Vérification du Programme d’aide au réétablissements (PAR)

Rapport de vérification
Citoyenneté et Immigration Canada
Direction générale de la vérification et de la divulgation internes
Octobre 2005

Table des Matières

• 1. Introduction
• 2. Objectifs de la vérification
• 3. Portée de la vérification
• 4. Méthode
• 5.Observations et recommandations
  • 5.1 Suivi du rapport du BVG
  • 5.2 Accords de contribution relatifs au PAR
  • 5.3 Soutien au revenu dans le cadre du PAR
• 6. Conclusions
• 7. Plan d’action de la direction

La Direction générale de la vérification et de la divulgation internes a réalisé un plan de vérification axé sur le risque pour Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), et le plan a révélé qu’une vérification de la pertinence des contrôles financiers et de gestion concernant les contributions qui servent à financer le Programme d’aide au réétablissement (PAR) était requise.

CIC offre de l’aide pour le réétablissement aux réfugiés au sens de la Convention outre-frontières et aux membres de la catégorie des personnes protégées à titre humanitaire outre-frontières qui sont admis au Canada en tant que réfugiés parrainés par le gouvernement. En 2004-2005, le budget du PAR atteignait 44 millions de dollars, et le Programme visait à aider chaque année 5 700 réfugiés parrainés par le gouvernement. Environ 80 % du financement versé dans le cadre du PAR est remis directement aux réfugiés parrainés par le gouvernement sous la forme de soutien du revenu. Le financement sert à soutenir le revenu d’un réfugié pendant une période allant jusqu’à un an ou jusqu’à ce qu’il devienne autonome, selon ce qui survient en premier. Dans des cas exceptionnels, l’aide peut être prolongée et durer jusqu’à 24 mois. Le reste du financement (20 %) couvre les coûts de fonctionnement des centres d’accueil du PAR et les services suivants :

• aller chercher le réfugié à l’aéroport ou au point d’entrée;
• lui offrir un logement temporaire, au besoin;
• l’aider à trouver un logement permanent;
• lui fournir des articles ménagers de base;
• lui donner des conseils financiers;
• lui assurer un accès continu à de l’aide s’il en a besoin.

La Direction générale des réfugiés de CIC gère la prestation de l’aide au réétablissement dans toutes les régions, sauf au Québec. Les accords de contribution conclus avec des fournisseurs de services (FS) sont habituellement gérés par les bureaux locaux, sauf dans la région de l’Ontario, où ils sont gérés par le bureau régional. Le soutien au revenu dans le cadre du PAR est géré par les bureaux locaux dans toutes les régions.

2. Objectifs de la vérification

La vérification visait à évaluer les éléments suivants :

• la pertinence des contrôles financiers et de gestion concernant les accords de contribution;
• la conformité avec les pouvoirs financiers énoncés dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
• le respect des critères ministériels de gestion du soutien au revenu, critères qui sont définis dans le guide sur le traitement des demandes au Canada intitulé Traitement au Canada des réfugiés au sens de la Convention outre-frontières et des personnes protégées à titre humanitaire outre-frontières, partie 2;
• le suivi des recommandations formulées par le vérificateur général dans la section 4 du rapport Les subventions et les contributions votées : la gestion des programmes publié en 2001.

3. Portée de la vérification

La vérification porte sur les progrès réalisés concernant les recommandations du vérificateur général, ainsi que sur la gestion des accords de contribution et de l’aide au revenu dans toutes les régions où le programme est exécuté. Nous avons examiné les accords de contribution conclus au cours de l’exercice 2004-2005 ainsi que les versements effectués dans le cadre du soutien au revenu du PAR entre le 1^er octobre 2004 et le 31 décembre 2004. Nous n’avons toutefois pas examiné le programme de prêts aux immigrants, puisque celui-ci fait l’objet d’une autre mission de vérification.

4. Méthode

La vérification a porté sur trois aspects : un suivi du rapport de 2001 du BVG, la gestion des accords de contribution, et l’intégrité de l’aide au revenu.

Dans le cadre du suivi des recommandations formulées par le BVG en 2001, on a interrogé des employés de l’administration centrale et des régions afin de connaître les mesures prises et d’obtenir des documents qui confirment l’information recueillie dans le cadre des entrevues. L’examen des dossiers entrepris dans le cadre de la vérification des accords de contribution a aussi permis à l’équipe de vérification de recueillir des renseignements qui confirment que des mesures de suivi ont été prises. Les deux critères utilisés pour le présent secteur d’intérêt sont les deux recommandations applicables du BVG.

Dans le cadre de la vérification des accords de contribution, on a examiné la gestion des accords afin de s’assurer qu’elle respectait les politiques et les mesures législatives. Le critère utilisé concernant ce secteur d’intérêt était la conformité avec la LGFP et la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. On a examiné les dossiers des quatre régions qui offrent le PAR. Comme il y a relativement peu d’accords conclus dans le cadre du PAR, on a aussi choisi un échantillon discrétionnaire d’accords conclus avec des FS en fonction de leur valeur financière. On a choisi les deux plus importants accords conclus avec des FS dans chaque région; ceux-ci représentaient plus de 50 % des fonds versés à des FS dans le cadre du PAR.

