Vérification du cadre de contrôle de la gestion des médecins désignés

(Région d’Ottawa – Amérique du Nord)

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Juillet 2006

Table des Matières

• Résumé
  • Résumé des résultats
  • Résumé des recommandations
• 1.0 Introduction
• 2.0 Objectif et portée de la vérification
• 3.0 Modalités de vérification
• 4.0 Rapport et évaluation
• 5.0 Recommandations et observations détaillées
  • 5.1 Gouvernance
  • 5.2 Capacité organisationnelle
  • 5.3 Gestion des risques
  • 5.4 Gestion du rendement
  • 5.5 Prestation opérationnelle des services
• 6.0 Conclusion
• Annexe A : Cadre de contrôle de la gestion
• Annexe B : Critères de vérification
• Annexe C : Médecins désignés, Région d’Ottawa
• Annexe D : Plan d’action de la gestion

Résumé

Les médecins désignés (MD) sont des médecins reconnus nommés par la Direction générale des services médicaux (DGSM) de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour mener des examens médicaux auprès de tous les demandeurs de résidence permanente et de certains visiteurs qui présentent une demande pour entrer au Canada. Pendant l’été 2004, à la suite d’une analyse des risques, les cadres supérieurs et le Comité ministériel de vérification et d’évaluation ont convenu que cette vérification des MD porterait essentiellement sur le cadre de contrôle de la gestion (CCG) de la DGSM de la Région d’Ottawa, qui a la responsabilité de la gestion de l’activité MD en Amérique du Nord. La vérification a été entreprise à la fin de septembre 2004, environ au moment où un nouveau directeur général a été nommé à la DGSM. La vérification a été effectuée entre septembre 2004 et mars 2005.

La Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation présente un rapport sur le CCG des MD à l’aide d’une échelle de développement en quatre étapes (une description de chacune est fournie dans la section 4.0). Le tableau 1 représente le résumé de notre évaluation de l’étape de développement de chacun des cinq éléments du CCG : gouvernance, capacité organisationnelle, prestation opérationnelle des services, gestion des risques et gestion du rendement.

Résumé des résultats

Les principes fondamentaux de l’aspect gouvernance du CCG des MD sont en place.

L’élément capacité organisationnelle faisait l’objet d’une réorganisation importante au moment de la vérification. Les rôles, les responsabilités et l’imputabilité des gestionnaires participant au processus MD ont été revus afin d’être redistribués.

Les principes fondamentaux de l’élément prestation opérationnelle des services étaient en place. Par exemple, nous avons constaté l’existence d’un processus systématique pour choisir les MD. Ces MD recevaient des outils d’orientation, notamment un manuel renfermant les principales lignes directrices les concernant. Depuis 2002, la DGSM a effectué régulièrement des vérifications sur place de MD, soit pour au moins 75 % des MD de la Région d’Ottawa.

Nous avons constaté qu’il n’y avait pas de processus officiel en place pour examiner les nominations de MD qui avaient été effectuées pour une période de cinq ans, ni de procédures officielles ou de critères pour déterminer un rendement satisfaisant. Nous avons également noté que les lignes directrices des médecins agréés n’avaient pas été mises à jour depuis 1992.

En décembre 2002, CIC a élaboré un cadre intégré de la gestion des risques et a appuyé les activités ministérielles dans le but d’établir des pratiques officielles de gestion des risques. Nous n’avons pas trouvé de stratégies d’évaluation des risques documentées ni de processus et pratiques, d’information sur les risques pour la santé propres au pays ou de rapports périodiques destinés aux fonctionnaires supérieurs du Ministère sur les risques liés aux MD et la façon dont ces risques ont été gérés.

La gestion du rendement repose sur l’utilisation de mesures et d’indicateurs de rendement probants. Nous avons constaté qu’une importante quantité d’information sur le rendement des MD figurait dans le processus de nomination des MD, le processus d’examen médical réglementaire, la vérification annuelle (formulaire d’auto-évaluation) et la vérification sur place. Cette information a été saisie dans les principaux systèmes. Nous n’avons pas trouvé de mesures clés et d’indicateurs de rendement définis, ni de rapports périodiques de rendement produits pour la direction. De même, nous n’avons pas pu déterminer comment l’information est utilisée pour la notation du rendement des MD ou les décisions de renouvellement de nomination.

