gestion. La DGGTI et ASI aideront l’évaluation formelle des risques liés aux formulaires d’immigration contrôlés. Les constatations seront utilisées pour modifier les guides et les processus.

3.3 Intendance – contrôle interne

Les mécanismes de contrôle interne en place à l’AC pour protéger les formulaires d’immigration contrôlés ont été évalués, y compris pour ce qui est d’assurer qu’un approvisionnement adéquat de ces formulaires est disponible. Les attentes quant à la vérification sont énoncées de façon plus détaillée ci–dessous.

L’équipe de vérification s’attendait à constater que :

• les contrats visant l’acquisition et le stockage des formulaires d’immigration contrôlés ainsi que tous les protocoles d’entente concernant leur transport contiennent des exigences adéquates en matière de sécurité pour protéger l’emplacement physique des formulaires, contrôler et réduire au minimum le risque de fraude;
• Sécurité ministérielle, CIC, participe à la définition des exigences en matière de sécurité physique qui sont associées à la production, au transport et à la manipulation des formulaires contrôlés;
• des procédures et des directives ayant trait aux commandes, au transport et à la confirmation de livraison sont en place et sont suivies afin d’assurer que les formulaires sont livrés de façon sécuritaire et en temps opportun;
• les stocks situés à l’AC sont protégés adéquatement;
• des procédures et des directives ayant trait à l’examen de l’inventaire trimestriel, des rapports de destruction et de transfert, y compris des en–têtes et des rapports relatifs aux incohérences, sont en place et sont suivies;
• des rapprochements entre les quantités de formulaires commandés, utilisés et disponibles sont effectués régulièrement afin de cerner toute perte inhabituelle ou tout écart.

Exigences en matière de sécurité énoncées dans les contrats

La vérification a fait ressortir que les exigences en matière de sécurité imposées aux entrepreneurs aux fins de la protection physique des formulaires d’immigration contrôlés au cours de la production, du stockage et de la livraison étaient examinées et approuvées par le personnel compétent de Sécurité ministérielle. Les contrats stipulent que les  installations doivent faire l’objet d’une autorisation de sécurité et que les mesures de protection des documents doivent être approuvées par la Direction de la sécurité industrielle de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour les entrepreneurs. En outre, TPSGC exige que tout sous–traitant qui participe au processus ait reçu des autorisations équivalentes.

Sécurité ministérielle, CIC,  a approuvé les niveaux de sécurité et les exigences connexes figurant dans les contrats courants en place pour la production et le stockage des formulaires d’immigration contrôlés.

Commandes de formulaires contrôlés vierges et rapports connexes

Des procédures et des directives étaient établies pour les bureaux relativement aux commandes de formulaires d’immigration contrôlés vierges. Les bureaux de CIC à l’étranger et les bureaux de l’ASFC passent leurs commandes directement à l’employé désigné au sein de la DGI, et les bureaux intérieurs de CIC passent leurs commandes directement à l’entrepôt. La vérification a fait ressortir que ces pratiques étaient conformes aux attentes des utilisateurs finaux et que le délai de production moyen entre le moment où l’employé recevait une demande de commande, et le moment où la commande était transmise à l’entrepôt était d’un à deux jours.

Il y a deux aspects à l’égard desquels des problèmes ont été constatés :

• à l’heure actuelle, il n’y a pas d’exigences établies pour que l’employé de la DGI reçoive, soit une confirmation de l’entrepôt indiquant quand la commande a été envoyée et combien de formulaires d’immigration contrôlés étaient inclus dans la commande, soit une confirmation du bureau qui a passé la commande indiquant que celle–ci a été reçue et combien de formulaires ont été reçus à la suite de cette commande. Sans confirmation du volume de formulaires d’immigration contrôlés envoyés de l’entrepôt et du volume reçu par le bureau, la DGI n’est pas en mesure de confirmer en temps utile que les bons volumes de formulaires ont été fournis au bureau, afin de prévenir la perturbation des services et que les volumes appropriés de formulaires d’immigration contrôlés ont été inclus dans les niveaux d’inventaire du bureau;
• les exigences en matière de commande et de rapports pour les bureaux satellites à l’étranger manquent de clarté. Certains bureaux satellites passent leurs commandes à l’AGF et lui rendent compte, d’autres passent leurs commandes par l’intermédiaire des bureaux de CIC à l’étranger et leur rendent compte et d’autres encore passent leurs commandes à l’AGF mais rendent compte par l’intermédiaire d’un bureau à l’étranger. Il était difficile de contrôler les volumes de stocks dans ces bureaux en raison des incohérences constatées dans les commandes de formulaires d’immigration contrôlés et les rapports connexes.

