Vérification du programme d’immigration au haut-commissariat du Canada à Singapour

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Octobre 2010

Table des Matières

• Acronymes utilisés dans ce rapport
• Sommaire
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Évaluation des risques liés à la vérification
  • 1.3 Objectifs de la vérification
  • 1.4 Critères de la vérification
  • 1.5 Portée de la vérification
  • 1.6 Méthodologie de la vérification
• 2.0 Conclusions de la vérification
• 3.0 Observations et recommandations
  • 3.1 Cadre de gouvernance
  • 3.2 Gestion du risque
  • 3.3 Cadre de contrôle interne
• Annexe A : Organigramme de la mission de Singapour
• Annexe B : Résumé du traitement à Singapour
• Annexe C : Critères détaillés pour la vérification
• Annexe D : Plan d’action de la direction
• Annexe E : Calendrier de la vérification

Acronymes utilisés dans ce rapport

Sommaire

Le Plan de vérification axé sur le risque 2010‑2013 de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) prévoit la tenue de vérifications dans les missions. Le programme d’immigration du Haut Commissariat du Canada à Singapour a été choisi en consultation avec la Région internationale (RI) à l’administration centrale (AC) de CIC. Le travail sur place a été effectué du 29 mars au 9 avril 2010.

La mission de Singapour est un centre régional de programmes (CRP) auquel sont rattachés des bureaux satellites à Bangkok, à Dhaka, à Hô Chi Minh-Ville et à Jakarta. Selon des données de la RI, la mission compte 36 équivalents temps plein (ETP). La mission traite tous les types de demandes d’immigration provenant des résidents de Singapour et de Brunei, mais traite seulement les demandes de résidence permanence des résidents du Bangladesh, du Cambodge, du Timor-Oriental, de l’Indonésie, du Laos, du Myanmar (Birmanie), de la Thaïlande et du Vietnam. Le bureau de Singapour aide aussi la mission de New Delhi à traiter les cas de réfugiés du Bhoutan qui se trouvent actuellement au Népal.

Les objectifs de la vérification consistaient à évaluer le caractère adéquat :

• du cadre de gouvernance pour l’administration du programme d’immigration ;
• des processus et pratiques de gestion du risque à l’appui des objectifs du programme ;
• du cadre de contrôle interne régissant les activités opérationnelles administratives et financières de la mission.

Les critères de vérification utilisés sont fondés sur la législation, les politiques et les directives applicables du Conseil du Trésor et de CIC.

L’équipe de vérification a constaté que :

• le cadre de gouvernance répond partiellement aux attentes parce que les partenariats externes qui permettent à l’organisation d’étendre ses activités doivent être renforcés;
• les processus et pratiques de gestion du risque répondent aux attentes;
• le cadre de contrôle interne répond partiellement aux attentes parce que les activités opérationnelles nécessitent des améliorations.

Le présent rapport de vérification expose nos recommandations afin de tenir compte de ces observations ainsi que les réponses et plans d’action de la mission afin de donner suite à nos recommandations.

1.0 Introduction

Le Plan de vérification axé sur le risque 2010-2013 de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) prévoit la tenue de vérifications dans les missions. Le programme d’immigration du Haut Commissariat du Canada à Singapour a été choisi en consultation avec la Région internationale (RI) à l’administration centrale (AC) de CIC. Le travail sur place a été effectué du 29 mars au 9 avril 2010.

1.1 Contexte

1.1.1 Opérations

CIC est responsable du recrutement, de la sélection et du traitement des demandes d’étrangers qui souhaitent séjourner temporairement au Canada ou s’y établir en permanence, et qui stimuleront la croissance économique, et enrichiront et renforceront l’environnement social et culturel du Canada. Cette responsabilité a été confiée au Secteur des opérations qui englobe les activités au pays et celles à l’étranger. Les activités à l’étranger relèvent de la RI et de son réseau de bureaux des visas (ou missions) à l’étranger.