Dans l’ensemble, la DGSM a fait d’importants progrès et continue de mettre en œuvre différents éléments du CCG. Les principes fondamentaux relatifs à la gouvernance et à la prestation opérationnelle des services sont en place et une meilleure formulation des risques et des rapports de rendement est exigée. Des progrès ont été faits au chapitre de la mise en œuvre d’importants changements organisationnels et la haute direction de la DGSM s’est engagée à poursuivre ses efforts pour mettre en œuvre le CCG relatif aux MD.

Résumé des recommandations

• La DGSM devrait continuer à mettre en œuvre des pratiques de gestion des risques et à assigner des responsabilités à un gestionnaire pour formaliser les pratiques de gestion des risques pour le processus relatif aux médecins désignés. Ces pratiques de gestion des risques devraient inclure la formulation des risques et la documentation des risques propres au pays, les stratégies d’atténuation et les rapports sur la gestion des risques.
• Des mesures de rendement adaptées et des indicateurs de gestion ainsi que des exigences opérationnelles devraient être établis de même que des procédures de validation et de production de rapports.
• Les lignes directrices portant sur les médecins agréés devraient être mises à jour. Les systèmes et les processus de renouvellement de nomination des MD devraient être mis en œuvre.

1.0 Introduction

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR), en vigueur depuis le 28 juin 2002, fournit le cadre législatif de l’engagement du Canada en ce qui a trait à l’immigration. Pour les années financières 2003–2004 et 2004–2005, cet engagement établissait le nombre de nouveaux résidents permanents de 220 000 à 245 000. Avant d’entrer au Canada, les demandeurs présentent une demande à un agent qui s’assure que le demandeur est admissible et répond aux exigences de la Loi. L’objectif du programme médical de CIC est de protéger la santé publique et la sécurité des Canadiens et de réduire le coût et le fardeau des ressources du système de services sociaux et de santé.

La DGSM est responsable de protéger la santé et la sécurité des Canadiens en fournissant aux agents d’immigration une évaluation de l’interdiction de territoire de certains demandeurs pour des raisons de santé. Les demandeurs sont interdits de territoire pour des raisons de santé si leur santé :

• est susceptible de représenter un danger pour la santé publique;
• est susceptible de représenter un danger pour la sécurité publique; ou
• risquerait raisonnablement d’entraîner un fardeau excessif pour les services sociaux ou de santé (LIPR A38).

Les MD sont des médecins reconnus nommés par la DGSM de CIC pour mener des examens médicaux auprès de tous les demandeurs de résidence permanente et de certains visiteurs qui présentent une demande pour entrer au Canada. Un médecin agréé de CIC, s’appuyant sur l’évaluation médicale effectuée par un MD et les résultats de tests de laboratoire et de rayons X, déterminera si le demandeur est interdit de territoire pour des raisons de santé.

Pendant l’été 2001, CIC a créé la Direction générale des services médicaux, dirigée par un directeur général. La direction générale s’est vue attribuer la responsabilité du développement des opérations et des politiques liées au programme médical de CIC. L’expertise existante de la Région internationale, de la Direction de la sélection et du Réseau de services du Ministère a été regroupée.

Les postes des médecins agréés ont été actualisés. De nouveaux médecins agréés ont été recrutés et des rencontres régulières entre médecins agréés ont été amorcées. À l’automne 2002, la DGSM, conjointement avec la Direction de la vérification interne et de la gouvernance, a élaboré un CCG pour le processus des MD. À l’hiver 2003, le CCG a été évalué sur le terrain. En janvier 2004, il était approuvé par le Comité de vérification et d’évaluation du Ministère. L’annexe A présente une vue d’ensemble de haut niveau du CCG. D’autres actions entreprises par la DGSM au sujet des MD comprennent :

Un cadre de contrôle de la gestion représente un ensemble de politiques et de procédures qui visent à assurer que les résultats et les objectifs du programme sont atteints.