Recommandation 5

Le directeur, DGI, doit modifier les procédures de sorte que l’entrepôt et les bureaux qui reçoivent les formulaires soient tenus de soumettre une confirmation d’envoi et de réception à la Direction (actuellement les Services d’information en ligne).

Réponse de la direction

Jusqu’à ce que le nouveau contrat soit mis en œuvre, des solutions provisoires ont été établies avec l’installation de St. Joseph et le réseau d’ACF a été informé des nouveaux processus de réception/confirmation. La DGGTI a complété avec succès le transfert de l’entreposage des formulaires contrôlés de CIC de St. Joseph à la Compagnie canadienne des billets de banque limitée (CCBB), et ces recommandations ont été mises en œuvre à l’époque.

Recommandation 6

Le directeur général, RI, doit clarifier les exigences en matière de rapports pour les bureaux satellites et veiller à ce qu’elles soient mises en œuvre constamment dans tous les bureaux satellites de CIC à l’étranger.

Réponse de la direction

La Région internationale, avec l’appui de la DGGTI, a complété un examen de toutes les missions afin de déterminer la possession et l’usage des documents clés. La RI a défini des mesures correctives découlant de l’examen, qui permettront de clarifier à la fois la structure de rapports et les exigences en matière de rapports pour tous les bureaux à l’étranger. Les mesures correctives sont en cours de mise en œuvre.

Stockage de formulaires vierges à l’AC

Les formulaires d’immigration contrôlés vierges sont stockés dans un entrepôt dans la région de la capitale nationale, géré par un entrepreneur. CIC a un contrat avec l’entrepôt actuel depuis de nombreuses années. La vérification a révélé que les formulaires contrôlés à l’AC étaient protégés et contrôlés adéquatement par le personnel de CIC, au moyen de visites périodiques de l’entrepôt et de dénombrements des stocks annuels.

Contrôle des rapports trimestriels

La politique de CIC exige que tous les bureaux qui utilisent les formulaires d’immigration contrôlés, tant les bureaux intérieurs que les bureaux à l’étranger, entreprennent un dénombrement et un rapprochement des stocks à la fin de chaque trimestre civil et soumettent un rapport d’inventaire trimestriel à la DGI. Ce dénombrement des stocks a pour but de permettre un contrôle serré des formulaires contrôlés en circulation et de déceler les formulaires manquants, en temps opportun.

La vérification a fait ressortir que, au 28 avril 2008, environ 58 % des rapports reçus des bureaux à l’étranger de CIC pour 2007 avaient été examinés et mis au point par la DGI. Dix–sept pour cent des bureaux à l’étranger n’avaient pas soumis de rapport d’inventaire pour le trimestre de décembre 2007. En outre, bien que 50 % des bureaux intérieurs de CIC et des bureaux de l’ASFC aient soumis des rapports d’inventaire trimestriels pour les quatre périodes de référence de 2007, aucun de ces rapports n’avait été examiné.

Tant la DGI que la RI étaient au courant des problèmes liés au rapprochement des rapports trimestriels. En 2007, le rôle des bureaux en matière de traitement des commandes de formulaires d’immigration contrôlés vierges et l’examen des rapports d’inventaire trimestriels a été divisé en deux postes distincts, parce que l’examen des rapports trimestriels est un processus qui absorbe beaucoup de temps. Le processus de rapprochement est essentiellement manuel et le processus de rapports est un processus sur papier. En outre, la DGI a émis de nouvelles directives et une nouvelle version du formulaire utilisé pour les rapports d’inventaire trimestriels, en décembre 2007. Au cours de l’examen des rapports d’inventaire trimestriels présentés au moyen du nouveau formulaire, l’équipe de vérification a remarqué une amélioration de la qualité et de la fiabilité des renseignements figurant dans les rapports, ce qui devrait réduire le temps passé par l’ACF à examiner les rapports trimestriels.

Une stratégie à envisager lorsqu’il s’agit d’examiner des rapports consisterait à adopter une approche fondée sur le risque en matière de contrôle, afin d’assurer que les bureaux à risques plus élevés, tels qu’ils sont définis selon des critères précis, font l’objet d’un examen prioritaire. Nous n’avons constaté aucune indication d’une telle stratégie fondée sur le risque. Un deuxième aspect, une fois que les responsabilités seront clarifiées, consiste à veiller à ce que le personnel de l’AC chargé du contrôle et de la surveillance des rapports trimestriels reçoive une formation appropriée.

Les rapports d’inventaire trimestriels sont un élément de contrôle fondamental pour la surveillance et le contrôle de l’AC. Si ces rapports ne sont pas examinés en temps opportun et si les anomalies ne sont pas signalées efficacement, les bureaux qui rendent compte de tels renseignements peuvent devenir moins diligents dans leurs pratiques de contrôle et de rapports. Par exemple, dans quelques vérifications des bureaux de CIC effectuées par VIR, il a été signalé que les rapports d’inventaire trimestriels contenaient des chiffres arrondis quant aux stocks et que l’AC n’avait pas effectué de suivi.

