Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Octobre 2008

Table des Matières

• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Évaluation préliminaire
  • 1.3 Commentaires de la direction
• 2.0 Vérification financière
  • 2.1 Objectif de la vérification
  • 2.2Critères de la vérification
  • 2.3 Portée de la vérification
  • 2.4 Méthodologie de la vérification
  • 2.5 Conclusion de la vérification
• 3.0 Observations et recommandations
  • 3.1 Contrôles de la gestion
  • 3.2 Gestion des dépenses
  • 3.3 Gestion des recettes
• Annexe A : Organigramme sommaire du CTD-Mississauga
• Annexe B : Critères détaillés de la vérification
• Annexe C : Auto-évaluation des contrôles
• Annexe D  : Calendrier de la vérification

1.0 Introduction

La Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation a élaboré un plan de vérification axé sur le risque qui établit les engagements à prendre en tenant compte d’une combinaison de priorités ministérielles et de risques. En s’appuyant sur cette analyse, une vérification du Centre de traitement des demandes – Mississauga (CTD-M) devait être entreprise en 2007‑2008 dans le but d’évaluer l’à-propos du cadre de contrôle de la gestion.

1.1 Contexte

Le CTD-M a ouvert ses portes en avril 1994; il offre des services complets et est responsable :

• de traiter toutes les demandes de parrainage dans la catégorie du regroupement familial présentées par des citoyens canadiens et des résidents permanents vivant au Canada ou à l’étranger et qui souhaitent parrainer de proches membres de leur famille vivant à l’étranger;
• de gérer l’inventaire des demandes de parrainage de parents et de grands-parents;
• de veiller à ce que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) respecte son engagement envers les provinces de décourager les répondants d’être en défaut concernant leurs obligations relatives au parrainage;
• de s’assurer que les renseignements relatifs à l’admissibilité du répondant examinés au CTD‑M sont transmis aux bureaux des visas à l’étranger afin d'être inclus dans l’évaluation de la demande de résidence permanente présentée par le membre de la parenté qui désire être parrainé dans le cadre de la catégorie du regroupement familial;
• de participer aux échanges d’information et aux initiatives d’application de la loi avec les ministères provinciaux responsables des programmes d’aide sociale à titre de registre principal des dossiers de la catégorie du regroupement familial qui concernent le recouvrement des dettes et les manquements à l’engagement de parrainage.

Le principal objectif du CTD est de maintenir un équilibre entre le traitement plus rapide et l’intégrité du programme. Cet objectif forme la base des activités du CTD, qui comprend le traitement de demandes de 60 000 époux et enfants à charge et de 7 000 parents et grands-parents annuellement. Un budget de mesures temporaires a été accordé en 2007-2008 pour traiter des demandes supplémentaires de 14 500 parents et grands-parents pour un total de 21 500.  

Le Tableau 1 fournit de l’information sur les revenus, le budget, les employés et le nombre de demandes reçues et traitées, ainsi que sur l’inventaire du CTD depuis 2005–2006.

Note 1 – Les données pour 2007–2008 sont en date du 31 décembre 2007 (sauf pour les ETP qui sont en date du 30 septembre 2007)

L’organisation du CTD comprend un directeur, un gestionnaire des services administratifs et un gestionnaire des opérations qui gère cinq équipes de traitement des demandes; chaque équipe est supervisée par un coordonnateur des opérations. La section administrative, sous le gestionnaire des services administratifs/directeur financier est responsable de fournir un soutien relativement aux finances et aux ressources humaines. Le gestionnaire des services administratifs gère également les activités de la salle du courrier. Un organigramme se trouve à l’Annexe A.  

1.2 Évaluation préliminaire

Au cours de l’étape de planification de cet engagement, une évaluation préliminaire a été menée au sujet de la gouvernance, de la gestion du risque et des processus de vérification, en examinant la documentation et en effectuant une visite au CTD les 17 et 18 octobre 2007. Pour effectuer cette évaluation, nous avons examiné les domaines suivants du cadre de contrôle de la gestion : gouvernance et orientation stratégique; responsabilisation; service axé sur les citoyens et les clients; gestion du risque; personnes/ressources humaines; valeurs et éthique; administration; résultats et rendement; apprentissage, innovation et gestion du changement.