Le CCG présenté à l’annexe A est conforme aux cadres adoptés par les organisations professionnelles impliquées dans les questions de gouvernance.

1. la conduite de vérifications annuelles des MD (formulaire d’auto-évaluation rempli par le médecin praticien);
2. la conduite de vérifications sur place (un médecin agréé de CIC effectue les examens sur place);
3. la mise à jour du manuel du médecin désigné;
4. l’élaboration de systèmes pour saisir l’information consignée par les MD.

En septembre 2004, au moment d’entreprendre la vérification, un nouveau directeur général a été nommé. Pendant la vérification, de nouveaux cadres supérieurs ont également été nommés (à la fin de 2004) et des nouvelles directions ont été créées (au début de 2005). Le rôle et les responsabilités des principaux postes de gestion ont été redéfinis et des plans de remplacement des deux systèmes comportant l’information médicale (le Système médical de l’immigration [SMI] et le Système de soutien des opérations des bureaux locaux [SSOBL]) ainsi que le Système mondial de gestion des cas étaient en cours.

À l’été 2004, une analyse des risques a été effectuée en consultation avec la DGSM, et la haute direction de CIC ainsi que le Comité de vérification et d’évaluation du Ministère ont convenu qu’il serait approprié que l’activité de vérification interne des MD mette l’accent, pendant l’année financière 2004–2005, sur le CCG pour les MD qui relèvent de la Région d’Ottawa (Amérique du Nord).

2.0 Objectif et portée de la vérification

L’objectif de la vérification du CCG des MD est de l’évaluer et d’assurer sa mise en œuvre. Le cas échéant, le rapport de vérification fournit des recommandations en vue d’améliorer ce dernier.

La portée de la vérification comprenait toutes les activités reliées aux MD qui sont sous la responsabilité directe de la DGSM de la Région d’Ottawa. Cette région couvre l’Amérique du Nord et compte 302 MD qui ont effectué 139 352 évaluations médicales en 2004–2005. L’annexe C présente une analyse des MD par résidence et les classes d’immigration des examens médicaux.

3.0 Modalités de vérification

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada, de même qu’aux normes de vérification énoncées par l’Institut des vérificateurs internes. Les critères utilisés pour la vérification sont ceux fondés sur le CCG des MD. Les annexes A et B présentent un résumé de ces critères. La vérification a été effectuée de septembre 2004 à mars 2005.

La vérification comportait des entrevues avec le personnel de la DGSM, la direction, les médecins agréés et d’autres gestionnaires de CIC. Elle comprenait la révision des documents afin de valider l’information rassemblée pendant les entrevues, l’examen des autres documents sur les politiques et les pratiques reliées à la gestion des MD, et l’examen d’un échantillonnage de dossiers des vérifications annuelles et sur place des MD effectuées par la DGSM pour la Région d’Ottawa.

4.0 Rapport et évaluation

Notre évaluation du CCG des MD utilise une échelle de développement en quatre étapes (tableau 2). Ce rapport de vérification est transmis à la direction avec une évaluation objective des progrès accomplis sur le plan du CCG des MD et il établit des recommandations pour un progrès continu.

Dans l’ensemble, la DGSM a effectué d’importants progrès et continue à mettre en œuvre différents éléments du CCG. Le tableau 3 présente notre résumé de l’évaluation du CCG des MD. On doit le consulter en se rappelant le contexte de l’environnement de la DGSM présenté dans l’introduction, à la section 1 de ce rapport. Des détails sont transmis dans la section 5 de ce rapport, sous la rubrique Recommandations et observations détaillées.

5.0 Recommandations et observations détaillées

5.1 Gouvernance

Le critère de vérification relié à la structure de la gouvernance du CCG des MD comprend les attentes à l’égard de la direction stratégique, la législation et les politiques de la DGSM ainsi que le manuel des MD. Les conclusions de notre examen révèlent que bon nombre d’attentes ont été atteintes et bien comprises et que la DGSM cherche maintenant à redéfinir et à améliorer la gouvernance du processus des MD.

