Vérification des contrôles opérationnels aux
points d’entrée (d’après le rapport Tassé de
1996) — Rapport final
2.2.4 Contrôles administratifs
Initiatives
Il convient de souligner que la région de l’Ontario vérifie les procédures relatives aux formulaires contrôlés d’immigration en marge des vérifications sur le terrain. En 1998, en effet, la région a confié cet examen à la firme KPMG pour trois bureaux. Après l’examen, au printemps 2000, les Services financiers, administratifs et informatiques ont présenté un plan d’action au comité de gestion régional de l’Ontario. Les vérificateurs ont appris qu’une unité responsable de la sécurité serait mise sur pied d’ici 2002-2003 dans la région, le but étant de lui faire jouer un rôle actif dans le contrôle des formulaires contrôlés d’immigration.
L’initiative ontarienne a donné lieu à certaines activités à l’échelle nationale, comme la révision du chapitre 6 de Services et administration et l’obligation d’inscrire dans le SSOBL tous les documents annulés et supprimés. À l’échelle régionale, des imprimantes sécurisées ont été achetées et installées.
Pratiques exemplaires - Inventaire dans les points d’entrée
Le chapitre 6 de Services et administration et les responsabilités dont il est assorti sont peu compris dans les points d’entrée à travers le pays.
L’équipe de vérification tient toutefois à souligner que le bureau local du Sud de l’Ontario s’est doté d’un bon système de contrôle à cet égard. Le bureau s’est doté d’une procédure interne de gestion des formulaires contrôlés. Le document reprend les principaux points du chapitre 6 de Services et administration et les adapte aux activités de la région. On y trouve même des modèles facilitant l’inscription des formulaires IMM 1442 aux points d’entrée.
Le bureau dresse un inventaire annuel des stocks des principaux formulaires génériques contrôlés d’immigration et un inventaire (section enlevée) des principaux formulaires contrôlés à remplir à la main. Les trois PDE font état du compte de formulaires par (section enlevée) au bureau de l’administration régionale, qui compare ces données à ses dossiers.
Il s’agit là de bonnes méthodes, à communiquer aux autres bureaux du pays.
Pratiques exemplaires - Inventaire des bureaux secondaires
Au printemps 2000, deux points d’entrée ayant la responsabilité de bureaux secondaires ont demandé à ces derniers de dresser l’inventaire de tous les formulaires contrôlés d’immigration à remplir à la main sur place. L’inventaire a été (section enlevée) aux points d’entrée, qui ont fait le rapprochement avec leurs dossiers.
Les vérificateurs ont souligné l’exemplarité de la méthode et l’importance d’un inventaire annuel dans les bureaux secondaires.
Base de données nationale des formulaires contrôlés d’immigration
Comme il a été dit et redit plus haut, la seule façon de contrôler les numéros des formulaires IMM 1442 est d’enregistrer les numéros BB au moment de la délivrance des documents. Le moment serait bien choisi pour le Ministère d’envisager la création d’une base de données nationale pour suivre la trace des IMM 1442 et des autres formulaires contrôlés d’immigration, depuis leur impression jusqu’au moment où ils sont utilisés ou détruits.
Recommandation 10 : Que le Ministère ait une base de données unique pour tous les formulaires contrôlés d’immigration.
Réponse de la direction
Il n’existe pas actuellement de procédé automatique pour
vérifier la manutention des documents par le fournisseur des services
d’entreposage (section enlevée) et par CIC. (section enlevée)
envoie un rapport mensuel détaillé à la DGGTI (niveau
de stocks, usage par formulaire, usage par centre de fonds, date d’expédition,
nombre de commandes). CIC et (section enlevée) communiquent régulièrement
ensemble en cas de difficulté. Un contrat a été signé
en juillet 2002 (qui évoque d’ailleurs un projet de base de données
en ligne). Il s’agit d’un processus continu. En outre, il y a eu vérification
des stocks de formulaires contrôlés à l’entrepôt
(section enlevée).
La DGGTI a créé le Comité ministériel responsable
de l’inventaire des formulaires contrôlés, qui s’est réuni
en février et en avril 2002 pour dresser un plan d’action afin
de donner suite aux recommandations du rapport de vérification.
Ce groupe a étudié les pratiques et les procédures
et les instructions données au personnel de CIC pour la distribution,
l’entreposage et l’usage des formulaires contrôlés ainsi
que les méthodes de présentation de rapports sur l’usage
et la destruction des formulaires contrôlés à CIC.
On étudie en outre la possibilité d’une base de données unique contenant les numéros de série et les détails de tous les principaux formulaires contrôlés expédiés depuis les dix dernières années. La base ne renseignerait toutefois pas sur l’état (rempli, détruit, perdu ou volé) de chaque formulaire de contrôle.
Sous réserve de fonds supplémentaires, il est suggéré d’ajouter au Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI) un module de suivi des documents qui renseignerait sur l’état des formulaires contrôlés. Le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) comporte déjà un module de suivi des documents contrôlés. Celui du STIDI ne sera certainement pas prêt avant 2003-2004.
On a aussi envisagé la possibilité de saisir les données de l’entrepôt dans une base de données de CIC avec renvois au STIDI et au SSOBL. Ce n’est toutefois pas possible puisque les numéros de série des formulaires contrôlés ne sont pas saisis dans le SSOBL ni dans le STIDI. La saisie manuelle des numéros de série de tous les formulaires à mesure de leur impression serait très exigeante en main-d’oeuvre, sans compter le très grand risque d’erreur. Autre obstacle : le fait que les formulaires et les imprimantes se trouvent dans des aires sécurisées, difficilement accessibles. L’utilisateur qui demande l’impression du formulaire n’a pas nécessairement accès à cette aire.
Un membre du personnel a été affecté spécifiquement au suivi des rapports périodiques imposés aux bureaux de CIC au Canada et à l’étranger en ce qui concerne les formulaires contrôlés. Cette personne doit s’assurer que les bureaux présentent bel et bien les rapports sur les formulaires contrôlés.
La DGGTI a modifié les instructions au personnel sur la distribution, l’entreposage, l’utilisation et la destruction des formulaires contrôlés (chapitre 6 de Services et administration) et les méthodes de présentation des rapports en cas d’incompatibilité (chapitre 3 du Guide de contrôle de l’immigration).
Plan d’action
Pour donner suite à cette recommandation, le comité a approuvé la nomination d’un agent de contrôle des formulaires (ACF) dans chaque bureau. La DGGTI tient une liste des ACF et veille à ce que l’agent de chaque bureau connaisse ses responsabilités, dont la présentation de rapports trimestriels sur l’état des formulaires. Grâce à la surveillance déjà exercée, la DGGTI était en mesure de dire qu’au dernier trimestre, par exemple, seuls 12 des 170 bureaux n’avaient pas présenté de rapport. Parmi les motifs invoqués : ressources insuffisantes et autres priorités.
Nota : Nombre des exigences et processus évoqués ci-dessus seront inclus dans le module de gestion des relations avec la clientèle du SMGC.
Enfin, CIC a rencontré les représentants du (section enlevée) en décembre 2002 pour discuter exigences et processus.
- Date de modification :