1.2.1 Gouvernance et orientation stratégique

La structure organisationnelle est claire, les responsabilités et les pouvoirs sont clairement délégués et communiqués. Le plan d’activités du CTD présente les objectifs opérationnels qui sont traduits en nombre de demandes à traiter pour le personnel et inclus dans ses ententes de rendement. Tout le personnel interrogé connaissait les objectifs à atteindre. Le CTD a des protocoles en place avec tous les intervenants externes.

Les normes internes de service ont été établies, et les délais de traitement sont affichés sur le site Web de CIC. Toutes les demandes de renseignements sont traitées par la Section du service à la clientèle (SSC), qui établit des statistiques sur chaque type de demande de renseignements.

Les membres de l’équipe de direction ont indiqué qu’ils ont tous reçu de la formation sur les valeurs et l’éthique; les questions concernant les valeurs et l’éthique sont régulièrement soulevées dans les réunions d’équipe et les réunions de la direction au fur et à mesure qu’elles se présentent. De plus, les dilemmes éthiques sont abordés pendant la formation régulière des nouveaux employés chargés du traitement.

Les objectifs en matière de nombre de cas à traiter s’appuient sur une étude des temps de tâche lors de la mise en place de la restructuration de la catégorie du regroupement familial en 2002 et ils sont utilisés depuis. Tous les membres du personnel interrogés avaient le sentiment que les objectifs étaient raisonnables. Le système du CTD suit le travail accompli par chaque personne chargée du traitement des demandes, et les superviseurs surveillent leur équipe dans son ensemble ainsi que chaque membre de l’équipe. Les superviseurs produisent des rapports pour examiner le nombre et le résultat des demandes traitées par chaque employé hebdomadairement et mensuellement. Toute erreur importante est portée à l’attention de l’employé chargé du traitement pour s’assurer qu’elle ne sera pas récurrente.

Le gestionnaire des opérations surveille quotidiennement les objectifs opérationnels et il produit un rapport hebdomadaire pour tout le personnel comprenant des directives sur le type de demandes à traiter pendant la semaine, et comprenant les délais de traitement. Ces rapports de surveillance sont utilisés pour s’assurer de la cohérence des pratiques et de l’atteinte des objectifs globaux de traitement.

L’équipe de gestion encourage sans formalité le personnel à présenter de nouvelles idées, et cela est fait de façon ponctuelle. Généralement, des solutions sont trouvées pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Un plan de ressources humaines a été élaboré conformément à l’orientation ministérielle. La rémunération et les avantages sociaux sont gérés par le CTD alors que le soutien à la dotation est fourni par le bureau régional de l’Ontario. Le principal défi concerne la rétention du personnel ainsi que la nature du processus de dotation. Le CTD a affecté des fonds pour payer pour ce soutien.

Le CTD dispose d’un programme de formation pour les employés chargés du traitement ainsi que d’encadrement et de mentorat. Le personnel interrogé avait le sentiment que la formation qu’il avait reçue était suffisante.

1.2.2 Gestion du risque

Le CTD considère que le risque fait partie du processus de planification des activités et il communique ensuite ce risque à la direction. L’affectation des ressources est influencée par les risques établis dans le plan d’activités; le budget de mesures temporaires fourni pour permettre le traitement des demandes FC4 constitue une preuve de ce lien. En plus de cette évaluation annuelle, il existe un processus continu de gestion du risque au sein du CTD; toutefois, celui-ci n’est pas documenté officiellement. La direction a le sentiment que ce processus est suffisant, car la nature du travail est relativement stable.

En ce qui concerne l’exposition au risque relativement à la gouvernance, aux opérations et aux systèmes d’information de l’organisation, les processus de gouvernance décrits ci-dessus et les contrôles décrits ci-dessous atténuent les risques inhérents à ces domaines.

1.2.3 Contrôles

Le dernier domaine que nous avons examiné dans le cadre du processus de planification concerne la pertinence et l’efficacité des contrôles pour l’intégrité du programme et des finances.

En ce qui concerne l’intégrité du programme, l’Administration centrale (AC) a mené en mars 2007 un examen de l’assurance de la qualité (AQ) des demandes de parrainage qui comprenait un examen d’un échantillon de 453 dossiers pour vérifier l’exactitude de la recommandation rendue par le CTD-M et pour s’assurer que les demandes étaient traitées conformément à la politique et au cadre législatif. L’examen conclut que « que le personnel du CTD s’applique à respecter la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et son règlement d’application et à maintenir l’intégrité du programme ». Les responsables du programme d’AQ à l’AC ont l’intention de mener ce type d’examen régulièrement.