Nous croyons que la haute direction a fait d’importants progrès en élaborant la structure de gouvernance des MD. Nous notons que la direction est engagée à poursuivre la consolidation de la structure de la gouvernance en redéfinissant et en clarifiant les rôles, les responsabilités et l’imputabilité, et à obtenir les ressources supplémentaires pour assurer la durabilité de la DGSM.

Les éléments existants de la structure de la gouvernance comprennent ce qui suit :

• le mandat et la mission de la DGSM, y compris le processus des MD, sont clairement transmis dans le document de planification intégrée des activités et des ressources;
• une politique et un cadre législatif appropriés sont en place;
• une surveillance constante des activités reliées aux MD est effectuée par la DGSM;
• des notes de service sur les opérations relatives aux changements apportés au processus d’évaluation médicale de l’immigration sont émises, et des outils destinés aux médecins agréés, tels que les directives de la LIPR, les guides et les liens vers les références et les soins de santé au Canada sont offerts;
• le manuel des MD (2003) a été publié et est offert également sur le Web.

Les systèmes de surveillance, éléments importants de la gouvernance, sont présentés dans la section 5.4 (Gestion de rendement) et la section 5.5 (Prestation opérationnelle des services) de ce rapport.

Dans l’ensemble, nous avons déterminé que les principes fondamentaux de l’élément gouvernance du CCG étaient en place.

5.2 Capacité organisationnelle

Le critère de vérification relié à l’élément de capacité organisationnelle du CCG des MD couvre des aspects tels que la structure organisationnelle, les responsabilités, l’imputabilité, l’autorité, les rôles et la capacité de la politique opérationnelle.

Au moment de la vérification, nous avons constaté que les postes de direction étaient remplacés par de nouveaux cadres supérieurs par intérim et que la restructuration des rôles, des responsabilités et de l’imputabilité de la DGSM reliés au processus des MD était en cours. L’exécution du processus des MD faisait l’objet d’une étude interne menée par un des cadres supérieurs.

Notre évaluation de la capacité organisationnelle était limitée en raison de la restructuration en cours au moment de notre vérification. Étant donné l’étape précoce de la réorganisation, aucune recommandation n’a alors été faite.

5.3 Gestion des risques

Nous pourrions nous attendre à ce que la gestion des risques pour les MD comprenne la mise en place de stratégies pertinentes et la mise en œuvre de processus et de pratiques éprouvés ainsi que l’identification et l’évaluation des risques pour la santé propres au pays. CIC apporte son soutien aux activités ministérielles en établissant des pratiques officielles de gestion des risques et, en décembre 2002, a élaboré le cadre intégré de la gestion des risques pour ajouter une approche rigoureuse et systématique.

Le document de ce cadre intégré fournit de l’information et de l’orientation sur la gestion des risques, les domaines d’application de la gestion des risques, les limites, les rôles et les responsabilités de la mise en œuvre et du maintien de bons processus de gestion des risques et des exemples de divers outils et techniques. Plus particulièrement, le document intitulé « Cadre décisionnel de Santé Canada pour la détermination, l’évaluation et la gestion des risques pour la santé » (août 2000) représente une importante ressource pour la DGSM relativement à la mise en œuvre de la gestion des risques.

Nous nous attendions à ce que les pratiques officielles de gestion des risques soient appliquées au processus des MD, y compris le profil des risques, les stratégies d’atténuation, les risques propres au pays et les rapports sur les risques importants transmis à la haute direction de la DGSM et à la direction de CIC. Sur le plan du processus des MD, nous n’avons pas trouvé de pratiques de gestion des risques en vigueur ou de méthodologie portant sur les risques qui étaient documentées et articulées. Nous avons été informés que les questions reliées aux risques étaient abordées lors des réunions du personnel. Nous avons noté que le taux d’interdiction de territoire était, de manière significative, inférieur à un pour cent, mais il n’était pas clair s’il représentait un faible risque pour le programme et le Ministère ou un risque important et pourquoi. Il est essentiel que le programme articule et communique le lien entre cette mesure et la gestion des risques et l’acceptabilité du niveau observé dans une perspective de risques.

