Vérification du Programme d’immigration à la mission canadienne de Lagos

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Mai 2013

Table des Matières

• Sommaire
  • Objectifs
  • Explication de l’importance de la vérification
  • Constatations principales
  • Conclusion
• Énoncé de conformité
• Introduction
• Contexte environnemental de la mission
• Constatations – Gouvernance
• Constatations – Gestion du risque et assurance de la qualité
• Constatations – Cadre de contrôle interne
• Annexe A – Résumé des demandes traitées à la mission de Lagos entre 2009 et 2012
• Annexe B – Critères détaillés de la vérification
• Annexe C – Plan d’action de la direction

Sommaire

Objectifs

La vérification visait les trois objectifs suivants, soit l’évaluation de la pertinence :  

1. du cadre de gouvernance de la mission régissant l'administration du Programme d'immigration;
2. des pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission, à l’appui de la mise en œuvre du Programme d’immigration;
3. du cadre de contrôle interne de la mission régissant les activités administratives, financières et opérationnelles liées au Programme d’immigration.

La vérification englobe les rôles et les responsabilités de l’Administration centrale de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui appuient la mise en œuvre du Programme d’immigration dans les missions. La période visée par la vérification s’étend du 1^er septembre 2011 au 31 août 2012, à l’exception d’un dénombrement des stocks et du rapprochement connexe effectués pendant l’examen sur place en décembre 2012.  

Explication de l’importance de la vérification

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) de 2002 est le cadre législatif fédéral en matière d’immigration et de protection des réfugiés au Canada. En mettant en œuvre la LIPR dans plus de 70 missions (ambassades, consulats, hauts-commissariats) dans le monde, les employés de CIC gèrent l’accès au Canada parce que ce sont eux qui reçoivent et traitent les demandes de résidence permanente et temporaire.  

Le contexte de travail dans lequel le personnel de l’immigration s’acquitte de ses fonctions peut être difficile. Il doit y avoir une bonne gouvernance, de saines pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité, et des contrôles internes pour s’assurer du respect des exigences législatives, stratégiques et opérationnelles de base, de la gérance des fonds et de la protection des actifs indispensables.

Constatations principales

Des améliorations du cadre de gouvernance s’imposent pour s’assurer que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte sont tous clairement documentés et que les affectations budgétaires ne sont pas dépassées sans l’approbation d’un financement additionnel du Secteur des opérations de CIC. Le personnel de la mission comprenait l’importance des valeurs et de l’éthique et les préconisait et on encourage la mission à communiquer régulièrement avec le personnel au sujet des conflits d’intérêts possibles.  

La mission dispose de mécanismes de gestion des risques et d’assurance de la qualité. Les pratiques de gestion des risques pourraient être renforcées si les stratégies d’atténuation soient documentées dans les modèles établis par le Secteur des opérations pour les missions. Le Secteur des opérations de CIC doit apporter son aide pour les exercices réguliers d’assurance de la qualité à la mission et obtenir le niveau d’indépendance qu’exigent ces activités.

Des améliorations ont été apportées au cadre de contrôle interne et d’autres doivent l’être encore pour s’assurer que les procédures de recouvrement manuel des coûts et de gestion des formulaires sont conformes à l’orientation opérationnelle. La mission doit adopter des modèles à jour pour s’assurer que les frais de déplacement et d’accueil de même que les dépenses en heures supplémentaires sont préalablement approuvés, selon les exigences de la politique et de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Conclusion

Le cadre de gouvernance régissant l’administration du Programme d’immigration à la mission doit être amélioré. Les pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité doivent également être améliorées à la mission, avec l’aide du Secteur des opérations de CIC. Le cadre de contrôle interne de la mission qui régit les activités administratives, financières et opérationnelles liées au Programme d’immigration doit être amélioré.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Nous avons examiné des éléments probants pertinents et en nombre suffisant pour étayer les conclusions auxquelles nous sommes parvenues.

Introduction

La mise en œuvre du Programme d’immigration du Canada à l’étranger relève de la Région internationale (RI) du Secteur des opérations à l’Administration centrale et de son réseau de bureaux des visas dans les missions à l’étranger. La RI gère un effectif outre-mer de 1 300 employés de l’immigration dans les missions composé de fonctionnaires et d’employés recrutés localement (ERP) qui procèdent à une présélection des demandeurs et traitent leur demande d’admission au Canada. Les différentes demandes peuvent avoir trait à des visas de résidence permanente (immigrants de la catégorie du regroupement familial et de la catégorie économique, réfugiés et personnes protégées); à des visas de résidence temporaire (étudiants étrangers, visiteurs et travailleurs temporaires); et à d’autres documents d’immigration tels que les titres de voyage pour résident permanent, les permis de résidence temporaire et les autorisations de revenir au Canada.