Il existe trois catégories de bureaux des visas ou de missions à l’étranger : les CRP, les centres offrant tous les services (COTS) ainsi que les bureaux satellites et les bureaux spécialisés. Les CRP et les COTS sont responsables de la prestation de la gamme complète des services d’immigration dans les pays qui relèvent d’eux; les CRP, pour leur part, sont également responsables de la supervision des bureaux satellites. La gamme complète des services d’immigration comprend le traitement des demandes de résidence permanente, des demandes de résidence temporaire et d’autres demandes telles que les demandes de titres de voyage ou les demandes de permis de séjour temporaire. Les bureaux satellites et les bureaux à programmes spécialisés n’offrent pas la gamme complète des services d’immigration.

Selon les données de la RI, la mission était dotée de 36 équivalents temps plein (ETP) répartis ainsi :

• huit agents canadiens à l’étranger [y compris un agent d’intégrité des mouvements migratoires (AIMM) et deux médecins agréé (MA)];
• quatre agents de programme recrutés sur place (APRP);
• vingt-quatre employés recrutés sur place (ERP).

L’annexe A présente l’organigramme de la mission en date de novembre 2009.

La majorité de ces employés est responsable du traitement direct des demandes d’immigration. En raison des changements qu’a entraînés le projet de loi C-50¹, la mission a reçu un financement temporaire pour embaucher trois ETP; elle s’attend à une concurrence accrue dans le recrutement de Singapouriens comme résidents permanents grâce à un traitement plus rapide et plus efficace des demandes. Le bureau de Singapour offre également des services d’immigration spécialisés dans certaines missions choisies. Ces services comprennent notamment ceux de l’Agence des services frontaliers du Canada par l’intermédiaire de son Unité de l’intégrité des mouvements migratoires engagée dans des activités de lutte antifraude et des activités relatives à l’interdiction de territoire qui soutiennent l’intégrité du programme dans la région, et ceux de l’Unité médicale responsable des examens médicaux des demandeurs de la région. Il est important de noter que l’Unité de l’intégrité des mouvements migratoires et l’Unité médicale couvrent chacune des territoires distincts et que les deux unités ne couvrent pas le même territoire que le programme d’immigration de Singapour.

La mission prévoit actuellement traiter 8 465 demandes de résidence permanente en 2010, ce qui représente environ 4 % des demandes provenant de l’étranger. Comme le prévoyait le Plan de gestion de l’immigration de la Région internationale 2010‑2011 pour la mission, la majorité du mouvement de résidents permanents provient de deux des pays sur son territoire (le Bangladesh et le Vietnam). Cette mission est aussi devenue l’un des centres de traitement de cas de réfugiés les plus importants au monde. En 2009, la mission a délivré 1 933 visas de résident permanent à des réfugiés, ce qui représentait environ 13 % du total de toutes les missions pendant cette période.

L’annexe B présente un sommaire des statistiques de la mission pour 2009, 2008 et 2007.

¹Par ce projet de loi, on cherchait à moderniser le système d’immigration du Canada en permettant une plus grande souplesse dans le traitement des nouvelles demandes, surtout de travailleurs qualifiés. En vertu du projet de loi, le ministre serait habilité à donner des directives aux agents d’immigration relativement au traitement des demandes afin de permettre aux personnes offrant les compétences recherchées d’entrer au Canada plus rapidement.

1.1.2 Contexte environnemental

La présente section du rapport fait ressortir certaines des difficultés de l’environnement dans lequel la mission évolue. Elles sont présentées ici à titre informatif uniquement et dans aucun ordre particulier. 

