Examen de la gestion des deniers publics
Rapport Final

4.2.1 Remboursements

Les CTD peuvent effectuer des remboursements, qui sont communiqués par interface au système de GDP. Le système GDP a simplifié le traitement des remboursements et l’a rendu moins fastidieux que le système précédent, qui nécessitait davantage d’opérations manuelles. Mais selon les CTD, on n’avait pas prévu que les gens changeraient d’avis aussi souvent qu’ils le font et qu’ils demanderaient un remboursement, en particulier après le paiement des frais à la banque et avant que leur demande soit soumise ou traitée. C’est le cas de la majorité des remboursements, tandis que le reste des remboursements sont effectués en raison du refus de la demande (c.-à-d. le DEPE à la fin du processus). Pour le semestre de juillet à décembre 2000, le nombre total de remboursements traités par l’AC et les CTD s’est élevé à 17 175.

À l’heure actuelle, la Division des opérations comptables est chargée d’effectuer les remboursements pour Buffalo, les bureaux de CIC et les autres remboursements demandés par des clients avant la présentation de leur demande qui seraient normalement traités par les CTD en vertu du processus de remboursement rapide. Comme le montre le tableau 1, (section enlevée).

Tableau 1
Remboursements effectués par l’AC,
juillet à décembre 2000

Le CTD de Sydney a traité 654 remboursements GDP au cours du semestre de juillet à décembre 2000. Le traitement des remboursements est automatisé par le SEC et le SAP. Sa norme de service de six semaines est respectée et on prévoit qu’elle sera sensiblement réduite maintenant que tous les agents peuvent traiter les remboursements. Le gestionnaire de la DGFA vérifie au moins 10 % de tous les remboursements traités. À l’heure actuelle, l’information servant au traitement du remboursement est extraite du reçu et il est impossible de modifier ces données. (section enlevée)

Le CTD de Mississauga a traité 2 054 remboursements au cours du semestre de juillet à décembre 2000. Le chef des services administratifs vérifie au moins 20 % des remboursements avant qu’ils ne soient envoyés aux clients. Une fois que le processus est entrepris, la norme de service de six semaines est respectée. Un retard dans la réception de l’information supplémentaire du client ou du bureau des visas explique tous les remboursements qui excèdent cette période.

Le CTD de Vegreville a traité 13 841 remboursements au cours du semestre de juillet à décembre 2000. Une fois que les agents ont traité un remboursement GDP, il figure habituellement dans les rapports de remboursements dans les deux jours. Le service des finances de Vegreville traite quotidiennement les remboursements et les clients les reçoivent dans un délai de quatre à six semaines. Le gestionnaire de la DGFA vérifie au moins 10 % de tous les remboursements accordés. (section enlevée)

Recommandation 4

Il est recommandé que :

la DGFA et le RSM (en consultation avec les CTD) discutent avec la Direction générale de la gestion et des technologies de l’information (DGGTI) dans le but d’apporter des modifications au système des CTD et au système d’enregistrement de la citoyenneté (SEC) afin de simplifier le processus d’envoi d’un reçu à l’adresse exacte et au payeur concerné et de mettre le SEC à niveau afin de pouvoir indiquer par qui les frais sont payés (comme cela peut être fait par le système des CTD). Afin d’assurer l’uniformité lorsqu’un changement est proposé, comme par exemple concernant la façon dont un reçu est traité, les équipes des CTD et du SEC collaborent pour faire en sorte que le même processus et par conséquent le même service à la clientèle soit disponible.

Réponse de la direction

D’accord.

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