Vérification du programme d’immigration
consulat général du Canada – Seattle

5.3. Analyses de cas

Nous avons examiné 35 cas des catégories regroupement familial et immigration économique répartis également entre les cinq agents d’immigration de la mission pour déterminer si les notes prises étaient claires et étayaient les décisions prises à chacune des étapes du processus. On a également examiné tous les champs du STIDI pour vérifier si toutes les autorisations et les entrées répondaient aux exigences législatives.

Un examen des notes prises dans le STIDI dans notre échantillon a révélé la prise d’excellentes notes préalables à l’entrevue. Les adjoints de programme, qui préparent la documentation et posent des questions pertinentes aux demandeurs avant que les agents les reçoivent, effectuent un excellent travail au chapitre de l’évaluation des documents, de la synthèse des renseignements dans le STIDI et de la mise en lumière des questions devant faire l’objet d’un suivi au moment de l’entrevue.

De la même façon, les notes prises par tous les agents pendant les entrevues étaient suffisamment détaillées et étayaient adéquatement les décisions prises. En général, d’excellentes analyses des cas faisaient partie des notes de grande qualité. Les vérificateurs n’ont rencontré dans le STIDI aucune décision ou autorisation entrées par du personnel non autorisé. Dans les fichiers que contenait l’échantillon, tous les formulaires de demande IMM 8 avaient été signés par le demandeur. Un seul n’avait pas été signé par l’agent, et il semble bien qu’il s’agissait d’une omission causée par inadvertance.

Les vérificateurs ont constaté que la qualité des décisions rendues dans les cas relatifs aux immigrants était généralement bonne et conforme aux exigences législatives. La conclusion a été en partie confirmée par la liste des cas traités par la mission qui ont fait l’objet d’un contrôle judiciaire, fournie par la Division de la gestion des litiges de l’AC. À la fin novembre, 17 cas traités à Seattle avaient fait l’objet d’un contrôle judiciaire en 2001. À la décharge de la mission, tous sauf un avaient été rejetés. Le seul appel accueilli ouvrait droit à une nouvelle entrevue avec un ACE à Seattle.

En ce qui concerne les notes, quelques aspects mineurs pourraient être améliorés. Premièrement, les agents n’utilisaient pas adéquatement l’écran « document » du STIDI. À la place, les notes concernant les documents figuraient dans l’écran « notes » du STIDI, où elles sont plus difficiles à trouver. Deuxièmement, on a trouvé un certain nombre de dossiers sur support papier contenant des pièces séparées. Par inadvertance, on ne les avait pas fixées à l’attache ou on les avait simplement glissées dans le dossier sans les avoir agrafées au document concerné. Par ailleurs, certaines pièces jointes n’avaient pas été classées dans l’ordre chronologique, d’où la difficulté de suivre le dossier de façon logique. Enfin, les agents ne copient généralement pas les lettres personnalisées (par exemple les refus) dans les notes du STIDI, même si une copie est conservée dans le dossier sur support papier.

Recommandation

5. On devrait utiliser plus fréquemment l’écran « document » du STIDI.

6. Au moment de classer les documents, les employés devraient veiller à ce qu’ils soient placés en ordre chronologique et agrafés au dossier : on évitera ainsi d’en perdre par inadvertance.

7. La mission devrait envisager de copier les lettres personnalisées, par exemple les refus, dans le STIDI.

Réponse de la direction

5. Recommandation acceptée. On a incité les employés de Seattle à utiliser plus fréquemment l’écran « document » du STIDI.

6. Recommandation acceptée. On a rappelé aux employés de Seattle que les documents doivent être classés par ordre chronologique et agrafés au dossier pour éviter les pertes. Il convient de noter que tous les dossiers traités à Seattle sont créés au CRP de Buffalo, où le traitement initial s’effectue. On n’examine les dossiers à Seattle que lorsque les demandeurs sont convoqués à une entrevue. Ce n’est qu’à ce stade qu’on a l’occasion d’ajouter des documents au dossier et d’en organiser le contenu.

7. Recommandation acceptée. On a rappelé aux employés de Seattle de copier les lettres de refus dans le STIDI.

<< Contenu | Précédent | Suivant >>