• la mission est responsable d’un territoire où vivent 600 millions de personnes dans dix pays dont les niveaux de développement sont extrêmement variés;
• les visites en région sont fréquentes et comprennent des visites régulières dans les camps de réfugiés;
• la mission est responsable du traitement de l’un des plus importants mouvements de réfugiés vers le Canada;
• les principales composantes du programme de résidence permanente comprennent les demandes au titre de la catégorie du regroupement familial (époux) provenant du Vietnam, les demandes de travailleurs qualifiés du Bangladesh et les cas de réfugiés du Bhoutan provenant de camps de réfugiés au Népal;
• ce CRT est l’un des deux bureaux ayant reçu un financement temporaire pour l’initiative liée au projet de loi C‑50;
• le personnel de la mission a mené ses opérations en tenant pour acquis que le bureau du Bangladesh deviendrait un COTS, ce qui entraînerait le transfert de ressources de Singapour à Dhaka; toutefois, ce projet a été annulé et il est peu probable qu’il soit repris dans un proche avenir;
• le nombre de demandes de résidence temporaire a diminué dans toutes les catégories en raison du ralentissement économique à l’échelle mondiale, mais il est prévu que la reprise économique entraîne une augmentation de ce nombre;
• les revenus perçus par la mission ont diminué au cours des dernières années en raison d’une diminution du nombre de demandes, alliée aux plans de transition pour la création d’un nouveau COTS dans la région et à des modifications apportées au processus de demandes entraînées par l’initiative liée au projet de loi C‑50;
• la République de Singapour est régulièrement cotée comme l’une des nations les plus transparentes au monde, mais le reste du territoire relevant de la mission est beaucoup moins transparent; en effet, certaines régions sont considérées par les médias qui surveillent les organisations comme les moins transparentes au monde;
• la fraude est courante dans certains secteurs de la région; parmi les cas de fraude, on retrouve aussi la présentation de documents authentiques (y compris des pièces d’identité et des passeports) obtenus frauduleusement;
• certains pays de la région demeurent fragiles en raison de pressions politiques internes qui risquent d’inciter leurs populations à émigrer.

1.2 Évaluation des risques liés à la vérification

Les analyses et les examens effectués pendant la phase de planification et des éléments applicables du Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Cadre de Contrôles de gestion de base de CIC ont révélé les principaux risques suivants :

• Cadre de gouvernance – Des risques existent que les structures et les processus de gouvernance ne soient pas clairement définis, et que les résultats et le rendement ne fassent pas l’objet de rapports adéquats.
• Processus et pratiques de gestion du risque – Des risques existent que des événements critiques pouvant avoir des répercussions sur la bonne marche du programme d’immigration n’aient pas été décelés ni évalués de façon appropriée, et que l’on n’en ait pas atténué les dommages.
• Cadre de contrôle interne – Des risques existent qu’il n’y ait pas en place de contrôles adéquats des processus opérationnels et administratifs, utilisés pour la mise en œuvre du programme d’immigration.

1.3 Objectifs de la vérification

Les objectifs de la vérification consistaient à évaluer le caractère adéquat :

• du cadre de gouvernance pour l’administration du programme d’immigration ;
• des processus et pratiques de gestion du risque à l’appui des objectifs du programme ;
• du cadre de contrôle interne régissant les activités opérationnelles administratives et financières de la mission.

1.4 Critères de la vérification

Les critères de vérification utilisés sont fondés sur la législation, les politiques et les directives applicables du Conseil du Trésor et de CIC. Consultez l’annexe C pour plus de détails.

1.5 Portée de la vérification

La vérification se limitait aux activités de la mission canadienne de Singapour et n’a donc pas examiné les activités menées dans les bureaux satellites de la région. La vérification englobait tous les aspects importants des activités de CIC à la mission, décrits à la section 1.1.1 du présent rapport, ce qui comprend la gamme complète des activités du programme touchant les immigrants et les non-immigrants, ainsi que les éléments financiers et administratifs qui y sont associés et que l’on trouve habituellement dans un centre offrant tous les services. La vérification visait les activités de la mission du 1er janvier 2009 au 9 avril 2010, date de la fin de la période d’examen sur place.

1.6 Méthodologie de la vérification

La vérification portait sur trois secteurs d’intérêt :

• le cadre de gouvernance;
• les pratiques de gestion du risque;
• le cadre de contrôle interne.

Au cours de notre examen du cadre de gouvernance et des processus et pratiques de gestion du risque, nous avons mené des entrevues avec le personnel du programme d’immigration et d’autres employés de la mission ayant un lien avec les activités d’immigration; nous avons examiné des documents; observé des processus; réuni des données sur les mécanismes de contrôle; vérifié l’information; et examiné des échantillons de dossiers de gestion afin d’en vérifier la conformité.

