Vérification de la gouvernance dans la région des prairies et des territoires du nord

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Octobre 2010

Table des Matières

• Acronymes
• Sommaire
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Objectifs de la vérification
  • 1.3 Critères de la vérification
  • 1.4 Évaluation du risque
  • 1.5 Portée de la vérification
  • 1.6 Méthodologie de la vérification
• 2.0 Conclusions de la vérification
• 3.0 Observations et recommandations
  • 3.1 Processus de gouvernance
  • 3.2 Gestion du risque
• Annexe A : Organigramme de la Région des Prairies et des Territoires du Nord
• Annexe B : Sommaire de la productivité de la Région des Prairies et des Territoires du Nord comparativement au réseau de CIC
• Annexe C : Critères détaillés pour la vérification
• Annexe D : Structure des comités de la Région des Prairies et des Territoires du Nord
• Annexe E : Composition des comités
• Annexe F : Plan d’action de la direction
• Annexe G : Calendrier de la vérification

acronymes

Sommaire

Le plan de vérification axé sur le risque 2009‑2010 de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) comprenait une vérification de la gouvernance dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord. Cette vérification a surtout porté sur le cadre de gouvernance et les processus de gestion du risque en place. La Région des Prairies et des Territoires du Nord a été choisie par suite de notre analyse des facteurs de risque opérationnels dans l’optique d’une vérification. Le travail de vérification sur place a été effectué du 22 au 24 mars 2010.

La vérification a été menée dans le but de se conformer à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et aux normes de pratique professionnelle de l’Institute of Internal Auditors.

CIC est responsable du traitement des demandes d’étrangers qui souhaitent séjourner temporairement au Canada ou s’y établir en permanence et de la sélection de ceux qui pourront le faire; sa responsabilité est aussi d’aider les nouveaux arrivants à s’adapter à la société canadienne et à devenir citoyens du Canada. Le Secteur des opérations est chargé, par l’entremise du sous‑ministre adjoint des Opérations, de l’exécution des programmes de CIC. La Région des Prairies et des Territoires du Nord est l’une des cinq régions intérieures du Secteur des opérations de CIC qui s’occupe de l’exécution des programmes.

La vérification visait à évaluer la pertinence du cadre de gouvernance et des processus de gestion du risque de la Région, et a donc porté sur deux secteurs d’intérêt : d’une part, les processus de gouvernance (régie et orientation stratégique, responsabilisation, valeurs et éthique, et résultats et rendement), et d’autre part les processus de gestion du risque.

L’équipe de vérification a conclu que le cadre de gouvernance et les processus de gestion du risque de la Région étaient adéquats pour l’administration de ses activités. Le cadre de gouvernance de la Région répondait aux attentes, tandis que les processus de gestion du risque n’y répondaient que partiellement. L’équipe a ainsi relevé certains secteurs où il y aurait lieu de renforcer les pratiques et les processus.

Les vérificateurs recommandent que le directeur général régional (DGR) :

• veille à ce que l’intranet contienne toute l’information pertinente et utile pour le personnel régional;
• veille à ce que les plans de travail opérationnels et le plan d’activités puissent s’appuyer sur des indicateurs de rendement clairement définis et applicables;
• veille à ce que soit mis en place un mécanisme de suivi et de production de rapports sur l’état des plans de travail opérationnels et du plan d’activités;  
• consigne le processus de gestion du risque de la Région, y compris sur les principaux risques, ainsi que sur les activités de surveillance et les examens en cours, dans le cadre du processus de planification et d’affectation des ressources.

Le rapport qui suit contient des observations et des recommandations détaillées. Les réponses et le plan d’action de la direction, de même que les dates de mise en œuvre proposées de la recommandation sont également fournis.

1.0 Introduction

Le plan de vérification axé sur le risque 2009‑2010 de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) comprend la réalisation de vérifications de la gouvernance. Ces vérifications portent surtout sur le cadre de gouvernance et les processus de gestion du risque en place. La Région des Prairies et des Territoires du Nord a été choisie par suite de notre analyse des facteurs de risques opérationnels du point de vue d’une vérification. Le travail de vérification sur place a été effectué du 22 au 24 mars 2010.

1.1 Contexte

En 2003, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a mis en place le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) dans le but de fournir une base aux discussions bilatérales entre les administrateurs généraux et le Secrétariat du Conseil du Trésor afin qu’ils puissent déterminer d’un commun accord les problèmes de gestion à traiter en priorité. Le cadre précise les attentes envers la direction relativement aux moyens à mettre en œuvre pour obtenir les résultats escomptés. Ainsi, la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation de CIC utilise les composantes du CRG comme fondement de ses critères de vérification.

