Vérification des contrôles opérationnels aux
points d’entrée (d’après le rapport Tassé de
1996) — Rapport final

2.1.2 Suivi des problèmes de gestion

L’équipe de vérification a observé que les bureaux régionaux ou les PDE locaux prennent parfois des décisions qui divergent « techniquement » de la position nationale sur les contrôles opérationnels. Par exemple, certains points d’entrée de l’Ouest du Canada avaient choisi de ne pas utiliser le système de recouvrement des coûts SAP-PDE+ pour effectuer les transactions jusqu’à ce que la procédure soit « simplifiée ». Selon les responsables des points d’entrée en cause, les opérations étaient ainsi facilitées et ne nuisaient pas à une gestion responsable des deniers publics.

Ce n’est que récemment que certaines régions ont commencé à établir un processus de vérification et d’examen des opérations financières, c’est-à-dire des contrôles internes. Toutefois, au moment de la vérification, cette décision restait lettre morte.

Pour ce qui est du contrôle opérationnel des deniers publics et des formulaires contrôlés d’immigration, les régions n’ont que peu de latitude par rapport aux procédures établies au niveau national dans certains domaines. En effet, les deniers publics et les formulaires contrôlés d’immigration doivent être protégés, peu importe la taille des PDE.

L’équipe de vérification s’est rendu compte que certains contrôles opérationnels « ne fonctionnent » tout simplement pas aux petits PDE. Il est pratiquement impossible, en effet, de séparer les responsabilités s’il n’y a que quatre employés travaillant par quart. Cette impossibilité se fait particulièrement sentir au regard de la gestion des deniers publics.

À la section 2.3.3, « Futures initiatives de recouvrement des coûts », le Ministère est encouragé à envisager des ententes qui permettraient à l’ADRC de percevoir les frais exigibles au nom de CIC. Actuellement, trois points d’entrée situés dans deux régions différentes le font. L’une de ces ententes a été conclue au niveau local en 1996, et la deuxième au niveau régional, en décembre 2000. L’équipe de vérification approuve l’initiative, mais propose que cette action concertée ait une assise nationale. Déjà, CIC et l’ADRC discutent d’autres efforts de collaboration pour la perception des frais dans certaines régions. L’aide de l’ADRC à cet égard profiterait au Ministère en réduisant considérablement les responsabilités du préposé en matière de gestion des deniers publics pour les points d’entrée. Cependant, l’initiative ne peut être concrétisée que si CIC et l’ADRC ont leurs bureaux au même endroit.

En 1997-1998, il y a eu une étude approfondie du fonctionnement du Ministère aux points d’entrée et plus précisément sur des aspects entourant l’interrogatoire, la détermination du statut de réfugié, la facilitation des décisions, l’exécution de la loi et le contrôle. Le Groupe de travail sur les points d’entrée a préparé des documents de fond couvrant 33 sujets.

Du 11 au 13 octobre 2000 a eu lieu une conférence nationale sur les points d’entrée, la première du genre organisée par le Ministère depuis 1997. La conférence a réuni plus de 85 gestionnaires de l’administration centrale (AC) et des régions de même que des employés des points d’entrée et d’autres partenaires comme l’ADRC, les services d’immigration et de naturalisation des États-Unis et la GRC. Principaux sujets abordés : relations entre les régions et l’AC, protocole d’entente avec l’ADRC, vision de la frontière et autres partenariats, rationalisation et rentabilisation, équilibre entre facilitation et exécution de la loi.

Cette conférence de même que l’examen des activités des PDE ont couvert des problèmes nombreux et variés de ceux-ci, y compris migration accrue, traitement des demandes d’asile, recours à la force, hausse de la criminalité, regroupement des passagers dans les aéroports, fin de l’interrogatoire, évaluation du rendement et du service à la clientèle, renseignement, enfants disparus, patrouilles frontalières, pressions des entreprises, des compagnies aériennes et des autorités aéroportuaires pour un service plus efficace.

Au fil des ans, nombre de sujets influant sur les activités des PDE ont été discutés et examinés. Depuis le rapport Tassé, toutefois, il n’y a pas eu d’examen des pratiques liées aux contrôles opérationnels concernant la gestion des deniers publics et des formulaires contrôlés d’immigration. Ces deux points sont essentiellement des « résultats » des processus en vigueur aux points d’entrée, en ce sens qu’après le processus décisionnel, on remet à l’intéressé un document pour lequel il doit verser des frais exigibles et qui lui permet d’entrer au Canada. Services et administration expose d’ailleurs les politiques et les procédures relatives aux principaux formulaires contrôlés de l’immigration, aux insignes et aux uniformes. Le Manuel de la politique financière expose les politiques et procédures de gestion des deniers publics.

Les recommandations du rapport Tassé ont été rédigées à la lumière de la structure organisationnelle, en vertu de laquelle les groupes fonctionnels nationaux orientent le travail de divers groupes au pays. À l’AC, les groupes fonctionnels comme Finances et Administration établissent les politiques et la marche à suivre pour effectuer les contrôles opérationnels mentionnés plus haut.

Le rapport Tassé proposait que les groupes fonctionnels nationaux établissent des objectifs et politiques de contrôle opérationnel génériques et laissent aux gestionnaires des régions et des bureaux locaux le soin d’élaborer leurs procédures propres et détaillées. Les auteurs reconnaissaient qu’il s’agit là d’un équilibre délicat, d’envergure limitée, qui se déroule dans les régions. Quand l’AC énonce une directive, les bureaux régionaux transmettent le message et fournissent les conseils nécessaires à l’atteinte des objectifs du Ministère. Mais les vérificateurs ont constaté des différences de capacité à cet égard entre les bureaux régionaux.

Conclusion

L’équipe de vérification a relevé des faiblesses dans les contrôles opérationnels (abordées dans les sections ci-dessous). Certaines figuraient déjà dans le rapport Tassé de 1996, mais aucune mesure n’avait encore été prise au moment de la vérification visée par le présent rapport. Certaines politiques ont été révisées. C’est le cas du chapitre 6 de Services et administration concernant le programme de gestion des formulaires, qui aborde la question des formulaires contrôlés d’immigration.

Le rapport Tassé évoquait par ailleurs le rôle que le gestionnaire local ou régional devrait jouer dans l’élaboration et la définition des procédures de contrôle détaillées. Une chose est sûre : il doit y avoir des méthodes de contrôle détaillées, peu importe qui en a la paternité. Les gestionnaires des points d’entrée ont pour responsabilité de veiller à ce qu’il existe des contrôles.

<< Contenu | Précédent | Suivant >>