Examen de la gestion des deniers publics
Rapport Final

4.1 Efficience du traitement des paiements

L’efficience est réalisée lorsque le système de GDP utilise des ressources limitées pour traiter les paiements et occasionne un nombre minimal de retards de traitement. Le grand nombre de demandes traitées par GDP aux trois CTD exige l’efficience du traitement des paiements. Les CTD peuvent lire les reçus GDP des clients avec leurs lecteurs de codes à barres éliminant ainsi la nécessité de faire une saisie manuelle des codes, ce qui peut exiger du temps et entraîner des erreurs de saisie de données. Depuis l’examen du projet pilote, le reçu GDP a été modifié pour éviter les erreurs qui se produisaient pendant le projet pilote et les étapes initiales de la mise en oeuvre. De façon générale, les systèmes sont maintenant bien établis. Une fois que la base de données des CTD indique que le paiement a été effectué, le traitement du paiement et de la demande est rapide et très efficace.

(section enlevée)

Par contre, les résultats de sondages menés au cours des deux dernières années ont constamment montré que moins de 5 % des reçus de GDP n’apparaissent pas dans le système dans un délai normal des cinq jours. Un sondage effectué en mars 1999 a indiqué que 96 % de tous les reçus étaient dans le système et disponibles aux CTD dans un délai de cinq jours. Durant cette période, le paiement ne pouvait être fait que dans les succursales de la BNC parce que les autres banques ne participaient pas encore.

Un autre sondage (portant sur un échantillon 279 demandes, soit 30 % du nombre de cas de ce jour-là) effectué en février 2000 a indiqué que 95 % des reçus GDP étaient disponibles aux CTD à l’intérieur de cinq jours et 97 % dans les six jours. Trois reçus GDP (1,4 %) n’étaient toujours pas disponibles aux CTD 23 jours plus tard et un reçu n’avait pas été estampillé par la banque. En général, le nombre moyen de jours pour que les données du reçu figurent dans la base de données des CTD était de 3,2 jours. Il fallait compter en moyenne 3,7 jours pour Sydney, 3,2 jours pour Mississauga et 2,9 jours pour Vegreville avant de pouvoir accéder aux données du reçu dans la base de données une fois que le paiement avait été effectué à la banque.

(section enlevée)

Même si un CTD peut recevoir une demande avec un reçu GDP estampillé par la banque, le paiement doit apparaître électroniquement dans le système pour effectuer la vérification avant que le traitement de la demande ne puisse commencer. Comme un plus grand nombre de clients utilisent des services de messagerie pour acheminer leurs demandes aux CTD, un plus grand nombre de demandes arrivent le lendemain du jour où le paiement a été effectué à une banque; (section enlevée).

Pour bien illustrer les préoccupations des CTD, prenons comme exemple un cas du CTD de Vegreville. La norme de service du CTD de Vegreville pour le traitement des demandes de visas de visiteur est de 25 jours. On estime que dix jours sont nécessaires pour la transmission par la poste (cinq jours dans chaque direction) et quinze jours pour le traitement de la demande. Toutefois, le délai de traitement est en réalité inférieur à 15 jours, puisque les trousses de demande reçues par le CTD renferment des reçus non confirmés qui n’apparaissent pas dans le système du CTD. Par conséquent, le CTD se voit forcé de conserver les trousses de cinq à six jours avant de traiter la demande, en attendant que le reçu de GDP soit confirmé.

(section enlevée) Bien que la source des erreurs de balayage ait été corrigée, il reste encore d’anciennes trousses en circulation avec l’ancien reçu (qui servait à deux activités plutôt qu’à une seule pour le nouveau reçu), (section enlevée). Le nombre de ces trousses diminuera avec le temps et disparaîtra éventuellement.

(section enlevée) Le traitement de la question des sans statut par les CTD n’a pas été clairement déterminé par la DGFA et le RSM. Cela devrait reposer sur le fait que le client est fautif (c.-à-d. a envoyé sa demande en retard ou a envoyé le mauvais instrument de paiement) ou non fautif (c.-à-d. le reçu GDP estampillé ne figure pas encore dans le système ou une erreur de saisie de la banque).

(section enlevée)

Recommandation 1

Il est recommandé que :

le Réseau de services du Ministère (RSM), en consultation avec les CTD et la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), a) énonce clairement une politique indiquant à quel moment une demande doit être considérée sans statut et b) élabore des procédures qui seront communiquées au CTD de Vegreville.

Réponse de la direction

D’accord avec les deux volets de la recommandation.

Recommandation 2

Il est recommandé que :

de façon à éliminer toute information erronée au sujet de la GDP au sein du personnel des CTD, le RSM (en consultation avec les CTD) et la DGFA préparent un manuel expliquant le processus et les procédures se rapportant à la GDP (y compris la justification de la GDP, le cheminement de l’information sur les reçus GDP et ses répercussions sur les CTD, les modes de paiement acceptables, le traitement des exceptions à la GDP).

Réponse de la direction

D’accord. Ceci sera intégré à la politique mentionnée à la recommandation 1.

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