Mission de Vienne
rapport de vérification final

4.4 RECOUVREMENT DES COÛTS

En 1999-2000, le recouvrement des coûts à la mission de Vienne a produit des recettes de presque 2,5 millions de dollars (1,7 million de dollars en 1998-1999 avant la fermeture de la mission de Belgrade). Les programmes destinés aux immigrants et aux non immigrants des bureaux satellites ont produit pour leur part des recettes de 1,6 million de dollars (1999-2000).

L’équipe de vérification a évalué le cadre de contrôle du recouvrement des coûts à la mission de Vienne. Elle a entre autres, pour ce faire, interrogé des employés clés de l’Immigration et du MAECI; examiné les dossiers concernant le recouvrement des coûts et les mesures prises pour assurer la sécurité matérielle des fonds; et appliqué d’autres procédés de vérification pour confirmer l’application satisfaisante de mesures de contrôle spécifiques en matière de recouvrement des coûts.

On s’est également penché sur les interdépendances et les liens établis avec les bureaux satellites dans ce domaine. Les frais sont payés selon diverses modalités dans la région, et un certain nombre de bureaux du MAECI appliquent différentes mesures de contrôle à l’égard des frais perçus. Dans la situation actuelle, la mission de Vienne joue un rôle limité qu’elle aimerait voir élargi. Une amélioration immédiate consisterait à confier à la mission de Vienne la tâche d’effectuer une vérification indépendante des recettes d’immigration passant dans les comptes du MAECI. Une bonne solution à long terme serait de centraliser le paiement des frais pour la région par l’entremise du réseau bancaire autrichien.

Les vérifications effectuées à l’égard du recouvrement des coûts à la mission de Vienne n’ont révélé aucun cas de perception de frais inexacts, de perte de deniers publics ou de mauvais usage des documents d’immigration. Les améliorations recommandées contribueront à renforcer le cadre de recouvrement des coûts.

Activités de recouvrement des coûts - mission de Vienne

La mission de Vienne utilise la version 2 000 du système de recouvrement des coûts du point de service (PDS+). La commis au recouvrement des coûts (CRC) travaille dans un bureau vitré spacieux qu’on garde verrouillé. (section enlevée).

Les mots de passe du PDS+ ont été communiqués au niveau décisionnel approprié et sont gardés par le GO dans un endroit sûr. (section enlevée), la CRC remet les frais perçus avec la documentation connexe à la Section de l’administration de la mission de Vienne, puis le comptable adjoint remet un reçu officiel à la CRC.

En examinant les méthodes de recouvrement des coûts, nous avons constaté que la réception, l’enregistrement, la vérification et le dépôt des frais exigibles sont soumis à la plupart des contrôles nécessaires. Les documents portent les signatures appropriées. Bien que le cadre de contrôle ait été jugé satisfaisant, certains aspects doivent être améliorés.

Agent de recouvrement des coûts

Les tâches de l’agent de recouvrement des coûts (ARC) sont remplies par un agent d’immigration expérimenté. Un agent d’immigration (deuxième secrétaire), le GO et l’un des AID ont été désignés pour remplacer l’ARC en son absence. Le deuxième secrétaire est en déplacement près de 50 % du temps. Par conséquent, il peut rarement remplacer l’ARC.

L’ARC n’effectue pas la vérification au hasard obligatoire des opérations de recouvrement des coûts, par exemple, retracer un reçu de paiement depuis la présentation d’une demande jusqu’à l’inscription sur les formulaires 1203A, examiner les bandes du PDE+ ou comparer les volumes de recettes mensuels.

Recommandation 9

a) L’ARC doit établir un processus de vérification aléatoire des activités de recouvrement des coûts, par exemple, effectuer le rapprochement des demandes et des frais perçus et examiner les bandes.

b) Désigner comme remplaçant de l’ARC un autre agent d’immigration qui est présent au bureau plus souvent.

