Mission de Vienne
rapport de vérification final

4.0 CONCLUSIONS

Le programme d’immigration à la mission de Vienne est bien géré. Malgré une période de transition difficile au moment du transfert des demandes d’immigrants de la mission de Belgrade, la mission de Vienne a réussi à réduire sensiblement l’arriéré et a atteint ses objectifs d’immigration pour l’année 2000. La productivité opérationnelle (arriéré) fait l’objet d’une surveillance étroite, tout comme le budget d’exploitation. Même si le gestionnaire du programme d’immigration (GPI) touche à tous les aspects de l’exploitation, il serait bon d’instaurer un processus officiel d’assurance de la qualité (AQ) et d’établir des procédures opérationnelles locales à l’intention du personnel.

Dans l’ensemble, le processus de traitement des demandes est efficient et expéditif. En limitant aux cas exceptionnels la participation des agents au processus administratif de sélection des réfugiés, on améliorerait encore un mode de fonctionnement déjà efficient. Les ACE et les ERP sont tous très qualifiés, et le bureau a une bonne capacité de remplacement. L’analyse préliminaire et la comparaison des ressources de la mission de Vienne en regard des besoins révèlent que celle-ci dispose de ressources suffisantes pour gérer le nombre prévu de demandes d’immigrants et atteindre les objectifs de 2001. Pour la catégorie des non immigrants, cependant, la mission de Vienne aura probablement besoin d’un soutien temporaire pendant la période de pointe estivale. Au moment de la vérification, la mission de Vienne traitait des demandes d’immigrants en attente depuis environ six à neuf mois.

Le recours aux ERP de la mission de Vienne, une ressource dispendieuse, pour traiter les demandes d’immigrants de la Yougoslavie (jusqu’à 40 % du volume total de cas) est un nouveau sujet de préoccupation. Si la situation revient à la normale à la mission de Belgrade, les échelles salariales sensiblement moins élevées dont y bénéficient les ERP et l’élimination des déplacements à effectuer dans la région se traduiraient par des économies annuelles substantielles. Nous soulevons cette question ici d’un point de vue strictement budgétaire. Toute décision ministérielle prise sur ce sujet devra tenir compte de la situation régionale globale.

Malgré les lourdes charges de travail et les pressions peu communes de la dernière année, on note un degré de réussite généralement élevé en ce qui concerne l’intégrité et la conformité des programmes. On a observé une tendance à surcharger les horaires d’entrevue afin de réduire l’arriéré des demandes. Cela a inévitablement des effets sur la qualité des entrevues et la tenue des dossiers. Les notes prises sont de qualité élevée et présentent généralement des arguments logiques à l’appui des décisions. Une meilleure cohérence s’impose quant à la façon de noter les renvois principaux aux documents et à la signature des formulaires de demande et autres documents. Il n’y a eu aucun cas de délégation de pouvoirs inappropriée, et le personnel de soutien fait l’objet d’une supervision adéquate.

Les fonctions de contrôle sécuritaire, vérifications judiciaires et vérification de l’admissibilité pour motifs sanitaires sont bien exécutées. On accorde beaucoup d’attention au contrôle sécuritaire : les bases de données sont consultées régulièrement pour retracer des demandeurs qui correspondraient aux profils. Les agents préposés aux cas devraient assumer une plus grande responsabilité à l’égard des décisions en matière de sécurité et limiter leurs demandes de deuxième avis à l’agent de contrôle de l’immigration (ACI). La Section médicale fonctionne bien et prête un soutien approprié au programme. Le médecin agréé (MA) de la mission de Vienne a sous sa responsabilité une centaine de médecins désignés (MD) répartis dans quinze pays. Les cas courants (n’exigeant pas d’autres investigations) sont traités rapidement, habituellement dans un délai de cinq à dix jours. Le MA a entrepris un certain nombre d’initiatives pour améliorer la qualité et l’efficacité de l’évaluation médicale des dossiers. Il surveille le rendement des MD et les conditions dans lesquelles ils exercent leurs activités.

Un examen du cadre de recouvrement des coûts de la mission de Vienne n’a révélé aucune preuve d’inexactitude dans les frais perçus, de perte des deniers publics ou de mauvais usage des documents d’immigration. Les améliorations proposées visent à renforcer la structure et à augmenter les économies. (section enlevée).

Il existe diverses modalités de paiement des frais dans la région et le contrôle des recettes est exercé par un certain nombre de bureaux du MAECI. Dans le cadre actuel, la mission de Vienne joue un rôle limité qu’elle aimerait voir élargi. Pour cela, il faudrait ouvrir à chaque endroit des comptes bancaires réservés aux frais d’immigration et vérifier indépendamment le montant des dépôts traités dans les comptes bancaires existants (et futurs). Une bonne solution à long terme serait de centraliser le paiement des frais pour la région par l’intermédiaire du réseau bancaire autrichien.

À l’heure actuelle, le MAECI et CIC sont à élaborer des instructions conjointes sur le recouvrement des coûts à l’intention des agents-gestionnaires consulaires (AGC) et des GPI dans les missions à l’étranger.

En outre, CIC et le MAECI ont entrepris un examen de l’utilisation des cartes de crédit à l’échelle internationale. Un projet pilote sera mené à cette fin dans les missions de New York et de Londres à compter du milieu du mois d’avril 2001.

L’examen du cadre de contrôle des documents clés (DC) a révélé certains aspects à améliorer. La sécurité physique des documents était bonne, mais il a été difficile de faire concorder le nombre réel des DC avec celui enregistré. En raison de ses nombreux déplacements, l’ACI ne peut pas remplir adéquatement les fonctions de contrôleur des formulaires (CF) qui lui ont été déléguées.

Comme nous l’avons déjà mentionné, la mission de Vienne est dotée d’ERP très qualifiés aux compétences linguistiques variées. À en juger par un concours tenu récemment, les concours sont menés conformément aux exigences : des comités de sélection sont établis, les candidats sont testés et classés, des offres écrites préparées, etc. Le taux de roulement des ERP est faible. Le processus d’évaluation annuel est respecté. Tous les ERP sont soumis à une vérification approfondie de la fiabilité avant d’entrer en fonction. Les ACE et les ERP reçoivent, au besoin, une formation générale et spécifique au programme suffisante. La formation n’est décrite dans aucun plan particulier.

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