Vérification du bureau des admissions de Vancouver

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Novembre 2007

1.0 Introduction

• 1.1 Contexte
• 1.2 Objectifs de la vérification
• 1.3 Portée de la vérification et méthodologie

2.0 Conclusion de la vérification

3.0 Observations et recommandations

• 3.1 Cadre de contrôle de gestion
• 3.2 Cadre de contrôle interne concernant les finances et l’administration
• 3.3 Gestion des programmes de Citoyenneté et d’Immigration

Annexe A : Plan d’action de la direction

Annexe B : Calendrier de vérification

Annexe C : Critères de vérification

Liste des acronymes utilisés

AC : Administration centrale
ACF : Agent de contrôle des formulaires
ASFC : Agence des services frontaliers du Canada
AQ : Assurance de la qualité
BR : Bureau régional
CH : Considérations humanitaires
CISR : Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
CTD : Centre de traitement des demandes
ERAR : Examen des risques avant renvoi
F et E : Fonctionnement et entretien
LIPR : Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés
PAR : Programme d’aide au réétablissement
RP : Résident permanent
SISE : Système informatique de suivi des entrepreneurs
SSOBL : Système de soutien des opérations des bureaux locaux
SST : Santé et sécurité au travail
UTET : Unité des travailleurs étrangers temporaires
URTR : Unité des résidents temporaires et des réfugiés

1.0 Introduction

1.1 Contexte

1.1.1 Généralités

Le Plan de vérification axé sur le risque de 2006-2007 de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation, Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), prévoit la vérification d’un bureau intérieur. Le présent rapport expose les conclusions et les recommandations issues de la première vérification d’un bureau intérieur, le bureau des admissions de Vancouver.

Ce bureau a été choisi à la suite de consultations qui se sont tenues avec chacun des bureaux régionaux de juillet à novembre 2006 et d’une évaluation des risques des bureaux intérieurs.

1.1.2 Bureau des admissions de CIC à Vancouver

Au pays, l’exécution des programmes de CIC est assurée par 40 bureaux répartis dans cinq régions : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et territoires du Nord, Colombie‑Britannique et Yukon. Ces bureaux sont administrés par un directeur général régional, lequel relève de la sous‑ministre adjointe, Opérations, à l’administration centrale (AC).

Le bureau des admissions de Vancouver est l’un des plus gros bureaux intérieurs de CIC. Environ 120 agents y offrent des services à quelque 100 000 clients par année. La région géographique servie par le bureau englobe la vallée du bas Fraser. Le tableau 1 présente le nombre annuel de cas traités et le budget de fonctionnement des trois dernières années.

Le bureau est administré par le directeur des Opérations et comptait, au moment de la vérification, huit unités réparties en quatre endroits (Hornby, Library Square, Expo Boulevard et Surrey). Le superviseur de chaque unité relève du directeur des Opérations, comme l’illustre la figure 1.

Au moment de la vérification, un nouvel organigramme (figure 2) venait d’être approuvé, mais il n’est entré en vigueur que le 1^er avril 2007.

Le bureau des admissions de Vancouver gère les secteurs d’activité liés aux programmes de citoyenneté et d’immigration : citoyenneté, résidents permanents, résidents temporaires, cartes de résident permanent (cartes RP), entrepreneurs, demandeurs d’asile et examen des risques avant renvoi. Les sections 1.1.3 à 1.1.9 donnent un aperçu de ces secteurs d’activité, des tâches exécutées par le bureau intérieur et de l’unité responsable de l’exécution des programmes.

Tableau 1 — Budget de fonctionnement et volume de cas, bureau des admissions de Vancouver

Figure 1 : Bureau des admissions de CIC à Vancouver
Janvier 2007

Figure 2 : Organigramme du bureau des admissions de Vancouver
en vigueur au 1^er avril 2007

1.1.3 Programme de citoyenneté

Les demandes d’attribution de la citoyenneté et de preuves de citoyenneté représentent les deux principaux secteurs d’activité de ce programme. D’autres types de demande sont les demandes d’enregistrement et de conservation de la citoyenneté, ainsi que les demandes de répudiation ou de réintégration dans la citoyenneté.

Les demandes de citoyenneté canadienne sont envoyées au Centre de traitement des demandes (CTD) de Sydney, en Nouvelle-Écosse. Le CTD de Sydney vérifie si tous les documents requis et le paiement des frais exigibles sont joints à la demande. Une fois la demande traitée, elle est transmise au bureau local de CIC situé le plus près du lieu de résidence du client. Ce bureau examine la demande afin de déterminer si le client satisfait à l’obligation de résidence et aux exigences en matière de criminalité et de sécurité. Le bureau local de CIC administre également les examens sur les connaissances linguistiques et générales et, au besoin, organise les entrevues avec le juge de la citoyenneté. Le processus d’attribution se termine avec la cérémonie de citoyenneté, pendant laquelle le client prête le serment de citoyenneté et reçoit le certificat de citoyenneté canadienne.

Les bureaux intérieurs utilisent le Système mondial de gestion des cas pour assurer le suivi, le traitement et la tenue des dossiers relatifs aux demandes de citoyenneté.

Les bureaux de la citoyenneté de Vancouver et de Surrey sont responsables de la prestation des services de la citoyenneté dans la région de Vancouver.

1.1.4 Programme d’immigration : résidents permanents

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) prévoit qu’une personne peut présenter une demande de résidence permanente au Canada au titre de l’une de quatre catégories (aide familial résidant, titulaire de permis, personne protégée et époux/conjoint de fait).

Un étranger au Canada qui ne satisfait pas aux conditions d’admissibilité au titre de l’une des quatre catégories de résidents permanents, ou qui est interdit de territoire, peut demander une dérogation à toute disposition législative ou réglementaire applicable pour des considérations d’ordre humanitaire (CH) ou d’intérêt public.

Les demandes de résidence permanente au Canada sont présentées au CTD de Vegreville. Dans la plupart des cas, les frais exigibles sont payés en entier par le demandeur lorsque celui-ci envoie sa demande au CTD. Les bureaux locaux acceptent cependant les paiements en argent comptant, par carte de crédit ou par chèque certifié. Lorsque le CTD de Vegreville ne peut pas traiter ou régler un cas, il le transfère à un bureau local de CIC en fonction de critères précis.

Les bureaux intérieurs utilisent le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) pour la tenue des dossiers électroniques relatifs aux demandes de résidence permanente.

