Vérification du programme d’immigration au bureau commercial du Canada à Taipei

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Juillet 2008

Table des matières

• Acronymes utilisés dans ce rapport
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Objectifs de la vérification
  • 1.3 Critères de la vérification
  • 1.4 Portée de la vérification
  • 1.5 Méthode de la vérification
• 2.0 Conclusions de la vérification
• 3.0 Observations et recommandations
  • 3.1 Cadre de gestion
  • 3.2 Intégrité du programme d’immigration
  • 3.3 Cadre de contrôle interne
• Annexe A : Organigramme du bureau du Canada à Taipei
• Annexe B : Critères détaillés pour la vérification
• Annexe C : Plan d’action de la direction
• Annexe D : Calendrier de la vérification

Acronymes utilisés dans ce rapport

1.0 Introduction

Le Plan de vérification axé sur le risque de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour 2007–2010 précise la conduite de vérifications dans les missions. Le Bureau commercial du Canada à Taipei a été choisi, en consultation avec la Direction générale de la région internationale (RI) à l’Administration centrale (AC) de CIC, sur la base d’une évaluation des activités de la mission par rapport à celles des autres bureaux, et en tenant compte du volume de demandes traitées. Le travail sur place a été effectué du 15 au 19 octobre 2007.

1.1 Contexte

1.1.1 Opérations

CIC est responsable du recrutement, de la sélection et du traitement des demandes des étrangers qui désirent venir au Canada de façon temporaire ou permanente et qui stimuleront la croissance économique et enrichiront l’environnement social et culturel du Canada. Au sein du Ministère, cette responsabilité a été confiée au Secteur des opérations, qui se divise en activités intérieures et extérieures. Les activités extérieures relèvent de la Direction générale de la RI, qui les exerce par l’intermédiaire de son réseau de bureaux des visas (ou missions) à l’étranger. Ceux-ci sont divisés en centres régionaux de programmes (CRP), en centres offrant tous les services et en bureaux satellites et spécialisés. Les CRP et les centres offrant tous les services sont responsables de la prestation de la gamme complète des services d’immigration pour les pays qu’ils desservent. La différence entre ces deux types de centre est que les CRP sont chargés de superviser les bureaux satellites. Toutefois, les bureaux satellites et les bureaux spécialisés n’offrent pas la gamme complète des services d’immigration.

La mission de Taipei est un bureau de traitement des visas offrant tous les services depuis avril 2003; elle est responsable de la prestation de tous les services d’immigration. Ce centre d’importance moyenne figure parmi les 32 bureaux de ce type à l’échelle mondiale. La Section des visas compte 20 employés à plein temps, notamment : trois agents canadiens à l’étranger (ACE), y compris un agent d’intégrité des mouvements migratoires, et 17 employés recrutés sur place (ERP), y compris un agent d’immigration désigné, un agent du programme d’immigration et quatre agents des non-immigrants (ANI).

Excepté aux postes de commis les plus subalternes, le roulement des ERP est minime. (Section enlevée) Le bureau compte quatre équipes : l’équipe des immigrants, l’équipe des non-immigrants, l’Unité de l’intégrité des mouvements migratoires (UIMM) et l’équipe d’enregistrement et de service direct au comptoir. Les équipes des immigrants et des non-immigrants sont responsables du traitement des demandes d’immigration et des autres demandes, respectivement. L’UIMM exerce des fonctions d’interception, tandis que l’équipe d’enregistrement et de service direct au comptoir fournit un soutien administratif à l’ensemble du programme d’immigration. L’annexe A présente l’organigramme du programme d’immigration à Taipei.

La mission de Taipei traite les demandes de résidence permanente des citoyens et des résidents de Taïwan. Elle traite également les demandes de résidence temporaire présentées à Taïwan. En 2007, l’objectif global de la mission en matière de délivrance de visas pour les demandes de résidence permanente était de 2 580, incluant un objectif de 365 visas pour les investisseurs fédéraux lequel était le troisième en importance dans le monde. Au 2 novembre 2007, le nombre de demandes en attente d’une décision à la mission était de 7 555, dont environ 62 % étaient présentées par des travailleurs qualifiés. En ce qui concerne les résidents temporaires, en 2006, le bureau a délivré 70 718 visas de visiteur, 2 003 visas d’étudiant et 611 visas de travailleur temporaire. Il s’agissait du plus grand nombre de visas de résident temporaire (VRT) délivrés par un bureau des visas à l’échelle mondiale. Les statistiques du bureau pour 2007, 2006 et 2005 sont présentées sous forme de résumé dans le tableau 1 ci-dessous.