Dans notre examen du traitement des demandes, nous avons examiné, dans le but de vérifier la conformité aux pouvoirs décisionnels, toutes les décisions rendues entre le 1er janvier et le 31 décembre 2009, et liées aux titres de voyage délivrés après confirmation du statut de résident permanent, aux cas de résidents temporaires et de résidents permanents ainsi qu’aux permis de séjour temporaire. Nous avons également mené des entrevues avec le personnel du programme d’immigration ainsi qu’avec d’autres employés de la mission ayant des liens avec les activités d’immigration; de plus, nous avons examiné des documents, observé des processus et recueilli de la documentation sur les mécanismes de contrôle. Nous avons aussi examiné un échantillon discrétionnaire de 5 titres de voyage délivrés après confirmation du statut de résident permanent, de 35 cas de résidents temporaires et de 40 cas de résidents permanents réglés entre le 1er janvier et le 31 décembre 2009 afin d’en évaluer la conformité à la législation, à la réglementation et aux exigences de la politique pour chaque cas. Nous avons déterminé la taille de l’échantillon en fonction du volume de demandes traitées à la mission. Les cas individuels de l’échantillon ont été choisis au hasard et ont été examinés pour valider les constatations obtenues lors des entrevues, de l’examen des documents et de l’observation des procédures.

Dans le cadre de l’examen d’autres contrôles internes, nous avons mené des entrevues avec le personnel du programme d’immigration et d’autres employés de la mission ayant des liens avec les activités d’immigration, examiné de la documentation, observé des processus et réuni des données sur les mécanismes de contrôle. Plus particulièrement, nous avons examiné les profils d’utilisateurs du STIDI, vérifié les registres de contrôle des cas à traiter du STIDI, vérifié un échantillon des transactions concernant l’inventaire des documents contrôlés du bureau, examiné les mécanismes de contrôle des revenus provenant du recouvrement des coûts, et examiné un échantillon de demandes de remboursement des frais de déplacement et des frais d’accueil afin d’évaluer l’efficacité des mécanismes de contrôle en place.

Dans le cadre de ce processus, nous avons également discuté de nos observations préliminaires avec le chef de mission.

2.0 Conclusions de la vérification

Nous avons conclu que :

• le cadre de gouvernance répondait partiellement à nos attentes parce que les partenariats externes qui permettent à l’organisation d’étendre ses activités devaient être renforcés;
• les processus et pratiques de gestion du risque répondaient à nos attentes;
• le cadre de contrôle interne répondait partiellement à nos attentes parce que les activités opérationnelles nécessitaient des améliorations.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Cadre de gouvernance

La vérification a permis d’examiner six aspects du cadre de gouvernance :

• gouvernance et orientation stratégique;
• valeurs et éthique;
• gestion des ressources humaines;
• service axé sur la clientèle;
• résultats et rendement;
• apprentissage, innovation et gestion du changement.

Nous nous attendions aux résultats suivants :

• les responsabilités sont bien réparties;
• les valeurs et l’éthique sont encouragées et renforcées;
• le bureau est géré de manière à garantir un milieu de travail efficace;
• les services offerts par la mission répondent aux attentes des clients;
• les renseignements pertinents sur les résultats sont recueillis, utilisés pour prendre des décisions et intégrés aux rapports;
• les activités d’apprentissage et de perfectionnement appuient l’innovation et la gestion du changement.

Le cadre de gouvernance en place à la mission répondait partiellement à nos attentes. Nous avons constaté que :

• la mission suivait le processus de planification de la RI en plus d’être dotée d’une structure organisationnelle claire avec des responsabilités généralement claires également;
• la mission avait récemment recueilli de la documentation sur les liens de responsabilisation établis entre elle et ses bureaux satellites, mais une définition plus précise de la relation établie avec l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) renforcerait ce cadre;
• la direction avait intégré la promotion et le renforcement des valeurs et de l’éthique à ses pratiques dans le domaine des ressources humaines;
• les pratiques nécessaires en matière de ressources humaines étaient en place pour fournir une rétroaction régulière aux membres du personnel dans le but d’assurer l’efficacité du milieu de travail;
• les services offerts par la mission répondaient aux attentes des clients;
• de l’information sur le rendement de la mission était recueillie, principalement par l’intermédiaire d’un rapport opérationnel mensuel, et cette information était utilisée dans le processus décisionnel;
• les activités d’apprentissage et de perfectionnement en cours appuient le perfectionnement professionnel des membres du personnel et l’innovation en matière de processus.