Afin de déterminer si nous pouvons nous fier aux résultats de l’exercice d’AQ, nous avons examiné la méthodologie utilisée. De plus, nous avons contrôlé, de façon aléatoire, 22 dossiers qui ont été examinés pendant l’exercice d’AQ pour nous assurer que les demandes étaient traitées conformément à la politique et au cadre législatif. Nos conclusions correspondent à celles de l’examen d’AQ pour chacun des dossiers contrôlés.

En plus de l’examen d’AQ, les contrôles comprennent l’examen de toutes les demandes où le résultat est « critère non rempli » et d’un échantillon aléatoire de demandes retournées aux clients (pour diverses raisons, comme des documents manquants) pour s’assurer que la décision est appropriée. Ces pratiques d’examen, en plus du processus d’AQ, montrent que de solides contrôles sont en place en matière d’intégrité du programme pour atténuer le risque de non-conformité opérationnelle. En conséquence, en raison de l’étroite surveillance des pratiques en matière d’AQ, l’équipe de vérification n’a pas entrepris d’autre test en ce qui concerne l’intégrité du programme.

En ce qui concerne les contrôles financiers, la Direction générale des finances a mené une évaluation financière en 2002. Elle a examiné tous les éléments importants de la gestion financière, y compris la budgétisation et l’établissement de rapports, la gestion des transferts de paiements et des fonds d’opération, et le contrôle des actifs matériels. Depuis ce temps, aucun autre examen n’a été effectué. En conséquence, il a été déterminé qu’une vérification était nécessaire pour examiner le cadre actuel de contrôle financier.

L’équipe de vérification a décidé d’effectuer une vérification des contrôles financiers. Le critère associé à chaque élément de la vérification se trouve à l’Annexe B.

Alors qu’elle était au CTD, l’équipe de vérification a également décidé d’effectuer une auto‑évaluation des contrôles. L’objectif, la méthodologie et les résultats de l’auto-évaluation des contrôles se trouvent à l’Annexe C.

1.3 Commentaires de la direction

Les gestionnaires du CTD-M sont d’accord avec le rapport tel que présenté avec l’ajout des commentaires suivants sur la vérification financière et l’auto-évaluation des contrôles.

Les pratiques de gestion et les contrôles en matière de finances au CTD-M sont conformes; en conséquence, aucune mesure ou suivi n’est nécessaire.

Pendant l’auto-évaluation des contrôles, un certain nombre de suggestions ou de recommandations ont fait l’objet de discussions et ont été évaluées au regard de la gestion efficace du traitement et de l’intégrité du programme.

Il a été déterminé que la section de triage pour le traitement des demandes des parents et des grands-parents (FC4) ne fera pas l’objet d’un projet pilote. Après un examen approfondi, il a été conclu que les retards (échéanciers) dans le traitement pouvaient être attribués à d’autres facteurs. Même si la réduction du nombre de cas à traiter nécessiterait le traitement plus efficace de ce groupe particulier de la catégorie du regroupement familial, aucun autre budget n’a été affecté à la réduction du nombre de demandes FC4 à traiter à l’heure actuelle. Il convient de souligner que les retards ne sont pas nécessairement le résultat de « priorités de traitement concurrentes », mais qu’ils sont attribuables à la décision de ne pas fournir de ressources additionnelles pour réduire l’arriéré dans cette catégorie. Ce projet pilote pourra être examiné de nouveau à une date ultérieure si l’affectation des ressources change ou si un financement supplémentaire est fourni pour réduire le nombre de cas à traiter.

Les deux possibilités discutées ou suggérées à l’égard des demandes de renseignements des clients ont été mises en œuvre et se poursuivent. Les responsabilités de la SSC ont été réorganisées pour transférer une partie de la charge de travail aux personnes des diverses sections de traitement. La mise en œuvre de cette réorganisation a aidé à clarifier les priorités au sein de la SSC et a remis l’accent sur le besoin de s’appuyer sur les ressources existantes de CIC (c.-à-d. le Télécentre) pour traiter les demandes de renseignements générales ou de routine.