Tableau 1 – Statistiques de la mission de Taipei

1.1.2 Contexte environnemental

La présente section du rapport décrit certains des problèmes de la mission relatifs au contexte opérationnel. Ils sont présentés ici à titre d’information seulement et ne suivent aucun ordre précis.

La mission de Taipei est l’une des plus importantes à délivrer des visas au sein du réseau de bureaux à l’étranger de CIC. Selon les renseignements fournis par la direction de la mission, celle-ci fait face aux défis suivants :

• Grand nombre de demandes de résidence temporaire – Pendant plusieurs années, Taipei a été le plus important bureau à délivrer des VRT. Le très grand nombre de demandes de VRT traitées pendant la saison de pointe (d’avril à octobre) sollicite particulièrement les ressources, compte tenu du grand nombre d’étapes exigeantes en main-d’œuvre que comporte le traitement des VRT, comme l’ouverture de dossiers, l’évaluation de chaque cas, l’entrée de notes sur le cas et la délivrance de visas, notamment l’impression et l’apposition de visas autocollants et de sceaux. Il peut être difficile de motiver le personnel, compte tenu du très grand nombre de demandes et de la nature répétitive du travail relatif aux demandes de résidence temporaire, en particulier pendant les saisons de pointe.
• Travail changeant – Taipei est devenu un bureau des visas offrant tous les services en avril 2003. Toutefois, il a fallu attendre 2006 avant qu’on modifie la structure du bureau ou la classification du personnel afin de tenir compte de l’ajout du traitement des demandes de résidence permanente. Ce traitement comporte des activités plus complexes et, de ce fait, nécessite un plus grand nombre d’étapes. Cela a donné lieu à une répartition inégale du travail et a nui à la productivité.
• Réductions de personnel – Une diminution du nombre de cas de VRT au cours des dernières années a entraîné des coupures au sein des ERP en 2006. Celles-ci ont également réduit la capacité du bureau d’ajouter des ressources à des activités plus complexes, comme le traitement des demandes de résidence permanente et, en particulier, des cas d’investisseurs fédéraux. En 2008, Taipei se classe au deuxième rang mondial en ce qui concerne l’objectif relatif aux cas d’investisseurs fédéraux.
• Structure organisationnelle révisée – Depuis 2006, on a procédé plusieurs fois à la reclassification à un niveau supérieur des ERP clés, ainsi qu’à la restructuration des équipes et des rapports hiérarchiques. Ces changements ont amélioré la structure et devraient permettre une gestion plus efficace du programme. Des modifications continuent d’être apportées, alors que les ERP assument des fonctions accrues et, dans certains cas, acquièrent de toutes nouvelles compétences en rapport avec le traitement des demandes de résidence permanente.

1.2 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objectif d’évaluer :

• le cadre de gestion en place à la mission pour administrer le programme d’immigration;
• le degré de conformité des pratiques et des procédures relativement à la loi et aux politiques applicables associées à l’exécution du programme d’immigration;
• le cadre de contrôle interne en place pour soutenir la prestation opérationnelle des services à la mission et protéger les actifs et les recettes.

1.3 Critères de la vérification

Les critères utilisés sont fondés sur la loi, les politiques et les directives applicables du Conseil du Trésor et de CIC. Les critères particuliers sont énoncés à l’annexe B.

1.4 Portée de la vérification

La vérification se limitait aux activités de la mission canadienne à Taipei. Elle englobait tous les aspects importants des activités de CIC à la mission, ce qui comprend la gamme complète des activités de programme touchant les immigrants et les non-immigrants, ainsi que les éléments financiers et administratifs que l’on trouve habituellement dans un centre offrant tous les services. La vérification visait les activités de la mission du 1^er juillet 2006 au 19 octobre 2007, date de fin de la période d’examen sur place.