En particulier, nous avons constaté que la mission de Singapour travaillait en collaboration avec l’OIM pour offrir des services d’immigration dans certains secteurs de sa région géographique (le Vietnam). Nous notons que le bureau satellite de Singapour à Hô Chi Minh-Ville est doté d’un centre de réception des demandes de visas (CRDV), à la suite d’une entente avec l’OIM; cependant, cette entente ne concerne que les services de résidence temporaire fournis pour soutenir les activités du bureau de Hô Chi Minh-Ville. Le bureau de Singapour appuie le réseau de l’OIM dans le traitement des demandes de résidence permanente provenant du Vietnam pour communiquer avec les demandeurs plutôt qu’avec ces clients directement afin d’offrir et de recevoir de l’information et de recevoir des demandes d’immigration. Ce moyen était utilisé pour les demandeurs du Vietnam, où les moyens de communication traditionnels n’étaient pas fiables. La nature de cette relation et les limites y étant associées n’étaient pas définies, ce qui expose la mission aux risques suivants :

• Service – Si les normes ne sont pas établies à l’avance et documenté, le CRP risque de subir des fluctuations non prévues, qui toucheront tant la quantité que la qualité des services offerts dans les domaines où les partenaires sont mis à contribution pour offrir des services dans des secteurs de la région géographique du CRP.
• Production de rapports – La nature de l’information et les limites de sa transmission n’avaient pas été définies (y compris les exigences en ce qui concerne la confidentialité). Sans cette définition, la mission pourrait manquer d’information sur le rendement de cette relation. Cette information serait utile à la direction pour la tenir au courant des éléments dont elle doit tenir compte pour étendre ou restreindre la relation. D’autres risques possibles comprennent la divulgation, par inadvertance, de renseignements personnels dans les rapports.
• Règlement des différends – Dans le cas où surviendrait un différend entre le CRP et son partenaire, le CRP ne dispose d’aucun mécanisme ni d’aucune procédure bien définis pour le régler.

Recommendation 1
La direction de la mission de Singapour devrait documenter la nature de son partenariat avec l’OIM.

Réponse de la direction
Le 28 juin 2010, le gestionnaire du programme d’immigration de la mission a rencontré le chef du bureau de son principal partenaire externe à Hô Chi Minh-Ville. L’OIM, en tant que fournisseur de centres de réception des demandes de visa (CRDV) au Vietnam, a déjà conclu une entente de fournisseur de services avec le bureau satellite de la mission à Hô Chi Minh-Ville. La mission et l’OIM, en consultation avec la Région internationale (Unité de soutien/RIX), mettront en place un arrangement administratif documenté, et qu’ils prévoient conclure au début de l’exercice de 2011‑2012.

3.2 Gestion du risque

Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné la pertinence des procédures et pratiques de gestion du risque mises en place pour appuyer la réalisation des objectifs de la mission. Plus précisément, nous nous attendions à trouver des processus permettant de définir, d’évaluer, d’atténuer et de surveiller les risques, et à constater que la direction communiquait adéquatement aux principaux intervenants les stratégies de la mission en ce qui concerne les risques et leur gestion, et que la planification et l’affectation des ressources tenaient compte de l’information accessible relativement aux risques.

3.3 Cadre de contrôle interne

Lors de notre vérification du cadre de contrôle interne, nous avons étudié les mécanismes de contrôle en place pour le traitement des demandes, le STIDI, les documents contrôlés, le recouvrement des coûts ainsi que les dépenses liées aux déplacements et aux activités d’accueil.

3.3.1 Traitement des demandes

L’examen des mécanismes de contrôle interne comprenait un examen des demandes d’immigrants et de non-immigrants. Nous nous attendions à ce que les décisions relatives aux demandes soient consignées correctement, à ce que les procédures et processus soient conformes à la législation et aux politiques applicables, à ce que des mécanismes de contrôle suffisants soient en place pour garantir le respect des exigences en matière d’admissibilité, et à ce que les pouvoirs de décision attribués par délégation ou désignation soient appropriés et conformes à la politique ministérielle.

Les mécanismes en place à l’égard du traitement des demandes satisfont à nos attentes en général, même si quelques modifications doivent être apportées.