2.0 Vérification financière

2.1 Objectif de la vérification

L’objectif de cette vérification est de déterminer si les pratiques de gestion financière du CTD‑M sont conformes à la législation, aux règlements et aux politiques applicables.

2.2 Critères de la vérification

Les critères pour chaque champ d’enquête sont tirés du Cadre de contrôle interne de la comptabilité, du Guide de la politique financière et du Guide des politiques de comptabilité financière. Le Cadre s’appuie sur la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et sur les politiques du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel, sur le contrôle des engagements, sur la vérification des comptes et sur la gestion des comptes débiteurs.

Le critère principal est la conformité des pratiques de la gestion financière avec les législations, règlements et politiques applicables. Les critères détaillés se trouvent à l’Annexe B.

2.3 Portée de la vérification

La portée de la vérification comprend la gestion financière, la gestion des dépenses et la gestion des recettes pour le dernier trimestre de 2007. Les remboursements des frais relatifs au droit de résidence permanente résultant de la réduction des frais ont été exclus de la vérification, car nous avons examiné ces remboursements lors d’une autre vérification en 2007.

2.4 Méthodologie de la vérification

Il y avait trois champs d’enquête : la gestion, la gestion des dépenses et la gestion des recettes. Dans le cadre de notre examen de ces domaines, nous avons examiné la documentation et effectué des contrôles d’un échantillon de transactions financières, le cas échéant, et nous avons rencontré le personnel pour recueillir (colliger est spécifique) et confirmer l’information.

La vérification a été menée de sorte qu’elle soit conforme à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada ainsi qu’aux normes établies par l’Institut des vérificateurs internes.

2.5 Conclusion de la vérification

La vérification a conclu que les pratiques de gestion financière du CTD‑M sont conformes à la législation, aux règlements et aux politiques. Plus précisément, nous avons conclu que :

• des contrôles de la gestion sont en place;
• des contrôles sont en place pour s’assurer que les dépenses sont traitées conformément aux politiques applicables;
• des contrôles sont en place pour s’assurer que les recettes sont perçues.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Contrôles de la gestion

Dans le cadre de notre examen des contrôles de la gestion en place concernant l’administration financière au CTD‑M, nous avons examiné la pertinence des pouvoirs et le caractère adéquat des examens de la gestion. En conséquence, nous nous attendions à constater :

• que les pouvoirs financiers délégués au CTD-M sont conformes; 
• qu’il y a suffisamment d’examens et de surveillance.

À cette fin, nous avons examiné l’organigramme du CTD et les pouvoirs délégués au CTD‑M et nous les avons comparés au plan des pouvoirs délégués de CIC. Au sein du gouvernement du Canada, la délégation des pouvoirs financiers s’entend du fait d’accorder à des personnes la capacité d’approuver des transactions financières. Selon nos résultats, les pouvoirs délégués étaient tous conformes au plan des pouvoirs délégués de CIC.

De plus, nous avons constaté qu’une séparation des tâches appropriées était maintenue pour s’assurer que la délégation des pouvoirs était en place au CTD.

Lors des discussions avec le personnel du CTD, nous avons constaté que les budgets sont contrôlés et surveillés par l’équipe de gestion. La direction discute des plans opérationnels et des exigences lors de réunions, tient compte des répercussions financières et prend les mesures nécessaires. Ceci est enregistré dans les systèmes d’administration du Ministère.

Conformément à la politique financière du Ministère, l’administrateur principal des finances du CTD doit attester de l’adhésion du bureau aux politiques financières. Nous nous sommes donc attendus à ce que l’administrateur principal des finances délivre des certifications de conformité et à ce qu’un examen suffisant des opérations soit mené pour appuyer ces certifications. Dans le cadre de notre vérification, nous avons donc examiné un échantillon de ces certifications et un échantillon des examens appuyant ces certifications.

Nous avons constaté que l’administrateur principal des finances du CTD‑M a effectué des certifications conformes à la politique ministérielle en ce qui concerne leur fréquence. De plus, nous avons constaté qu’il prend un échantillon des dépenses et les examine pour vérifier leur conformité aux politiques applicables. Cette procédure a permis de tirer des conclusions semblables à notre examen des dépenses; nous concluons donc que ce processus est adéquat.

En conséquence, la vérification conclut que des contrôles de la gestion appropriés sont en place au CTD‑M.

