Vérification du programme d’immigration
consulat général du Canada – Seattle

SOMMAIRE

L’équipe de vérification de la l’Unité de l’examen ministériel a procédé à la vérification du programme d’immigration du Consulat général du Canada de Seattle, du 26 au 30 novembre 2001, à l’aide du Guide de vérification des programmes à l’étranger. Le guide de vérification en question, qui avait été mis à l’essai à Vienne — centre offrant tous les services —, devait faire l’objet d’un nouvel essai. En fait, on devait valider le programme de vérification en faisant appel à une équipe différente et à un endroit différent.

On a choisi Seattle parce qu’il s’agit d’un bureau satellite du Centre régional de programmes de Buffalo. Buffalo achemine les cas d’immigration qui justifient une entrevue à un bureau satellite. Seattle, l’un de quatre satellites, traite quelque 1 300 demandes par année. Seattle est également l’un des deux Centres d’immigration pour gens d’affaires aux États-Unis, lesquels traitent les demandes de gens d’affaires immigrants reçus par Buffalo lorsqu’une entrevue s’impose. Nombre des cas traités à Seattle concernent des gens d’affaires.

Outre les demandes liées à l’immigration, Seattle reçoit environ 13 000 demandes autres par année. Il s’agit notamment de demandes présentées par des visiteurs, des étudiants et des travailleurs temporaires ainsi que des demandes de réadaptation ou de permis ministériels. La nature des activités de Seattle est si différente de celle des activités de Vienne qu’on bénéficiait d’une excellente occasion de faire l’essai du programme de vérification afin de le valider selon divers types de bureaux à l’étranger.

Dans le cadre de la vérification, on a évalué l’efficience et l’efficacité des activités du programme d’immigration de même que le respect des exigences législatives et stratégiques. Dans l’ensemble, la vérification a permis de conclure que le programme d’immigration du Consulat général de Seattle était bien administré. À Seattle, le traitement des cas était efficient, exact et expéditif, et il respectait toutes les exigences relatives à l’intégrité et à la conformité. Un examen du mécanisme de recouvrement des coûts n’a révélé aucune preuve de perception de droits incorrects, de perte de fonds publics ou de mauvaise utilisation des documents. La vérification de la gestion de documents clés n’a révélé aucune preuve de perte ou de mauvaise utilisation de tels documents.

Toutefois, il y a un certain nombre d’améliorations qui devraient être apportées au niveau organisationnel. Figurent ci-après les recommandations en ce sens, la réponse de la direction et un renvoi à l’article du rapport de vérification contenant plus de détails. Il y a aussi, dans le rapport, un certain nombre de recommandations moins cruciales auxquelles Seattle pourrait donner suite; on ne les a pas mentionnées dans le présent résumé.

Les orientations relatives au recouvrement des coûts ne sont pas à jour.
Recommandation : La Région internationale devrait terminer le plus rapidement possible la nouvelle version du Guide sur la gestion du recouvrement des coûts (section 6.1).

Réponse de la direction : Recommandation acceptée. Elle entend consacrer des ressources à ce projet d’ici la fin du présent exercice.
On n’assure pas à l’agent de recouvrement des coûts une formation adéquate.
Recommandation : Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) devrait envisager la mise en oeuvre d’un programme de formation en recouvrement des coûts pour faire en sorte que tous les employés devant exercer cette fonction possèdent les connaissances suffisantes pour s’acquitter des exigences de leur poste (section 6.1).

Réponse de la direction : La formation offerte par l’Unité de formation de la Région internationale (UFRI) à tous les nouveaux agents des visas porte notamment sur les politiques de recouvrement des coûts, le délit d’action ou de commission, la gestion du risque et la supervision du personnel – autant de questions liées aux tâches d’un agent de recouvrement des coûts. On aborde les mêmes sujets de façon plus approfondie dans le cadre du cours offert aux gestionnaires du programme d’immigration. Cependant, l’UFRI ne possède ni l’expertise technique, ni les installations nécessaires pour assurer une formation adéquate au sujet du système de recouvrement des coûts du point de service (PDS+).

L’UFRI a défini le besoin de formation avant la vérification de notre mission à Seattle. Il y a deux ans, on a préparé un plan de formation détaillé sur le recouvrement des coûts. Malheureusement, sa mise en oeuvre a été retardée du fait qu’il a fallu mettre l’accent sur la formation relative à la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR). D’ici la fin de l’exercice, l’UFRI continuera de se concentrer surtout sur la formation liée à la LIPR. L’UFRI a entrepris un examen du module de recouvrement des coûts offert aux agents des visas afin de mieux les préparer à assumer les responsabilités d’agent de recouvrement des coûts.
Même si les rapports de recouvrement des coûts fournis par le MAECI se sont améliorés, des rapports plus étoffés permettraient à CIC d’améliorer le processus de rapprochement.
Recommandation : CIC devrait discuter avec le MAECI de la possibilité d’inclure dans le rapport du Système de gestion intégrée (SGI) les comptes du grand livre général aux fins du remboursement des dépenses de l’exercice précédent (section 6.2).

Réponse de la direction : CIC et le MAECI ont des pourparlers continus sur toute la gamme des questions concernant la collecte de fonds dans les missions de même que sur la présentation de rapports à ce sujet. Malheureusement, l’obligation qui nous est faite de consulter et de dégager un consensus dans chacun de nos ministères avant la mise en oeuvre des changements s’est soldée par des progrès plus lents qu’on l’aurait souhaité.

On a pris bonne note de la recommandation de l’équipe de vérification, et on l’étudiera en profondeur dans le cadre des pourparlers concernant la collecte de fonds dans les missions et la présentation de rapports à ce sujet.

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