1.5 Méthode de la vérification

L’enquête comportait trois volets : le cadre de gestion, l’intégrité du programme d’immigration et le cadre de contrôle interne.

Au cours de notre examen du cadre de gestion, nous avons effectué des entrevues avec le personnel d’immigration et d’autres employés de l’ambassade ayant un lien avec les activités d’immigration; examiné des documents; observé des processus; documenté les mécanismes de contrôle; vérifié l’information; et examiné des échantillons de dossiers de gestion afin de vérifier leur conformité.

Dans le cadre de notre examen de l’intégrité du programme, nous avons examiné toutes les décisions concernant les titres de voyage des résidents permanents, les cas de résidence temporaire et permanente, ainsi que les permis de séjour temporaire qui ont été traités au cours de la période du 1^er juillet 2006 au 30 juin 2007, afin de vérifier leur conformité avec les pouvoirs délégués. Nous avons également mené des entrevues avec le personnel d’immigration et d’autres employés de l’ambassade ayant un lien avec les activités d’immigration, examiné les documents, observé les processus et documenté les mécanismes de contrôle. L’équipe de vérification a également examiné un échantillon discrétionnaire de 20 cas de résidence temporaire et de 20 cas de résidence permanente qui ont été traités au cours de la période du 1^er juillet 2006 au 30 juin 2007, afin de vérifier leur conformité avec la loi, les règlements et les politiques applicables au dossier du cas. La taille de l’échantillon a été établie de façon discrétionnaire, en tenant compte du volume de demandes traitées par la mission. Nous avons choisi les échantillons de cas au hasard dans la population et examiné les dossiers de ces cas afin de valider nos observations tirées des entrevues, de l’examen des documents et de l’observation des procédures en place à la mission.

Au cours de notre examen du cadre de contrôle interne, nous avons analysé les mécanismes de surveillance appliqués au Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI), aux documents contrôlés, au recouvrement des coûts et aux frais de déplacement et d’accueil. À cette fin, nous avons mené des entrevues avec le personnel d’immigration et d’autres employés de l’ambassade ayant un lien avec les activités d’immigration, examiné les documents, observé les processus, documenté les mécanismes de surveillance, vérifié l’information et examiné les échantillons de dossiers de gestion afin de vérifier leur conformité. Nous avons en particulier examiné les profils d’utilisateur du STIDI, testé les mécanismes de contrôle d’inventaire du STIDI, des échantillons d’opérations d’inventaire de documents contrôlés et les mécanismes de surveillance applicables aux recettes découlant du recouvrement des coûts, et examiné un échantillon de demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil afin d’évaluer leur conformité à la loi, aux politiques et aux procédures applicables et de tirer des conclusions sur l’état des mécanismes de contrôle en place

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et aux normes de vérification établies par l’Institut des vérificateurs internes.

2.0 Conclusion de la vérification

L’équipe de vérification a constaté que :

• le cadre de gestion en place était approprié pour gérer les ressources de la mission;
• le programme d’immigration était conforme;
• le cadre de contrôle interne pour soutenir la prestation opérationnelle des services à la mission et protéger les actifs et les recettes était approprié en ce qui concerne le STIDI, le recouvrement des coûts et les frais de déplacement et d’accueil, mais les mécanismes de surveillance en place relativement aux documents contrôlés avaient besoin d’amélioration.

Nos observations et recommandations détaillées sont traitées dans la prochaine section. On trouvera les réponses et le plan d’action de la direction, ainsi que le calendrier de mise en œuvre proposé à l’annexe C.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Cadre de gestion

L’équipe de vérification a examiné sept éléments du cadre de gestion : gouvernance et orientation stratégique; valeurs et éthique de la fonction publique; gestion des ressources humaines; service axé sur la clientèle; gestion du risque; résultats et rendement; et apprentissage, innovation et gestion du changement. Nous nous attendions à ce que les responsabilités soient appropriées, à ce que les valeurs et l’éthique soient promues et renforcées, à ce que le bureau soit géré de manière à garantir l’efficacité du lieu de travail, à ce que les services offerts par le bureau répondent aux besoins de ses clients, à ce que la gestion du risque soit utilisée par le bureau, à ce que de l’information sur les résultats soit recueillie, utilisée à l’appui des décisions et présentée, et à ce que des activités d’apprentissage et de perfectionnement soient en place.