Au moment de la vérification, l’Unité de traitement du bureau des admissions de Vancouver examinait les demandes de résidence permanente et effectuait l’évaluation de l’admissibilité (sécurité, criminalité, santé) avant d’accorder la résidence permanente. L’unité responsable de l’examen des risques avant renvoi (ERAR) examine les demandes fondées sur des motifs humanitaires lorsque des facteurs de risque font partie des considérations humanitaires.

1.1.5 Programme d’immigration : résidents temporaires

La catégorie des résidents temporaires englobe les travailleurs, les étudiants, les visiteurs et les titulaires de permis de séjour temporaire. Une personne peut demander la prorogation de son séjour ou la modification de son statut de résident temporaire au Canada après la période de séjour initiale.

Les demandes de prorogation du séjour sont traitées par le CTD de Vegreville, et seuls les cas requérant des renseignements supplémentaires sont déférés aux bureaux locaux.

Les bureaux intérieurs utilisent le SSOBL pour la tenue des dossiers électroniques relatifs aux demandes de prorogation du séjour ou de modification des conditions de séjour.

Au bureau des admissions de Vancouver, l’Unité des résidents temporaires et des réfugiés (ERTR) traite les demandes déférées par le CTD de Vegreville.

1.1.6 Programme d’immigration : cartes de résident permanent

Depuis l’entrée en vigueur de la LIPR le 28 juin 2002, les nouveaux résidents permanents du Canada reçoivent une carte RP dans les semaines suivant l’établissement. En ce qui concerne les nouveaux immigrants sélectionnés en vertu de la LIPR, une demande de carte RP est traitée conjointement à la demande de résidence permanente. Les résidents permanents ayant obtenu le droit d’établissement avant l’entrée en vigueur de la LIPR doivent toutefois faire une demande de carte.

Les demandes de carte RP sont envoyées au CTD de Sydney pour traitement. La carte est produite par un service distinct de production des cartes. Une fois la demande traitée et la carte produite, celle-ci est envoyée directement au client ayant obtenu la résidence permanente après l’adoption de la LIPR. Pour les clients ayant obtenu le statut de résident permanent avant l’entrée en vigueur de la LIPR, les cartes RP sont envoyées au bureau local de CIC et celui-ci se charge de les remettre aux clients. Le bureau local de CIC est responsable de la distribution des cartes ainsi que de la reprise des photos et des signatures en cas d’erreurs sur la carte. Lorsqu’on doute de l’admissibilité du demandeur et qu’un suivi doit être effectué auprès de l’intéressé, le CTD de Sydney transfère le cas au bureau local pour qu’il rende une décision sur l’obligation de résidence.

Au bureau des admissions de Vancouver, ces fonctions sont exécutées par l’Unité des cartes RP.

1.1.7 Immigration des gens d’affaires – Entrepreneurs

Le programme d’immigration des gens d’affaires compte trois catégories distinctes : les travailleurs autonomes, les investisseurs et les entrepreneurs. Sous ce programme, seuls les cas d’entrepreneur sont traités par les bureaux intérieurs. La sélection des entrepreneurs est effectuée à l’étranger, tandis que la surveillance des conditions imposées aux entrepreneurs est assurée par les bureaux intérieurs. Les entrepreneurs qui obtiennent la résidence permanente doivent satisfaire aux conditions qui leur sont imposées pendant une période minimale d’un an. Une fois que l’entrepreneur a satisfait à toutes les exigences, il doit présenter une demande d’annulation des conditions.

À l’heure actuelle, les cas antérieurs et postérieurs à l’entrée en vigueur de la LIPR font l’objet d’un suivi par un bureau intérieur. Le délai imposé pour satisfaire aux conditions est de deux ans pour les cas antérieurs à la LIPR et de trois ans pour les cas postérieurs à la LIPR.

Le Système informatique de suivi des entrepreneurs (SISE) permet de repérer les entrepreneurs et d’assurer leur suivi. Le SISE contient les demandes de résidence permanente et des renseignements sur chaque entrepreneur admis au Canada. Une partie des renseignements du SISE est téléchargée chaque mois du SSOBL et du Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration.

Au bureau des admissions de Vancouver, l’Unité des gens d’affaires assure la surveillance de la conformité des entrepreneurs immigrants aux conditions de résidence permanente.

1.1.8 Demandeurs d’asile au Canada

Une demande d’asile peut être présentée à n’importe quel point d’entrée ou bureau local de CIC au Canada. Le rôle de l’agent consiste à déterminer si une personne peut ou non faire examiner sa demande d’asile par la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). Puisque la décision définitive est prise par la CISR, et non par CIC, on utilise aussi l’expression « réfugiés à admettre » pour désigner ce type de traitement, une forme de présélection des demandeurs d’asile pour la CISR.

Les agents de CIC transmettent les demandes d’asile recevables à la CISR pour décision et défèrent les cas des clients interdits de territoire à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Lorsque la CISR détermine qu’un client est un réfugié au sens de la Convention ou une personne ayant besoin de protection, elle renvoie le cas à CIC qui procède ensuite à l’attribution de la résidence permanente.

Les bureaux intérieurs utilisent le SSOBL pour la tenue des dossiers électroniques concernant le traitement des demandes d’asile au Canada.

Au bureau des admissions de Vancouver, les nouvelles demandes d’asile sont traitées par l’URTR.

1.1.9 Examen des risques avant renvoi

Le processus d’examen des risques avant renvoi est amorcé lorsque l’ASFC frappe un client d’une mesure de renvoi. Un agent de l’ASFC envoie à l’intéressé un avis concernant l’ERAR accompagné d’un formulaire de demande et de l’adresse du bureau de CIC où la demande doit être envoyée. Il n’y a pas de frais exigibles pour la demande d’ERAR.

L’ERAR permet d’évaluer le risque qu’une personne court en retournant dans son pays. Les personnes en attente de renvoi du Canada qui prétendent courir un risque de persécution, de torture, de traitements ou de peines cruels et inusités si elles retournent dans leur pays de nationalité ou de résidence habituelle ne seront pas renvoyées sans avoir fait l’objet d’un examen des risques.

Les décideurs qui procèdent à l’ERAR ont la responsabilité d’évaluer les risques pour un demandeur qui retourne dans son pays d’origine. Si la décision rendue est favorable, l’ERAR offre la même protection que le processus de la CISR.

L’unité de l’ERAR au bureau des admissions de Vancouver traite les cas d’ERAR pour toute la région de la Colombie-Britannique et du Yukon.