1.1.1 Au sujet du Ministère

CIC est responsable du traitement des demandes de résidence temporaire ou de résidence permanente et de la sélection des résidents temporaires et permanents; il a aussi la responsabilité d’aider les nouveaux arrivants à s’adapter à la société canadienne et à devenir citoyens du Canada. Les principales lois habilitantes du Ministère sont la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration (1994), la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR, 2002) et la Loi sur la citoyenneté (1977). Le Secteur des opérations est chargé, par l’entremise du sous‑ministre adjoint des Opérations, de l’exécution des programmes de CIC. La Région des Prairies et des Territoires du Nord est l’une des régions intérieures du Secteur des opérations de CIC qui ont la responsabilité de l’exécution des programmes. Au Canada, cette responsabilité vise six secteurs d’activité : le programme d’immigration, le programme des résidents temporaires, le programme des réfugiés, le programme d’intégration, le programme de citoyenneté et le programme du multiculturalisme. Tous ces programmes sont présentés plus en détail dans les sections suivantes.

1.1.1.1 Programme d’immigration

Résidents permanents

Aux termes de la LIPR, une personne peut présenter depuis le Canada sa demande de résidence permanente si elle fait partie de l’une des quatre catégories suivantes : aides familiaux résidants, titulaires de permis, personnes protégées, et époux et conjoints de fait.

Tout étranger qui se trouve au Canada et ne satisfait pas aux critères d’admissibilité de l’une ou l’autre des quatre catégories de résidents permanents, ou qui est frappé d’interdiction de territoire, peut demander à être exempté des exigences législatives ou réglementaires pour des circonstances d’ordre humanitaire.

Les demandes de résidence permanente au Canada sont présentées au Centre de traitement des demandes de Vegreville (CTD-V). Si le CTD-V ne peut traiter un cas ou rendre une décision sur un dossier, il l’achemine à un bureau local de CIC dans l’une des cinq régions intérieures pour traitement en vertu de critères particuliers. Dans la plupart des cas, les frais sont acquittés par les demandeurs lorsqu’ils expédient leur demande au CTD, mais les bureaux locaux acceptent les paiements en espèces, par carte de crédit ou par mandat.

Immigration des gens d’affaires – Programme des entrepreneurs

La catégorie de l’immigration des gens d’affaires compte trois programmes distincts : travailleurs autonomes, investisseurs et entrepreneurs. Le programme des entrepreneurs est le seul des trois à avoir des répercussions dans les régions intérieures. La sélection des entrepreneurs s’effectue à l’étranger, tandis que le contrôle des conditions qui leur sont imposées est confié aux bureaux des régions intérieures. Les entrepreneurs obtiennent la résidence permanente, mais doivent satisfaire pendant au moins un an aux conditions qui leur sont imposées. Une fois ces conditions respectées, il appartient aux entrepreneurs d’en demander l’annulation.

Actuellement, des contrôles sont effectués, au Canada, tant sur des demandes présentées avant l’entrée en vigueur de la LIPR que sur des demandes présentées après. Les personnes dont les dossiers ne sont pas soumis à la LIPR disposent de deux ans pour satisfaire aux conditions; les autres ont trois ans pour le faire.

Carte de résident permanent

Depuis l’entrée en vigueur de la LIPR, le 28 juin 2002, les nouveaux résidents permanents du Canada obtiennent une carte de résident permanent (carte RP) dans les semaines qui suivent leur admission à titre de résidents permanents. Les nouveaux immigrants sélectionnés en vertu de la LIPR passent automatiquement au traitement visant la délivrance d’une carte RP dans le cadre de leur demande de résidence permanente. Les résidents permanents admis avant l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi (avant la LIPR) doivent présenter une demande de carte RP.

Les demandes de cartes RP sont acheminées, pour traitement, au CTD de Sydney (CTD-S), en Nouvelle-Écosse. La carte proprement dite est préparée par un centre distinct de production des cartes. Après traitement de la demande et production de la carte, celle-ci est expédiée directement au résident permanent, s’il s’agit d’un demandeur « post-LIPR », tandis que les cartes des demandeurs « pré-LIPR » et les cartes RP renouvelées sont acheminées au bureau local de CIC compétent, qui les remet aux clients. Les bureaux locaux de CIC dans les régions ont la responsabilité de remettre les cartes RP aux clients; ils s’occupent également des reprises de photographies et des corrections de signature dans le cas des cartes comportant des erreurs. Le CTD-S renvoie aussi des cas aux bureaux locaux pour qu’ils rendent une décision sur l’obligation de résidence, quand l’admissibilité du demandeur à la résidence permanente soulève des doutes et qu’un suivi doit être fait auprès du demandeur.

1.1.1.2 Programme des résidents temporaires

Résidents temporaires

La catégorie des résidents temporaires comprend les travailleurs temporaires, les étudiants, les visiteurs et les titulaires de permis de séjour temporaire. Une personne peut demander une prolongation ou une modification de son statut de résident temporaire au Canada au-delà de la période de séjour initialement accordée.

Les demandes de prolongation du statut de résident temporaire sont traitées par le CTD-V et seuls les cas exigeant des clarifications sont renvoyés aux bureaux locaux dans les régions.

