Vérification des contrôles opérationnels aux
points d’entrée (d’après le rapport Tassé de
1996) — Rapport final

2.2.1 Observations aux points d’entrée

Responsabilités liées aux formulaires contrôlés d’immigration

Partout au pays, les vérificateurs ont observé que la plupart des employés savaient l’importance de mettre les formulaires contrôlés d’immigration en lieu sûr, mais que les mesures de sécurité étaient parfois lacunaires. Il semble y avoir un écart entre théorie et pratique.

Dans la plupart des points d’entrée, les gestionnaires connaissaient la teneur du chapitre 6 de Services et administration. Toutefois, certains employés administratifs pourtant affectés à la commande et à la réception des formulaires contrôlés d’immigration, de même que certains agents d’immigration et superviseurs des points d’entrée, n’en savaient rien.

Nous avons constaté partout que personne ne sait avec certitude qui, au point d’entrée, est responsable et doit rendre compte, en bout de ligne, des formulaires contrôlés d’immigration.

Le chapitre 6 de Services et administration définit les responsabilités du poste d’agent de contrôle des formulaires (ACF). Tous les employés qui traitent les formulaires contrôlés d’immigration devraient en connaître la teneur.

À certains endroits, c’est la personne chargée des tâches administratives au bureau local ou au PDE qui commande et reçoit les formulaires contrôlés d’immigration. Une fois les formulaires sur place, un superviseur de quart ou un gestionnaire doit en assurer le contrôle.

Il faut établir clairement la responsabilité du contrôle de tous les formulaires contrôlés d’immigration. En un sens, les fonctions d’agent de contrôle des formulaires, qui dépassent et de loin le fait de commander et de recevoir les documents, devraient être réparties entre deux personnes, le commis aux finances et le gestionnaire.

Enregistrement des formulaires génériques contrôlés d’immigration

Nous avons constaté, dans toutes les régions à l’exception de l’Ontario et de trois bureaux des régions du Québec et de l’Atlantique, que (section enlevée).

Dans la plupart des bureaux, le registre des formulaires contrôlés d’immigration remplis à la main avant d’être délivrés était adéquat. Il est toutefois rare que les formulaires contrôlés d’immigration soient remplis à la main; dans certains bureaux, on a observé une seule occurrence par année.

Entreposage des formulaires contrôlés d’immigration

L’entreposage « à long terme » des formulaires contrôlés d’immigration est généralement satisfaisant, mais le rangement sur les lieux de travail présente des faiblesses, dont voici quelques exemples :

• formulaires contrôlés d’immigration à remplir à la main (utilisés lorsque le SSOBL ne fonctionne pas) (section enlevée)
• formulaires contrôlés d’immigration à remplir à la main dans une armoire verrouillée, (section enlevée)
• (section enlevée)

Dans certains endroits, nous avons observé un excellent contrôle des formulaires contrôlés d’immigration à remplir à la main tout comme des formulaires génériques.

Inventaire et rapprochement

Afin de connaître le nombre de formulaires contrôlés d’immigration qui ont été utilisés, il faut dresser régulièrement un inventaire et le comparer aux dossiers. Dans tous les bureaux, à l’exception de trois, nous avons observé :

• (section enlevée)
• (section enlevée)

Seuls des registres complets et exacts permettent pourtant de faire un rapprochement et de vérifier le nombre de formulaires contrôlés d’immigration qui ont été délivrés ou annulés. À la section 3.2(e) du chapitre 6 de Services et administration, qui porte sur les tâches de l’agent de contrôle des formulaires, on lit en effet : « Inscrire les formulaires contrôlés et préparer les inventaires annuels et trimestriels. ».

Imprimantes

Dans tout le pays, seules deux régions avaient des postes d’impression fermés (sécurisés). Le Ministère doit pourtant en généraliser l’usage, (section enlevée) dans ces imprimantes.

Dans un des bureaux visités, les formulaires IMM 1442 étaient retirés de l’imprimante et entreposés sous clé après les heures ouvrables, ce qui constitue une bonne mesure de sécurité.

Acheminement des formulaires contrôlés d’immigration aux secteurs opérationnels

S’agissant du transfert des formulaires contrôlés de l’immigration du bureau local ou du secteur administratif à un point d’entrée ou d’un point d’entrée à un autre, il est apparu que (section enlevée).

Toute personne qui effectue le transfert proprement dit doit parapher le registre, une mesure qui permet d’attribuer la responsabilité du transfert des formulaires.

Acheminement des formulaires contrôlés d’immigration aux bureaux secondaires

Certains des PDE visités sont responsables de bureaux secondaires. À deux endroits, nous avons constaté que le transfert des formulaires contrôlés d’immigration n’était pas enregistré (section enlevée).

Ailleurs, ces transferts au bureau secondaire étaient correctement enregistrés.