Réponses de la direction

a) L’agente des visas qui fait également office d’ARC consacre déjà plus de 20 % de son temps à la surveillance et au contrôle du processus de recouvrement des coûts. À l’avenir, une partie de ce contrôle sera effectuée davantage au hasard.

b) Comme la mission de Vienne est un bureau régional et que les visites en région sont par conséquent fréquentes, tous les agents canadiens des visas doivent se déplacer régulièrement.

Commis au recouvrement des coûts

Pendant la période de vérification, une situation d’urgence a obligé la CRC à quitter le bureau en matinée. Son remplaçant connaissait le système de recouvrement des coûts, mais n’avait pas de mot de passe pour accéder au PDE+. Au lieu d’en obtenir un nouveau du GO, il a utilisé celui de la CRC. Il ne devrait pas y avoir d’échange de mots de passe.

Recommandation 10

Tous les remplaçants de l’ARC et de la CRC devraient avoir leur propre mot de passe pour accéder au PDE+.

Réponse de la direction

Entièrement d’accord, et c’est habituellement le cas.

Frais exigibles

D’après le Guide sur la gestion du recouvrement des coûts de l’immigration et des documents clés, le GPI devrait calculer au début du mois le taux de change de la monnaie locale pour chaque type d’opération en utilisant le taux de change fourni par la Section de l’administration. Le barème des frais exigibles doit rester en vigueur jusqu’à ce que le taux de change utilisé présente, en plus ou en moins, un écart supérieur à 5 % par rapport au taux figurant dans les comptes de la mission.

Les frais exigés en dollars américains pour la Croatie et en deutsche mark pour la Bosnie-Herzégovine n’ont pas été rajustés depuis l’entrée en vigueur de ces dispositions en 1997. À la fin de la vérification (au 15 décembre 2000), les demandeurs de la Croatie payaient 11  % de trop, tandis que ceux de la Bosnie accusaient un moins-payé de 8 %. Les frais exigés en dollars américains et en deutsche mark devraient être ajustés et contrôlés chaque mois conformément au Guide sur la gestion du recouvrement des coûts de l’immigration et des documents clés.

Recommandation 11

a) De concert avec la Section de l’administration de la mission de Budapest, la mission de Vienne devrait rajuster, après examen, le barème des frais exigibles et demander à la mission de Budapest de contacter les banques de Zagreb et de Sarajevo pour qu’elles effectuent les changements.

b) Surveiller chaque mois les taux de change pour déterminer s’ils ont une incidence sur les frais exigibles.

Réponses de la direction

a) Recommandation acceptée. Le bureau de Budapest est rouvert. Il délivre des visas de visiteur et se charge du recouvrement des coûts.

a) Recommandation acceptée.

Chèques certifiés et traites bancaires

Lorsque la CRC reçoit des chèques certifiés et des traites bancaires, elle n’y appose pas immédiatement le timbre indiquant que les sommes sont à porter au crédit du Receveur général du Canada. Cette formalité est présentement remplie par la Section de l’administration après le transfert des reçus. Comme il s’agit de valeurs négociables, la CRC devrait les estampiller dès qu’elle les reçoit.

Recommandation 12

Dès qu’elle reçoit des chèques certifiés et des traites bancaires, la CRC devrait y apposer le timbre indiquant que les sommes visées sont à porter au crédit du Receveur général du Canada.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée. Des timbres seront préparés à cette fin.

Lignes directrices sur le recouvrement des coûts à la mission

La mission de Vienne ne dispose pas de lignes directrices ou de formalités administratives à suivre pour exercer ses activités de recouvrement des coûts. L’ARC se reporte au Guide sur la gestion du recouvrement des coûts de l’immigration et des documents clés. Il serait bon que la mission ait ses propres lignes directrices dans ce domaine.

Recommandation 13

Élaborer des lignes directrices sur le recouvrement des coûts qui s’appliqueraient spécifiquement à la mission.