1.2 Objectifs de la vérification

L’exercice de vérification visait à :

• évaluer la pertinence du cadre de gestion au bureau des admissions de CIC à Vancouver;
• évaluer la pertinence des contrôles internes effectués au bureau des admissions de CIC à Vancouver dans les secteurs des finances, de l’administration et des documents contrôlés;
• évaluer la pertinence de la gestion des programmes de citoyenneté et d’immigration au bureau des admissions de CIC à Vancouver afin d’en garantir la conformité à la législation, aux politiques et aux procédures.

Les critères utilisés pour évaluer le bureau au regard de chacun des trois objectifs de la vérification sont énoncés à l’annexe C.

1.3 Portée de la vérification et méthodologie

La vérification portait sur l’exécution des programmes de citoyenneté et d’immigration, ainsi que sur les volets financiers et administratifs habituels de tout bureau local. L’exercice ciblait les activités du bureau des admissions de Vancouver pour la période du 1^er septembre 2005 au 2 février 2007, date marquant la fin de la vérification sur place. Les programmes d’établissement gérés par le bureau de Vancouver ont toutefois été exclus de la vérification puisqu’ils font déjà l’objet d’un cycle de vérification.

Trois secteurs d’examen ont été définis : le cadre de gestion, le cadre de contrôle interne et la gestion des programmes de citoyenneté et d’immigration.
Les observations et les conclusions présentées ici sont fondées sur une analyse des sources de données suivantes :

1. examen des dossiers des programmes[note 1];
2. examen de documents et des procédures normalisées de fonctionnement;
3. examen et vérification des contrôles internes dans les secteurs des finances et de l’administration afin d’en évaluer la pertinence;
4. observation des activités opérationnelles;
5. entrevues avec des membres de la direction et du personnel.

Les critères utilisés sont fondés sur la législation, les politiques et les directives applicables de CIC et du Conseil du Trésor. Les critères particuliers utilisés aux fins de la vérification sont énoncés à l’annexe C.

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et aux normes de pratique professionnelle de l’Institut des vérificateurs internes.

2.0 Conclusion de la vérification

Il ressort de la vérification qu’un cadre de gestion exhaustif est en place au bureau des admissions de Vancouver. La section 3.1 fournit de plus amples renseignements sur les observations de l’équipe de vérification concernant le cadre de contrôle de gestion.

Il ressort également que le bureau effectue un contrôle adéquat des opérations financières. En ce qui concerne les documents contrôlés, le cadre existant doit être amélioré. Plus de détails sont fournis ci-après (section 3.2) sur nos observations et recommandations à l’égard des contrôles internes.

L’équipe de vérification a constaté que le programme de citoyenneté est géré de façon appropriée au bureau des admissions de Vancouver et administré conformément aux lois, règlements et politiques applicables.

Enfin, la vérification a révélé que le programme d’immigration fait l’objet d’une gestion adéquate au bureau des admissions de Vancouver et qu’il est administré conformément aux lois, règlements et politiques applicables. La gestion du programme se trouverait toutefois améliorée par la mise en place d’un programme d’assurance de la qualité et de contrôle systématique. Plus de renseignements sur les observations et les recommandations de l’équipe de vérification sont fournis à la section 3.3.2.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Cadre de contrôle de gestion

3.1.1 Valeurs de la fonction publique

Il ressort de la vérification que le bureau des admissions de Vancouver veille à la promotion et au renforcement des valeurs et de l’éthique. La formation sur les valeurs et l’éthique est obligatoire pour tous les membres du personnel et de la direction de la région et, au 1^er avril 2005, presque tous les employés (119) l’avaient reçue. À l’embauche, les employés reçoivent un exemplaire du Code de conduite de CIC (et retournent une copie signée en accusant réception), du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et du Guide d’orientation du bureau des admissions de Vancouver, lequel contient de l’information sur les codes. Les superviseurs et les membres du personnel interrogés ont affirmé que le bureau encourage la tenue de discussions sur les dilemmes éthiques qui se posent au personnel, et qu’ils sont conscients des problèmes d’éthique susceptibles de survenir dans le cadre de leur travail.

3.1.2 Gouvernanceet orientation stratégique

L’équipe de vérification a pu constater l’existence d’une structure de rapport et de responsabilisation clairement définie. Au moment de la vérification, une nouvelle structure organisationnelle venait d’être approuvée, mais n’était pas encore entrée en vigueur (voir la figure 2). L’adoption du nouvel organigramme visait principalement à créer un niveau de gestion entre les superviseurs et le directeur du bureau des admissions de Vancouver, afin de renforcer la fonction de surveillance et d’offrir un meilleur mentorat aux superviseurs.

Les responsabilités et les attentes en matière de rendement sont bien définies. La vérification révèle un bon alignement entre le plan d’activités du bureau, les plans de travail des unités et le plan opérationnel régional.

Il ressort en outre que des relations formelles ont été établies avec des organismes partenaires et fonctionnent comme prévu. Il semble y avoir une communication efficace avec les principaux partenaires (ASFC, SCRS, Justice, GRC et Service Canada). Les employés semblent également entretenir une communication efficace au sein du bureau et avec les employés des autres bureaux régionaux. De l’avis de deux répondants toutefois, les communications du CTD de Vegreville concernant les cas déférés pourraient être améliorées afin que le bureau des admissions de Vancouver puisse mieux prévoir et gérer les hausses et les diminutions de la charge de travail.

Enfin, le bureau dispose de protocoles concernant les communications avec les clients, les partenaires, les employés et les autres intervenants externes. Des procédures normalisées de fonctionnement ont été consignées par écrit en ce qui concerne les communications avec les députés, la prestation de renseignements aux clients, la réservation de conférenciers lors d’activités spéciales et la production de bulletins mensuels et trimestriels destinés aux bureaux à l’étranger ou aux députés et à leurs électeurs.  

3.1.3 Service axé sur la clientèle

L’équipe de vérification a déterminé que le bureau des admissions de Vancouver dispose de contrôles adéquats au chapitre de la prestation de services axés sur la clientèle, et que les services offerts par le bureau répondent aux besoins des clients.

Des procédés adéquats sont en place pour établir et appliquer des principes et des normes de service aux clients, et pour en assurer le suivi. Par exemple, chaque unité fixe des objectifs de service dans un plan de travail annuel. Les délais de traitement font l’objet d’un suivi et sont publiés dans Webcart, afin que le Télécentre et l’Unité du service à la clientèle du bureau de Vancouver puissent renseigner les clients à ce sujet.

