Vérification de l’administration du programme d’aide au réétablissement

3.0 Observations et recommandations

3.1 Gouvernance

Nous avons examiné la pertinence de trois aspects du cadre de gouvernance du PAR en vigueur : la gouvernance et l’orientation stratégique, la responsabilisation et la gestion des risques.

Comme nous l’avons indiqué dans notre vérification de l’administration des programmes d’établissement, nous avons constaté que le cadre de gouvernance du PAR en vigueur était semblable à celui des programmes d’établissement. Cette constatation est expliquée à l’annexe D. Dans ce cas, la Direction générale des réfugiés était responsable de la conception du programme, tandis que la DGGOC était, une fois encore, responsable des normes et des lignes directrices opérationnelles à l’appui de la mise en œuvre de ce programme à l’échelle nationale. Ces programmes avaient aussi en commun une même structure de comités pour la reddition de comptes. Au moment de la vérification, nous avons jugé que cette structure était appropriée.

À la suite de notre rapport sur la vérification de l’administration des programmes d’établissement, le Ministère a subi les quelques changements suivants qui ont modifié les structures de gouvernance soulignées dans l’annexe D :

  • Autorité fonctionnelle des finances pour les programmes de subventions et de contributions : Au début de 2010, le Ministère a établi dans le Secteur des finances une autorité fonctionnelle pour ses programmes de S et C. Il a créé la Direction de la gestion des subventions et contributions au sein de la Direction générale de la gestion financière pour appuyer cette initiative. Cette direction est responsable du soutien et de la coordination des programmes de S et C du Ministère.
  • Création du Comité des activités et des opérations (CAO) : Au début de 2010, le Ministère a créé le Comité des activités et des opérations, dont le mandat consiste à fournir une surveillance et des conseils stratégiques aux cadres supérieurs afin de favoriser l’excellence en matière de prestation de programmes et de services et de transformation opérationnelle novatrice. Il doit notamment surveiller l’orientation stratégique des aspects opérationnels des programmes de contribution de CIC, l’orientation des améliorations des processus opérationnels, les questions émergentes (y compris les risques) et l’examen du rendement opérationnel.
  • Création d’une nouvelle direction générale : En juin 2010, CIC a transféré à une nouvelle direction générale du Secteur des opérations, la Direction générale de la gestion du programme d’intégration, la responsabilité de la prestation de l’ensemble de ses programmes d’intégration, de l’établissement, de l’aide au réétablissement, du Bureau d’orientation relatif aux titres de compétences étrangers et du multiculturalisme. Les principales responsabilités de cette direction générale comprennent l’élaboration d’une approche stratégique de la prestation des programmes de S et C, la création de politiques et d’outils opérationnels, la coordination à l’échelle nationale et l’orientation fonctionnelle en matière de prestation de programmes dans toutes les régions, de même que la prestation et la gestion des aspects des programmes qui concernent l’AC.
  • Réforme du système d’octroi de l’asile : La réforme du système d’octroi de l’asile prévue par CIC prévoit la mise à jour des niveaux de financement afin qu’ils correspondent aux besoins des programmes, ce qui réduirait par conséquent l’ampleur des pratiques de gestion des risques ainsi que le fardeau pour le cadre de gouvernance. Le financement du PAR augmenterait de 20 %. Il s’agirait de la première augmentation permanente de son financement en plus de 10 ans. Le PAR pourrait ainsi rattraper l’aide sociale provinciale actuelle et donc fournir aux réfugiés des services essentiels immédiats.

Dans le cadre de notre vérification de l’administration des programmes d’établissement, nous avons formulé neuf recommandations. Cinq d’entre elles concernaient la gouvernance. Puisque les structures de gouvernance sont partagées par les programmes d’établissement et le PAR, les réponses, les plans d’action et les changements susmentionnés ont permis d’améliorer le cadre de gouvernance pour les programmes de S et C du Ministère, dont le PAR.

3.2 Mesure du rendement

Nous avons examiné la pertinence du cadre de mesure du rendement du PAR en vigueur. En fait, nous nous attendions à ce que des processus soient en place pour garantir que les résultats prévus soient liés aux objectifs organisationnels; que la direction surveille le rendement et en rende compte, et tienne compte de l’information sur le rendement dans la prise de décisions; et que les mesures de contrôle, garantissant que les évaluations du rendement sont complètes et exactes, soient en place.