En plus de faciliter l’admission au Canada et apporter un soutien opérationnel au personnel de la mission, la RI s’occupe aussi d’activités de programme qui ne concernent pas l’immigration, par exemple l’administration de même que la gestion des ressources, l’analyse du rendement ainsi que les rapports afférents et aussi la liaison avec les gouvernements étrangers et les partenaires de la mise en œuvre du Programme. D’autres directions générales de CIC secondent la RI dans l’élaboration de politiques et de procédures, les activités liées à l’intégrité du Programme et les systèmes de la technologie de l’information. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) assure les services administratifs des missions à l’étranger, selon les modalités d’un protocole d’entente.

Contexte environnemental de la mission

La mission de Lagos offre aux citoyens du Nigéria des services d’immigration concernant la résidence temporaire et le traitement d’autres demandes qui n’ont pas trait à l’immigration, par exemple des titres de voyage pour résident permanent. Toutes les demandes de résidence permanente (RP) provenant du Nigéria sont traitées à Accra au Ghana. La mission de Lagos supervise également les services de résidence temporaire offerts aux représentants diplomatiques militaires et gouvernementaux du Nigéria et d’autres pays étrangers qui sont exonérés des frais. Elle assure en outre des services d’impression à distance au Haut-commissariat canadien à Abuja, la capitale du Nigéria.

La mission est petite et possède le niveau de difficulté le plus élevé des conditions de travail, soit cinq sur cinq, selon le système d’évaluation du MAECI. Le Programme d’immigration compte un personnel de sept équivalents temps plein : deux agents canadiens et cinq ERP. Compte tenu de la petite taille de l’effectif, des ERP d’urgence (ERPU) sont régulièrement employés en renfort et la mission de Lagos est une priorité pour le soutien en service temporaire. En 2012, les deux membres canadiens du personnel de CIC et les deux membres canadiens du personnel du MAECI ont été remplacés à la mission.

Pendant la période vérifiée du 1^er septembre 2011 au 31 août 2012, la mission de Lagos a reçu environ 19 043¹ demandes de résidence temporaire et a réglé 15 788 cas. Le délai de traitement des demandes de visiteurs a doublé et il est passé de 14 à 28 jours entre 2009 et 2011 pour diverses raisons, notamment une augmentation des demandes et l’adoption du Système mondial de gestion des cas. Des tensions politiques sont survenues par suite de la prolongation du délai de traitement, mais elles se sont depuis atténuées parce que la mission a réduit son arriéré, qui est passé de 5 000 à 1 739 cas (en date du 7 février 2013).  

La fiabilité de l’information sur les demandeurs, en particulier leur identité et la composition de la famille, demeure une difficulté constante à la mission. On a constaté une augmentation sensible de l’utilisation de documents frauduleux dans les demandes au cours des dernières années. Le taux d’approbation des demandes de résidence temporaire à la mission de Lagos en 2012 s’est établi à 50 %.

Constatations - Gouverance

Nous nous attendions à ce que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte concernant le Programme d'immigration soient clairement définis et communiqués, à ce que les ressources financières et humaines soient planifiées et gérées à l'appui de la mise en œuvre du Programme et à ce que les valeurs et l'éthique de la fonction publique soient préconisées, documentées et comprises à la mission.

Rôles, responsabilités, et obligations de rendre compte

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités pour tous les aspects du Programme d'immigration soient clairement définis et communiqués à la mission. Nous nous attendions également à ce que les responsabilités financières liées au Programme d'immigration et à ce que les pouvoirs désignés pour la prise de décisions aux termes de la LIPR soient pertinents.

Nous avons constaté que la structure organisationnelle du Programme d'immigration est claire et communiquée, et que les membres du personnel du Programme participent activement à la gouvernance de la mission, par le truchement de ses divers comités à Lagos et à Abuja. Les procédures de fonctionnement uniformisées n’étaient pas documentées, mais les rôles de la Section de l’immigration sont compris et généralement fixes, compte tenu de la taille de la mission. Tous les membres du personnel de l’immigration ont fourni au nouveau gestionnaire du Programme d’immigration une description écrite de leurs responsabilités, à la suite du roulement du personnel à Ottawa en août 2012. Les employés affectés au recouvrement des coûts connaissaient leurs responsabilités, mais ils ne les avaient pas tous acceptées officiellement par écrit, comme l’exige le Manuel de recouvrement des coûts de CIC. Cette question a aussi été soulevée dans le rapport de vérification du Programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi et le Secteur des opérations de CIC aurait probablement avantage à envoyer un rappel de cette exigence à tout le réseau des bureaux à l’étranger. La formation sur l’exercice des fonctions est assurée au personnel en fonction des besoins, en réponse aux exigences opérationnelles ou à la suite d'évaluations du rendement et d’exercices officieux d’assurance de la qualité.