Des procédés ont été instaurés pour déterminer les besoins en ressources et prévoir les manques en fonction des priorités. Le directeur des Opérations a le pouvoir de réaffecter les ressources entre les unités selon les priorités et les périodes d’augmentation de la charge de travail. Le directeur prend ces décisions en consultation avec les superviseurs des unités. Les descriptions de travail sont intentionnellement génériques. Les agents sont encouragés à faire la rotation entre les unités pour acquérir de la souplesse et une compréhension globale des programmes et secteurs d’activité, afin que le bureau puisse s’adapter rapidement aux pressions changeantes découlant de la charge de travail.

Enfin, l’Unité du service à la clientèle a aidé à répondre aux besoins des clients et à accroître la satisfaction à l’égard des services en instaurant un programme pilote de courrier électronique et en offrant de nouveaux services. Ces initiatives ont été mises en place au sein de l’UTET dans le but d’aider les organisations à comprendre les règles et les processus d’embauche de travailleurs étrangers temporaires.

3.1.4 Gestion du risque

Le bureau des admissions de Vancouver identifie et gère activement le risque. Le processus de gestion des risques est dirigé par l’agent de planification du bureau régional (BR). L’équipe de vérification a remarqué que la gestion du risque a été entièrement intégrée au cycle de planification des activités et que les risques sont analysés par l’équipe de gestion du bureau des admissions de Vancouver, de concert avec la direction du BR de la C.‑B./Yukon. Des mises à jour sur les risques et les stratégies de correction ou d’atténuation sont fournies dans les rapports trimestriels ainsi que dans les plans opérationnels et d’activités annuels.

3.1.5 Responsabilisation

Il ressort en général que les responsabilités à l’égard des résultats sont clairement assignées et conformes aux ressources, et que les pouvoirs délégués sont appropriés compte tenu des responsabilités.

Des mécanismes ont été mis en place pour garantir que les rôles, les responsabilités et les obligations sont clairement définis et communiqués à tous les niveaux. Il existe par exemple une description de travail pour chacun des postes, et des procédures normalisées de fonctionnement ont été établies pour certaines activités et fonctions au sein de chaque unité. De plus, l’entente de rendement du directeur a été établie d’après les plans de travail des unités du bureau et le plan opérationnel régional.

Des procédés ont été mis en place par lesquels la direction reconnaît officiellement qu’elle comprend et accepte les pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. La délégation des pouvoirs est claire et appropriée compte tenu des responsabilités et des obligations du directeur du bureau des admissions de Vancouver.

L’équipe de vérification a constaté l’existence de mécanismes qui permettent une évaluation rigoureuse du rendement individuel et par lesquels les employés et les cadres sont tenus responsables de leurs actions. Une évaluation du rendement est effectuée pour tous les membres du personnel, et le rendement du directeur est évalué au regard des attentes énoncées dans l’entente de rendement conclue avec le directeur général régional.

3.1.6 Résultats et rendement

L’équipe de vérification a constaté que des données sur les résultats sont recueillies et utilisées dans la prise de décisions, et aussi que le mécanisme de rapport est équilibré, transparent, lié aux attentes et aux objectifs énoncés et facile à comprendre. Les données sur le rendement du bureau des admissions de Vancouver sont soumises au responsable de la planification au BR pour appuyer l’information concernant la direction générale dans son ensemble.

L’équipe de vérification a également constaté l’existence de processus de planification intégrée, de budgétisation, de surveillance et de gestion du rendement. Dans le cadre de son examen de documents de planification et de budgétisation, elle a pu voir des liens entre les attentes de rendement de haut niveau au palier régional et les engagements et responsabilités pour chaque unité du bureau. Le bureau recueille des données pertinentes sur le rendement, assure un suivi et rend compte de l’avancement au regard des objectifs énoncés dans les documents de planification. Ce processus est géré par un planificateur régional au BR qui veille à ce que les rapports trimestriels soient produits et soumis à la direction en temps opportun. Il veille en outre à l’uniformisation de tous les plans, engagements, ententes de rendement et rapports sur le rendement.

La production mensuelle de rapports sur les opérations permet de suivre les tendances concernant les activités et les extrants du bureau. En outre, des rapports d’étape permettent de comparer les résultats au regard des objectifs établis; ces rapports sont produits dans les six semaines suivant la fin de chaque trimestre et sont présentés au directeur général régional.

Selon l’équipe de vérification, le processus de présentation de l’information sur le rendement au bureau des admissions de Vancouver, géré par le bureau régional de la C.‑B./Yukon, constitue un modèle pour tous les bureaux intérieurs.

3.1.7 Apprentissage et gestion du changement

Des processus sont en place pour effectuer une analyse de l’environnement interne et externe et pour prévoir le changement. L’équipe a remarqué que les plans de travail des unités et du bureau contiennent un examen de l’environnement et des risques. D’après les procès‑verbaux des réunions de gestion, la direction a tenu des discussions sur la question et a demandé que des changements soient apportés à certains mécanismes ou procédures.

La direction prend les mesures nécessaires pour s’assurer que tous les employés reçoivent une formation appropriée et possèdent des connaissances suffisantes et pertinentes dans leur domaine d’expertise respectif. Les employés interrogés lors des entrevues ont d’ailleurs confirmé que la formation leur permet de remplir leurs fonctions et de poursuivre leur perfectionnement, tant professionnel que personnel. Le budget de formation est géré par le BR qui peut ainsi s’assurer que des ressources adéquates sont disponibles pour répondre aux besoins cernés par la direction.

3.1.8 Gestion des ressources humaines

L’équipe de vérification a constaté que le mode de gestion du bureau intérieur contribue à créer un milieu de travail sûr et efficace où les employés contribuent à la réalisation des objectifs de CIC.