Nous avons constaté, comme dans le cas de la vérification de l’administration des programmes d’établissement, que le cadre de mesure du rendement était toujours en cours d’élaboration. Divers renseignements au chapitre des extrants sont saisis dans les systèmes d’information ministériels. Nous avons constaté que le Ministère a tenté de mesurer ce programme au moyen d’évaluations et d’études au fil des ans. Au moment de notre vérification, le Ministère avait mis en œuvre un tableau de bord indiquant les subventions et contributions qui incluait le PAR. Ce tableau de bord incluait des rapports trimestriels sur les renseignements financiers et les extrants de l’ensemble des programmes de S et C de CIC.

En ce qui concerne les mesures de contrôle internes en vigueur garantissant l’intégralité des renseignements, nous avons étudié les mesures de contrôle de la saisie de données dans l’iSMRP. Pour ce faire, nous avons comparé le nombre de FS censés faire rapport dans l’iSMRP avec le nombre de ceux qui le faisaient réellement. Nous avons donc constaté que tous les FS du PAR qui étaient censés faire rapport dans l’iSMRP le faisaient bel et bien. Depuis nos vérifications précédentes, le Ministère a créé la DGGOC afin d’améliorer l’uniformité de la prestation. Nous avons constaté en discutant avec les membres du personnel de cette direction générale que, même si ceux-ci examinaient dans une certaine mesure les données et fournissaient du soutien administratif aux utilisateurs, les bureaux locaux de CIC étaient en fait les principaux responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des données de l’iSMRP. La section 3.3.1 contient de plus amples détails à ce sujet.

3.3 Mesures de contrôle internes

Nous avons évalué la pertinence des mesures de contrôle internes de l’administration des programmes de paiements de transfert servant à assurer la conformité aux politiques applicables. Nous nous attendions à constater que les mesures de contrôle internes en vigueur garantissaient :

  • un processus adéquat d’examen des propositions;
  • un processus approprié d’approbation des ententes;
  • une surveillance adéquate des ententes;
  • la conformité aux processus d’administration financière;
  • la conformité des paiements de soutien du revenu aux politiques.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les mesures de contrôle internes du PAR ne fonctionnaient pas comme prévu, mais que le Ministère avait entrepris les démarches nécessaires pour améliorer les mesures de contrôle en vigueur pour les EC et les paiements de soutien du revenu. Toutefois, d’autres révisions s’imposent en ce qui a trait au soutien du revenu.

3.3.1 Processus des ententes de contribution

Nous avons examiné les mesures de contrôle en vigueur du processus de gestion des contributions décrit dans l’annexe B. Au moment de notre vérification, les lignes directrices utilisées pour gérer les ententes de contribution ne concernaient officiellement que les programmes d’établissement, mais elles étaient aussi utilisées pour le PAR. Nous avons constaté que ces lignes directrices étaient bel et bien applicables. Nous avons tiré les constatations suivantes de notre examen du processus d’EC :

  • Évaluation des propositions : Nous avons constaté que, même s’il existait un mécanisme officiel d’examen, ce processus n’était pas consigné convenablement. Dans le cas de 62 % de l’échantillon, peu de documents appuyaient l’évaluation des propositions par rapport aux critères de sélection.
  • Signature de l’entente : En règle générale, le processus et les pouvoirs délégués étaient respectés.
  • Surveillance des ententes : Au cours de notre vérification, nous avons constaté que, en ce qui concernait 31 % de l’échantillon, rien n’indiquait que la surveillance des activités était prévue et que, dans 31 % des cas, rien n’indiquait que l’on prévoyait effectuer une surveillance financière. En outre, nous avons constaté que, pour 77 % des ententes, rien n’indiquait que l’on surveillait la saisie des données des FS dans l’iSMRP. Tous les FS du PAR doivent faire rapport dans l’iSMRP, ce qui n’est pas le cas des EC d’établissement. De plus, nous avions constaté lors de nos vérifications précédentes que la surveillance était un problème et, par conséquent, nous avions formulé des recommandations à cet égard.
  • Administration financière : Nous avons constaté que 38 % des ententes de notre échantillon ne comportaient pas de flux de trésorerie mis à jour, qui doivent être demandés lorsque les demandes de paiement ne correspondent pas aux dépenses prévues.
  • Clôture : Nous n’avons pas pu tirer de conclusions sur les procédures de clôture étant donné que bon nombre des ententes comprises dans notre examen n’avaient pas été terminées et closes. Dans certains cas, le moment de notre visite en était la cause.