Compte tenu du petit nombre d’employés, les agents canadiens et les ERP exécutent des fonctions multiples qui seraient séparées dans des missions de plus grande taille. Le commis au recouvrement des coûts effectue ces fonctions et tient le guichet de l’immigration. Les rôles et les remplaçants de l’agent de contrôle des formulaires, de l’agent de recouvrement des coûts et du gestionnaire du STIDI/SMGC sont partagés entre les deux agents canadiens. La direction de la mission est au courant des risques que peut poser ce partage des fonctions et a adopté des stratégies d’atténuation non documentées pour les contrecarrer. Veuillez consulter les constatations sur la gestion des risques pour de plus amples détails.

Les responsabilités liées à la prise de décisions étaient pertinentes et les pouvoirs financiers délégués étaient précisés et documentés. Le personnel de CIC à qui des pouvoirs ont été délégués signe une carte de spécimen de signature de CIC et une autre du MAECI. Les spécimens de signature à CIC n'avaient pas encore été mis à jour pour  inclure l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, conformément à la plus récente matrice de délégation des pouvoirs de CIC, adoptée à la suite de la période vérifiée. Le rapport simultané sur la vérification du Programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi contient une recommandation au Secteur des opérations de CIC sur la clarification de la délégation des pouvoirs. Aucune recommandation ne sera donc faite dans le présent rapport.

Recommandation n^o 1 (risque faible)

La mission de Lagos doit s'assurer que toutes les personnes à qui on confie des fonctions de recouvrement des coûts lisent et acceptent par écrit les instructions et l'engagement concernant le recouvrement des coûts dans leur rôle respectif.

Gestion des ressources

Nous nous attendions à constater l’existence de processus pour nous assurer que les ressources financières et humaines étaient planifiées et gérées à l'appui de la mise en œuvre du Programme et à ce que le suivi du rendement du Programme guide la prise de décisions et l'affectation des ressources.

Des faiblesses ont été observées dans la planification budgétaire et les processus de gestion pendant l’exercice 2011-2012. Les estimations budgétaires ont été soumises et approuvées dans le cadre du Plan de gestion de l'immigration de la Région internationale (PGIRI). Les estimations des heures supplémentaires ont été fournies dans la présentation initiale du PGIRI de 2011-2012 et elles ont été dépassées. La mission n’a pas demandé de fonds additionnels et aucun ne lui a été accordé; les agents canadiens ont cependant continué d’accumuler les heures et d’être rémunérés pour les heures supplémentaires effectuées jusqu’à la fin de l’exercice financier de 2011. La mission a ensuite adopté des contrôles de l’approbation préalable des heures supplémentaires par le directeur régional pendant l’exercice suivant de 2012-2013. Les incohérences dans les documents sur les approbations préalables des heures supplémentaires ont également été signalées dans le rapport simultané sur la vérification du Programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi; le problème peut donc être de nature systémique et justifie peut-être un examen approfondi du Secteur des opérations de CIC.  

La planification et la gestion des ressources humaines à la mission sont difficiles. Compte tenu du nombre restreint d’employés, la mission a souvent besoin du soutien de service temporaire et de financement pour des ERPU pour traiter le volume de demandes qu’elle reçoit et effectuer les fonctions de recouvrement des coûts, de contrôle des formulaires et de gouvernance. La mission demande du soutien de service temporaire, du financement pour les ERPU et des ressources additionnelles à différents moments dans l’année, lorsque les lettres d’appel sont envoyées aux missions. De plus, les agents font souvent des heures supplémentaires, même si ce mode de fonctionnement ne peut constituer un moyen durable de prestation du Programme. Le suivi du rendement du Programme est effectué et des rapports sont envoyés à l’Administration centrale pendant que la mission traite son arriéré.  

Recommandation n^o 2 (risque moyen)

Le Secteur des opérations de CIC doit examiner les mesures de contrôle existantes pour éviter les dépassements des affectations budgétaires de la mission sans approbation préalable.

Valeurs et éthique

Nous nous attendions à ce que le personnel du Programme d'immigration ait été informé de ses obligations en ce qui concerne les valeurs, l'éthique et les conflits d'intérêts et à ce qu'il les ait acceptées par écrit.