La vérification a révélé que le cadre de gestion était approprié pour gérer les ressources de la mission. En particulier, nous avons constaté que les structures de gouvernance étaient appropriées, que les valeurs et l’éthique étaient promues et renforcées, que la fonction de ressources humaines fonctionnait comme prévu, que le service à la clientèle était géré de manière appropriée et que les pratiques de gestion du risque étaient adéquates, compte tenu du contexte opérationnel de la mission. Toutefois, au moment de notre vérification, nous avons constaté qu’en raison du roulement du personnel, la mission avait perdu certaines de ses capacités en matière d’analyse du rendement. Nous avons également constaté que la direction de la mission avait pris des mesures pour résoudre ce problème en instaurant un plan d’action approprié pour récupérer ces capacités.

3.2 Intégrité du programme d’immigration

En ce qui concerne l’intégrité du programme, l’équipe de vérification a examiné le niveau de conformité des pratiques et des procédures relativement à la loi et aux politiques applicables associées à l’exécution du programme d’immigration à la mission de Taipei. À cette fin, le traitement des demandes d’immigrants et de non-immigrants a été examiné. Nous nous attendions à ce que les décisions relatives aux demandes soient documentées de manière appropriée, à ce que les processus et les procédures soient conformes à la loi et aux politiques applicables, à ce que des mécanismes de contrôle appropriés soient en place afin de garantir que les exigences en matière d’admissibilité étaient remplies, et à ce que les pouvoirs délégués relatifs aux décisions soient appropriés et conformes à la politique du Ministère.

L’équipe de vérification a constaté que le programme d’immigration à ce bureau était généralement conforme. Elle a également constaté que les exigences d’admissibilité étaient remplies et que les décisions étaient prises par les personnes ayant des pouvoirs délégués.

Toutefois, nous avons constaté que les procédures n’ont pas été documentées de manière aussi systématique ou détaillée que nous nous y attendions. Dans le cadre de notre examen d’un échantillon de demandes de résidence permanente et temporaire, nous avons constaté que, dans certains cas, le bureau ne mentionnait pas certaines procédures exécutées. En outre, dans 15 cas de demandes de visa de visiteur temporaire sur les 16 examinées, nous avons constaté l’absence de notes. De plus, les politiques sur la conservation des documents en place au bureau étaient telles que bon nombre de documents qui auraient été considérés comme un élément du processus décisionnel étaient éliminés sans que cela soit documenté dans les notes. Dans le cadre de discussions avec le personnel, ainsi que d’observations et d’examens supplémentaires des procédures de fonctionnement de la mission, nous avons constaté que des procédures étaient en place pour assurer l’exécution de toutes les étapes. Toutefois, sans la conservation de certains documents ou la consignation de ceux-ci et d’autres procédures dans les notes, la mission peut ne pas être en mesure de démontrer qu’elle a suivi toutes ces étapes du traitement

Le guide sur le traitement des demandes à l’étranger indique que les agents doivent veiller à ce que les notes sur les cas non seulement précisent toute décision prise au cours de l’évaluation d’un cas, mais décrivent également le processus suivi par l’agent pour rendre cette décision. Le guide fournit également des directives sur les documents à conserver et mentionne que même si les bureaux doivent veiller à gérer l’espace de manière efficace, les documents essentiels au processus décisionnel devraient être conservés. Ils peuvent toutefois être éliminés, sauf exception, à condition que des notes suffisantes figurent dans le STIDI. Il est essentiel de créer des notes appropriées sur les cas, car elles constituent un registre de ce qui est ressorti de l’entrevue ou des étapes de traitement suivies pour rendre une décision. Les notes sur les cas sont utilisées pour préparer les lettres de refus, pour répondre aux demandes de renseignements ou comme registre dans le cas d’un appel ou d’une contestation judiciaire. En dernier lieu, le personnel des autres bureaux du Ministère jouit d’un accès direct aux dossiers électroniques individuels et il peut devoir consulter ces registres pour diverses raisons.