Sont énoncées ici quelques pratiques de gestion des ressources humaines dignes de mention :

• des processus sont en place afin que les employés reçoivent la formation, les outils et les ressources dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités;
• les employés sont bien renseignés au sujet de leurs rôles et responsabilités;
• les programmes de formation existants incluent une orientation pour les nouveaux employés ainsi que des cours de formation continue et de perfectionnement des compétences requises pour tous les employés;
• chaque employé fait l’objet d’un examen annuel du rendement;
• des mécanismes de supervision appropriés sont en place afin de garantir la conformité des mesures de dotation à la législation et aux politiques pertinentes;
• des objectifs d’équité en matière d’emploi sont intégrés au plan régional des ressources humaines;
• les personnes occupant des postes désignés satisfont aux exigences linguistiques associées; les cadres et les superviseurs croient que les employés affectés à des postes désignés bilingues possèdent les compétences requises;
• au chapitre de la santé et de la sécurité au travail (SST), les rôles et les responsabilités ont été assignés et sont bien compris, et le comité de santé et de sécurité au travail exerce son mandat conformément aux lois et aux politiques applicables.

3.2 Cadre de contrôle interne concernant les finances et l’administration

3.2.1 Recouvrement des coûts

Au moment de l’exercice de vérification sur place, en janvier 2007, le bureau avait perçu des recettes totalisant 99 981,05 $ depuis le début de l’exercice. L’équipe de vérification a contrôlé 76 dossiers pour s’assurer que les frais exacts avaient été perçus pour chacune des demandes. De plus, le bureau avait enregistré 1 750 $ en transactions annulées et avait émis des remboursements pour un montant total de 13 429 $. L’équipe a contrôlé cinq transactions de chaque type, représentant 1 540 $ en annulations et 635 $ en remboursements.

Des procédés sont en place pour garantir que les recettes sont perçues conformément aux lois, règlements et politiques applicables. Les contrôles effectués révèlent que les transactions ont été enregistrées de manière exacte. De plus, l’attribution des rôles et des responsabilités et l’exécution des procédures sont conformes aux politiques en matière de recouvrement des coûts. L’équipe a remarqué que la répartition des tâches est appropriée, la surveillance et le suivi étant assurés par le BR. Enfin, les contrôles en place pour protéger l’environnement physique sont adéquats.

3.2.2 Voyage

Au moment de la vérification sur place, les frais de voyage cumulés depuis le début de l’exercice totalisaient 54 491,73 $. Des contrôles ont été effectués sur dix transactions, totalisant 13 186,53 $ en frais de voyage.

L’équipe de vérification a constaté que les fonds de voyage sont approuvés et comptabilisés conformément à la politique du Conseil du Trésor (CT), et qu’ils servent à promouvoir les objectifs du programme. La répartition des tâches est appropriée, et le BR assure une surveillance et un suivi adéquats. L’équipe a remarqué que toutes les demandes de remboursement indiquaient que les dépenses avaient été engagées pour promouvoir les objectifs du programme et que huit transactions étaient entièrement conformes à la politique du Conseil du Trésor. Dans deux cas, un formulaire Autorisation de voyager et Avance n’avait pas été rempli à l’avance, comme l’exige la politique.

Recommandation 1

Un formulaire Autorisation de voyager et Avance doit être rempli et approuvé par le fondé de pouvoir approprié (actuellement, le directeur des Opérations), avant chaque voyage.

Réponse de la direction

Nous acceptons la recommandation. Des politiques et des procédures étaient en place au moment de la vérification, et les exigences seront réitérées au personnel pendant l’exercice au moyen de séances d’information et de courriels. Un contrôle sera effectué régulièrement à l’interne pour garantir la conformité. Une formation d’appoint sera terminée avant le 31 octobre 2007. Les procédures seront également affichées sur Webwest.

3.2.3 Accueil

Au moment de la vérification sur place, les dépenses d’accueil du bureau s’élevaient à 2 819,90 $ depuis le début de l’exercice. Des contrôles ont été effectués sur dix transactions, totalisant 2 636,35 $ en dépenses d’accueil.

L’équipe a constaté l’existence de contrôles internes pour garantir que les dépenses d’accueil sont approuvées et comptabilisées conformément à la politique du Conseil du Trésor et aux lignes directrices du ministère concernant l’accueil. Les procédures, toutefois, ne font pas l’objet d’une application uniforme. L’équipe a relevé trois cas où les dépenses d’accueil n’avaient pas été approuvées à l’avance. Les lignes directrices ministérielles pertinentes prévoient qu’une demande d’autorisation d’engager des dépenses d’accueil doit être remplie et signée par le fondé de pouvoir approprié chaque fois que des dépenses d’accueil doivent être engagées.

Les contrôles effectués ont également révélé un manque d’uniformité quant aux formulaires utilisés pour faire préautoriser les dépenses d’accueil au bureau ainsi que dans le processus de demande de remboursement des frais d’accueil. L’équipe a retracé deux cas où le formulaire d’autorisation préalable avait été utilisé pour traiter la demande de remboursement, et deux cas où le formulaire Demande d’organisation d’activités d’accueil a été utilisé à la place du formulaire standard de CIC.

Recommandation 2

Le directeur du bureau des admissions de Vancouver doit s’assurer que les formulaires d’autorisation préalable et de demande de remboursement des frais d’accueil sont utilisés conformément à la politique du CT et aux lignes directrices ministérielles sur l’accueil.

Réponse de la direction

Nous acceptons la recommandation. Des procédures et des formulaires standards ont été élaborés et diffusés. La politique et les modalités d’application seront recommuniquées au personnel au cours de l’exercice au moyen de séances d’information et de courriels. Une surveillance sera effectuée régulièrement à l’interne pour garantir la conformité. Une formation d’appoint sera terminée avant le 31 octobre 2007. Les procédures seront également affichées sur Webwest.

3.2.4 Passation de marchés et paiements aux fournisseurs

Au moment de la vérification sur place, les marchés et les paiements aux fournisseurs s’élevaient à 297 659 $ depuis le début de l’exercice. Des contrôles ont été effectués sur dix types de transactions, répartis sur toute la période de déclaration, pour un total de 23 205,66 $.

L’équipe de vérification a constaté que les processus de passation de marché et les paiements aux fournisseurs sont gérés conformément aux politiques et aux procédures établies.

3.2.5 Sécurité du personnel

La sécurité du personnel est gérée au BR par l’agent de sécurité régional. Le soutien et la liaison au bureau des admissions de Vancouver sont assurés par le coordonnateur des services de gestion. Compte tenu des entrevues tenues avec des membres du personnel, de l’examen des procédures et des contrôles, l’équipe de vérification estime qu’un programme efficace d’enquête de sécurité sur le personnel a été instauré et est appliqué. Une bonne communication existe entre le coordonnateur des services de gestion au bureau des admissions de Vancouver et l’agent de sécurité régional et les Ressources humaines (au BR), pour garantir que les exigences en matière de sécurité aux fins des mesures de dotation ont été définies et consignées par écrit et que les dossiers et les renseignements sont tenus conformément aux lois et aux règlements applicables.