Des codes de conduite signés avaient été versés aux dossiers pour tous les ERP et les ERPU du Programme d’immigration employés en août 2012. Le haut-commissaire adjoint actuel a fait part de l’importance des valeurs et de l’éthique lors d’une récente rencontre du personnel de la mission et les ERP et ERPU actuels comprennent leurs obligations.

Constatations — Gestion du risque et assurance de la qualité

Nous nous attendions à l'existence de mécanismes pour déterminer, atténuer et surveiller les risques courus par le Programme d'immigration et à ce que l'affectation des ressources soit guidée par cette évaluation. Nous nous attendions également à ce que la mission mène des exercices d'assurance de la qualité et utilise les résultats de ces évaluations pour améliorer ses activités.

La mission a donné un aperçu général des risques dans son PGIRI et la liste de contrôle de la direction, un questionnaire conçu par le Secteur des opérations de CIC pour faciliter la détermination des risques dans les missions. Ces dernières ne sont toutefois pas tenues de préciser les mesures mises en œuvre pour atténuer ces risques. Compte tenu de la rotation du personnel à la mission, si les stratégies d’atténuation ne sont pas documentées, il existe un risque qu’elles se perdent et doivent être redéfinies dans le cas du roulement du personnel. La direction actuelle a adopté certaines mesures d’atténuation, mais elles n’ont pas encore été documentées. Le rapport simultané sur la vérification du Programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi contient une recommandation à l’intention du Secteur des opérations de CIC selon laquelle ce dernier devait exiger la documentation des stratégies d’atténuation des risques; aucune recommandation n’est donc faite dans le présent rapport.

Le personnel du Programme d'immigration avait rempli ses feuilles sur les fonctions essentielles, comme il devait le faire pour la planification de la continuité des activités. Le plan d'urgence de la mission, qui comprend la planification de la continuité des activités pour toute la mission, dont la responsabilité incombe au MAECI qui doit déterminer ce plan en consultation avec ses partenaires, était en cours d'élaboration au moment de la vérification.

La mission n’a effectué aucun exercice officiel d’assurance de la qualité pendant la période vérifiée; cependant, comme il n’y a que deux agents canadiens sur place, il est difficile d’obtenir l’indépendance nécessaire pour réaliser ces exercices sans l’aide de l’Administration centrale ou de la région. Il y a une assurance de la qualité non officielle des dossiers traités par des étudiants et des travailleurs, car des ERP effectuent la majeure partie des évaluations des demandes et les envoient ensuite aux agents canadiens qui les passent en revue, déterminent l’admissibilité et prennent la décision définitive.

Des mesures sont prises pour s'assurer du suivi pertinent des dossiers reçus des centres de réception des demandes de visa (CRDV) ou envoyés à ces derniers, mais aucune assurance de la qualité officielle n'est faite pour les services assurés. En attendant que l'Administration centrale publie les procédures auxquelles doivent se conformer les missions en matière d’assurance de la qualité pour les CRDV, dans le prochain contrat mondial, les problèmes continueront d’être résolus par l’agent de la mission chargé de la liaison avec les CRDV.

Recommandation n^o 3 (risque élevé)

Le Secteur des opérations de CIC doit trouver une solution pour faciliter les activités d’assurance de la qualité dans les missions qui n’ont pas la capacité ou l’indépendance nécessaire pour les effectuer elles-mêmes.

Constatations — Cadre de contrôle interne

Nous nous attendions à l’existence de contrôles des activités administratives, financières et opérationnelles, y compris l'accès aux aires de travail et aux systèmes de l'immigration, le traitement des demandes, les documents contrôlés, le recouvrement des coûts et les frais administratifs à la mission pour s'assurer du respect des exigences juridiques, stratégiques et opérationnelles.

Accès aux systèmes et aux aires de travail

Nous nous attendions à ce que l'accès aux systèmes du Programme d'immigration de la mission ainsi que leur utilisation soient conformes et à ce que les aires de travail soient sécurisées.

L’accès au SMGC est approprié et conforme aux exigences des postes à la mission. La mission participe à une stratégie régionale selon laquelle tous les gestionnaires du SMGC en Afrique doivent avoir accès au bureau des de chacun s’ils doivent se remplacer au besoin ou pour offrir leur aide au traitement à la mission s’il y a une panne locale du SGMC.