On a également constaté que le plus important utilisateur du formulaire contrôlé IMM1442 de CIC, le CTD–Vegreville, ne soumettait pas de rapports d’inventaire trimestriels à l’AC. Au cours des entrevues, il a été signalé que la direction avait approuvé une exemption de l’exigence de rapports pour le CTD–Vegreville, mais aucun document écrit à ce sujet n’a été fourni.

Recommandation 7

Le directeur général, DGGTI, doit veiller à ce que des rapports d’inventaire trimestriels en provenance de tous les bureaux soient soumis et examinés en temps opportun et à ce que les résultats soient communiqués promptement aux Opérations. Une approche fondée sur le risque devrait être envisagée, dans le cadre d’un processus d’examen efficace, afin d’assurer la présentation de rapports exacts et en temps opportun par tous les utilisateurs de formulaires d’immigration contrôlés de CIC à volume et à risque élevés, et que le personnel chargé des examens reçoive une formation appropriée.

Réponse de la direction

La DGGTI continuera de travailler avec la DGGOC et avec l’ASFC afin de fournir des rapports plus opportuns. En outre, CIC procède à un nouvel examen de ses plans de mise en œuvre d’un système en ligne pour faciliter le suivi des formulaires et les rapports connexes. Le plan original visant la mise en œuvre d’un système en ligne, au cours du dernier exercice, a été retardé par le manque de ressources humaines et financières, ainsi que par des questions concernant l’intendance. Les recommandations issues de la vérification interne aideront grandement le Ministère à régler son problème d’intendance.

Contrôle de la qualité

Le producteur de formulaires retire des échantillons des lots produits, afin de vérifier la qualité du produit. Le producteur consigne le volume et les numéros de série des formulaires retirés afin de s’assurer que le bureau qui reçoit le lot sait exactement combien de formulaires il reste. Une fois que les formulaires sont livrés à l’entrepôt à des fins de stockage, une autre liste de formulaires retirés est créée, laquelle liste est celle sur laquelle se fondent les bureaux qui reçoivent les formulaires à des fins d’utilisation, lorsque le volume de formulaires reçus lors d’un envoi est consigné dans l’inventaire. Les agents de l’AC ont fait savoir que des problèmes constants étaient signalés quant à la consignation, par l’entrepôt, des volumes et des numéros de série des formulaires retirés à des fins de contrôle de la qualité. Ce problème était attribué au manque d’attention de l’entrepôt. Cette situation a contribué aux problèmes liés aux rapports sur les volumes de stock au cours de l’élaboration de rapports trimestriels et obligeait l’AGF à se fier aux ACF quant à l’exactitude de tels renseignements, affaiblissant ainsi davantage le rôle de surveillance.

Recommandation 8

Le directeur général, DGGTI, doit effectuer un suivi auprès de l’entrepôt et du producteur des formulaires afin de s’assurer que les renseignements sur le volume et les numéros de série des formulaires retirés à des fins d’assurance de la qualité font l’objet de rapports exacts.

Réponse de la direction

Des travaux sont en cours à la DGGTI en vue du transfert de l’entreposage des formulaires contrôlés de CIC de St. Joseph à la Compagnie canadienne des billets de banque, et certaines de ces recommandations seront mises en œuvre à ce moment–là, puisque la CCBB sera tenue d’instaurer un système de gestion de l’inventaire pour appuyer cette activité.

Rapprochement global des formulaires contrôlés

La vérification a révélé que, bien qu’il existe des renseignements concernant l’exécution d’un rapprochement de haut niveau de la production, de l’usage et des stocks de formulaires contrôlés disponibles, on ne procède actuellement à aucun contrôle de ce genre. La vérification a également révélé qu’on n’effectue pas de comparaisons entre les formulaires dont les bureaux font rapport comme étant utilisés pour les visas d’immigration, et le volume de visas délivrés selon les systèmes de traitement de CIC.

La justification offerte pour la non–exécution d’un tel rapprochement est que le processus actuel est manuel et, par conséquent, exige beaucoup de temps. La DGI est en train de mettre au point un système automatisé pour aider au suivi et au rapprochement, mais l’on s’attend à ce que ce système ne soit complété qu’au prochain exercice.

Un contrôle de haut niveau de l’inventaire global est un mécanisme de contrôle important du point de vue de l’AC. Un rapprochement global est un élément de contrôle clé pour les formulaires de nature délicate portant des numéros de série. Ce genre de contrôle pourrait garantir que des volumes importants de formulaires ne sont pas perdus ou manquants et servir d’épreuve du caractère raisonnable. Un contrôle de haut niveau peut également aider à déterminer les aspects à risques éventuels.