Ces conclusions correspondent à celles de notre vérification de l’administration des programmes d’établissement, ainsi qu’à celles de l’examen par le Secteur des finances de différentes activités régionales. Le Ministère avait l’intention de mettre à jour ses lignes directrices sur l’établissement en 2010 et de faire en sorte qu’elles soient officiellement applicables au PAR. De plus, les recommandations, les réponses de la direction et les plans d’action mis au point dans le cadre de la vérification de l’administration des programmes d’établissement devraient régler les observations susmentionnées. Nous avons aussi constaté que la création d’une direction responsable des subventions et des contributions au sein du Secteur des finances devrait, à partir de maintenant, améliorer les pratiques financières. Par conséquent, nous ne formulons aucune nouvelle recommandation.

3.3.2 Soutien du revenu

Un des aspects du PAR consiste à fournir de l’aide directement aux réfugiés grâce au soutien du revenu. Par conséquent, nous avons étudié un échantillon de paiements de soutien du revenu ainsi que les mesures de contrôle en vigueur afin de nous assurer que les paiements étaient conformes aux politiques du Ministère. Nous nous attendions à ce qu’un processus soit utilisé pour déterminer si le bénéficiaire était admissible, établir le niveau du soutien du revenu, surveiller la situation du bénéficiaire et faire les paiements.

Nous avons constaté que :

  • la détermination du niveau de soutien du revenu comportait des erreurs dans 24 % des dossiers de l’échantillon. Dans certains cas, les taux de certaines catégories étaient supérieurs ou inférieurs à ceux établis par la région ou le Ministère. Il est donc possible que certains clients aient reçu un soutien du revenu supérieur ou inférieur à celui auquel ils avaient droit. Ces divergences ont probablement été entraînées par les changements de taux fréquents et le délai de communication de ces changements. La plupart des écarts étaient peu importants;
  • dans 11 % des dossiers, les changements à la situation du bénéficiaire n’ont pas été consignés conformément à la politique. Or, si ces changements ne sont pas consignés adéquatement, il se peut que l’on n’en tienne pas compte lors de la modification du montant de soutien du revenu. Cela pourrait donc entraîner des trop-payés ou des moins‑payés. Cependant, cette exigence de la politique ne tient pas compte du rôle du FS en matière de surveillance de la situation des bénéficiaires du soutien du revenu. En effet, cette surveillance compense le fait de ne pas remplir les formulaires;
  • un grand nombre de dossiers de l’échantillon comportaient des problèmes relativement aux pouvoirs délégués de versement des paiements de soutien du revenu. Cinquante pour cent des dossiers de l’échantillon comportaient des problèmes relatifs aux paiements initiaux en ce qui a trait à l’établissement d’engagements financiers ou à la séparation des tâches en matière de paiement, tandis que 51 % avaient des problèmes relatifs aux paiements continus.
    • Paiements initiaux : D’après les lignes directrices du Ministère, les engagements dépassant 15 000 $ doivent être approuvés par le gestionnaire du bureau de CIC. Nous avons constaté que, en règle générale, les engagements envers des familles plus importantes dépassaient ce seuil et que, dans certains cas, ils étaient approuvés par des membres du personnel ne disposant pas des pouvoirs délégués appropriés. Nous avons en outre constaté que, dans bien des cas examinés, la personne qui avait autorisé la délivrance du chèque du paiement initial tiré sur le compte bancaire du Ministère était l’un des deux signataires du chèque. La politique du gouvernement exige que la personne qui approuve le paiement ne soit pas la même que celle qui délivre le chèque afin d’assurer une séparation appropriée des tâches. Ces observations révèlent qu’il existe un risque que des personnes établissent des engagements ou autorisent et versent des paiements sans autorisation et sans révision secondaire.
    • Paiements continus : Nous avons constaté que l’autorisation accordée en vertu de l’article 34 (confirmant qu’un paiement est justifié) n’était pas toujours consignée, en partie parce que le processus de contrôle est conçu pour un système à un seul bureau utilisant des documents papier, ce qui n’est pas le cas de la plupart des bureaux délivrant des paiements de soutien du revenu dans le cadre du PAR. Cependant, si l’on ne consigne pas l’autorisation aux termes de l’article 34, les personnes autorisées à délivrer les fonds qui donnent l’autorisation de paiement en vertu de l’article 33 ne peuvent pas vérifier si un paiement a véritablement été autorisé.