Nous avons constaté que six personnes du comité de gestion de la DGSM de 2003–2004 avaient reçu une formation sur la gestion des risques.

Une des initiatives en cours dans le processus des MD était la consolidation des processus existants et des outils afin d’éliminer les redondances et les incohérences dans les renseignements de base des MD des systèmes actuels. Ce nouveau système remplacera quatre différents dépôts centraux comprenant les données de base des MD. Nous avons noté que le plan pluriannuel de ce système incluait une étape pour un plan de gestion des risques pour l’examen médical réglementaire, qui devrait être terminé d’ici la fin de 2005. La DGSM a accumulé une quantité importante de renseignements sur le processus d’examen médical réglementaire et les MD, ce qui lui permettra, lorsqu’ils seront résumés et analysés et auront fait l’objet de rapports, d’identifier les risques des opérations et des actions de la part de la gestion.

Nous avons remarqué que la DGSM a fait des progrès en intégrant à son fonctionnement des pratiques de gestion des risques. Toutefois, la documentation officielle portant sur l’utilisation d’outils, comme des feuilles d’information portant sur les risques, n’était pas encore mise en œuvre au niveau du processus des MD. Nous n’avons pas trouvé de stratégies d’évaluation des risques documentées, de processus et pratiques éprouvés et de formulation des risques pour la santé propres au pays. En ayant une approche officielle de gestion des risques, la DGSM devrait être en mesure de gérer de façon proactive l’ensemble du processus des MD au lieu de réagir aux situations individuelles des MD.

Recommandation 1

La DGSM devrait continuer à mettre en œuvre les pratiques de gestion des risques et assigner la responsabilité à un gestionnaire d’officialiser les pratiques de gestion des risques dans le processus des MD. Ces pratiques de gestion des risques devraient inclure la formulation des risques et la documentation des risques propres au pays, les stratégies d’atténuation et les rapports sur la gestion des risques.

Réponse de la direction

En accord. La DGSM reconnaît que les processus actuels de gestion des risques et de l’assurance de la qualité pourraient être renforcés. Cette démarche doit être faite en coordination avec une révision en profondeur et un renforcement de l’ensemble du cadre de responsabilisation de la gestion du programme des MD. Toutefois, en raison de la récente réorganisation du personnel et de l’actuel manque de personnel, notre priorité immédiate a été de conserver notre capacité opérationnelle de traitement.

En 2005, la DGSM a créé une nouvelle direction (Gestion et contrôle des programmes) et procède actuellement à l’identification d’un directeur de niveau EX‑01. Une des tâches du directeur sera de superviser la révision et l’élaboration d’un cadre de gestion pour quatre programmes, y compris le programme de gestion des MD. La DGSM a également récemment créé une structure de RH dédiée à la gestion du programme des MD (gestionnaire de niveau PM-06, adjoint des programmes de niveau PM-02 et soutien administratif de niveau CR-4). La direction générale participe actuellement au processus de sélection en vue de la nomination d’un gestionnaire possédant de l’expérience dans les domaines de la gestion des risques, de l’assurance de la qualité et de la gestion de l’examen de l’utilisation, qui sera responsable d’élaborer et de formaliser la stratégie complète de la gestion des risques et de l’assurance de la qualité pour le programme de gestion des MD.

Lorsque le gestionnaire aura été identifié, un groupe de travail, comprenant des médecins agréés expérimentés, sera formé et aura pour tâche l’identification et la formulation des risques, l’identification et la documentation des risques particuliers au pays et l’élaboration de stratégies d’atténuation. Le gestionnaire sera responsable non seulement de faire rapport au DG et au directeur, Gestion et contrôle des programmes, mais il devra également s’assurer que les objectifs organisationnels sont clairement transmis à tous les employés de la DGSM afin de s’assurer d’un engagement de l’organisation envers ce processus.

