Vérification du programme d’immigration
consulat général du Canada – Seattle
3.5. Procédures opérationnelles
À la mission de Seattle, on n’a pas officialisé de
procédures opérationnelles exhaustives. L’adjoint
de programme de la GPI conserve des notes officieuses, lesquelles sont
fournies aux membres du personnel en formation; cependant, des procédures
opérationnelles plus officielles assureraient l’uniformité
des tâches et réduiraient la dépendance à l’égard
des orientations verbales fournies par des membres du personnel. De telles
procédures seraient particulièrement utiles en été,
au moment où on doit faire appel à des employés additionnels
pour traiter le nombre accru de demandes de non-immigrants. À cause
du roulement considérable observé au poste de caissier,
des procédures opérationnelles officielles auraient pour
effet de réduire l’importance de la formation requise chaque
fois qu’on embauche un nouveau caissier.
Recommandation
1. La mission devrait élaborer des procédures opérationnelles
et administratives officielles à l’intention des employés
pour assurer l’uniformité des tâches et réduire
la dépendance à l’égard des orientations verbales
fournies par des membres du personnel.
Réponse de la direction
Recommandation acceptée. Des membres du personnel de Seattle
ont fourni des renseignements plus précis concernant leurs tâches
pour compléter ceux dont disposait déjà le secrétaire
du programme d’immigration. Même si de tels renseignements se révèleront
utiles pour la formation, on estime que le système actuel d’observation
et de travail supervisé est déjà très efficace.
Il convient également de signaler que la direction de Seattle a
déjà pris d’autres mesures pour assurer l’uniformité
des tâches, par exemple des réunions régulières
d’employés, où sont discutés des problèmes
opérationnels, et des vérifications (section enleveé),
conçues pour mettre en lumière les incohérences dans
les procédures et mettre au point des approches communes.
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