Lors de l’examen des processus de demande en place à la mission, nous avons constaté que la mission semblait se conformer aux normes ministérielles. Au cours des entrevues avec le personnel, il est apparu que celui-ci connaissait les exigences en matière de traitement. De plus, la mission tenait à jour l’information sur ses processus, et le personnel y avait accès et pouvait la consulter. Cette information comprenait des modèles normalisés de notes et de lettres types, des procédures normalisées de fonctionnement pour certains processus et des outils de contrôle.

Nous avons également passé en revue toutes les décisions prises sur les cas réglés pendant la période à l’étude, ce qui nous a permis de constater que la plupart des décisions étaient prises par une personne autorisée. Nous avons constaté que l’on avait délégué à un agent de programme recruté sur place la prise de décisions en matière de criminalité. En règle générale, ces décisions sont prises par le personnel canadien. Au total, pendant la période à l’étude, cette personne a saisi dans le système environ 9 % des décisions en matière de criminalité prises sur les cas réglés. La direction de la mission nous a informés des raisons pour lesquelles elle avait délégué cette prise de décision à cette personne. Cependant, nous avons constaté qu’aucun document d’approbation n’avait été demandé à la RI ni reçu de celle-ci pour cette exception.

À l’occasion de leur nomination, les agents reçoivent, à Ottawa, une formation rigoureuse sur les tâches et responsabilités qui correspondent à leur niveau. Les agents sont nommés sur la recommandation des gestionnaires de programme, mais leur nomination demeure la prérogative de la RI à l’administration centrale. Selon leur niveau, les agents n’ont pas le même accès à l’information de nature délicate. Par conséquent, le fait que certaines personnes rendent des décisions alors que ce pouvoir ne leur a pas été attribué par désignation ou délégation entraîne un risque, car ces personnes n’ont pas reçu la formation appropriée et, dans certains cas, n’ont pas accès à l’information pertinente. Cependant, les employés de longue date peuvent compenser leur manque de formation officielle par l’expérience acquise en milieu de travail.

Dans le cadre de notre vérification, nous avons également étudié les dossiers de cas sélectionnés réglés pendant la période à l’étude. Nous avons fait les observations suivantes :

• les demandes étaient en général complètes;
• les procédures de traitement des demandes (y compris les exigences en matière d’admissibilité) étaient généralement conformes aux politiques;
• les agents qui saisissaient les décisions dans le système ne les accompagnaient pas toujours, ou systématiquement, de notes pour expliquer leur décision (principalement dans les cas de résidents permanents).

Le Guide opérationnel pour le traitement des demandes à l’étranger indique que « les agents doivent s’assurer que non seulement les notes sur le cas documentent les décisions prises pendant l’évaluation du cas, mais aussi qu’elles traduisent clairement le processus suivi par l’agent pour arriver à ces décisions. » Les notes sur le cas sont utilisées pour préparer les lettres de refus, répondre aux demandes de renseignements ou réunir des données dans le cas d’un appel ou d’une contestation judiciaire. Enfin, les employés d’autres bureaux du Ministère ont directement accès aux dossiers électroniques des demandeurs et peuvent réclamer ces dossiers pour diverses raisons. C’est pourquoi, si les notes sur le cas sont incomplètes, le personnel peut manquer d’information pour répondre à diverses questions au sujet du cas.

Recommendation 2
La mission doit garantir que seuls les membres du personnel qui en ont le pouvoir rendent des décisions sur les cas.

Réponse de la direction
La mission est consciente du fait que seuls les membres du personnel qui en ont le pouvoir doivent rendre des décisions sur les cas, et note que le membre du personnel recruté sur place à qui ce pouvoir a été délégué représente un cas exceptionnel : en effet, il s’agit d’un citoyen canadien qui, avant d’être un APRP à la mission, travaillait à CIC dans un poste de responsabilité. Cependant, il ne rendra plus de décisions en matière de criminalité tant qu’on ne lui aura pas octroyé le pouvoir de le faire.

Singapour étudiera également la Délégation de pouvoirs (IL3) pour modifier les attributions concernant le STIDI, tel que cela est exigé. Une demande qui reste à approuver (approbation attendue pour l’automne 2010) a été soumise pour mettre à jour les délégations à l’étranger (Région internationale). La mission s’accorde 30 jours pour revoir les attributions, une fois les délégations publiées.