3.2 Gestion des dépenses

Les dépenses du CTD peuvent être séparées en deux grandes catégories : salariales et non salariales. Comme le montre clairement le Tableau 2, la portion non salariale des dépenses représente une portion relativement petite des dépenses totales. La portion la plus importante des dépenses non salariales provient des frais postaux (plus de 60 % du total de chacun des trois exercices de 2005-2006 à 2007-2008), ce qui doit être attendu puisque le CTD doit envoyer les demandes complètes aux missions partout dans le monde pour la suite du traitement lorsqu’une demande de parrainage a été approuvée.

Note 1 – Les données pour l’exercice 2007–2008 sont en date du 31 décembre 2007.

Nous nous attendions à ce que des contrôles soient en place pour veiller à ce :

• que des approbations appropriées soient obtenues et à ce que les fonds soient engagés au moment où la décision d’achat est prise;
• qu’un examen suffisant des demandes de paiements soit exécuté et à ce que ces dernières soient approuvées de façon appropriée;
• qu’une documentation suffisante soit conservée et à ce que le paiement soit effectué par une personne autorisée.

Les discussions avec la direction ont révélé que les dépenses non salariales peuvent survenir des façons suivantes :

• bon de commande – dépenses engagées au moyen d’un contrat ou d’une offre à commandes;
• carte d’achat – utilisée pour acheter des biens de faible valeur au moyen d’une carte de crédit professionnelle. Seules deux personnes ont cette capacité au CTD‑M.
• pré-autorisation – dans le cas des dépenses de voyage et d’hébergement, les dépenses doivent être pré-approuvées par une personne disposant d’un pouvoir délégué.

Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné un échantillon de demandes de remboursement payées au cours du dernier trimestre de 2007. Pour ces types d’achat, 24 paiements ont été faits relativement à des bons de commande, 8 achats ont été effectués avec une carte d’achat et 30 demandes de remboursement de frais de déplacement ont été faites au cours du dernier trimestre de 2007. Aucune demande de remboursement de frais d’hébergement n’a été présentée pendant cette période. Nous avons sélectionné les trois plus importantes demandes selon la valeur en dollars, pour chaque catégorie, pour notre échantillon. Voir Tableau 3. Dans le cas des achats effectués avec la carte d’achat, nous avons sélectionné l’achat le plus important, selon la valeur en dollars, pour chacun des trois mois de la période.

Dans le cas des bons de commande et des demandes de remboursement de frais de voyage, nous avons constaté que les autorisations normales avaient été obtenues avant l’engagement, conformément aux politiques. En raison de la nature des cartes d’achat, ce n’était pas un critère à appliquer pour ces dépenses. Nous avons également constaté que, pour tous les éléments de l’échantillon, les examens appropriés avaient été faits, les autorisations appropriées avaient été obtenues et qu’une documentation suffisante figurait au dossier pour appuyer les demandes lorsqu’elles étaient traitées et lorsque les paiements étaient effectués.

Nous avons donc conclu que des contrôles sont en place pour s’assurer que les dépenses au CTD-M sont conformes aux politiques applicables.

3.3 Gestion des recettes

Le CTD-M perçoit des revenus pour les demandes de résidence permanente de la catégorie du regroupement familial provenant de l’étranger. Les frais comprennent les frais pour la demande de parrainage, pour la demande de résidence permanente et pour le droit de résidence permanente. La majorité de ces revenus sont perçus au moyen d’un système de paiement électronique au Canada appelé Gestion des deniers publics (GDP). Selon ce processus, les paiements sont faits à une institution financière canadienne ou en ligne par carte de crédit. Les demandeurs obtiennent ensuite un reçu GDP à soumettre avec leur demande, qui est ensuite vérifié avec les dossiers financiers électroniques pour s’assurer qu’il est authentique, qu’il n’a pas été précédemment soumis par l’un des trois CTD (situés à Mississauga ou Vegreville, pour les demandes d’immigration, ou à Sydney pour les demandes de citoyenneté). Ce processus est géré par l’AC et, en conséquence, la présente vérification n’a pas testé ce processus. La responsabilité du CTD concernant le système de GDP consiste à enregistrer la réception de ces paiements et à les affecter alors que les demandes sont reçues et traitées en mettant à jour leur statut dans le système de GDP par l’entremise du système de gestion des cas.