1.1.1.3 Programme des réfugiés

Traitement des demandes d’asile au Canada

Une demande d’asile peut être présentée à tout point d’entrée ou à tout bureau de CIC au Canada. Quand la demande est présentée à un bureau intérieur, le rôle de l’agent de CIC consiste à établir si elle est recevable, c’est-à-dire si elle est admissible à une évaluation par la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). Puisque la décision définitive à l’endroit du demandeur est prise par la CISR et non par CIC, ce type de traitement s’appelle également « traitement initial des demandes d’asile », une forme de présélection des demandeurs d’asile pour la CISR.

Les agents de CIC transmettent les demandes recevables à la CISR, qui prendra une décision définitive, tandis que les dossiers des personnes dont la demande n’est pas recevable sont transmis à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) qui doit renvoyer ces personnes du Canada. Si la CISR en arrive à la conclusion qu’une personne a le statut de réfugié au sens de la Convention ou le statut de personne à protéger, son dossier est renvoyé à CIC, qui octroie la résidence permanente de la même manière que dans le cas de tout autre demandeur de résidence permanente.

Examen des risques avant renvoi

Le processus d’examen des risques avant renvoi (ERAR) est déclenché par l’exécution d’une mesure de renvoi par l’ASFC. L’agent de l’ASFC fait parvenir un avis d’ERAR à la personne visée par la mesure de renvoi, avec le formulaire de demande et l’adresse du bureau de CIC où la personne doit l’acheminer. Aucuns frais ne sont exigés pour le traitement des demandes d’ERAR.

L’ERAR permet d’évaluer le risque auquel une personne serait exposée si elle était renvoyée dans son pays. Aucune personne en attente de renvoi du Canada qui affirme être exposée à un risque de persécution, de torture ou de peines ou traitements cruels ou inusités, si elle est renvoyée dans le pays dont elle a la nationalité ou le pays où elle avait sa résidence habituelle, ne sera renvoyée sans que les risques n’aient d’abord été évalués.

Les agents d’ERAR ont la responsabilité d’évaluer le risque qu’implique le renvoi pour la personne. Si l’agent décide qu’il n’y a pas de risque, la personne est renvoyée. Si l’agent confirme qu’il y a un risque, la personne bénéficie de la même protection que celle qu’accorde la CISR.

1.1.1.4 Programme d’intégration

Le programme d’établissement a pour but d’offrir des services susceptibles d’aider les nouveaux arrivants au Canada à s’adapter. Ces services sont offerts par l’entremise d’ententes de contribution conclues avec des fournisseurs de services, et habituellement gérées par les bureaux locaux de Citoyenneté et Immigration Canada.

Le programme de réinstallation offre des services connexes, mais exclusivement aux réfugiés, et il est exécuté par l’entremise du Programme d’aide au réétablissement (PAR). Ce programme, qui vise à faciliter la réinstallation des réfugiés au Canada, est également mis en œuvre au moyen d’ententes de contribution avec des fournisseurs de services. Les services de réinstallation sont offerts dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, à l’exception du Québec.

En raison des accords conclus entre le gouvernement fédéral et certaines provinces, la mise en œuvre de ces programmes peut varier d’une région intérieure à l’autre. Les services d’établissement sont gérés par le Ministère dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, à l’exception du Québec, de la Colombie-Britannique et du Manitoba; ces trois provinces ont la responsabilité d’offrir ces services. La Colombie-Britannique et le Manitoba reçoivent du financement de CIC par l’entremise de modes optionnels de financement pour le programme d’établissement. Aux termes de ces accords, les provinces ont la responsabilité de la conception, de l’administration et de la prestation de services d’établissement pour les nouveaux arrivants sur leurs territoires respectifs. Des ententes ont déjà été conclues concernant les services d’établissement avec deux autres provinces (l’Ontario et l’Alberta), mais CIC y conserve la responsabilité de l’exécution du programme.

1.1.1.5 Programme de citoyenneté

Les demandes de citoyenneté et de preuves de citoyenneté sont deux secteurs d’activité importants du programme de citoyenneté. Les autres types de demandes comprennent les demandes d’enregistrement et de conservation de la citoyenneté, les demandes de répudiation de la citoyenneté et les demandes de réintégration dans la citoyenneté.

Les demandes de citoyenneté canadienne sont expédiées au CTD-S, qui s’assure que tous les documents requis et les frais exigibles sont joints à la demande. Lorsque la demande a été traitée, elle est transmise au bureau local de CIC le plus proche de l’endroit où vit le demandeur. Le bureau local examine la demande pour établir si le demandeur satisfait aux exigences relatives à la résidence, à la criminalité et à la sécurité. De plus, le bureau fait passer les tests linguistiques et de connaissances et, au besoin, il organise des entrevues avec un juge de la citoyenneté. L’étape finale est l’attribution de la citoyenneté, qui se déroule dans le cadre d’une cérémonie de citoyenneté, où le demandeur prête le serment de citoyenneté canadienne et reçoit un certificat de citoyenneté canadienne.

1.1.1.6 Programme du multiculturalisme

En octobre 2008, la responsabilité du Programme du multiculturalisme a été cédée à CIC. Le multiculturalisme favorise une meilleure compréhension interculturelle et une société juste et équitable envers tous les Canadiens, peu importe leurs antécédents. Le Programme du multiculturalisme tire son mandat de la Loi sur le multiculturalisme canadien et de la politique sur le multiculturalisme canadien qui est enchâssée dans la Loi.