Formulaire IMM 1000 - Visa d’immigrant et fiche relative au droit d’établissement

Deux points d’entrée conservent des formulaires IMM 1000 parmi les stocks des formulaires contrôlés d’immigration.

L’usage des IMM 1000 dans un point d’entrée est exceptionnel, et ces formulaires devraient être détruits ou transférés à un bureau intérieur.

Stocks excédentaires de formulaires contrôlés d’immigration

À quelques points d’entrée, nous avons trouvé une quantité excessive de formulaires contrôlés d’immigration à remplir à la main. Il se trouvait ainsi plus de 4000 formulaires IMM 1097 dans un endroit où seulement une douzaine sont délivrés chaque année.

Les points d’entrée devraient évaluer leurs besoins pour apparier stocks et demande et détruire ou transférer les stocks excédentaires de formulaires contrôlés de l’immigration à remplir à la main.

Annulation et destruction des formulaires contrôlés d’immigration inutilisables

Nous avons observé ce qui suit :

• le numéro de série des formulaires contrôlés d’immigration détruits (section enlevée);
• aucun (section enlevée).

Au moment de la vérification, le module du SSOBL servant au suivi des documents annulés et supprimés venait tout juste d’être mis en place. Nous avons observé que ce ne sont pas tous les points d’entrée qui s’en servaient.

Recommandations

Il est recommandé ce qui suit aux régions et points d’entrée.

Recommandation 1 : Que tout le personnel connaisse les exigences du chapitre 6 de Services et administration.

Réponse de la direction

Plusieurs mesures, énoncées ci-dessous, ont été prises pour donner suite à cette recommandation.

Plan d’action

1A) Le contenu du chapitre 6 de Services et administration (principale source d’information sur la gestion des formulaires contrôlés à CIC) doit être explicité et mis à jour.

La Direction générale de la gestion et de la technologie de l’information (DGGTI) de CIC a modifié la teneur du chapitre, revu d’autres procédures similaires dans d’autres guides (Guide du PDE+, Guide de contrôle de l’immigration et un guide du MAECI) et soumis le tout à l’examen du Groupe de travail ministériel sur les formulaires contrôlés au printemps 2002. Une fois au point, en septembre 2002, le chapitre entier, avec instructions modifiées sur le contrôle des formulaires, a été affiché sur le site intranet du Ministère. Tout le personnel, y compris les employés des points d’entrée, a été invité par une note de service opérationnelle à se reporter aux nouvelles instructions.

1B) Surveillance par l’AC de la présentation des rapports trimestriels et annuels par les bureaux au Canada.

La DGGTI a affecté une personne à temps plein à l’obtention des rapports périodiques de tous les bureaux. Les résultats ont été excellents à l’hiver et au printemps 2002. Grâce au suivi exhaustif auprès des bureaux au Canada, pratiquement tous les rapports trimestriels ont été présentés selon le calendrier prévu.

Il s’agit d’un processus continu.

1C) Création du Groupe de travail ministériel sur les formulaires contrôlés, à représentation très diverse.

Deux réunions ont eu lieu depuis six mois, sous la présidence de la DGGTI. À la seconde, les modifications apportées au chapitre 6 de Services et administration et au chapitre 3 du Guide de contrôle de l’immigration ont été abordées. Les discussions ont aussi porté sur la nécessité d’officialiser les décisions stratégiques. Il s’agit là encore d’un processus continu et les membres du Groupe seront convoqués au besoin.

1D) La DGGTI vérifie auprès des agents de contrôle des formulaires (ACF) que les bureaux locaux exercent la surveillance qu’il faut et assurent la formation appropriée.

Recommandation 2 : Que les gestionnaires comprennent leurs obligations et leurs responsabilités ultimes à l’égard des formulaires contrôlés d’immigration.

Réponse de la direction

Les gestionnaires seront responsables des formulaires contrôlés qui se trouvent dans leurs bureaux, comme l’exige le chapitre 6 de Services et administration.

Plan d’action

La distribution de la version modifiée du chapitre 6 sera l’occasion d’un effort substantiel de communication avec tous les bureaux. La DGGTI fera paraître un article dans Visa, le bulletin des employés de CIC, décrivant les responsabilités de l’agent de contrôle des formulaires.

Recommandation 3 : Que la direction effectue une vérification et un suivi réguliers des registres des formulaires contrôlés et s’assure que ces derniers y sont bien consignés.

Réponse de la direction

Il y aura surveillance et suivi réguliers de l’usage et de la tenue des registres des formulaires contrôlés.

Plan d’action

3A) Renforcement du rôle des agents de contrôle des formulaires

Dans chaque bureau, l’agent de contrôle des formulaires (ACF) travaillera avec le personnel à assurer le respect des normes (formation et surveillance). L’ACF doit veiller à la tenue des registres dans les bureaux dont il a la responsabilité.