L'accès au système de recouvrement des coûts du point de service (POS+) et au système d'inventaire pour la gestion des formulaires, le Système de suivi du stock de formulaires contrôlés à clé (SSSFCC), était approprié et conforme aux lignes directrices opérationnelles, aux pouvoirs désignés et aux exigences des postes à la mission. L’archivage du système POS+ n’a pas été fait pendant la période vérifiée, ce qui a entraîné un important arriéré de l’information et a pu causer des erreurs de système à la mission, par exemple la perte de données. L’agent de recouvrement des coûts actuel a amorcé l’entretien nécessaire pour résoudre ce problème.

L'accès aux aires de travail, aux dossiers et à l’information clé de l’immigration est limité aux personnes autorisées par le truchement du Système de détection des intrusions et de contrôle de l'accès (IDACS) et des codes, au besoin. La Section de l'immigration est située au même étage que la zone opérationnelle de l’administration du MAECI; on a toutefois demandé aux membres du personnel qui n'appartiennent pas à l'immigration de ne pas entrer dans le secteur de l'immigration sans raison précise. L’aménagement du bureau complique la supervision du personnel, car il y a de nombreux coins et alcôves sans visibilité. La mission considère que l’aménagement présente un risque important et qu’il faut de la coordination pour s’assurer qu’un des deux agents canadiens se trouve toujours sur place pendant les heures d’ouverture. Tout le personnel de l’immigration a accès au bureau du commis au recouvrement des coûts et à son contenu, y compris les dossiers des recettes et les chèques le jour, parce que le bureau sert aussi de guichet pour l’immigration. Cet arrangement crée une occasion de collusion entre les clients et le personnel. La direction actuelle a instauré des mécanismes pour atténuer ce risque, mais ces stratégies ne sont pas documentées. Le rapport simultané sur la vérification du Programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi contient une recommandation sur l’obligation de documenter les stratégies d’atténuation dans les modèles de gestion des risques de la mission; aucune recommandation ne sera donc faite dans le présent rapport.

L'accès à la zone de haute sécurité et à la chambre forte est restreint par le truchement de l'IDACS, supervisé par le personnel de la sécurité de la mission et les téléphones cellulaires sont interdits dans ce secteur. Le coffre-fort dans lequel est rangé l’approvisionnement quotidien d’autocollants est situé dans le bureau du gestionnaire du Programme d’immigration. Le code du coffre-fort est connu des deux agents canadiens, mais après son ouverture le matin, il n’est plus fermé de la journée, ce qui présente un risque de vol. 

Recommandation n^o 4 (risque moyen)

La mission de Lagos doit effectuer un entretien régulier du POS+, comme l'exige la procédure opérationnelle, pour s'assurer du bon fonctionnement du système, selon le manuel sur le système POS+.

 Recommandation n^o 5 (risqué élevé)

La mission de Lagos doit s’assurer que les coffres-forts de travail restent fermés pendant la journée afin de restreindre l’accès aux documents contrôlés.

Traitement des demandes

Nous nous attendions à ce que des procédures uniformisées pour le traitement des demandes de résidents temporaires et de titres de voyage pour résident permanent (TVRP) soient en place, les responsables désignés aient pris les décisions importantes, les demandes soient complètes et les dossiers soient dûment documentés.

Il n’y avait pas de procédure uniformisée documentée pour le traitement des demandes de résidence temporaire ou de titres de voyage pour résident permanent (TVRP), mais les travaux à cet égard ont commencé et les ERP de la Section de l’immigration ont tous récemment documenté leurs fonctions liées au traitement des demandes. Toute modification ou mise à jour des procédures opérationnelles est communiquée aux réunions du personnel d’immigration ou par courriel à la Section de l’immigration.

Nous avons constaté que les personnes dûment autorisées avaient déterminé l’admissibilité et pris les décisions définitives afférentes dans tous les dossiers de demande de résidence temporaire et de TVRP examinés, et que les documents et les notes sur les cas étaient suffisants dans la plupart des dossiers pour que les lois, les politiques et les procédures pertinentes soient respectées. Dans certains dossiers pour lesquels on avait eu recours au service d’un représentant juridique, par exemple un conseiller en immigration, ce renseignement n’avait pas été précisé dans le SMGC, selon les exigences.

Recommandation n^o 6 (risque moyen)

La mission de Lagos doit continuer d’élaborer et de mettre en œuvre des procédures uniformisées en ce qui concerne le traitement des demandes pour s’assurer de l’uniformité du traitement et de la documentation.

Recouvrement des coûts

Nous nous attendions à l'existence de contrôles pour s'assurer que les recettes de l'immigration sont protégées et que les activités de recouvrement des coûts sont menées conformément à la loi, à la politique et aux procédures de fonctionnement uniformisées applicables.