Le programme offre un soutien financier aux particuliers et aux organismes sans but lucratif canadiens sous forme de subventions et de contributions pour qu’ils tentent de régler les problèmes touchant les communautés ethnoculturelles, d’accroître leur participation dans la société, de faire échec au racisme et à la discrimination, et d’assurer une meilleure compréhension interculturelle. Il appuie en outre les projets qui entraîneront un changement institutionnel de sorte que l’adoption de politiques et de pratiques inclusives et durables permette d’éliminer les obstacles. La prestation de ces activités est assurée par les bureaux locaux de CIC.

1.1.2 Région des Prairies et des Territoires du Nord – Organisation

La Région des Prairies et des Territoires du Nord se compose d’un bureau régional et d’un réseau de bureaux locaux qui offrent toute une gamme de services au Manitoba, en Saskatchewan, en Alberta, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest. L’appendice A présente l’organigramme de la Région, et le tableau 1 ci-dessous présente un aperçu de la Région par secteur de gestion.

Note : Les chiffres sont ceux de l’affectation budgétaire initiale 2009–2010 de la Région des Prairies et des Territoires du Nord, qui ne comprend pas les transferts de fonds effectués dans l’année en cours. Les budgets sont affectés annuellement selon les plans opérationnels approuvés. De plus, les budgets destinés à la formation régionale, aux coûts communs du bureau régional et au cadre de responsabilisation de l’établissement régional sont affectés à la Direction des ressources humaines, à la Direction des finances et de l’administration, et à la Direction des programmes respectivement.

Le bureau régional se compose des directions suivantes, lesquelles appuient les activités régionales :

• Bureau du DGR  – assure l’orientation globale de la Région, et fournit un savoir-faire en matière de planification, de gestion du risque et de production de rapports dans la Région;
• Finances et administration – appuie les activités régionales par la prestation de services généraux dans le domaine des finances et de l’administration;
• Ressources humaines – assure la prestation de services de ressources humaines à la Région;
• Gestion et technologies de l’information – assure la prestation de services liés à la gestion et aux technologies de l’information dans la Région;
• Communications – répond aux besoins de la Région en matière de communications;
• Programmes – offre à la Région les services de personnes compétentes dans le domaine des opérations.

Les bureaux locaux font partie de la Direction des opérations, qui offre au public les services de citoyenneté et d’immigration décrits au point 1.1.1 ci-dessus. Les bureaux locaux sont situés à :

• Winnipeg
• Saskatoon
• Regina
• Calgary
• Edmonton
• Lethbridge
• Yellowknife

1.1.3 Contexte environnemental

La Région des Prairies et des Territoires du Nord offre des services au Nunavut, aux Territoires du Nord-Ouest ainsi qu’aux provinces de l’Alberta, de la Saskatchewan et du Manitoba. Notre bureau régional, situé à Winnipeg, comprend le bureau du DGR, les Ressources humaines, les Communications, les Finances et l’administration, les Technologies de l’information et les Programmes.

Les bureaux locaux de la Région des Prairies et des Territoires du Nord se trouvent à Calgary, à Edmonton, à Regina, à Saskatoon et à Winnipeg; il existe aussi des bureaux satellites à Yellowknife et à Lethbridge.

En 2009-2010, la Région des Prairies et des Territoires du Nord :

• a octroyé la résidence permanente à 2 686 personnes (année civile 2009);
• a rendu 3 540 décisions concernant des demandes de résidence permanente (année civile 2009);
• a délivré 20 484 cartes de résident permanent;
• a traité 3 243 demandes d’asile;
• a attribué la citoyenneté à 23 039 personnes;
• a fourni plus de 108,7 millions de dollars pour financer les programmes d’intégration, y compris l’établissement, la réinstallation et le multiculturalisme.

Au cours des dix dernières années, la population immigrante de la Région des Prairies et des Territoires du Nord a considérablement augmenté, en grande partie grâce aux efforts déployés par les gouvernements provinciaux et territoriaux au moyen de leur Programme des candidats des provinces pour combler leurs besoins économiques et de main-d’œuvre.

1.2 Objectifs de la vérification

La vérification visait à évaluer la pertinence du cadre de gouvernance et des processus de gestion du risque de la Région.

1.3 Critères de la vérification

Les critères retenus pour la vérification s’inspirent du CRG préparé par le Conseil du Trésor du Canada de même que des lois, des politiques et des directives pertinentes du Conseil du Trésor et de CIC. Les critères détaillés de la vérification sont présentés à l’appendice C.