La direction de la mission était au courant de la faiblesse de cette dernière en ce qui concerne les documents et avait pris des mesures pour remédier à ce problème avant notre arrivée en diffusant des directives supplémentaires sur les nouvelles procédures de tenue des dossiers et en offrant une formation connexe. Nous avons constaté que ces nouvelles exigences en matière de documents ont été renforcées par le biais de réunions du personnel et d’autres modes de communication de la mission. Tout en reconnaissant que ces étapes sont susceptibles d’améliorer les procédures de tenue des dossiers, nous encourageons la direction de la mission à renforcer ses exigences en la matière.

Recommandation 1
La direction de la mission doit s’assurer que toutes les étapes du traitement sont systématiquement consignées dans les notes du STIDI.

Réponse de la direction
Les cas de demandeurs de résidence permanente taïwanais présentent relativement peu de risques sur le plan de l’intégrité des documents ou de problèmes comme les fausses déclarations. Même s’il est reconnu que le traitement des cas doit être bien documenté dans chaque dossier, le faible niveau de fraude à la mission de Taipei a fait qu’avec le temps, certains employés ont omis d’entrer des notes complètes dans le STIDI.

Depuis toujours, le bureau de délivrance des visas de visiteur de Taipei traite un très grand nombre de demandes; son taux de refus est inférieur à 1 % et il connaît peu de problèmes relatifs à l’exécution en ce qui a trait au mouvement des résidents temporaires à destination du Canada. Pendant les périodes de pointe des mois d’été, il n’est pas rare qu’on s’attende à ce que chaque ANI examine et règle chaque jour une centaine de demandes de résidence temporaire ou plus. Afin que les commis et les ANI soient en mesure de traiter ce grand nombre de cas, on a opté pour la pratique d’entrer des notes du STIDI uniquement pour les demandes de résidence temporaire refusées ou en présence d’un facteur inhabituel. Dans les cas ordinaires, il n’était pas jugé nécessaire d’entrer des notes pour confirmer que toutes les exigences avaient été remplies.

3.3 Cadre de contrôle interne

Au cours de la vérification du cadre de contrôle interne, nous avons examiné les mécanismes de surveillance en place appliqués au STIDI, aux documents contrôlés, au recouvrement des coûts et aux dépenses de déplacement et d’accueil.

L’équipe de vérification a constaté que le cadre de contrôle interne à l’appui de la prestation opérationnelle des services à la mission et de la protection des actifs et des recettes était approprié en ce qui concerne le STIDI, le recouvrement des coûts, ainsi que les dépenses de déplacement et d’accueil. Toutefois, les mécanismes de surveillance en place visant à protéger les documents contrôlés étaient faibles et avaient besoin d’être améliorés. Voir nos observations dans les sections suivantes.

3.3.1 STIDI

Au cours de notre vérification du cadre de contrôle interne, nous avons examiné les mécanismes de surveillance appliqués au STIDI. Nous nous attendions à ce que des mécanismes de surveillance adéquats soient en place pour assurer l’utilisation appropriée du STIDI à la mission et que les actifs relatifs à ce système soient protégés.

L’équipe de vérification a constaté que le cadre de contrôle du STIDI était approprié. Elle a en particulier constaté qu’on effectuait un examen approprié pour s’assurer que le recours et l’accès au STIDI étaient contrôlés et conformes aux pouvoirs délégués. Nous avons également constaté que les mécanismes de contrôle des stocks étaient appropriés pour assurer la protection des actifs physiques relatifs au STIDI. Dans le cadre de notre évaluation dans ces deux secteurs, nous n’avons pas relevé de problème et avons confirmé que les mécanismes de contrôle appliqués au STIDI étaient adéquats et fonctionnaient comme prévu.

3.3.2 Documents contrôlés

Au cours de la vérification du cadre de contrôle interne, nous avons examiné les mécanismes de surveillance appliqués aux documents contrôlés. L’équipe de vérification s’attendait à ce que les rôles et les responsabilités (fonctions) soient appropriés et à ce qu’un cadre de contrôle efficace soit en place pour assurer la garde, la protection et la surveillance des documents contrôlés.

Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que les mécanismes de surveillance en place pour assurer la protection des documents contrôlés avaient besoin d’amélioration. Toutefois, des progrès ont été réalisés, avant et pendant notre examen sur place, au chapitre de l’amélioration de ces mécanismes.

L’équipe de vérification a constaté que certaines pratiques en place à la mission pendant la période d’examen pouvaient ne pas assurer la protection des documents contrôlés. Elle a également constaté que la mission ne disposait pas des outils nécessaires pour effectuer un suivi approprié de l’utilisation des documents. Par conséquent, elle a relevé plusieurs cas d’erreurs dans les opérations relatives à l’inventaire des documents contrôlés et constaté que les rapports d’inventaire n’étaient pas conformes à la politique. L’équipe de vérification signale que la mission a réalisé certains progrès dans la résolution de certains de ces problèmes avant et pendant son examen sur place; toutefois, des améliorations sont encore possibles.

Les directives sur les documents contrôlés sont réparties dans plusieurs guides de politiques, la responsabilité à l’étranger étant partagée entre deux directions générales de l’AC (la Région internationale et Gestion et technologies de l’information). Dans le cadre de notre planification et compte tenu de notre expérience acquise au cours des vérifications passées dans les missions et au Canada, nous avons établi que la gestion de cette fonction par l’AC était un secteur à vérifier et nous la vérifierons dans un avenir proche.

Recommandation 2
La mission doit s’assurer que les procédures de contrôle des documents sont appropriées pour protéger les documents et que des outils sont en place pour consigner avec précision l’utilisation des documents à la mission, afin de faciliter l’établissement des rapports d’inventaire en accord avec la politique ministérielle.

Réponse de la direction
La Section des visas de Taïwan se conforme à toutes les procédures de contrôle des documents, car seuls les ACE sont autorisés à accéder à la zone de haute sécurité où les documents contrôlés sont entreposés. Lorsqu’ils sont retirés de la zone de haute sécurité, les documents contrôlés sont en tout temps sous la garde d’ERP autorisés ou d’agents de contrôle des formulaires ACE. Pendant les pauses-repas ou lorsqu’ils ne sont pas sous la surveillance d’ERP autorisés, les formulaires contrôlés sont entreposés dans un coffre de jour, dont l’accès est réservé à un seul ERP à la fois.

Les formulaires contrôlés sont attribués chaque matin à l’ERP chargé de l’impression et à l’ERP chargé de l’apposition des sceaux après avoir été comptés et vérifiés. Ils sont remis à l’agent de contrôle des formulaires (ACF) à la fin de la journée après qu’on a compté et consigné le nombre de formulaires utilisés et qu’on a procédé au rapprochement.

Un rapport d’inventaire trimestriel est établi à la fin de chaque trimestre, conformément aux exigences.

3.3.3 Recouvrement des coûts

La mission accepte le paiement des frais exigés pour les services d’immigration au moyen de chèques certifiés pour les paiements en dollars canadiens ou de dépôts directs pour les paiements en dollars taïwanais. Les recettes découlant du recouvrement des coûts perçues par la mission s’élevaient à 9,6 millions de dollars et à 8,7 millions de dollars pour les exercices 2005–2006 et 2006–2007, respectivement

L’équipe de vérification s’attendait à ce que les rôles et responsabilités (fonctions) soient conformes aux politiques du Ministère en matière de recouvrement des coûts, à ce que des mécanismes de surveillance appropriés soient en place pour assurer la protection des recettes découlant du recouvrement des coûts et à ce qu’un système de surveillance approprié soit en place.

Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que le cadre de contrôle du recouvrement des coûts à la mission était adéquat pour assurer la collecte, la comptabilisation et la protection appropriées des fonds pendant qu’ils se trouvaient à la Section de l’immigration. Nous avons constaté que les rôles et les responsabilités étaient clairs et attribués de façon appropriée, que des mécanismes de contrôle physique étaient en place pour assurer la protection du système de recouvrement des coûts et qu’une surveillance était exercée afin d’assurer la collecte et la comptabilisation appropriées des fonds.