5.4 Gestion du rendement

La gestion du rendement comprend des mesures ou des indicateurs significatifs de rendement, un moyen de saisir les informations quantitatives et qualitatives portant sur le rendement et un système permettant de suivre, surveiller et faire rapport du rendement sur le plan de la prestation des services. Elle comprend également un résumé de l’information sur le rendement qui permettra de rendre compte à la direction et aux cadres supérieurs et qui pourra être utilisé dans les rapports portant sur l’imputabilité. Munie d’informations de qualité sur le rendement, la direction est en meilleure position de démontrer la diligence raisonnable, la responsabilité, l’efficacité et l’efficience et de prendre des mesures correctives lorsque la situation le justifie.

Nous avons constaté que la DGSM avait saisi une quantité importante d’informations sur le rendement relativement au processus de nomination des MD, au processus d’examen médical réglementaire, à la vérification annuelle (formulaire d’auto-évaluation) et à l’activité de vérification des MD sur place. L’information provenant de l’examen médical réglementaire est saisie dans deux systèmes clés—le SMI et le SSOBL. Pendant notre vérification, des améliorations techniques aux systèmes des MD (SMI et SSOBL) ont été paralysées en raison de leur remplacement éventuel par le Système mondial de gestion des cas.

La DGSM ne possédait que des bases de données ponctuelles pour saisir l’information de base des MD et l’activité de vérification des MD. Il lui a donc été difficile de gérer les activités des MD. Ces bases de données, avec les dossiers imprimés des MD, ont été utilisées au niveau opérationnel pour des activités comme le suivi des nominations de nouveaux MD et de questions incomplètes ou suspectes relatives aux examens médicaux réglementaires, ainsi que pour la planification des vérifications des MD sur place. Nous n’avons pas trouvé de rapports réguliers sur le rendement des MD ou de preuves indiquant que des procédures officielles aient été en place en ce qui concerne l’utilisation de l’information contenue dans les bases de données ponctuelles à des fins de notation du rendement des MD ou de prise de décisions de renouvellement des nominations.

La DGSM a démarré un projet—le système de gestion de l’information consignée par les MD—pour améliorer la saisie de l’information consignée par les MD. Lors de notre vérification, ce projet était à l’étape de la conception. Toutefois, ce système pourrait avoir le potentiel d’augmenter de façon significative l’efficacité des processus et la fiabilité de l’information pour la gestion du rendement. De plus, la DGSM a besoin qu’une stratégie officielle soit en place pour couvrir tous les aspects d’un système de gestion de la qualité des MD qui pourrait générer l’information clé sur le rendement à des fins de surveillance et de rapport.

Recommandation 2

La DGSM devrait établir des mesures et des indicateurs de rendement convenables pour la gestion, et des exigences opérationnelles accompagnées de procédures de validation et de production de rapports associées.

Réponse de la direction

En accord. Le gestionnaire/spécialiste de programme du programme de gestion des MD, en collaboration avec les directeurs, Gestion et contrôle des programmes, Opérations, et Stratégies, politiques et efficacité opérationnelle, sera responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un programme d’assurance de la qualité intégré pour les MD. Les objectifs seront d’améliorer la surveillance du rendement par l’entremise de normes, d’indicateurs et de critères permettant de mieux évaluer le programme et l’imputabilité des MD. La DGSM mettra de l’avant un programme d’assurance de la qualité intégré en combinant les entités distinctes de l’assurance de la qualité, la gestion des risques et la gestion de l’examen de l’utilisation. Le gestionnaire MD/gestionnaire de programme sera responsable de faire rapport aux cadres supérieurs.

Un statisticien, embauché par le directeur de Stratégies, politiques et efficacité opérationnelle, fournira des analyses statistiques des données recueillies et s’assurera de la validité et de la fiabilité des mesures, des indicateurs et des statistiques.

5.5 Prestation opérationnelle des services

La prestation opérationnelle des services des MD comporte deux processus : la nomination des MD ainsi que l’examen médical et le processus d’évaluation. Nos travaux de vérification portaient sur l’examen de la documentation et l’analyse, les entrevues et l’application des processus et des tests des MD.