3.2.6 Documents contrôlés

Le bureau intérieur utilise des documents contrôlés pour permettre aux demandeurs d’asile d’obtenir des prestations dans le cadre du Programme fédéral de santé intérimaire, ainsi que pour proroger le séjour ou modifier le statut des résidents temporaires qui se trouvent déjà au pays. Bien que ces documents ne puissent être utilisés pour obtenir l’admission au Canada, ils doivent être protégés contre un mauvais usage et la fraude.

L’équipe de vérification a constaté que les rôles et les responsabilités liés à la garde, à la protection et au contrôle des documents sont conformes aux politiques. Un agent de contrôle des formulaires (ACF) a été désigné pour le bureau, et des procédures normalisées de fonctionnement pour la gestion des formulaires ont été élaborées par le bureau afin de guider l’ACF dans l’exercice de ses fonctions.

L’équipe de vérification a cependant décelé quelques lacunes dans l’application des politiques et procédures établies, ainsi que dans l’exercice des rôles et des responsabilités. Sont énumérées ci-dessous les faiblesses cernées :

• les rapports d’inventaire trimestriel sont présentés en retard et reflètent des quantités estimées ou arrondies plutôt que les stocks réels;
• un trop grand nombre de personnes ont accès aux formulaires conservés dans la zone de haute sécurité;
• les agents ne suivent pas les procédures établies pour enregistrer l’utilisation des formulaires lorsqu’un document contrôlé est imprimé, et l’ACF actuel ne dispose pas de pouvoirs suffisants pour assurer la conformité;
• des documents annulés ou périmés sont accumulés depuis plus d’un an et auraient dû être détruits;
• il n’existe aucun mécanisme de suivi ou de surveillance à l’égard du contrôle des formulaires;
• un ACF remplaçant n’a pas été désigné, comme l’exige le manuel. 

Recommandation 3

Le directeur du bureau des admissions de Vancouver doit veiller au respect des procédures, conformément au Programme de gestion des formulaires, chapitre 6 « Services et administration » (SA-6), et aux procédures normalisées de fonctionnement du bureau.

Réponse de la direction

Nous acceptons la recommandation. Nous examinerons les procédures existantes afin d’en assurer la conformité au chapitre SA-6 et apporterons des modifications, le cas échéant. L’agent de sécurité régional effectuera des examens périodiques pour garantir la conformité.

Recommandation 4

Le directeur du bureau des admissions de Vancouver doit confier la responsabilité du suivi et de la surveillance des formulaires contrôlés à une autre personne que l’ACF afin de répartir les tâches de manière appropriée.

Réponse de la direction

Nous acceptons la recommandation. Le coordonnateur des services de gestion sera responsable du suivi et de la surveillance, et l’agent de sécurité régional effectuera des examens périodiques pour garantir la conformité.

3.3 Gestion des programmes de citoyenneté et d’immigration

3.3.1 Programme de citoyenneté

En 2006, le bureau des admissions de Vancouver a traité 38 508 demandes de citoyenneté.

Afin d’évaluer l’exécution du programme de citoyenneté, l’équipe de vérification a examiné 30 cas et tenu des entrevues avec des agents et des superviseurs des bureaux de la citoyenneté de Vancouver et de Surrey. Dans l’ensemble, la gestion du bureau est adéquate et contribue à garantir que la citoyenneté est accordée conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.

3.3.2 Programme d’immigration

Afin d’évaluer l’exécution du programme d’immigration, l’équipe de vérification a examiné des cas pour chaque secteur d’activité, des documents et des procédures normalisées de fonctionnement, et elle a tenu des entrevues avec des cadres, des superviseurs et des agents. Les observations et les conclusions concernant chaque secteur d’activité sont présentées ci-après (sections A à F). L’observation suivante s’applique toutefois à tous les secteurs d’activité.

L’équipe de vérification s’attendait à ce que le bureau des admissions de Vancouver soit doté d’un programme d’assurance de la qualité (AQ) afin de garantir l’exactitude et l’uniformité du processus décisionnel ainsi que l’équité et l’intégrité du programme d’immigration. Elle a constaté que certaines composantes d’AQ existaient aux échelons régional et national (par exemple, exigences en matière de formation pour les nouveaux agents), et qu’un programme de mentorat pour les nouveaux agents était mis en place à l’échelle locale. Un bon programme d’AQ doit toutefois inclure un volet de contrôle systématique des cas et des décisions prises par les superviseurs de chaque secteur d’activité ou unité. Bien que certains superviseurs aient dit effectuer un contrôle ponctuel des décisions prises par les nouveaux agents, dans l’ensemble, l’équipe a pu observer des pratiques de contrôle non documentées et non uniformes dans les diverses unités du bureau des admissions de Vancouver, responsables de l’exécution du programme d’immigration.

Recommandation 5

Le directeur du bureau des admissions de Vancouver doit s’assurer que les superviseurs effectuent un contrôle systématique des décisions prises par les agents dans la prestation de toutes les activités du programme d’immigration.

Réponse de la direction

Nous acceptons la recommandation. Cette recommandation vise principalement l’Unité de traitement des demandes, l’Unité des gens d’affaires et l’URTR. Les superviseurs effectueront un contrôle des décisions prises dans chaque secteur d’activité du programme d’immigration et continueront de produire chaque mois un rapport de synthèse et une analyse de productivité. La qualité des décisions sera contrôlée à l’aide des outils élaborés et fournis par le BR ou l’AC.

Recommandation 6

Le directeur du bureau des admissions de Vancouver doit envisager d’élaborer et d’instaurer un programme d’assurance de la qualité pour le programme d’immigration, afin de contrôler la qualité et l’uniformité des décisions, la fiabilité des renseignements sur les clients et la fiabilité du processus, conformément au plan opérationnel régional de 2007-2008.

Réponse de la direction

Nous acceptons la recommandation avec quelques réserves. Le bureau ne dispose pas du cadre, des outils et des procédures nécessaires pour instaurer un programme d’assurance de la qualité. L’AC et le BR devront fournir une orientation et un soutien à la mise en œuvre.