1.4 Évaluation du risque

Dans le cadre du processus de planification, la Région des Prairies et des Territoires du Nord a été analysée au regard des éléments du CRG du point de vue des risques liés à une vérification. À la suite de cette évaluation, nous avons retenu, pour les examiner, les éléments du CRG comportant les risques les plus élevés. Il est possible de consulter la liste de ces éléments à l’appendice C. Voici les secteurs clés retenus pour la vérification et les risques qui y sont associés :

Régie et orientation stratégique

• Au cours de la Ronde VII, le Conseil du Trésor n’a pas évalué ce secteur de CIC, omission qui a pu accroître le risque que cet élément du CRG ait été négligé.
• Il existait un risque que le plan d’activités régional ne corresponde pas au Plan stratégique et au Plan d’activités intégré de CIC, ce qui pourrait nuire à la capacité de la Région de respecter ses principaux engagements.

Responsabilisation

• Au cours de la Ronde VII, le Conseil du Trésor n’a pas évalué ce secteur de CIC. Toutefois, au cours de la Ronde VI, le Ministère a reçu une très bonne évaluation qui reste valable.
• Compte tenu du peu d’information reçue sur les processus de responsabilisation dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord, le risque associé à ce secteur était considéré comme moyen.   

Valeurs de la fonction publique

• Peu d’information était accessible sur les structures appuyant actuellement dans la Région la promotion des valeurs de la fonction publique.

Résultats et rendement

• Au cours de la Ronde VII, le Conseil du Trésor n’a pas évalué ce secteur de CIC, omission qui a pu accroître le risque que cet élément du CRG ait été négligé.  
• Le manque de plans de travail opérationnels à jour pour appuyer l’exécution des programmes ou du plan d’activités dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord augmentait le risque que les objectifs prévus en matière de résultats et de rendement n’aient pas été clairement établis et que le rendement n’ait pas été mesuré de façon adéquate.

Gestion du risque

• Le Conseil du Trésor a conclu que la gestion du risque au Ministère était acceptable, mais aucune évaluation n’a été effectuée au niveau régional.
• À l’étape de la planification, aucune documentation n’a été fournie sur les risques menaçant la Région ni sur la gestion de tels risques.

1.5 Portée de la vérification

La vérification de la Région des Prairies et des Territoires du Nord a porté sur deux secteurs d’intérêt : les processus de gouvernance (régie et orientation stratégique, responsabilisation, valeurs et éthique, et résultats et rendement) et les processus de gestion du risque.

1.6 Méthodologie de la vérification

Pour notre examen du cadre de gouvernance et des processus de gestion du risque, nous avons interviewé le personnel, nous avons examiné et analysé la documentation clé sur le risque et la gouvernance et nous avons consigné les processus.

La vérification a été menée dans le but de se conformer à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et aux normes de pratique professionnelle de l’Institute of Internal Auditors.

2.0 Conclusions de la vérification

L’équipe de vérification a conclu que le cadre de gouvernance et les processus de gestion du risque de la Région étaient adéquats pour administrer ses activités. Le cadre de gouvernance de la Région répondait à nos attentes, tandis que les processus de gestion du risque n’y répondaient que partiellement. Nous avons ainsi relevé certains secteurs où il y aurait lieu de renforcer les pratiques et les processus. Les observations et les recommandations sont présentées en détail dans les sections suivantes du rapport.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Processus de gouvernance

La vérification a porté sur quatre secteurs du processus de gouvernance : régie et orientation stratégique, responsabilisation, valeurs et éthique, et résultats et rendement. Nous nous attendions à constater l’existence d’un plan clairement structuré, de responsabilités adéquates, d’une promotion des valeurs et de l’éthique et d’une collecte de renseignements sur les résultats aux fins de la prise de décisions et de l’établissement de rapports.

Globalement, l’équipe de vérification a constaté que les processus de gouvernance en place dans la Région répondaient à nos attentes.

3.1.1 Régie et orientation stratégique

Dans l’examen de la régie et de l’orientation stratégique, nous nous attendions à ce que des plans opérationnels aient été instaurés pour atteindre les objectifs et à ce qu’il existe des protocoles de communication pour les principaux intervenants internes et externes.

Nous avons constaté que, dans la Région, la régie et l’orientation stratégique répondaient à nos attentes. Nous avons cependant relevé un secteur à améliorer.

Nous avons constaté que le plan d’activités de la Région pour l’année 2010-2011 visait à soutenir le plan du Secteur des opérations, lequel était conforme aux grandes priorités du Ministère et respectait le Plan d'activités intégré de CIC. Les gestionnaires de la Région ont fait équipe pour faire en sorte que des liens soient établis entre les grandes priorités du Ministère et les objectifs des plans de travail opérationnels. Le plan d’activités de la Région a été élaboré en fonction des priorités fournies par le Secteur et des renseignements contenus dans les plans de travail opérationnels des directions régionales. Les directions ont utilisé les grandes priorités pour élaborer leurs plans de travail, lesquels ont ensuite été intégrés au plan d’activités régional.

Nous avons également constaté que les protocoles de communication à l’intention des intervenants externes étaient adéquats. La communication est maintenue dans le cadre de réunions officielles et non officielles, à beaucoup de niveaux de l’organisation régionale. Pour les partenaires clés, les protocoles de communication sont établis dans le cadre d’ententes. La direction a indiqué que les protocoles à l’intention des intervenants externes répondaient adéquatement à ses besoins.