Les recettes du recouvrement des coûts à la mission de Lagos peuvent toutes être rapprochées, par exemple les traites bancaires et les chèques certifiés. De nouvelles procédures ont été adoptées après l’arrivée d’un nouvel agent du recouvrement des coûts à la fin de la période vérifiée; d’autres améliorations s’imposent pour s’assurer du respect de la loi, de la politique et des procédures. Le gestionnaire du Programme d’immigration et l’agent de gestion des services consulaires n’avaient pas rempli la Liste d’attestation – Contrôle des recettes dans les missions au moment de la vérification.

Les vérificateurs ont observé certaines faiblesses de contrôle dans l’enregistrement et le traitement des transactions, en particulier dans le cas des annulations. Pendant la période vérifiée, une copie d’un reçu annulé et des raisons des annulations n’étaient pas jointes aux dossiers et dans les notes du système. De plus, l’agent de recouvrement des coûts n’avait pas signé dans le cas de deux rapprochements quotidiens qui contenaient des annulations, même s’il doit, selon la procédure, signer les formulaires de rapprochement quotidien lorsqu’il les remplit. Même si la vérification ne visait aucun remboursement, les vérificateurs ont examiné une révision de la portion du processus qui concernait CIC et constaté qu’elle était suffisante.

Des procédures de rapprochement et de certification des recettes d’immigration ont été effectuées pendant la période vérifiée, conformément aux exigences.

Recommandation n^o  7 (risque moyen)

La mission de Lagos doit veiller à ce que le gestionnaire du Programme d’immigration et l’agent de gestion des services consulaires du MAECI signent la Liste d’attestation – Contrôles des recettes, conformément aux Procédures financières normalisées concernant la perception des frais du MAECI et de CIC.

Recommandation n^o 8 (risque moyen)

La mission de Lagos doit veiller à ce l’agent de recouvrement des coûts documente et vérifie comme il se doit les annulations de paiement liées à des demandes.

Documents contrôlés

Nous nous attendions à l'existence de procédures uniformisées pour nous assurer de la protection et de la manutention des documents contrôlés tels que les autocollants de visa et les sceaux, conformément au programme de gestion des formulaires.

Il n’y a pas eu de procédure de gestion des formulaires comme on aurait pu s’y attendre pendant la majeure partie de la période vérifiée. L’actuel agent de contrôle des formulaires avait adopté et appliquait de nouvelles procédures au moment de la vérification, mais d’autres améliorations sont nécessaires.  

Les vérificateurs ont observé des faiblesses de contrôle dans la gestion des formulaires. Il n’y avait pas de registre quotidien des signatures à l’entrée et à la sortie d’autocollants en vue de leur impression pendant la période vérifiée. Les agents retiraient du coffre-fort le nombre nécessaire d’autocollants pour l’impression en lot, mais ce nombre n’était pas inscrit dans un registre. Des enregistrements manuels servaient à assurer le suivi des autocollants utilisés et annulés, mais un dénombrement des stocks a révélé que le nombre d’autocollants inscrits dans le SSSFCC était surestimé parce que des numéros de série manquants n’étaient pas identifiés dans le système. De plus, l’agent de contrôle des formulaires et un témoin n’avait pas systématiquement signé ou daté des transferts et la réception de formulaires, comme l’exigent la politique et les procédures. De plus, les motifs de transfert n’étaient pas expliqués, comme l’exige la Politique et les procédures sur la gestion des formulaires, et il n’y a pas de champ dans le Certificat de destruction/transfert/réception des formulaires à clé contrôlés de l’Immigration (IMM-5448B) pour fournir ce renseignement.

La mission a rempli les rapports trimestriels sur les stocks pendant la période vérifiée; les vérificateurs ont toutefois observé des faiblesses dans les fonctions de suivi électronique et de rapport trimestriel du SSSFCC, ce qui rend les fichiers électroniques peu fiables. Le calcul des montants transférés à la mission de Lagos ou de cette dernière ne correspondait pas aux dossiers manuels sur place. Même si tous les autocollants et les sceaux ont été comptabilisés pendant le dénombrement des stocks sur place, les transferts devaient être confirmés par des bordereaux d’emballage, des dossiers manuels et des discussions avec le personnel de la Gestion des formulaires à l’Administration centrale. Les vérificateurs ont également fait mention du manque de fiabilité du SSSFCC dans le rapport simultané sur la vérification du Programme d’immigration de la mission canadienne de Nairobi et une recommandation au Secteur des opérations de CIC est faite dans ce rapport pour résoudre ce problème; il n’est donc fait aucune recommandation dans le présent rapport.