En ce qui concerne les nominations des MD, nous avons constaté qu’un processus systématique était en place pour choisir les MD qualifiés et leur fournir des lignes directrices et des outils. Nous avons examiné un échantillon de dossiers de nomination des MD de 2004 et nous avons constaté une documentation adéquate pour appuyer les nominations. Le manuel des MD indique que les nominations des MD sont en vigueur pour une période de cinq ans. Cependant, nous avons découvert qu’il n’y avait pas de processus officiel d’examen des nominations après cette période. De plus, nous n’avons pas trouvé de procédures ou de critères pour déterminer un rendement satisfaisant.

Les principales lignes directrices de la prestation opérationnelle des services sont le manuel des MD et les lignes directrices des médecins agréés. Le manuel des MD a été révisé en 2003 et reflète la LIPR de juin 2002. Nous avons constaté qu’uniquement un système non officiel était en place pour faire le suivi des améliorations de futures mises à jour en raison de l’incertitude quant à la responsabilité du manuel des MD.

Les lignes directrices des médecins agréés remontent à 1992 et leur révision n’a pas été terminée en raison d’un manque de ressources. Nous avons constaté que les médecins agréés complétaient les lignes directrices qui leur sont destinées par d’autres ressources professionnelles offertes. La DGSM devrait s’assurer qu’un processus systémique est mis en place pour la mise à jour des outils opérationnels comme les lignes directrices des médecins agréés.

Depuis 2002, en matière de surveillance des MD et de contrôle de la qualité, la DGSM a effectué plus de vérifications des MD sur place aux États-Unis et au Canada. Nous avons constaté qu’au moins 75 % des MD ont été soumis à une vérification sur place depuis l’automne 2002. En 2004, 114 visites de vérification sur place des MD ont été entreprises et on prévoyait plus de visites de MD en 2005. Ces vérifications font partie de l’assurance de la qualité du programme de la DGSM. Nous avons constaté une amélioration importante par rapport aux années antérieures.

Les vérifications sont effectuées par les médecins de la DGSM ou, dans certains cas, par les infirmières de la DGSM. Dans le cadre des vérifications sur place, la DGSM a profité de l’occasion pour fournir aux MD l’information et la formation sur la LIPR et sur d’autres questions soulevées par les MD. Les médecins agréés complètent un guide de vérification sur place pour chaque MD.

Nous avons comparé le guide de vérification sur place de la DGSM à un modèle générique pour une visite de liaison au bureau médical, élaboré pendant l’étape de sondage préliminaire d’après un modèle utilisé par les États-Unis et l’Australie. Cette comparaison nous amène à conclure que le guide de vérification sur place des MD fournissait une couverture adéquate comme outil de surveillance du rendement des MD. Nous avons également testé l’intégralité de l’information fournie sur 35 des formulaires de vérification sur place des MD en 2004 et nous avons constaté qu’ils étaient généralement complets, ne comportant que des omissions mineures dans certains cas.

En 2004, la DGSM a également entrepris une vérification annuelle (évaluation auto-administrée) de tous les MD qui ont effectué des examens médicaux réglementaires pour le bureau médical régional d’Ottawa. Au moment de notre vérification, la DGSM effectuait une analyse complète des réponses.

Nous avons été informés que la DGSM n’avait pas encore élaboré une stratégie officielle pour couvrir tous les aspects de la gestion de l’assurance de la qualité des MD, comme les responsabilités, le ressourcement, l’analyse des résultats et le rapport des résultats. Cette prochaine étape devrait contribuer à l’amélioration continue des processus des MD et à l’intégrité des examens médicaux réglementaires.

Recommandation 3

La DGSM devrait mettre à jour les lignes directrices des médecins agréés.

Réponse de la direction

En accord.

Recommandation 4

La DGSM devrait mettre en application le processus de renouvellement des nominations des MD.

