Vérification des contrôles opérationnels aux
points d’entrée (d’après le rapport Tassé de
1996) — Rapport final

2.3.5 Observations aux points d’entrée

Système de collecte de données exportables (SCDE) dans les points d’entrée

Tous les sites de l’Ontario et des Prairies, l’aéroport international de Vancouver et l’aéroport de Dorval utilisaient le SCDE, qui ne se trouve dans aucun autre des bureaux visités. Comme le SCDE garantit le dépôt immédiat des fonds dans le compte bancaire du gouvernement du Canada pour toute transaction avec carte de crédit ou de débit et qu’il réduit la somme des liquidités conservées dans les bureaux, il y a lieu d’en généraliser l’usage.

Séparation des responsabilités

Dans différents endroits, nous avons pu observer que :

les agents d’immigration exécutent les transactions SAP-PDS sur l’ordinateur du caissier, inscrivent le mot de passe du caissier et déposent les fonds dans le tiroir-caisse;
les commis aux Finances inscrivent les transactions dans le SAP-PDS et sont eux-mêmes responsables du dépôt.

À notre avis, nul employé ne devrait utiliser le mot de passe d’un autre pour traiter une transaction. Par ailleurs, la perception de l’argent et la préparation du dépôt sont deux tâches distinctes qui devraient être effectuées par deux personnes différentes dans la mesure du possible.

Dédoublement des efforts et « Point »

À l’aéroport international Pearson, certains caissiers désignés (appelés commis de quart), s’éloignent souvent de leur poste de travail pour travailler au « Point », c’est-à-dire diriger vers les services d’immigration les passagers envoyés par l’ADRC pour un deuxième interrogatoire, qu’effectue un agent d’immigration. Les agents d’immigration traitent les transactions de recouvrement des coûts de la façon suivante : ils perçoivent l’argent du client, délivrent un reçu officiel rempli à la main, remettent les fonds au commis de quart (soit en personne, soit en le glissant dans le tiroir-caisse), puis le commis de quart inscrit la transaction dans le SAP-PDS.

Le travail au « Point » entraîne souvent un dédoublement inutile des efforts. Même si elle fait partie de la description de travail du commis de quart, il faudra envisager de la confier à une autre ressource.

Combinaisons

Dans quelques points d’entrée, nous avons constaté que tous les employés connaissaient la combinaison du coffre-fort ou avaient accès au coffre-fort de dépôt provisoire. C’est pratiquement inévitable dans les bureaux plus petits; mais dans certains cas, 25 personnes avaient accès au coffre-fort. En fait, l’accès au coffre-fort ou au coffre-fort de dépôt provisoire devrait être restreint le plus possible.

Par ailleurs, dans deux bureaux, nous avons observé que les combinaisons n’étaient pas changées régulièrement. Elles devraient pourtant l’être, surtout après le départ d’un employé.

Gestion de l’encaisse

Dans trois points d’entrée, le dépôt n’était pas (section enlevée). Or, il devrait être fait au moins (section enlevée). Dans un des points d’entrée, où l’effectif est restreint, les dépôts étaient faits à peu près (section enlevée)-. La procédure de ce site veut que le superviseur de quart et un employé comptent l’argent ensemble. Or, les quarts de ces deux personnes coïncident rarement et il leur est donc difficile de faire le dépôt. Il est arrivé en outre que le superviseur de quart se voit restreindre l’accès au SAP et soit forcé de demander l’aide du bureau régional pour fermer sa caisse.

Procédures relatives au fonds de caisse

Dans certains PDE, les vérificateurs ont constaté que :

Le fonds de caisse n’avait pas été compté le matin et que personne n’avait signé le registre au moment où le commis des Finances faisait le dépôt;
Le registre du fonds de caisse ne portait pas toujours les initiales de la personne responsable à côté du montant d’argent transféré;
Le fonds de caisse n’était pas recompté au début du quart.

Seuls les employés qui utilisent le fonds de caisse devraient signer le registre. Pour mieux rendre compte d’un fonds, la personne qui le compte devrait inscrire ses initiales dans le registre. Comme le personnel change constamment, il importe que le fonds de caisse soit compté au début de chaque quart.

Dans un point d’entrée, il arrivait que huit agents d’immigration différents effectuent des fonctions de recouvrement des coûts pendant un quart de travail croisé. Comme il n’était pas possible que chacun d’eux ait son propre fonds de caisse, ce point d’entrée avait établi un fonds de caisse commun. L’équipe de vérification a toutefois noté que rien n’indiquait qui utilisait le fonds de caisse.

En pareilles circonstances, et si le fonds de caisse sert à rendre la monnaie au client, il devrait y avoir un registre où les agents inscriraient leurs initiales, le montant « utilisé » et la date.

Sécurité des actifs

Dans certains sites, les transactions de recouvrement des coûts étaient pratique courante pour les agents d’immigration. Ils auraient toutefois dû ranger l’argent et les documents dans le coffre-fort de dépôt provisoire. Or, nous avons constaté que l’actif financier n’était pas toujours protégé efficacement comme en témoignent certaines faiblesses observées en la matière.

Les fonds de caisse et l’argent sont conservés dans un tiroir-caisse, dont la clé est souvent laissée dans la serrure, ou est accessible à tous les employés.
Il n’y a pas de feuille à signer pour le transfert interne d’argent.
Il n’y a pas de registre pour le coffre-fort de dépôt provisoire.
Le coffre-fort de dépôt provisoire n’est pas toujours ouvert en présence de deux personnes.
Les fonds ne sont pas comptés devant témoin.
Les reçus officiels remplis à la main ne sont pas rangés en lieu sûr.
Personne n’est directement responsable des reçus officiels à remplir à la main.
Il n’y a pas de registres à signer au moment de prendre ou de remettre le livret de reçu.
Personne ne vérifie si les reçus ont été bien remplis (la vérification permettrait de s’assurer que les copies annulées restent dans le livret; et la copie du bureau doit d’ailleurs être laissée dans le livret aussi).
Il n’y a aucune vérification aléatoire de la consignation dans le SAP/POS des reçus officiels remplis à la main.

Ces lacunes pourraient faire en sorte que des fonds soient perdus sans qu’il soit possible d’expliquer comment.

Sécurité aux points d’entrée

En règle générale, un bon périmètre de sécurité semble établi dans les points d’entrée visités, mais nous avons relevé quelques faiblesses à corriger.

(section enlevée)

Recommandation 12 : Les régions devraient faire en sorte que tous les bureaux disposent du SCDE si possible.

Si, comme il est recommandé plus haut — et là où la situation le justifie —, CIC prend des dispositions pour que le caissier de l’ADRC assume la perception des frais, un certain nombre des lacunes énumérées ci-dessus se trouveront corrigées. Toutefois, si CIC décide de conserver la responsabilité du traitement des liquidités, les régions et les points d’entrée devraient :

séparer les fonctions dans la mesure du possible, sous réserve des limites de personnel;
éliminer le partage de mots de passe;
libérer les commis de quart des services au « Point » pour qu’ils puissent se consacrer à leurs fonctions de caissier;
changer régulièrement les combinaisons;
faire les dépôts en temps opportun;
instaurer des méthodes appropriées de gestion du fonds de caisse;
protéger les biens (fonds de caisse, argent, reçus officiels remplis à la main).

Réponse de la direction

D’accord.

Plan d’action

La meilleure solution serait de collaborer avec l’ADRC. Toutefois, là où cette collaboration est impossible, on mettra en oeuvre le SCDE ou d’autres moyens d’accepter les paiements électroniques.

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