Les protocoles de communication à l’intention des intervenants internes sont également adéquats. À l’interne, l’information est diffusée lors des réunions de gestion et des réunions du personnel et au moyen des outils en place tels que les courriels, l’intranet et les bulletins. Un outil de communication régional, l’intranet, doit être amélioré.

La Région a récemment mis en œuvre une version régionale de « CIC Connexion », l’intranet national. Le site est certes un outil de communication très utile pour tenir le personnel informé sur ce qui touche à l’organisation régionale, comprenant les annuaires téléphoniques, l’information sur les bureaux et les employés locaux, et des comptes rendus d’événements récents survenus au sein des programmes; toutefois, il y manque de l’information essentielle. Nous incitons la Région à continuer d’ajouter de l’information pertinente dans son intranet, notamment de la documentation concernant :

• la gouvernance (organigrammes, information sur les comités, liste des comités, cadres de référence et procès-verbaux);
• les ressources humaines (orientation, politiques, procédures et formation);
• les finances (politiques et procédures suivies couramment);
• les programmes (liens vers des bulletins et d’autres informations de nature technique).

3.1.2 Responsabilisation

En examinant la responsabilisation, nous nous attendions à constater qu’il existait une structure organisationnelle claire appuyée sur de la documentation et qu’il existait des processus pour veiller à ce que les responsabilités sont déléguées et communiquées de façon claire et assumées de façon adéquate.

L’équipe de vérification a constaté que, dans la Région, la responsabilisation répondait aux attentes.

Notre examen du processus pour garantir la responsabilisation a compris l’examen de l’organigramme de la Région, des entrevues avec la direction, un examen rapide de l’information d’orientation accessible sur le site intranet régional, et un examen du plan de formation régional.

Nous avons constaté qu’il existait, dans la Région, une structure organisationnelle claire à laquelle était associée une bonne documentation pour la gestion des activités (voir l’appendice A). En outre, la Région s’est dotée d’une structure de comités de direction (voir l’appendice D). La structure, la composition (voir l’appendice E), les cadres de référence et les responsabilités des principaux comités de la Région des Prairies et des Territoires du Nord sont appropriés.

La direction a indiqué que les objectifs étaient communiqués à chaque employé au cours du processus annuel d’examen du rendement, et que celui-ci était évalué au moins une fois par année. Les membres du personnel de gestion qui relèvent directement du DGR doivent tous respecter une entente de rendement au regard de laquelle ils sont évalués deux fois par année. Le Secteur des opérations fixe aussi des cibles de demandes à traiter pour la Région; le bureau régional délègue l’atteinte de ces cibles aux bureaux de zone, et les directeurs de zone doivent rendre des comptes sur l’atteinte des cibles régulièrement.

Comme il est indiqué à la section 3.1.1, la Région entre actuellement des données sur le nouveau site intranet. Notre examen de ce site a révélé qu’il manquait à ce dernier de l’information d’orientation ainsi que sur les programmes et les ressources humaines qui aiderait à clarifier les rôles et les responsabilités des membres du personnel. Cette observation est similaire à celle notée à la section 3.1.1 (Régie et orientation stratégique) et il en est tenu compte dans la recommandation 1.

La Région des Prairies et des Territoires du Nord favorise la communication des responsabilités en offrant au personnel une formation liée au travail. Nous avons examiné le plan de formation 2009-2010 de la Région et nous avons constaté que des cours étaient donnés aux membres du personnel régional conformément aux plans d’apprentissage obligatoire établis par le Ministère pour certains postes (par exemple celui d’agent de la citoyenneté PM-3, d’agent de service intérieur, d’agent d’établissement et de cadre intermédiaire). La Région a mis en place des processus pour s’assurer que les responsabilités sont déléguées et communiquées de façon claire et assumées de façon adéquate. Comme nous l’indiquons ci-dessus, il manque cependant au personnel, sur le site intranet, de l’information d’orientation ainsi que sur les programmes et les ressources humaines.

3.1.3 Valeurs et éthique

Dans le cadre de la vérification dans ce domaine, nous nous attendions à ce que la direction assure la promotion des valeurs et de l’éthique.

Nous avons constaté que la direction de la Région répondait à nos attentes à cet égard. La Région a un champion des valeurs et de l’éthique (il s’agissait auparavant de deux cochampions) qui a préparé un guide complet des valeurs et de l’éthique pour la Région. Ce guide est accessible à tous les employés régionaux sous forme électronique et est également fourni aux nouveaux employés sur papier. De plus, nous avons appris que des discussions liées aux valeurs et à l’éthique avaient lieu périodiquement lors de diverses réunions dans la Région, certaines discussions étant consignées, d’autres non. Nous avons pu constater la tenue de ces discussions seulement lors d’une réunion de l’Équipe régionale de gestion (ERG).

Nous incitons la Région à poursuivre la promotion des valeurs et de l’éthique de manière régulière auprès des employés par la mise à jour périodique du guide et par la discussion régulière de cas et de problèmes lors de réunions du personnel et de la direction, et à l’occasion de communications de la direction.