Il s’agit d’un processus continu; la version révisée du chapitre 6 de Services et administration a été publiée en septembre 2002.

3B) Surveillance des procédures locales de présentation de rapports par les ACF

Tous les bureaux consigneront l’information sur les formulaires appropriés (IMM 1334, IMM 5425 et IMM 5442). L’information sera comparée avec les données des registres et servira à la préparation des rapports trimestriels à la Direction de la gestion de l’information.

Il s’agit d’un processus continu.

3C) Suivi de la DGGTI auprès des ACF pour faciliter, conseiller et assurer le respect des normes

La DGGTI continue de veiller à ce que le chapitre 6 de Services et administration soit tenu à jour et détaille les méthodes à suivre pour tenir les registres et présenter les rapports trimestriels.

Il s’agit d’un processus continu.

Recommandation 4 : Que l’entreposage à court et à long termes soit plus sûr.

Réponse de la direction

Les faiblesses constatées relativement à l’entreposage à court terme des formulaires contrôlés seront résolues par les ACF travaillant avec le personnel des bureaux locaux.

Plan d’action

Le rapport de vérification indique que l’entreposage à long terme est généralement sûr. Comme il est écrit en 1A ci-dessus, la DGGTI gère le contenu du chapitre 6 de Services et administration (principale source des directives et lignes directrices sur la gestion des formulaires contrôlés à CIC). La nouvelle version précise la façon de gérer l’ensemble des formulaires entreposés avant leur utilisation. Il sera rappelé aux régions que les ACF jouent un rôle essentiel dans la surveillance du respect des normes d’entreposage dans les bureaux locaux.

Recommandation 5 : Que les stocks soient dénombrés régulièrement et que les décomptes soient comparés avec les inventaires.

Réponse de la direction

D’accord.

Plan d’action

Les ACF vont dresser des inventaires réguliers et comparer les données aux stocks réels de formulaires contrôlés dans les bureaux dont ils sont responsables. Les bureaux ont également pour directive de ne pas commander de formulaires pour plus de (section enlevée). La DGGTI va surveiller les méthodes qui président à la prise d’inventaire et demander les inventaires régulièrement.

Il s’agit d’un processus continu.

Recommandation 6 : Que les bureaux utilisent des imprimantes sécurisées pour imprimer les IMM 1442.

Réponse de la direction

D’accord. Des imprimantes dotées d’une fonction d’entrée intégrale du document seront utilisées là où l’on imprime des formulaires contrôlés.

Plan d’action

Depuis l’instauration des documents d’entrée génériques (IMM 1442), qui sont toujours imprimés au moyen du SSOBL, l’administration centrale exige des régions que les imprimantes soient enfermées dans une armoire ou dans une pièce verrouillée et d’accès restreint.

Des armoires fermées seront acquises pour loger les imprimantes et les réserves de formulaires contrôlés dans les aires non sécurisées.

Un inventaire trimestriel sera soumis à notre agent de gestion des formulaires.

Recommandation 7 : Que les formulaires d’immigration soient transférés de manière appropriée d’un lieu à un autre.

Réponse de la direction

Les méthodes de transfert sont définies au chapitre 6 de Services et administration.

Plan d’action

Selon le chapitre 6, le transfert des formulaires est une procédure d’urgence. Le bureau expéditeur (section enlevée).

Recommandation 8 : Que les formulaires contrôlés d’immigration requis se trouvent sur place.

Réponse de la direction

Les méthodes de prise d’inventaire seront surveillées.

Plan d’action

Les ACF dresseront régulièrement un inventaire et compareront ce dernier avec les stocks réels dans les bureaux dont ils sont responsables. La DGGTI compte surveiller les méthodes de prise d’inventaires et exiger la présentation régulière de ces derniers.

Processus continu.

Recommandation 9 : Que tous les formulaires contrôlés annulés et supprimés soient consignés et détruits de manière appropriée et que deux personnes assistent à la destruction.

Réponse de la direction

D’accord.

Plan d’action

Conformément aux directives du chapitre 6 de Services et administration, la DGGTI rappellera aux ACF que les numéros de série de tous les formulaires détruits doivent être consignés sur le formulaire IMM 5448, et que deux agents doivent assister à la destruction avant de signer le formulaire IMM 5448. Une copie de l’IMM 5448 doit être envoyée à la DGGTI.

Tous les bureaux recevront des instructions détaillées sur la destruction des formulaires.

Nota : Le personnel de la DGGTI prévient les autorités compétentes de la Région internationale et des régions canadiennes, le directeur et le directeur général ainsi que le directeur général de la région concernée dès que la surveillance des méthodes de gestion des formulaires contrôlés et de présentation des rapports sur leur utilisation et leur destruction révèle un manquement aux exigences énoncées dans le chapitre 6 de Services et administration.

Processus déjà effectué en partie et continu.

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