Vérification du programme d’immigration
consulat général du Canada – Seattle

4.3. Services aux clients

La mission n’a pas encore établi ni diffusé de normes de traitement et d’intervention publiques pour l’ensemble de ses secteurs d’activité. Cependant, comme on l’a indiqué ci dessus, la direction a mis ses normes de service à jour et fera connaître dès qu’elles seront prêtes celles qui n’ont pas encore fait l’objet d’une diffusion.

Parce que les demandes de renseignements concernant la résidence permanente sont acheminées à Buffalo, des documents d’information générale à l’intention des non-immigrants produits à l’interne sont les seuls documents sur support papier offerts sur place. Cependant, le nom et le numéro du bureau ne figurent pas au bas de la première page de tous les documents, et on n’y mentionne pas toujours leur date de production. Cette situation risque d’entraîner de la confusion au cas où de nouvelles versions seraient produites et mêlées à d’autres versions plus anciennes.

Recommandation

3. La mission devrait revoir le stock de lettres circulaires que renferme l’unité I pour assurer l’identification adéquate des documents d’information imprimés, et qu’ils portent notamment des numéros de série et des dates de publication.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée. On a mis à jour tous les formulaires d’immigration afin qu’ils renferment des numéros de série et des dates de publication.

Il convient de noter que le STIDI pourrait être amélioré dans le contexte de la configuration du CRP et des satellites. Parce que les champs réservés aux notes et aux décisions importantes dans le STIDI du CRP sont automatiquement téléchargés dans une base de données de la mission satellite au moment du transfert du fichier, on ne peut différencier les notes du CRP de celles de la mission satellite. À l’examen des dossiers dans le STIDI de Seattle, l’équipe de vérification a donc eu beaucoup de difficulté à établir à quel moment la mission visée par la vérification avait commencé à traiter le dossier et à quel moment le personnel du CRP, Buffalo dans ce cas-ci, avait confié le dossier à son satellite. En fait, l’exercice a fait ressortir l’importance que revêt la mise au point d’un système qui indique aux personnes qui consultent le STIDI, en particulier à distance, comment reconnaître non seulement l’auteur des notes qui figurent dans le STIDI, mais aussi la mission à laquelle l’auteur appartient. L’écran « travail en cours » lié au Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) règle en partie le problème au niveau local, mais les personnes qui accèdent au STIDI à distance n’y ont pas accès.

Recommandation

4. La Région internationale devrait envisager d’introduire un nouveau champ qui permet la génération automatique de l’ID de la mission immédiatement avant que les initiales de l’employé soient générées à la fin de chacune des entrées dans les notes du STIDI.

Réponse de la direction

Nous avons étudié la recommandation et sommes d’avis que l’introduction d’un nouveau champ dans les notes du STIDI ne constitue pas pour le moment une solution raisonnable.

Pour introduire le nouveau champ, on devrait apporter des modifications à la programmation. Or, il faudrait tenir des discussions et des consultations considérables pour en arriver à un consensus sur la nature exacte des modifications exactes à apporter. Ce n’est qu’au terme de ces discussions et de ces consultations qu’on pourrait amorcer les modifications proprement dites. Avant la mise en oeuvre, il faudrait en outre soumettre toutes les modifications à des vérifications exhaustives. Puisque la majorité des dossiers du STIDI sont créés et traités à la même mission, les modifications proposées du STIDI ne s’appliqueraient ou n’ajouteraient de la valeur qu’à un petit pourcentage de dossiers, soit ceux qui sont transférés.

À l’heure actuelle, le Système mondial de gestion des cas (SMGC) constitue une priorité ministérielle. C’est l’équipe chargée du SMGC qui décidera de la façon dont les renseignements relatifs à l’auteur, à la date et au lieu seront indiqués dans le système chaque fois que des notes seront saisies. Nous ferons parvenir les observations et la recommandation du rapport de vérification à la division compétente de l’équipe du SMGC de façon à ce qu’on tienne compte des points soulevés dans les discussions entourant la conception.

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