Recommandation 9

Le directeur général, DGGOC, doit s’assurer qu’un rapprochement global des formulaires contrôlés est effectué afin de cerner les lacunes importantes des stocks et que des mesures correctives immédiates sont prises.

Réponse de la direction

Dans le cadre de ses activités continues d’assurance de la qualité, la DGGOC mettra en œuvre un processus selon lequel des rapprochements manuels particuliers des formulaires contrôlés par rapport aux données opérationnelles seront effectués. Ce processus sera fondé sur une méthode de contrôle de la qualité et consistera à comparer l’usage des formulaires dont il est fait état dans les rapports des bureaux avec le volume de documents délivrés selon les systèmes de CIC.

Annexe A – Critères de vérification

Processus de gouvernance

Gestion des risques

Contrôle interne

Annexe B – Aperçu du processus relatif aux formulaires contrôlés

Version texte : l’annexe B

Annexe C – Rôles et responsabilités

Figure 1 : principaux intervenants participant aux activités de contrôle et de surveillance des formulaires d’immigration contrôlés à l’AC

Version texte : Rôles et responsabilités

Ce qui suit est une description détaillée de ces principaux intervenants.

Direction de la gestion de l’information (DGI)

La Direction de la gestion de l’information, qui fait partie de la Direction générale de la gestion et des technologies de l’information (DGGTI), est chargée de gérer les formulaires de CIC sur supports électronique et papier, y compris les formulaires d’immigration contrôlés.

CIC conclut un contrat avec une entreprise pour la fabrication des formulaires d’immigration contrôlés. Une fois produits, les formulaires sont stockés par une autre entreprise dans la région de l’AC jusqu’à ce qu’ils soient expédiés aux bureaux pour les réapprovisionner en stocks locaux.

Au sein de la DGI, trois employés à temps plein sont affectés à la gestion des formulaires, qui comprend la gestion des contrats conclus avec les fournisseurs, la réception et le traitement des commandes de formulaires en provenance des bureaux, la gestion des stocks de l’entrepôt, le traitement des opérations de recouvrement des coûts et la surveillance des obligations en matière de rapports des bureaux qui utilisent les formulaires. L’un de ces trois employés à temps plein est affecté à l’examen et à la mise au point des rapports d’inventaire trimestriels reçus de tous les utilisateurs de formulaires d’immigration contrôlés, et un autre employé reçoit et passe les commandes de formulaires d’immigration contrôlés vierges provenant des bureaux.

La DGI a élaboré des directives concernant la création/modification, la distribution, l’élimination et la protection des formulaires contrôlés et non contrôlés. Ces directives sont énoncées dans le guide interne intitulé Service et administration, chapitre SA 6 : Programme de gestion des formulaires. Le guide SA 6 s’applique à tous les bureaux responsables des formulaires d’immigration contrôlés.

Sécurité ministérielle

Sécurité ministérielle, CIC, qui fait partie de la Direction générale de l’administration de la sécurité et des installations, est chargée de la gestion globale de la sécurité, y compris la sécurité du personnel et la sécurité physique, la planification de la continuité opérationnelle, l’état de préparation aux situations d’urgence et la planification connexe, la sensibilisation et la formation en matière de sécurité, pour Citoyenneté et Immigration Canada. Le directeur général, Administration, sécurité et installations, exerce également les fonctions d’agent de sécurité ministériel (ASM). Sécurité ministérielle est tenue d’examiner tous les contrats en ce qui a trait aux affaires relatives à la sécurité.

Région internationale (RI)

La Région internationale, qui fait partie des Opérations, CIC, est responsable d’environ 91 bureaux de CIC à l’étranger. Une partie des responsabilités de la RI consiste à fournir aux agents d’immigration qui travaillent à l’étranger les directives et les outils nécessaires pour s’acquitter de leurs tâches. La RI a publié un Guide sur la gestion des formulaires, qui fournit des directives aux agents de contrôle des formulaires qui travaillent dans les bureaux de CIC à l’étranger, au sujet de la façon de gérer et de protéger adéquatement les formulaires d’immigration contrôlés.

Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)

À la suite de la création de l’ASFC en décembre 2003, les responsabilités des PDE en matière d’immigration ont été transférées de CIC à l’ASFC. Un protocole d’entente est en vigueur entre les deux organismes, lequel établit les fondements de la coopération entre CIC et l’ASFC pour ce qui est de l’exécution du programme d’immigration, du partage de renseignements et de la prestation de divers services.

Annexe D – Plan d’action de la direction en mai 2009

Annexe E – Calendrier de la vérification