Ces revenus sont téléchargés quotidiennement vers la base de données centrale à l’AC depuis la base de données du CTD. Si des problèmes résultent d’actions inappropriées du CTD, un message d’erreur est généré et le personnel à l’AC résout les problèmes, en collaboration avec le personnel du CTD, le cas échéant. Nous avons examiné les procédures de résolution en place pour nous assurer que les données enregistrées au CTD-M sont téléchargées dans la base de données centrale à l’AC. Notre vérification n’a trouvé aucune divergence.

Nous avons été informés par le CTD que des demandeurs envoient parfois des paiements pour les frais par une autre méthode que la GDP. Pour des raisons liées au service à la clientèle, la demande est acceptée et les revenus sont traités. En conséquence, nous nous attendions à ce que des contrôles appropriés soient en place pour veiller à ce que :

• les fonds reçus soient protégés de façon appropriée entre le moment de leur réception et leur enregistrement dans le système financier;
• les fonds soient enregistrés avec exactitude et rattachables aux demandes;
• les fonds aient été transférés à l’administration et déposés à la banque d’une façon qui maintienne l’imputabilité.

À cette fin, nous avons examiné et documenté la procédure pour percevoir ces paiements et nous concluons qu’elle est appropriée. Nous avons également testé une période de deux semaines pour la perception des paiements et nous avons constaté que des contrôles suffisants sont en place et qu’ils fonctionnent comme prévu. Dans le cadre d’une évaluation financière du CTD menée par les Finances de l’AC en 2003, deux recommandations ont été faites en ce qui concerne la surveillance des paiements autres que la GDP. Notre examen a constaté que ces deux recommandations ont été mises en œuvre.

Dans la perception des revenus, le demandeur peut soumettre des paiements par erreur qui nécessiteront un remboursement. Les motifs pour les remboursements varient d’un cas à l’autre et ils peuvent être initiés par le CTD, dans le cas d’un trop-perçu, ou par le demandeur, dans le cas d’un changement de service. Nous remarquons que le processus de remboursement au moment de notre vérification est différent du processus en place au moment de l’évaluation financière menée en 2003. Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné les contrôles sur ce processus au CTD-M. Au CTD-M, les remboursements sont généralement traités par le CTD, et le paiement est émis par l’AC, à Ottawa. Dans ce scénario, le personnel du CTD examine la demande pour s’assurer qu’il existe une raison suffisante pour émettre un remboursement et qu’un remboursement n’a pas déjà été émis. Ce processus est effectué par le personnel de traitement habilité à autoriser un remboursement (aux termes de l’article 20 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Une fois le remboursement approuvé par le personnel de traitement du CTD, le personnel administratif du CTD autorise le paiement et les Finances de l’AC émettent le paiement au client.

Dans le traitement des demandes de remboursement, nous nous attendions :

• à ce qu’une vérification du bien-fondé du remboursement soit faite;
• à ce qu’une vérification que le remboursement n’avait pas déjà été effectué soit faite;
• à ce que le remboursement soit autorisé par une personne habilitée.

Au cours du dernier trimestre de 2007, le CTD-M a effectué 2 979 remboursements, parmi ceux-ci 360 ont été effectués en raison de la réduction des frais relatifs au droit de résidence permanente et, en conséquence, ont été exclus de la présente vérification. Les remboursements effectués au cours de cette période sont résumés dans le Tableau 4 ci-dessous. Nous avons également constaté qu’au moment de la vérification, la délégation du pouvoir d’autoriser un remboursement avait été donnée à 62 membres du personnel au CTD. Tous ces cas étaient conformes à la charte de délégation de pouvoirs du Ministère.

Dans le cadre de la vérification des contrôles en place relativement aux remboursements, nous avons pris un échantillon statistique aléatoire (intervalle de confiance : 95 %; taux d’erreurs : 1 %; marge d’erreur : 3 %) de 43 remboursements émis au cours de cette période pour nous assurer que le CTD traitait les remboursements adéquatement. Nous avons constaté que tous les remboursements étaient conformes.

En conséquence, nous concluons que des contrôles adéquats étaient en place pour la perception des revenus au CTD-M.