Le BR peut compter sur un partenariat très efficace entre son unité responsable des programmes et le bureau des admissions de Vancouver. À cet égard, nos conseillers de programme régionaux effectuent et continueront d’effectuer des évaluations qui ciblent les principaux secteurs de risque du programme. Ces examens comprennent plusieurs éléments d’assurance de la qualité (uniformité des décisions, par exemple). À ce jour, des examens formels ont été réalisés dans les secteurs suivants : gens d’affaires immigrants, étudiants, résidents temporaires et réfugiés. Bien que ces examens ne s’inscrivent pas dans un programme d’AQ systématique en bonne et due forme, ils nous permettent d’améliorer l’efficacité du programme dans ces secteurs. Quant au besoin général d’instaurer un programme officiel d’AQ, nous participerons à des initiatives visant l’élaboration de programmes d’AQ nationaux et rechercherons des occasions d’intégrer des éléments de ces initiatives à notre propre cadre de gestion régional.

À court terme, nous consulterons le directeur régional des programmes afin de définir les outils, les procédures, le cadre et la formation nécessaires pour instaurer un programme d’assurance de la qualité, et nous envisagerons une mise en œuvre stratégique ou graduelle d’un tel programme.

A) Demandes de résidence permanente

En 2006, le bureau a accordé le droit d’établissement[note 2]à 980 clients ayant demandé la résidence permanente. Afin d’évaluer l’exécution du programme relatif aux résidents permanents, l’équipe de vérification a examiné 25 cas, des documents et les procédures normalisées de fonctionnement, et elle a tenu des entrevues avec des agents et le superviseur de l’Unité de traitement des demandes. En général, le bureau effectue un contrôle adéquat pour s’assurer que les décisions sur la résidence permanente satisfont aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. L’équipe de vérification a remarqué que le superviseur exerce un contrôle étroit à l’égard de la charge de travail, des cas en attente et des cas prioritaires. Elle a également constaté que des rapports de productivité mensuels et trimestriels sont produits pour la direction. De plus, les employés ont confirmé qu’ils disposent des outils et du soutien nécessaires pour accomplir leur travail.

B) Demandes de modification ou de prorogation de permis et de visa de résident temporaire

En 2006, le bureau a traité 1 037 demandes de modification ou de prorogation de permis et de visas de résident temporaire. Afin d’évaluer l’exécution du programme relatif aux résidents temporaires, l’équipe de vérification a examiné 24 cas, des documents et les procédures normalisées de fonctionnement, et elle a tenu des entrevues avec des agents et le superviseur de l’Unité des résidents temporaires. En général, le bureau effectue un contrôle adéquat pour s’assurer que les décisions concernant les résidents temporaires satisfont aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. L’équipe de vérification a remarqué que le superviseur exerce un contrôle étroit à l’égard des cas en attente et qu’il prépare chaque mois des rapports de synthèse et des analyses de productivité pour la direction. Des procédures normalisées de fonctionnement ont été documentées pour diverses tâches administratives réalisées dans le cadre du programme.

C) Délivrance des cartes de résident permanent

En 2006, le bureau a délivré 4 614 cartes de résident permanent (cartes RP) à des clients. Afin d’évaluer la gestion du programme de cartes RP, l’équipe de vérification a examiné des documents et les procédures normalisées de fonctionnement, et elle a tenu des entrevues avec le superviseur et des agents de l’unité responsable de la distribution des cartes RP. Des contrôles ont également été effectués sur le processus de distribution et de suivi des cartes afin de vérifier s’il fonctionne adéquatement. Les contrôles existants contribuent à garantir la conformité du processus de délivrance des cartes RP aux politiques ministérielles. L’équipe a également constaté que les cartes RP sont conservées dans un endroit adéquat et sécurisé.

D) Suivi des entrepreneurs

En 2006, le bureau a réglé 211 cas concernant des entrepreneurs ayant demandé l’annulation des conditions appliquées à leur résidence permanente. Pour évaluer si le suivi des entrepreneurs est effectué conformément aux lois, aux politiques et aux procédures établies, l’équipe de vérification a examiné 16 cas ainsi que des documents et les procédures normalisées de fonctionnement, et elle a tenu des entrevues avec des agents et des membres de la direction. Elle a constaté que les décisions sont prises par des agents de citoyenneté et d’immigration et des adjoints qui possèdent des pouvoirs délégués appropriés, que les décisions définitives sont entrées dans le SISE et consignées au dossier, et que les renseignements sur les clients sont saisis avec exactitude.

Le superviseur a souligné le manque de formation pour les agents de citoyenneté et d’immigration et les adjoints qui travaillent au sein de l’unité. De plus, les répondants aux entrevues ont signalé le manque de clarté dans l’interprétation de l’étendue du pouvoir discrétionnaire ou de la souplesse concernant l’annulation des conditions imposées aux entrepreneurs, ainsi que dans le règlement des dossiers des entrepreneurs n’ayant pas respecté les conditions de résidence permanente.

Bien que les 16 décisions examinées aient été jugées conformes aux politiques, aux lois et aux procédures, dans l’ensemble, la gestion du programme des entrepreneurs à ce bureau pourrait être améliorée.

Recommandation 7

Le directeur du bureau des admissions de Vancouver doit s’assurer que les agents chargés du suivi des entrepreneurs reçoivent une formation adéquate et une orientation continue. Il doit en outre s’assurer que les décisions font l’objet d’un contrôle permanent afin de garantir l’uniformité et l’intégrité du processus décisionnel.

Réponse de la direction

L’AC travaille à l’élaboration d’un guide de formation pour les agents de l’Unité des gens d’affaires. Des experts en la matière, dont un agent du bureau des admissions de Vancouver, participent à la préparation du document. Une formation sur les entrepreneurs immigrants devrait être fournie pendant le quatrième trimestre de 2007–2008. De concert avec le conseiller de programme régional, le superviseur de l’unité s’assure que les agents rendent leurs décisions conformément au guide des politiques et qu’ils ont accès en tout temps à des personnes-ressources. Le superviseur contrôlera également la qualité des décisions à l’aide des outils élaborés et fournis par le BR ou l’AC.

E) Traitement des demandes d’asile au Canada

En 2006, 615 personnes se sont présentées au bureau des admissions de Vancouver pour présenter une demande d’asile. Afin d’évaluer la pertinence de la gestion du programme d’admission de réfugiés et d’en garantir la conformité aux lois, aux règlements et aux politiques applicables, l’équipe de vérification a examiné 25 cas et tenu des entrevues avec des agents et le superviseur de l’Unité des réfugiés. Il ressort en général que le bureau effectue un contrôle adéquat pour s’assurer que le traitement des demandes d’asile et des cas déférés à la CISR est conforme aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.