3.3.2 STIDI

Les mécanismes de contrôle du STIDI ont été examinés lors de la vérification du cadre de contrôle interne. Nous nous attendions à ce que les mécanismes de contrôle appropriés soient en place pour garantir l’utilisation appropriée du STIDI à la mission et à ce que les éléments du STIDI soient protégés.

• un petit nombre de comptes actifs appartenaient à d’anciens employés (7 % de tous les profils d’utilisateurs actifs);
• des privilèges d’accès pour les utilisateurs à distance, capacité du système qui n’est pas utilisée par la mission actuellement, n’avaient pas été réinitialisés;
• certains membres du personnel avaient des privilèges d’accès qui leur permettaient de remplir des fonctions qu’ils n’auraient pas dû être autorisés à remplir;
• la mission n’assignait pas toujours de codes d’accès uniques aux personnes pour permettre la traçabilité.

Ces problèmes représentent un risque potentiel pour les mécanismes de contrôle du STIDI. La création de points d’accès supplémentaires, en plus de ceux qui sont nécessaires, accroît le risque d’accès non autorisé. Cependant, nous avons pu constater lors d’une vérification supplémentaire que toutes les décisions prises sur les demandes d’immigration pendant la période d’examen ont été prises par des personnes autorisées (sauf dans le cas indiqué à la section 3.3.1 : Traitement des demandes). Nous notons que certains de ces problèmes ont été remédiés depuis notre vérification sur place.

Recommendation 4
La direction de la mission doit examiner et mettre à jour périodiquement les profils du STIDI et les listes d`inventaire et faire tous les changements nécessaires pour garantir qu’ils sont à jour, répondent aux besoins de la mission et sont conformes aux exigences.

Réponse de la direction
La mission a examiné et mis à jour les profils et les registres de contrôle des cas à traiter dans le STIDI. Elle révisera aussi périodiquement le Guide de l’utilisateur du gestionnaire du STIDI en ligne.

Recommendation 5
Le gestionnaire du STIDI doit s’assurer que les fonctions d’administration du système, telles que le nettoyage de la bande système, sont effectuées en suivant les indications du Guide de l’utilisateur du gestionnaire du STIDI.

Réponse de la direction
La mission nettoie la bande système chaque semaine depuis que l’équipe de vérification l’a informée de l’anomalie en avril 2010. Elle continuera également à revoir périodiquement le Guide de l’utilisateur du gestionnaire du STIDI en ligne.

3.3.3 Documents contrôlés

Dans les missions à l’étranger, les documents contrôlés sont composés de visas autocollants et de sceaux, et ils sont émis ensemble en tant que visas. Les visas autocollants sont les documents sur lesquels les missions impriment l’information des visas, et les sceaux sont les documents placés sur les visas autocollants, qui sont à leur tour placés dans les passeports pour empêcher la falsification.

Lors de la vérification du cadre de contrôle interne, nous avons étudié les mécanismes de contrôle sur les documents contrôlés. Nous nous attendions à ce que les rôles et responsabilités soient bien répartis et à ce qu’un cadre de contrôle efficace soit en place pour assurer la conservation, la protection et la surveillance des documents contrôlés.

3.3.4 Recouvrement des coûts

Les vérificateurs ont examiné le cadre de contrôle en place pour protéger les recettes perçues à la Section d’immigration. La mission accepte uniquement les paiements par effets certifiés émis en dollars canadiens et en dollars de Singapour. Les recettes d’immigration de la mission s’élevaient au total à 2,6 millions de dollars canadiens en 2009-2010 (jusqu’au 8 février 2010), à 3,8 millions de dollars en 2008-2009 et à 4,7 millions de dollars en 2007-2008.

Nous nous attendions à constater que les rôles et responsabilités étaient conformes aux politiques ministérielles en matière de recouvrement des coûts, que des mécanismes de contrôle adéquats étaient en place pour protéger les recettes provenant du recouvrement des coûts et qu’un régime de surveillance adéquat était en place.

3.3.5 Déplacements et accueil

Pendant notre vérification du cadre de contrôle interne, nous avons examiné les mécanismes de contrôle appliqués aux frais de déplacement et d’accueil. L’équipe de vérification s’attendait à ce que des mécanismes de contrôle soient en place pour garantir que les opérations liées aux déplacements et à l’accueil soient traitées conformément aux politiques et règlements applicables.