Annexe A – Organigramme sommaire du CTD-Mississauga

(en date du 27 sept. 2007)

Version texte : Organigramme

Annexe B – Critères détaillés de la vérification

Champ d’enquête 1 – Gestion

La mesure dans laquelle les contrôles de gestion concernant l’administration financière en place au CTD-M sont conformes au Cadre de contrôle interne de la comptabilité sera évaluée en utilisant les critères suivants :

• La responsabilisation financière est maintenue au CTD-M :
  • Les pouvoirs délégués au CTD-M sont conformes aux pouvoirs délégués tels que délégués par le sous-ministre.
  • Les budgets sont adéquatement examinés et surveillés pour appuyer la décharge des pouvoirs délégués.
• Des procédures sont en place pour appuyer les lettres de déclaration périodiques présentées par le CTD-M :
  • Une surveillance et un examen adéquats des dépenses, des recettes et des transactions financières sont effectués pour appuyer les déclarations périodiques.
  • Des lettres de déclaration périodiques sont émises par le CTD-M conformément aux exigences ministérielles.

Champ d’enquête 2 – Gestion des dépenses

La mesure dans laquelle les pratiques de gestion des dépenses du CTD-M sont conformes au Cadre de contrôle interne de la comptabilité sera évaluée en utilisant les critères suivants :

• Engagement de la procédure – des contrôles adéquats sont en place pour assurer la conformité avec l’article 32 de la LGFP pour les dépenses au CTD-M :
  • Les dépenses anticipées sont engagées au moment où la décision d’achat est prise.
  • Les engagements et les ajustements des engagements doivent être approuvés par une personne qui jouit du pouvoir délégué approprié.
  • Un examen périodique de la balance des crédits disponibles est effectué en utilisant le rapport sur les fonds du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) pour s’assurer que les engagements futurs ne devraient pas excéder les fonds alloués.
• Vérification des comptes – des contrôles adéquats sont en place pour s’assurer de la conformité à l’article 34 de la LGFP en ce qui concerne les dépenses au CTD-M :
  • Les demandes de paiement sont examinées pour s’assurer de l’admissibilité du paiement.
  • Les personnes approuvant le paiement des dépenses ont les pouvoirs délégués appropriés.
• Approbation des paiements – des contrôles adéquats sont en place pour s’assurer de la conformité avec l’article 33 de la LGFP pour les dépenses au CTD-M :
  • Les demandes de paiement ont été certifiées aux termes de l’article 34 et l’autorisation de l’émission du paiement conformément aux dispositions de l’article 33.
  • Toutes les entrées concernant les paiements sont documentées de façon appropriée.
  • Il y a un rapprochement quotidien des demandes de paiement présentées au receveur général pour l’émission de chèques au moyen du SIFM.
  • Il y a une surveillance adéquate pour s’assurer de l’exercice approprié des pouvoirs.

Champ d’enquête 3 – Gestion des recettes

La mesure dans laquelle les pratiques de gestion des recettes au CTD-M sont conformes au Cadre de contrôle interne de la comptabilité sera évaluée en utilisant les critères suivants :

• Des mesures de contrôle sont en place pour s’assurer de protéger les recettes du CTD :
  • L’accès est approprié et mis à jour pour refléter les changements organisationnels.
  • Les mesures de contrôle sont appropriées et tiennent compte de l’accès au compte, des tâches et des formes de paiement accepté.
• Des processus et des procédures sont en place au CTD pour s’assurer que les recettes sont perçues et enregistrées conformément à la politique ministérielle :
  • Des contrôles appropriés sont en place pour enregistrer le recouvrement des recettes.
  • Les fonds sont déposés quotidiennement conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics.
  • Le personnel connaît ses responsabilités en ce qui concerne l’enregistrement et la protection des recettes.
• Un examen adéquat des recettes perçues est effectué pour en empêcher le détournement :
  • Un rapprochement périodique est effectué entre le relevé bancaire et les reçus amassés.
  • Une surveillance périodique appropriée des recettes perçues est effectuée.

Annexe C – Auto-évaluation des contrôles

Objectif

L’objectif de l’auto-évaluation des contrôles est d’évaluer les processus du CTD pour déterminer la façon la plus efficace d’atteindre son objectif consistant à maintenir l’équilibre entre un traitement plus rapide et l’intégrité du programme. Un autre objectif de l’auto-évaluation des contrôles consiste à formuler des recommandations pour alléger les processus, identifier les risques et élaborer des contrôles appropriés d’atténuation.