3.1.4 Résultats et rendement

En procédant à la vérification de ce volet, nous nous attendions à constater qu’il existait des processus pour veiller à ce que les résultats escomptés étaient liés à des objectifs organisationnels, que la direction avait identifié des mesures de rendement appropriées liées aux résultats escomptés, et enfin, qu’elle surveillait le rendement réel en regard des résultats escomptés et qu’elle effectuait les ajustements nécessaires.

La Région a répondu à nos attentes en ce qui concerne les résultats et le rendement. Cependant, nous avons relevé deux secteurs à améliorer.

Nous avons examiné le plan d’activités et les plans de travail opérationnels de la Région pour 2010-2011 et nous les avons comparés aux plans de plus haut niveau du Ministère, c’est-à-dire le plan du Secteur des opérations et le Plan d’activités intégré de CIC. Comme nous l’avons mentionné au point 3.1.1 (Régie et orientation stratégique), nous avons constaté que les plans de la Région respectaient les objectifs stratégiques et les priorités du Ministère. Les plans de niveau inférieur (les plans de travail opérationnels des directions régionales) comprennent chacun un plan d’action pour aider le Secteur des opérations à remplir un ou plusieurs de ses 12 engagements, ainsi qu’un plan d’action portant sur les priorités opérationnelles de la Région et sur les priorités propres aux secteurs d’activité de la direction. Les engagements du Secteur appuient l’atteinte des objectifs stratégiques du Ministère, principal objet du Plan d’activités intégré. Le plan d’activités régional englobe les différents plans de travail opérationnels et comprend une référence (un lien) aux objectifs stratégiques du Ministère.

Nous comprenons que la Région s’emploie à renforcer son processus de planification, des plans de travail opérationnels n’ayant pas toujours été préparés dans le passé. Les plans de travail fournis nous ont semblé être des ébauches, car un engagement du Secteur et une priorité opérationnelle de la Région ne correspondaient pas à la version définitive du plan d’activités régional. Certains des plans ne comportaient pas d’indicateurs de rendement ou comprenaient des indicateurs insuffisamment définis ou difficilement applicables. Par exemple, nous avons vu des indicateurs de rendement qui correspondaient à l’état final recherché, comme « PNF [Procédures normalisées de fonctionnement] adoptées et comprises », sans aucune indication de la manière dont l’atteinte de cet état serait mesurée. Sans indicateurs de rendement clairement définis et applicables, la Région aura du mal à garantir qu’elle dispose de l’information appropriée pour rendre compte de l’avancement de ses plans de travail et de son plan d’activités.

Nous avons constaté que la Région surveillait effectivement les résultats et en rendait bien compte de plusieurs façons. Elle rend compte mensuellement à l’administration centrale (AC) de sa charge de travail, des volumes de demandes et des priorités, et trimestriellement, de ses principaux engagements. De plus, la Région rend compte trimestriellement au Secteur des opérations de ses contributions aux engagements du Secteur et elle produit également un certain nombre d’autres rapports pour l’AC. Par ailleurs, le DGR obtient des comptes rendus directs lors de réunions bilatérales mensuelles avec les gestionnaires, couvrant probablement l’atteinte d’objectifs. Deux fois par an, le RDG fait un exposé des progrès en ce qui concerne les ententes de gestion du rendement. En général, les conclusions de ces réunions ne sont pas consignées.

Cependant, rien ne nous a permis de penser qu’il existait un mécanisme de surveillance ou de reddition de comptes qui serait utilisé pour suivre le rendement au regard des priorités régionales et des priorités par secteur d’activité. Sans mécanisme bien défini pour suivre l’évolution de ses plans de travail opérationnels et de son plan d’activités et pour en rendre compte, la Région n’aura pas l’information dont elle a besoin pour prendre les décisions stratégiques nécessaires à l’atteinte de ses objectifs.

3.2 Gestion du risque

Dans le cadre de notre vérification de la gouvernance dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord, nous avons examiné la pertinence des processus et pratiques de gestion du risque mis en place pour appuyer l’atteinte des objectifs de la Région. Nous nous attendions à trouver des processus permettant d’identifier, d’évaluer, d’atténuer et de contrôler les risques, et à constater que la direction communiquait adéquatement aux intervenants clés les risques et les stratégies pour leur gestion, et que la planification et l’affectation des ressources tenaient compte de l’information accessible relativement aux risques.

Les processus de gestion des risques de la Région ont répondu partiellement à nos attentes, et nous avons relevé un secteur à améliorer.

Le Cadre de gestion intégrée des risques produit par le SCT et le guide sur la gestion intégrée des risques produit par CIC fixent certaines attentes envers les gestionnaires qui doivent :

• identifier les risques et les débouchés dans l’environnement;
• évaluer les risques afin d’estimer leur probabilité de survenance et les impacts probables;
• classer les risques par priorité en fonction de leur importance pour ce qui est de permettre à l’organisme d’établir les niveaux de tolérance au risque et de dégager à quel moment la gestion doit intervenir;
• atténuer les risques en élaborant un plan d’action dans les secteurs où les niveaus de tolérance au risque sont dépassés;
• contrôler et examiner l’environnement pour veiller à ce que l’information sur le risque demeure actuelle.