F) Examen des risques avant renvoi

En 2006, l’unité responsable de l’ERAR a réglé 984 cas. L’équipe de vérification a tenu des entrevues avec le superviseur et des agents de l’unité afin de déterminer si l’unité dispose d’un programme d’assurance de la qualité et d’évaluer la gestion globale de l’unité. Cet exercice visait à vérifier l’uniformité et l’intégrité du processus décisionnel ainsi que la conformité aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que la gestion du programme d’ERAR est adéquate et contribue à garantir le respect des lois, règlements et politiques applicables.

Annexe A : Plan d’action de la direction

Annexe B : Calendrier de la vérification

Planification de la vérification — Décembre 2006

Présentation d’une ébauche au directeur, bureau des admissions de Vancouver, et au directeur général régional, C.‑B./Yukon, pour commentaires — 9 juillet 2007

Rencontre avec le directeur, bureau des admissions de Vancouver, et le directeur général régional, C.‑B./Yukon — 13 juillet 2007

Mise au point du plan d’action de la direction — 17 août 2007

Présentation du rapport au Comité de vérification — 7 septembre 2007

Approbation du rapport par le Comité de vérification — 7 novembre 2007

Annexe C : Critères de vérification

L’exercice de vérification avait pour premier objectif d’évaluer, au regard des critères suivants, la pertinence du cadre de gestion au bureau des admissions de CIC à Vancouver.

• Les conditions essentielles sont en place pour fournir une orientation efficace et obtenir les résultats voulus.
• Les valeurs et l’étique font l’objet de promotion et de renforcement au bureau de Vancouver.
• Les services offerts au bureau intérieur sont axés sur la clientèle.
• Le bureau intérieur effectue un examen et une gestion efficaces des risques.
• Les responsabilités attribuées à l’égard des résultats sont claires et conformes aux ressources, et les pouvoirs délégués sont appropriés compte tenu des capacités.
• Des données pertinentes sur les résultats (à l’interne, service et programme) sont recueillies et utilisées dans la prise de décisions ministérielles, et l’information présentée au public est équilibrée, transparente et facile à comprendre.
• Le bureau préconise l’apprentissage organisationnel, privilégie le savoir collectif et tire des leçons de son rendement.
• Les employés connaissent bien leurs rôles et leurs responsabilités.
• Un mécanisme de surveillance approprié est en place pour garantir que les mesures de dotation sont conformes aux lois et aux politiques applicables.
• Des procédés sont en place pour satisfaire aux exigences en matière de langues officielles et respecter les obligations concernant la diversité et l’équité en matière d’emploi.
• Les rôles et les responsabilités concernant la santé et la sécurité au travail (SST) ont été assignés et sont compris; un comité de santé et de sécurité au travail a été mis sur pied et remplit son mandat conformément aux lois et aux politiques pertinentes.

L’exercice de vérification avait pour deuxième objectif d’évaluer, au regard des critères suivants, la pertinence des contrôles internes dans les secteurs des finances, de l’administration et des documents contrôlés.

• Les gestionnaires ont une idée claire des ressources qui leur sont confiées ainsi que des pouvoirs qui leur sont délégués pour le contrôle des ressources financières.
• Les gestionnaires ont une idée claire des obligations et des responsabilités qui leur incombent en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
• La délégation du pouvoir de signer des documents financiers a été autorisée, et des cartes de spécimen de signature à jour sont en place.
• Les gestionnaires autorisent correctement les transactions aux termes de l’article 34 de la LGFP et s’assurent que celles-ci sont consignées de manière exacte.
• La répartition des tâches est appropriée; les employés connaissent et comprennent leurs rôles et leurs responsabilités (autorisation, approbation, traitement et enregistrement, paiements ou réception de fonds, suivi des transactions et des événements).
• Un cadre de surveillance adéquat est en place pour garantir que les contrôles fonctionnent et que les fonds perçus sont appropriés, correctement comptabilisés et protégés lorsqu’ils sont sous la garde du bureau local.
• Des contrôles adéquats sont en place pour garantir que l’environnement physique permet de protéger le processus et le système de recouvrement des coûts.
• Les dossiers et les renseignements sont conservés conformément aux lois et aux règlements applicables.
• Les fonds sont utilisés et comptabilisés conformément aux politiques du SCT ou aux lignes directrices du ministère, et servent à promouvoir les objectifs du programme.
• L’activité financière est conforme à la LGFP et aux autres documents d’autorisation financière.
• Un programme efficace d’enquête de sécurité sur le personnel est en place et à jour.
• Les exigences des postes sont définies et consignées par écrit.
• Le bureau applique une procédure rapide et complète de cessation de fonction lorsqu’il est décidé de mettre fin à l’emploi d’une personne.
• Les rôles et les responsabilités sont appropriés en ce qui concerne la garde, la protection et le suivi des documents contrôlés.
• Les procédures et les pratiques du bureau sont conformes au Programme de gestion des formulaires, chapitre AS-6.

L’exercice de vérification avait pour troisième objectif d’évaluer la gestion des programmes de citoyenneté et d’immigration afin d’en garantir la conformité aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. L’examen ciblait les secteurs d’activité suivants :

• Demandes de résidence permanente
• Annulation des conditions imposées aux entrepreneurs
• Cartes de résident permanent
• Demandes de résidence temporaire
• Admission de demandeurs d’asile
• Demandes de citoyenneté
• Examen des risques avant renvoi

Les secteurs d’activité ont été évalués au regard des critères suivants :

• Les décisions sont prises conformément aux lois, aux règlements et aux politiques.
• Un programme d’assurance de la qualité est en place pour garantir l’uniformité et l’intégrité des décisions.
• Les décisions sont correctement consignées au dossier et enregistrées dans le système d’information approprié.
• Les renseignements sur les clients sont saisis avec exactitude dans le système d’information approprié.

____________

1. De 16 à 30 dossiers ont été sélectionnés pour chaque secteur d’activité. L’équipe de vérification a procédé à un échantillonnage non statistique des dossiers en consultation avec les superviseurs de chaque unité. Les observations issues de l’examen des dossiers s’appliquent uniquement aux dossiers examinés par l’équipe de vérification.

2. L’établissement constitue la dernière étape du processus pour le client dont la demande de résidence permanente a été approuvée.