Annexe A : Organigramme de la mission de Singapour

Source : Adapté de l’organigramme du Plan de gestion de l’immigration de la Région internationale (novembre 2009)

Version texte : Organigramme

Annexe B: Résumé du traitement à Singapour

1. D’après les dossiers de données de la RI au 2 avril 2010.
2. D’après les dossiers de données de la RI au 31 décembre 2009, au 2 janvier 2009 et au 4 janvier 2008, pour la fin de 2009, de 2008 et de 2007 respectivement.
3. Recettes pour les exercices 2009-2010 (jusqu’au 8 février 2010), 2008-2009 et 2007-2008.

Note (générale) : Dans les statistiques, les demandes d’immigration sont appelées des « cas », alors que les « personnes » font référence au nombre de personnes qui ont présenté une demande. Par exemple, les familles présentent généralement leur demande ensemble dans un formulaire unique plutôt que de faire plusieurs demandes séparées. C’est pourquoi les statistiques font référence à la fois au nombre de cas (c.-à-d. le nombre de demandes) et au nombre total de personnes qui ont présenté une demande (sans tenir compte du nombre de cas).

Annexe C: Critères détaillés pour la vérification

Objectif 1 : Cadre de gouvernance

La pertinence du cadre de gouvernance sera évaluée en fonction des critères suivants :

• Des structures de gouvernance sont en place afin que les responsabilités soient assumées de façon adéquate.
• Les valeurs et l’éthique de la fonction publique sont encouragées et renforcées.
• Le bureau est géré de manière à assurer un milieu de travail efficace où le personnel peut contribuer avec succès à l’atteinte des objectifs de travail.
• Les services offerts par la mission répondent aux attentes des clients.
• Les renseignements pertinents sur les résultats sont recueillis, utilisés pour prendre les décisions et intégrés dans des rapports.
• Les activités d’apprentissage et de perfectionnement sont utilisées pour promouvoir l’innovation et la gestion du changement.

Objectif 2: Gestion du risque

La pertinence des processus et pratiques de gestion du risque sera évaluée en fonction des critères suivants :

• Des processus sont en place pour déterminer, évaluer, atténuer et surveiller les risques.
• La direction communique adéquatement aux principaux intervenants les risques et les stratégies de gestion du risque.
• La planification et l’affectation des ressources tiennent compte des renseignements sur les risques.

Objectif 3: Mécanismes de contrôle interne

La pertinence du cadre de contrôle interne en place relativement aux activités financières, administratives et opérationnelles sera évaluée en fonction des secteurs d’intérêt et des critères suivants :

• Traitement des demandes
  • Les décisions sont consignées adéquatement et les documents à l’appui sont conservés.
  • Les pouvoirs de décision attribués par délégation et désignation sont appropriés et conformes à la politique ministérielle.
  • Des mécanismes de contrôle adéquats sont en place pour garantir le respect des exigences en matière d’admissibilité.
  • Gestion du STIDI
  • Des mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour gérer et utiliser les comptes d’utilisateurs du STIDI à la mission.
  • Des mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour protéger les éléments du STIDI à la mission.
• Documents contrôlés
  • Les rôles et responsabilités sont appropriés pour ce qui est de la garde, de la protection et de la manipulation des documents contrôlés.
  • Les mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour ce qui est de la garde, de la protection et de la manipulation des documents contrôlés.
• Recouvrement des coûts
  • Les rôles et les responsabilités assignés et les procédures exécutées sont conformes aux politiques ministérielles régissant le recouvrement des coûts.
  • Les mécanismes de contrôle appropriés sont en place dans l’environnement physique pour protéger le système de recouvrement des coûts.
  • Un système de surveillance adéquat est en place pour garantir que les mécanismes de contrôle fonctionnent adéquatement et que les fonds perçus sont dûment comptabilisés et protégés.
• Déplacements et accueil
  • Des mécanismes de contrôle interne sont en place pour garantir que les opérations relatives aux déplacements et aux activités d’accueil sont conformes aux politiques et aux règlements, afin de prévenir les cas de fraude et de négligence financière, et les autres manquements aux règles et principes applicables.

Annexe D: Plan d’action de la direction

Annexe E: Calendrier de la vérification