La direction et le personnel appliquent continuellement les principes de la gestion intégrée des risques dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes. Le personnel identifie, évalue et classe les risques au fur et à mesure de leur apparition. Les gestionnaires et les superviseurs discutent continuellement des risques et des stratégies d’atténuation ainsi que de ce qu’il faut signaler aux cadres supérieurs. La surveillance du milieu se fait sans relâche. Les risques sont également débattus lors des réunions d’équipe, de réunions de gestion bilatérales et des réunions de l’ERG. La Région rencontre également des intervenants extérieurs lors de réunions formelles ou spéciales pendant lesquelles il est probablement question de gestion du risque. La plupart du temps cependant, ces actions ne sont pas consignées officiellement.

Par ailleurs, on nous a informés que la direction examinait l’information sur le risque de manière plus structurée lors du processus annuel de planification des activités. Cependant, le plan d’activités régional actuel ne contient pas d’information sur les risques et environ la moitié des plans opérationnels sous-jacents contiennent des définitions et des évaluations des risques. Nous estimons que la Région tient compte des risques dans sa planification et son affectation des ressources, mais qu’elle ne conserve pas de traces de cette activité, comme c’est le cas pour le processus d’évaluation et de surveillance continues des risques.

Selon nous, la Région pourrait renforcer son processus de gestion du risque en consignant les principaux risques régionaux au cours de son processus de planification et d’allocation des ressources et en garantissant leur surveillance. Ces mesures permettraient une analyse et une surveillance plus systématiques ainsi que la transmission du savoir collectif sur les risques en cas de roulement du personnel.

Annexe A : Organigramme de la Région des Prairies et des Territoires du Nord

Version texte : Organigramme

Annexe B: Sommaire de la productivité de la Région des Prairies et des Territoires du Nord comparativement au réseau de CIC

1. Les données portent sur l’année civile et correspondent au nombre de personnes. Données nationales pour les bureaux locaux seulement, à l’exclusion des points d’entrée. [retour à la note 1]
2. Les données concernent les cartes initiales, les cartes de remplacement et les cartes renouvelées. [retour à la note 2]
3. Pourcentage du total national. [retour à la note 3]
4. Les données des programmes d’intégration concernent les dénombrements de clients uniques et comprennent les fournisseurs de services, qui font leurs comptes rendus par l’intermédiaire de l’iSMRP, dans tout le Canada, là où CIC est responsable de la prestation de services. La Colombie-Britannique, le Manitoba et le Québec ont des modes optionnels de financement en place et donc, ne sont pas inclus dans les données ci-dessus pour les Cours de langue pour les immigrants au Canada, le Programme d’établissement et d’adaptation des immigrants et le Programme d’accueil. Le Québec n’est pas inclus non plus dans les chiffres pour le PAR. Le total des résultats comprend les demandes approuvées, refusées et retirées. [retour à la note 4]

Annexe C: Critères détaillés pour la vérification

Processus de gouvernance

Régie et orientation stratégique

• Des plans opérationnels sont en place pour atteindre les objectifs.
• Il existe des protocoles de communication à l’intention des intervenants internes.
• Il existe des protocoles de communication à l’intention des intervenants externes (p. ex., autres ministères fédéraux, ministères provinciaux, organisations non gouvernementales).

Responsabilisation

• Il existe une structure organisationnelle claire, documentée.
• Il existe des processus pour veiller à ce que la responsabilisation et les responsabilités soient clairement déléguées et communiquées et à ce qu’on s’en acquitte convenablement.

Valeurs et éthique

• La direction assure la promotion/le renforcement des valeurs et de l’éthique.

Résultats et rendement

• Il existe des processus pour veiller à ce que les résultats escomptés soient liés aux objectifs organisationnels.
• La direction a identifié des mesures de rendement appropriées liées aux résultats escomptés.
• La direction surveille le rendement réel en regard des résultats escomptés et elle effectue les ajustements nécessaires.

Gestion du risque

• Il existe des processus pour identifier, évaluer, atténuer et contrôler les risques.
• La direction communique adéquatement les risques et stratégies de gestion du risque aux intervenants clés.
• La planification et l’affectation des ressources tiennent compte de l’information relative au risque.

Annexe D: Structure des comités de la Région des Prairies et des Territoires du Nord

Version texte : Structure des comités

Annexe E: Composition des comités

Annexe F : Plan d’action de la direction

Annexe G : Calendrier de la vérification

Planification de la vérification : Mars 2010

Examen sur place : Du 22 au 24 mars 2010

Remise de l’ébauche à la direction : 30 août 2010

Plan d’action de la direction terminé : 16 septembre 2010

Rapport recommandé par le Comité de vérification pour l’approbation du sous-ministre : 15 octobre 2010

Approbation du rapport par le sous-ministre : 15 octobre 2010