Réponse de la direction

En accord. Le gestionnaire du programme de gestion des MD, en collaboration avec les directeurs, Gestion et contrôle des programmes et Opérations, mettra en place un processus officiel pour la révision des nominations et du renouvellement des nominations des MD. Les objectifs consisteront à élaborer les méthodes appropriées de collecte de données, à remanier et à tester les outils de surveillance, à sélectionner la stratégie de surveillance, à recueillir les données, à utiliser ces données pour classifier les résultats, et à interpréter et utiliser les résultats rapidement et efficacement. Les procédures suivantes seront officialisées : l’analyse de la demande géographique en services des MD, les procédures de délivrance des titres et certificats, l’assurance de la qualité et la production des rapports.

6.0 Conclusion

Dans l’ensemble, la DGSM a fait d’importants progrès et continue de mettre en œuvre différents éléments du CCG. Les principes fondamentaux relatifs à la gouvernance et à la prestation opérationnelle des services sont en place et une meilleure formulation des risques et des rapports de rendement est nécessaire. Des progrès ont été faits au chapitre de la mise en œuvre d’importants changements organisationnels et la haute direction de la DGSM s’est engagée à poursuivre ses efforts pour mettre en œuvre le CCG relatif aux MD.

Les recommandations suivantes sont faites :

• Que la DGSM continue à mettre en œuvre des pratiques de gestion des risques et qu’elle assigne à un gestionnaire la responsabilité d’officialiser les pratiques de gestion des risques pour le processus relatif aux médecins désignés. Ces pratiques de gestion des risques devraient inclure la formulation des risques et la documentation des risques propres au pays, les stratégies d’atténuation et les rapports sur la gestion des risques.
• Que des mesures et des indicateurs de rendement appropriés pour la gestion et les exigences opérationnelles soient établis, ainsi que des procédures de validation et de production de rapports associées.
• Que les lignes directrices sur les médecins agréés soient mises à jour, et les processus de renouvellement de nomination des MD mis en œuvre.

Annexe A : Cadre de contrôle de la gestion

Version texte : Processus des médecins désignés (MD) pour le CCG

Annexe B : Critères de vérification

1. Gouvernance
   1. Les principaux éléments d’un régime de gouvernance, y compris le cadre stratégique de la DGSM, le cadre de gouvernance des MD et le cadre de contrôle de responsabilisation, devraient être en place et clairement compris.
   2. La DGSM devrait surveiller les activités et le rendement à l’égard de l’activité des MD par rapport aux objectifs organisationnels et aux résultats escomptés.
2. Capacité organisationnelle
   1. Les principaux éléments de la capacité organisationnelle, y compris une structure organisationnelle bien définie, devraient être en place avec des pouvoirs et des responsabilités clairement définis et une capacité suffisante en matière de politique.
3. Prestation opérationnelle des services
   1. La prestation opérationnelle des services devrait être appuyée par des politiques opérationnelles, des lignes directrices et des formulaires bien communiqués.
   2. Les ressources qualifiées requises devraient être disponibles pour mener les opérations ministérielles (DGSM), locales (bureau médical régional) et de première ligne (MD).
   3. Les procédures médicales et les tests devraient être effectués par les MD selon les exigences de CIC, y compris un contrôle de la qualité adéquat des activités des MD.
4. Gestion des risques
   1. La DGSM et les médecins agréés du bureau médical régional devraient gérer les risques relatifs à l’intégrité du processus par le biais de stratégies pertinentes et des processus et pratiques qui ont fait leur preuve afin de réduire les risques pour la sécurité et la santé publiques et une demande excessive d’immigrants potentiels.
5. Gestion du rendement
   1. Le rendement des MD devrait être surveillé afin d’évaluer leur compétence, leur intégrité et la qualité de leurs examens médicaux.
   2. Le programme d’évaluation médicale devrait être évalué régulièrement afin de s’assurer que les objectifs ont été atteints.

Annexe C : Médecins désignés, Région d’Ottawa

Distribution des MD dans la Région d’Ottawa (Amérique du Nord)

Les données proviennent des systèmes de la DGSM.

Annexe D : Plan d’action de la gestion