Recommandation n^o 9 (risque moyen)

La mission de Lagos doit veiller à mettre en œuvre des procédures uniformisées pour la gestion des formulaires, entre autres la signature à la réception des formulaires et des transferts entre les missions.

Frais administratifs

Nous nous attendions à l'existence de contrôles pour nous assurer que les frais de déplacement, d’accueil et les heures supplémentaires sont gérés conformément aux politiques, aux règlements et aux conventions collectives applicables.

Les vérificateurs ont observé certaines faiblesses concernant les contrôles des frais de voyage, d’accueil et des dépenses en heures supplémentaires. Au moment de la vérification sur place, il manquait des documents justificatifs pour des opérations relatives à des déplacements : un formulaire d’autorisation de voyager et avance et une demande de remboursement. Il n’y avait pas non plus de justifications dans un dossier pour des frais d’hébergement supérieurs au taux maximum par ville et des dépenses en sus de l’indemnité quotidienne. De plus, la mission n’avait pas encore adopté le formulaire à jour d'autorisation de voyager et avance, qui précise que les dépenses sont autorisées conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et qui a été adopté pendant la période vérifiée.

Le chef de mission a approuvé les avances trimestrielles et annuelles pour les frais d’accueil fournis au gestionnaire du Programme de l'immigration, conformément aux exigences, mais aucun détail ni estimation concernant les activités n'avait été précisé pour justifier l'avance. Selon la Politique sur l’accueil officiel à l'étranger du MAECI, toutes les avances relatives à l'accueil doivent être dûment justifiées.

En 2011-2012, la mission n’a pas documenté les approbations préalables des heures supplémentaires, de telle sorte qu’elle a dépassé son affectation budgétaire pour les heures supplémentaires. Pour une partie de 2012-2013, les demandes d’heures supplémentaires ont été soumises à l’approbation du directeur régional avant d’être présentées aux fins de paiement; les heures supplémentaires avaient toutefois déjà été faites. De nouvelles procédures ont été adoptées pendant l’élimination de l’arriéré à la mission. Le gestionnaire actuel du Programme d’immigration donne une estimation des heures nécessaires au directeur régional avant que ces heures ne soient effectuées et elles sont approuvées. La mission est encouragée à poursuivre cette pratique après l’élimination de son arriéré.

Pendant la période vérifiée, la Section de l’immigration n’a pas embauché et géré les ERP et les ERPU selon les politiques et les directives applicables. Il n’y avait pas dans les dossiers de critères d’évaluation, d’évaluations du rendement et de descriptions de travail pour tous les employés. Des contrats d’ERPU ont été prolongés au-delà du maximum de 125 jours sans l’approbation du chef de mission, ce qui a pu avoir des répercussions financières pour CIC. De plus, il n’y a pas dans les dossiers d’évaluation du rendement des ERP pendant la période vérifiée. La direction actuelle de la mission de Lagos pour le MAECI et CIC a garanti l’existence à la mission des contrôles appropriés pour le recrutement des ERP.

Recommandation n^o 10 (risque élevé)

La mission de Lagos doit s'assurer que les frais administratifs sont préalablement approuvés, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques applicables.

Annexe A – Résumé des demandes traitées à la mission de Lagos entre 2009 et 20121

Annexe B – Critères détaillés de la vérification

Les sources des critères de la vérification sont les lois et les règlements, les politiques, les lignes directrices et les procédures en vigueur à Citoyenneté et Immigration Canada, ainsi que les critères de vérification du Bureau du contrôleur général concernant le cadre de responsabilisation de gestion.

Objectif n^o 1 : Évaluer la pertinence du cadre de gouvernance de la mission régissant l’administration du Programme d’immigration.

Critère 1.1

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte liées au Programme d’immigration sont clairement définis et efficacement communiqués.

• Une structure organisationnelle claire est établie, documentée et communiquée.
• Les rôles et les responsabilités ont été établis et documentés.
• Les pouvoirs financiers délégués ont été établis et documentés.
• Les pouvoirs désignés pour la prise de décisions sont pertinents. 
• Le personnel reçoit la formation dont il a besoin pour s’acquitter de ses responsabilités.

Critère 1.2

Les ressources sont prévues et gérées de façon à appuyer la mise en œuvre du Programme d’immigration.

• Des processus sont en vigueur pour l’établissement du budget et l’affectation des ressources au Programme.
• Un cadre a été établi pour la planification et la gestion des ressources humaines, de façon à répondre aux exigences de mise en œuvre du Programme.
• Les données sur le rendement du Programme sont recueillies et utilisées pour appuyer la prise de décisions, la répartition des ressources, les normes de service et l’atteinte des cibles.