Nous avons aussi constaté que :

  • les pouvoirs de signature délégués aux agents n’étaient pas régulièrement mis à jour. Ainsi, les limites des pouvoirs délégués ne correspondait pas au pouvoir d’autorisation aux différents niveaux précisé par le Ministère;
  • dans la plupart des bureaux, le nombre d’employés disposant du pouvoir de signature de chèques tirés sur le compte bancaire du Ministère dépassait celui prévu par la politique ministérielle;
  • la consignation de la délégation des pouvoirs de signature de chèques tirés sur le compte bancaire du Ministère n’était pas effectuée conformément à celle concernant la délégation d’autres pouvoirs financiers.

Encore, ces constatations concordaient avec celles résultant de l’examen de différentes activités régionales par le Secteur des finances. Nous constatons toutefois que le Secteur des finances a publié de nouvelles lignes directrices sur l’examen périodique et la mise à jour des pouvoirs financiers délégués dans le cadre de la certification financière régionale. Nous remarquons encore que la création d’une direction responsable de la gestion des subventions et des contributions au sein du Secteur des finances devrait à partir de maintenant améliorer les pratiques financières relativement aux paiements de soutien du revenu.

Recommandation

La Division de l'intégration et l'exécution des programmes de réinstallation de la Direction générale de la gestion du programme d’intégration, de même que la Direction de la gestion des subventions et contributions de la Direction générale de la gestion financière, doivent examiner le processus de contrôle des paiements de soutien du revenu en place et s’assurer que les autorisations nécessaires sont consignées conformément aux exigences et aux pouvoirs délégués.

Réponse de la direction

À l’automne 2010, la Direction de la gestion des subventions et contributions du Bureau de la gestion financière mettra sur pied et dirigera un groupe de travail national composé de représentants financiers nationaux et régionaux, ainsi que de représentants de programmes, au besoin.

D’ici avril 2011, le groupe de travail examinera les mesures de contrôle en vigueur relativement aux paiements de soutien du revenu et publiera les lignes directrices qui s’imposent pour garantir que les autorisations nécessaires seront consignées, conformément aux pouvoirs délégués.

3.4 Suivi approfondi

Au cours de la présente vérification, nous avons effectué un suivi approfondi des recommandations formulées lors des vérifications antérieures dans le but de présenter un rapport de situation sur l’avancement des recommandations et des réponses connexes de la direction. Ces recommandations constituaient les critères de notre évaluation.

En conformité avec nos observations de la vérification de l’administration des programmes d’établissement,  nous avons constaté, que, en raison des changements de l’environnement opérationnel, l’avancement de la mise en œuvre des recommandations antérieures n’a pas répondu à nos attentes.  Par conséquent, les recommandations en suspens ont été intégrées aux nouvelles recommandations, aux réponses de la direction et aux plans d’action inclus dans le présent rapport. Les résultats de notre suivi approfondi ont fait partie de notre dernière présentation à la direction sur le suivi régulier. Un résumé en est présenté dans le tableau 2, ci-dessous.

Tableau 2 : État des recommandations

Rapport de vérification Recommandation État1
Vérification du PAR (2005) 1. La Direction générale des réfugiés devrait formuler des directives portant précisément sur la gestion des accords de contribution dans le cadre du PAR et décrivant les attentes envers les agents de programme ainsi que les recommandations du Bureau du vérificateur général et la politique du Conseil du Trésor. Préparation en vue de la mise en œuvre
2. La Direction générale des réfugiés devrait élaborer et diffuser des outils administratifs à l’intention des agents du PAR. Mise en œuvre complète
  3. Les directives que formulera la Direction générale des réfugiés à l’intention du PAR devraient décrire clairement les pouvoirs financiers des agents du PAR. Planification
Vérification de l’iSMRP (2007) 1. Nous recommandons que la DGGOC veille à ce que les bureaux locaux utilisent les rapports récents de l’iSMRP afin de contrôler l’entrée des données des FS dans l’iSMRP et qu’ils contrôlent l’usage de l’iSMRP par les FS, conformément à la prescription de la section 52.13 du Guide de l’établissement. Planification
2. Nous recommandons que les directions générales de l’intégration et des réfugiés incluent davantage de renseignements de l’iSMRP dans leur planification et leurs rapports afin de mieux soutenir le processus décisionnel et de faire preuve de responsabilité envers les quatre programmes de contribution. Mise en œuvre complète

1Le Ministère a mis au point un plan d’action qui se penche sur les questions liées aux recommandations révisées de la vérification de l’administration des programmes d’établissement. Ainsi, en raison de notre vérification, les recommandations qui n’avaient toujours pas été mises en application ont été remplacées et ne sont plus pertinentes.

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