Dans le cadre de la vérification du soutien au revenu, on a examiné un échantillon de 42 dossiers de soutien au revenu provenant de sept centres locaux de citoyenneté et d’immigration. Le critère appliqué concernant ce secteur d’intérêt était la conformité des versements avec le guide sur le traitement des demandes au Canada et la LGFP.

Le travail de vérification sur le terrain s’est déroulé de janvier à mars 2005.

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et aux normes de vérification de l’Institut des vérificateurs internes.

5. Observations et recommandations

5.1 Suivi du rapport du BVG

Nous nous attendions à constater que le Ministère avait mis en oeuvre les recommandations du vérificateur général dans la mesure où elles s’appliquent au PAR. Deux recommandations s’appliquaient au PAR : dans tous les cas d’accords de contribution qui présentent des risques élevés, on devrait effectuer au moins une visite officielle sur place afin de surveiller les contrôles financiers et les activités des projets, et quand les FS offrent des services à plusieurs endroits, les plans de surveillance doivent faire en sorte que chaque endroit fait l’objet d’une surveillance au fil du temps. Aucun des accords de contribution faisant partie de notre échantillon ne se déroulait à plusieurs endroits.

Nous avons étudié huit accords de contribution et découvert que deux d’entre eux ne comportaient pas de plan de surveillance axé sur le risque. Dans le cas d’un des dossiers ne comprenant pas de plan, on n’avait effectué aucune surveillance financière ni surveillance des activités. Dans le cas de l’autre dossier, un examen financier avait été effectué. On traitera plus en détail des plans de surveillance axés sur le risque dans la section 5.2.

Les six accords de contribution qui incluaient un plan de surveillance axé sur le risque avaient mis en oeuvre ce plan, à l’exception d’un exercice de contrôle financier qui n’avait pas eu lieu. Un seul des six accords de contribution qui comprenaient un plan de surveillance présentait des risques élevés, et le dossier révélait qu’un contrôle adéquat avait été effectué.

5.2 Accords de contribution relatifs au PAR

Nous nous attendions à découvrir des mesures adéquates de contrôle des finances et de la gestion relativement aux accords de contribution examinés. De façon générale, nous avons examiné quatre aspects de l’administration des accords de contribution : la sélection des projets, l’approbation de l’accord, la surveillance des finances et des activités, et la conformité des versements. Ces critères d’évaluation sont tirés de la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et de la LGFP.

Nous avons constaté que les versements effectués dans le cadre des accords de contribution ayant fait l’objet d’un examen respectaient la LGFP.

(Section enlevée)

Recommandation n^o 1

La Direction générale des réfugiés devrait formuler des directives portant précisément sur la gestion des accords de contribution dans le cadre du PAR et décrivant les attentes envers les agents de programme ainsi que les recommandations du BVG et la politique du Conseil du Trésor.

Réaction

La Direction générale des réfugiés élaborera des directives portant précisément sur la gestion des accords de contribution dans le cadre du PAR. Les directives décriront les procédures d’appel de propositions, le processus d’examen et d’approbation des demandes, la signature et la modification des accords, le versement de paiements anticipés, la surveillance des accords, l’élaboration d’un plan de surveillance axé sur le risque et le processus de versement. Les directives reflèteront la politique du Conseil du Trésor ainsi que les recommandations du BVG et seront terminées d’ici la fin de l’exercice 2005-2006.

Recommandation n^o 2

La Direction générale des réfugiés devrait élaborer et diffuser des outils administratifs à l’intention des agents du PAR.

Réaction

La Direction générale des réfugiés entreprendra un examen des outils administratifs existants et les modifiera ou en créera de nouveaux, au besoin. Le personnel de première ligne recevra les directives à jour sur le programme d’ici la fin de l’exercice 2005-2006.

5.3 Soutien au revenu dans le cadre du PAR

Afin d’être en mesure d’évaluer le soutien au revenu dans le cadre du PAR, l’équipe de vérification a examiné un échantillon de versements de soutien au revenu afin de savoir s’ils respectaient les politiques et les mesures législatives. Les critères d’évaluation ont été établis en fonction de la politique ministérielle et de la LGFP.

De façon générale, nous avons constaté que les versements effectués respectaient la politique ministérielle, ce qui signifie que le bénéficiaire était admissible et que le montant versé était le bon. Dans le cas de quatre des 42 paiements, on ne disposait pas de preuve de la vérification des comptes.

Recommandation n^o 3

Les directives que formulera la Direction générale des réfugiés à l’intention du PAR devraient décrire clairement les pouvoirs financiers des agents du PAR.

Réaction

La Direction générale des réfugiés collaborera avec les agents des finances au Ministère (dans les régions et à l’administration centrale) afin de confirmer et de clarifier la politique de CIC et la LGFP concernant le versement de soutien au revenu dans le cadre du PAR. Comme on l’a mentionné ci-dessus, la Direction générale des réfugiés élaborera des directives portant précisément sur la gestion des accords de contribution dans le cadre du PAR et décrivant le processus de versement.

6. Conclusions

De façon générale, nous avons constaté que le programme de soutien au revenu dans le cadre du PAR faisait l’objet d’une gestion adéquate. Nous avons aussi constaté que les accords de contribution respectaient les pouvoirs financiers. (Section enlevée)

7. Plan d’action de la direction