3.3.4 Déplacements et accueil

Dans le cadre de la vérification du cadre de contrôle interne, nous avons examiné les mécanismes de surveillance appliqués aux dépenses de déplacement et d’accueil. L’équipe de vérification s’attendait à ce qu’on ait instauré des mécanismes de surveillance afin de s’assurer que le traitement des opérations relatives aux frais de déplacement et d’accueil est conforme aux politiques et aux règlements applicables.

L’équipe de vérification a constaté que les mécanismes de surveillance internes visant à assurer le caractère approprié des frais de déplacement et d’accueil étaient en place, mais que certaines pratiques en matière de procédure devraient être modifiées afin que ces frais soient enregistrés de manière plus précise en vue d’améliorer les rapports.

Annexe A : Organigramme du bureau du Canada à Taipei

Version texte : Organigramme

Annexe B : Critères détaillés pour la vérification

Objectif 1 : Cadre de gestion

La pertinence du cadre de gestion sera évaluée au regard des critères suivants :

• Des structures de gouvernance sont en place pour garantir que l’on s’acquitte adéquatement des responsabilités.
• Les valeurs et l’éthique de la fonction publique sont promues et renforcées.
• Le bureau est géré de manière à assurer un lieu de travail efficace où le personnel puisse contribuer avec succès à l’atteinte des objectifs de travail.
• Les services offerts par le bureau tiennent compte des exigences de ses clients.
• Le bureau a mis en place des processus visant à établir et à élaborer des stratégies pour l’atténuation du risque.
• Des données pertinentes sur les résultats sont recueillies, utilisées dans la prise de décisions et présentées.
• Le bureau utilise des activités d’apprentissage et de perfectionnement pour promouvoir l’innovation et la gestion du changement afin de tirer des leçons de son rendement.

Objectif 2 : Intégrité du programme

Le niveau de conformité des pratiques et des procédures relativement à la loi, aux règlements et aux politiques applicables associés à l’exécution du programme d’immigration sera évalué en fonction des critères suivants :

• Les décisions sont suffisamment documentées et les documents justificatifs requis sont conservés.
• Les pouvoirs délégués pour la prise de décisions sont appropriés et conformes à la politique ministérielle.
• On a établi des mécanismes de surveillance appropriés à la mission pour veiller au respect des critères d’admissibilité.

Objectif 3 : Mécanismes de contrôle internes

La pertinence du cadre de contrôle interne en place pour assurer la prestation opérationnelle des services à la mission et la protection des actifs et des recettes sera évaluée selon les critères suivants :

• Gestion du STIDI
  • Des mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour assurer la gestion et l’utilisation des comptes d’usager du STIDI à la mission.
  • Des mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour assurer la protection des actifs relatifs au STIDI à la mission.

• Documents contrôlés
  • Les rôles et responsabilités (fonctions) relativement à la garde, à la protection et à la surveillance des documents contrôlés sont appropriés.
  • Des mécanismes de contrôle adéquats sont en place pour la garde, la protection et la surveillance des documents contrôlés.

• Recouvrement des coûts
  • Les rôles et responsabilités (fonctions) attribués et les procédures exécutées sont conformes aux politiques du Ministère en matière de recouvrement des coûts.
  • Des mécanismes de surveillance adéquats sont en place pour faire en sorte que l’environnement physique garantisse la protection du système de recouvrement des coûts.
  • Un système de surveillance adéquat est en place pour faire en sorte que les mécanismes de contrôle fonctionnent et que les fonds recouvrés soient dûment comptabilisés et protégés pendant qu’ils se trouvent à la Section de l’immigration.

• Déplacements et accueil
  • Des mécanismes de contrôle internes doivent être établis pour faire en sorte que les opérations relatives aux frais de déplacement et d’accueil soient conformes aux politiques et aux règlements visant à assurer une protection contre la fraude, la négligence financière et d’autres violations des règles et des principes.

Annexe C : Plan d’action de la direction

Annexe D : Calendrier de la vérification

Planification de la vérification — Août et septembre 2007

Examen sur place — Du 15 au 19 octobre 2007

Ébauche transmise au GPI et à la RI pour commentaires — 20 février 2008

Plan d’action de la direction terminé — 17 mars 2008

Rapport approuvé par le Comité de vérification — 3 juillet 2008