Réponse de la direction

Les missions ont le Guide sur la gestion du recouvrement des coûts de l’immigration et des documents clés à leur disposition.

Virement automatique - solutions

En Autriche, les virements bancaires constituent un mode de paiement largement utilisé, comme le sont, par exemple, les paiements par chèque au Canada. Malgré l’initiative du GPI et les démarches effectuées auprès de la Section de l’administration en vue de créer un compte bancaire pour les virements automatiques, le projet n’a pas pris forme. Les demandeurs qui font actuellement des paiements en espèces pourraient utiliser les services bancaires offerts dans l’immeuble et présenter simplement un reçu de virement automatique pour régler les frais exigés. On éliminerait pratiquement ainsi les transactions au comptant effectuées à la mission de Vienne. En outre, les demandeurs de l’extérieur de Vienne n’auraient pas besoin d’acheter des traites en dollars canadiens pour que celles-ci soient acceptées par le système bancaire canadien.

L’agent-gestionnaire consulaire (AGC) de Vienne a informé l’équipe de vérification qu’il hésitait à instaurer des modalités de virement automatique parce qu’il craint que les reçus obtenus des demandeurs ne soient pas authentiques. Il estime que la gestion et le rapprochement d’un compte bancaire distinct pour les frais d’immigration monopoliseraient plus de ressources de la Section de l’administration. Selon lui, l’Autriche adoptera d’ici quelques mois un système qui permettra à la mission de Vienne d’avoir accès à distance en temps réel au compte bancaire pour contrôler les transactions; le risque susmentionné s’en trouvera ainsi éliminé.

L’équipe de vérification croit que le risque en question est exagéré pour la simple raison que les demandeurs n’auraient pas avantage à risquer de se faire refuser un visa, surtout parce qu’ils n’auraient pas payé les frais exigés. Deuxièmement, la mission de Vienne traite déjà des bordereaux de virement automatique comme preuves de paiement qui lui viennent des bureaux satellites de Prague, de Sarajevo et de Zagreb, sans aucune garantie que ces bordereaux sont authentiques ou que les sommes sont déposées dans le bon compte bancaire. Par conséquent, nous ne sommes pas d’accord que des modalités de virement automatique à la mission de Vienne poseraient un risque équivalent ou supérieur que seul un accès à distance pourrait atténuer. Bien qu’il conviendrait d’appliquer dans toute la mesure du possible les technologies les plus modernes, le recours au virement automatique n’était pas lié à l’existence du type de contrôle indiqué plus haut.

La décision d’ouvrir un autre compte bancaire réservé à l’immigration pour les besoins de la mission de Vienne doit tenir compte des conséquences qui en découleraient pour les ressources de la Section de l’administration. L’équipe de vérification croit que la charge de travail ne s’en ressentirait pas de façon appréciable. En fait, on pourrait plutôt s’attendre à des économies : sans transactions au comptant, il ne serait plus nécessaire de compter l’argent (aux deux bouts du processus), la préparation et l’exécution des dépôts bancaires nécessiteraient moins de travail, et le rapprochement mensuel des relevés bancaires avec les formulaires 1203A serait essentiellement le même.

À l’heure actuelle, CIC et le MAECI n’acceptent pas les cartes de crédit à l’étranger. Les deux organismes étudient actuellement la possibilité d’accepter les paiements faits par cartes de crédit à l’étranger. À la mi avril 2001, un projet pilote sera réalisé en ce sens aux bureaux de New York et de Londres. De plus, en raison de délits récents constatés dans certains bureaux, le MAECI et CIC collaborent à l’établissement d’instructions communes sur le recouvrement des coûts à l’intention des AGC et des GPI.