Critère 1.3

La mission met en valeur les valeurs et l'éthique, qui sont étayées et clairement communiquées.

• Le personnel est informé de ses obligations en matière de valeurs, d’éthique et de conflits d’intérêts.
• Des processus ont été établis à la mission pour résoudre les problèmes de méfaits et de conflits d’intérêts.

Objectif n^o 2 : Évaluer la pertinence des pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité à la mission, à l’appui de la mise en œuvre du Programme d’immigration.

Critère 2.1

Les pratiques de gestion des risques sont intégrées aux activités de la mission et favorisent le maintien de l’intégrité du Programme.

• Des mécanismes ont été établis pour reconnaître et atténuer les risques liés au Programme d’immigration. 
• Les risques font l’objet d’une surveillance périodique, tout au long de l’année.
• L’information sur les risques oriente la prise de décisions relatives aux activités et aux finances.
• La mission veille à la planification de la continuité des activités du Programme d’immigration.

Critère 2.2

Des mesures d’assurance de la qualité, y compris la supervision des tiers fournisseurs de services, ont été prises à la mission pour favoriser l’intégrité du Programme.

• Des mécanismes d’assurance et de contrôle de la qualité ont été établis pour les activités du Programme et ils sont mis en œuvre à la mission.
• Des activités d’assurance de la qualité ont été établies et sont mises en œuvre pour les tiers fournisseurs de services.
• Les problèmes constatés au cours des activités d’assurance de la qualité sont périodiquement signalés à l’AC.

Objectif n^o 3 : Évaluer la pertinence du cadre de contrôle interne de la mission régissant les activités administratives, financières et opérationnelles liées au Programme d’immigration.

Critère 3.1

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de l’accès approprié aux systèmes du Programme d’immigration de la mission et des aires de travail sécurisées.

• L’accès au SMGC/STIDI et leur utilisation sont conformes aux lignes directrices d’exploitation, aux pouvoirs désignés et aux exigences des postes à la mission.
• L’accès au système POS+ et son utilisation sont conformes aux lignes directrices d’exploitation, aux pouvoirs  désignés et aux exigences des postes à la mission.
• L’accès aux autres systèmes applicables est conforme aux lignes directrices d’exploitation, aux pouvoirs désignés et aux exigences des postes à la mission.
• L’accès aux aires de travail de l’immigration, à l’information et aux dossiers contrôlés est limité aux personnes autorisées.

Critère 3.2

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer que les demandes d’immigration sont traitées conformément aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures de fonctionnement uniformisées applicables.

• Des procédures uniformisées de traitement des demandes, qui comprennent les exigences applicables, ont été établies et sont mises en œuvre à la mission.
• Les demandes sont complètes et les documents justificatifs nécessaires les accompagnent.
• Les décisions clés sont conformes aux pouvoirs désignés.
• Des garanties et des prêts sont accordés aux demandeurs, conformément aux modalités et aux conditions du Programme.  

Critère 3.3

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la protection des recettes et du recouvrement approprié des coûts, conformément aux lois, à la politique et aux procédures de fonctionnement uniformisées applicables.

• Des procédures uniformisées ont été établies pour le recouvrement des coûts et sont mises en œuvre à la mission.
• Les opérations de recouvrement des coûts sont traitées et enregistrées conformément aux procédures uniformisées. 
• Le rapprochement et la vérification se font périodiquement, conformément aux procédures uniformisées.

Critère 3.4

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la protection et de la manutention des documents contrôlés conformément au Programme de gestion des formulaires.

• Des procédures uniformisées ont été établies pour la gestion des formulaires et elles sont mises en œuvre au bureau.  
• Les stocks sont gérés et entreposés en toute sécurité, conformément aux lignes directrices du Programme.
• Une vérification et des rapports trimestriels et périodiques sont effectués, conformément aux exigences.

Critère 3.5

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer que les activités administratives sont menées conformément aux politiques et aux règlements applicables.

• Les frais de voyage sont gérés conformément aux lois et aux politiques applicables.
• Les frais d’accueil sont gérés conformément aux lois et aux politiques applicables.
• Les dépenses pour les heures supplémentaires sont approuvées et payées conformément aux lois et aux lignes directrices applicables. 
• Les autres dépenses sont approuvées et payées conformément aux lois et aux politiques applicables (comme le sont les dépenses extraordinaires).
• Les employés sont recrutés et gérés conformément aux lois et aux politiques applicables.  

Annexe C – Plan d'action de la direction