Méthodologie

Une auto-évaluation des contrôles est une technique qui fait appel aux gestionnaires et au personnel pour l’auto-évaluation des processus de leurs activités et de leurs risques et contrôles associés, sous la supervision du vérificateur. La technique d’auto-évaluation des contrôles est très efficace et efficiente, car elle puise dans les connaissances et l’expérience des gestionnaires et du personnel pour l’auto-évaluation de l’à-propos et de l’efficacité des pratiques. Une auto‑évaluation des contrôles ajoute de la valeur en faisant participer les « responsables du processus » à l’amélioration de l’efficacité de leurs activités et à la conception et au maintien des systèmes de contrôle et de risque.

L’auto-évaluation des contrôles a inclus toutes les procédures opérationnelles touchant au traitement des demandes de parrainage. Elle a été menée par 10 participants du CTD-M et deux observateurs – un du CTD-Vegreville (CTD-V) et un du Centre des cartes de résident permanent à Sydney. Un atelier d’une demi-journée a eu lieu le 28 novembre 2007. Il a été demandé aux participants d’évaluer l’efficacité des processus et le risque associé à l’atteinte de leurs objectifs et d’identifier les contrôles internes conçus pour gérer ces risques. La dernière étape consistait pour les participants à élaborer des plans d’action pour aborder les inquiétudes et les risques cernés.

Résultats de l’auto-évaluation des contrôles

Réception des demandes – La principale question discutée concernait la reconnaissance du fait que les demandes incomplètes occasionnent des retards considérables dans le traitement. Le CTD-V a entrepris une enquête pour résoudre cette question et le résultat pourrait permettre d’éliminer une charge de travail considérable. Les gestionnaires au CTD-M feront un suivi sur les résultats de l’enquête.

Traitement des demandes – Généralement, les participants avaient le sentiment que les demandes pour les époux, enfants à charge et enfants adoptés sont traitées efficacement. Toutefois, les demandes pour les parents et les grands-parents font l’objet de retards considérables en raison de priorités de traitement concurrentes. À l’heure actuelle, il y a un délai de 25 mois pour le traitement de ce type de demande entre le moment où elle est reçue et le moment où elle est traitée. En raison de ce délai, les demandes nécessitent souvent de la documentation supplémentaire au moment où elles sont finalement traitées. Le CTD a discuté de la mise en place d’une section de triage pilote pour examiner l’efficacité potentielle d’une telle mesure et déterminer quels effets elle pourrait avoir sur les délais de traitement.

Section du service à la clientèle (SSC) – La SSC reçoit toutes les demandes de renseignement concernant les dossiers. En moyenne, en un mois, la SSC reçoit environ 800 demandes de renseignements. Les participants ont évalué les moyens d’améliorer l’efficacité à répondre à ces demandes de renseignements. Deux options ont fait l’objet de discussions : rotation du personnel à la SSC, et réorganisation de la fonction de la SSC de sorte qu’au lieu d’avoir une seule équipe pour traiter les demandes de renseignements, les membres des équipes de traitement traiteraient les demandes de renseignements pour leur équipe. Ces options seront explorées plus en profondeur après la mise en place de la section de triage pilote, qui a été considérée comme une priorité.

Conclusion

Dans l’ensemble, les participants de l’auto-évaluation des contrôles ont trouvés des opportunités d'améliorer l'efficacité des processus de leurs activités. La priorité du CTD est d’améliorer l’efficacité du traitement des demandes de parents et de grands-parents en mettant en œuvre un projet pilote de section de triage. L’amélioration de la rétroaction de la SSC sur le traitement des erreurs et la possible réorganisation de la fonction devraient également accroître l’efficacité des processus à plus long terme. La décision de ne pas répondre aux demandes de renseignements pendant la période de traitement affichée permettra de réduire de façon importante la charge de travail à la SSC, ce qui laissera davantage de temps pour le traitement. La mise en application de ces actions devrait aider le CTD à remplir son objectif d’effectuer un traitement plus efficace tout en maintenant l’intégrité du programme.

Annexe D : Calendrier de vérification

Planification de la vérification — Décembre 2007

Examen sur les lieux — Du 22 au 23 janvier 2008

Ébauche envoyée au CTD-M pour commentaires — 17 juillet 2008

Réponse de la direction — 29 juillet 2008

Rapport examiné par le Comité de vérification et approuvé par le Sous-ministre — 7 octobre 2008