Recommandation 14

a) La Région internationale et les Finances devraient consulter le MAECI (et, au besoin, le Secrétariat du Conseil du Trésor) en vue d’adopter une méthode uniforme, qui préciserait entre autres les conditions minimales à réunir avant d’ouvrir des comptes bancaires officiels pour le virement automatique des frais exigés pour les services d’immigration.

b) Sous réserve de la première recommandation, la mission de Vienne devrait offrir la possibilité d’acquitter les frais par virement automatique et ouvrir un compte bancaire à cette fin.

Réponses de la direction

a) Le Conseil du Trésor a autorisé le MAECI à ouvrir des comptes bancaires à l’étranger. Le MAECI est entièrement responsable des fonctions liées aux opérations bancaires.
b) Le virement automatique n’est que l’une des solutions qui sera envisagée lorsque cette question sera étudiée à l’étranger. Tant que le projet relatif au paiement par carte de crédit ne sera pas terminé, il sera prématuré de conclure que le virement automatique convient au bureau de Vienne.

Processus de paiement régional

Les méthodes de recouvrement des coûts des bureaux satellites de Vienne varient. Dans la plupart des cas, les demandeurs versent les frais exigés dans les comptes bancaires locaux des missions du MAECI, puis remettent un reçu bancaire avec leur demande. Cette méthode n’a pas cours aux bureaux de Belgrade et de Prague (paiement en personne), où le client doit obtenir un reçu du PDE+ (paiement à la mission), ni au bureau de Skopje (traites bancaires seulement). À Sarajevo, les paiements bancaires s’appliquent uniquement aux non-immigrants; les immigrants acquittent leurs frais au moyen de traites bancaires. (Voir l’annexe B pour plus de détails)

La mission de Vienne reçoit les documents, par exemple passeports, demandes de visa et reçus de virement automatique, par courrier (par courrier régulier, par messager, (section enlevée)) ou en personne. Chaque jour, la CRC traite tous les fonds et reçus, puis délivre ou envoie par la poste des reçus du PDE+, comme il est indiqué plus haut. Chaque semaine, la CRC envoie par messager les formules 1203A remplies, accompagnées des bordereaux de dépôt, aux AGC respectifs de la mission de Prague (Slovaquie et République tchèque) et de la mission de Budapest (Croatie et Bosnie Herzégovine) pour fins de rapprochement avec les relevés bancaires.

Bien que le rapprochement des comptes bancaires relève principalement des sections d’administration susmentionnées, la mission de Vienne devrait être en mesure de vérifier le montant des recettes d’immigration qui transitent dans les comptes. Les bureaux de Budapest, de Prague et de Vienne devraient donc envoyer au programme d’immigration des copies des relevés bancaires. Et pour simplifier le processus de rapprochement et renforcer le contrôle des recettes d’immigration, les bureaux de Prague, de Sarajevo, de Vienne et de Zagreb devraient ouvrir des comptes bancaires officiels distincts pour le dépôt des frais exigibles.

Une bonne solution à long terme serait de mettre sur pied, par l’entremise d’une banque autrichienne principale, un réseau de comptes bancaires régional, de sorte que les dépôts apparaîtraient comme un virement de chaque bureau régional au compte bancaire (réservé à l’immigration) de la mission de Vienne. Le transit de toutes les recettes régionales par un seul compte bancaire augmenterait considérablement le contrôle exercé par le centre régional de programmes sur le recouvrement des coûts.

Recommandation 15

Demander à la Section de l’administration des missions de Budapest, de Prague et de Vienne :

a) d’envoyer des copies des relevés bancaires de leur mission au centre régional de programmes de Vienne;

b) d’ouvrir des comptes bancaires officiels distincts dans lesquels les missions de Prague, de Sarajevo, de Vienne et de Zagreb déposeraient les frais exigés pour les services d’immigration.

Réponse de la direction

Il incombe au MAECI de rapprocher les sommes perçues au nom de CIC. Les missions peuvent déterminer si les frais perçus cadrent avec le volume des activités.

<< Contenu | Précédent | Suivant >>