Examen de la gestion des deniers publics
Rapport final

SOMMAIRE

Le projet Gestion des deniers publics (GDP) a été mis en oeuvre à titre de nouvelle méthode de perception et de contrôle des frais exigés pour le traitement des demandes de citoyenneté et d’immigration aux centres de traitement des demandes (CTD) de Mississauga, Sydney et Vegreville. Il a été lancé au CTD de Mississauga en octobre 1997, au CTD de Vegreville en avril 1998 et au CTD de Sydney en juin 1998. Le projet GDP avait pour but de concevoir et de mettre en oeuvre un système automatisé intégré aux systèmes de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) afin de faciliter la perception et le contrôle des frais en ayant recours à des partenaires externes, créant ainsi un entrepôt de données commun pour toutes les recettes de Citoyenneté et Immigration.

Le présent examen vise à évaluer le fonctionnement du projet GDP et, à la lumière des conclusions, formuler des recommandations pour en améliorer l’efficacité. La portée de l’examen englobe l’évaluation des activités se rapportant à la GDP dans les trois CTD de Sydney, Mississauga et Vegreville, de même que la responsabilité de l’administration centrale (AC) dans ce domaine. En outre, l’examen a fait un suivi des recommandations du rapport d’examen de 1998 du projet pilote de GDP réalisé au CTD de Mississauga.

Les avantages généraux de la GDP recensés par l’examen sont les suivants :

• une gestion des fonds et un traitement des demandes plus efficaces;
• un traitement plus efficace des paiements;
• l’information sur la gestion est transmise aux CTD en vue de l’inscription et du suivi des opérations de recouvrement des coûts;
• l’AC a un accès rapide à l’information sur la gestion financière;
• la création d’un entrepôt de données commun pour inscrire toutes les recettes en deniers publics des CTD;
• une sécurité accrue pour les employés des CTD parce que les frais exigés pour la présentation d’une demande ne sont plus acceptés aux centres;
• l’AC est satisfaite du service assuré par la Banque nationale du Canada (BNC);
• les problèmes survenus lors du projet pilote ont été réglés et des modifications constantes sont apportées aux technologies de l’information dans le but d’améliorer le système.

(section enlevée)

Même si le rapport traite des domaines pouvant être améliorés, ceci doit être considéré dans le contexte d’un projet qui a subi de nombreuses améliorations positives depuis sa création. Toutefois, un certain nombre de questions doivent être réglées avant que le projet puisse atteindre pleinement les objectifs fixés lors de sa création. Par conséquent, à la lumière des renseignements recueillis et analysés, les recommandations présentées visent à appuyer ces améliorations continues à la GDP.

Les conclusions et les recommandations de l’examen sont présentées de façon détaillée au chapitre 4.0 du rapport, sous six thèmes.

Les recommandations de l’examen sont présentées ci-dessous.

Efficience du traitement des paiements

Recommandation 1

Il est recommandé que :

• le Réseau de services du Ministère (RSM), en consultation avec les CTD et la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), a) énonce clairement une politique indiquant à quel moment une demande doit être considérée sans statut et b) élabore des procédures qui seront communiquées au CTD de Vegreville.

Recommandation 2

Il est recommandé que :

• de façon à éliminer toute information erronée au sujet de la GDP au sein du personnel des CTD, le RSM (en consultation avec les CTD) et la DGFA préparent un manuel expliquant le processus et les procédures se rapportant à la GDP (y compris la justification de la GDP, le cheminement de l’information sur les reçus GDP et ses répercussions sur les CTD, les modes de paiement acceptables, le traitement des exceptions à la GDP).

Efficacité du traitement des paiements

Recommandation 3

Il est recommandé que :

• une stratégie de communication soit élaborée et mise en oeuvre afin d’expliquer les procédures à suivre par l’AC pour communiquer rapidement avec le personnel des CTD concernant les problèmes du système et les éventuels retards de traitement.

Recommandation 4

Il est recommandé que :

• la DGFA et le RSM (en consultation avec les CTD) discutent avec la Direction générale de la gestion et des technologies de l’information (DGGTI) dans le but d’apporter des modifications au système des CTD et au système d’enregistrement de la citoyenneté (SEC) afin de simplifier le processus d’envoi d’un reçu à l’adresse exacte et au payeur concerné et de mettre le SEC à niveau afin de pouvoir indiquer par qui les frais sont payés (comme cela peut être fait par le système des CTD). Afin d’assurer l’uniformité lorsqu’un changement est proposé, comme par exemple concernant la façon dont un reçu est traité, les équipes des CTD et du SEC collaborent pour faire en sorte que le même processus et par conséquent le même service à la clientèle soit disponible.

Efficacité du système

Recommandation 5

(section enlevée)

Recommandation 6

Il est recommandé que :

• l’AC prépare une note de service visant à rappeler aux bureaux locaux de CIC et aux bureaux des visas à l’étranger la politique et les procédures du Ministère concernant le traitement des reçus GDP et des demandes.

Recommandation 7

Il est recommandé que :

• le Ministère donne accès au a) téléchargement des reçus GDP dans Internet et au b) paiement GDP par Internet.

Banque nationale du Canada et autres institutions financières

Recommandation 8

(section enlevée)

Recommandation 9

(section enlevée)

Institution fédérale utilisant un processus de paiement semblable (Pêches et Océans)

Recommandation 10

(section enlevée)

Suivi du projet pilote

Recommandation 11

Il est recommandé que :

• des instructions soient imprimées en gros caractères dans la trousse de demande et/ou au recto du reçu GDP afin de s’assurer que le nom et l’adresse du client sont inscrits au verso du reçu GDP.

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