Mission de Vienne
rapport de vérification final

4.5 GESTION ET CONTRÔLE DES DOCUMENTS CLÉS

L’équipe de vérification a examiné le système de gestion et de contrôle des documents clés (DC). Elle a pour ce faire interrogé le personnel, examiné les dossiers, les registres de contrôle des documents et les registres d’utilisation détaillés; elle a de plus compté tous les formulaires contrôlés de l’immigration conservés dans le coffre-fort du programme d’immigration ainsi que ceux qui font partie de la provision de travail utilisée de façon courante.

Comme le dernier numéro de série des documents clés n’avait pas été enregistré lors du dernier décompte, il a été difficile d’effectuer un rapprochement entre le nombre des formules comptés et celui noté dans le registre papier.

Contrôleur des formulaires

L’agent de contrôle de l’immigration s’est vu confier le rôle de contrôleur des formulaires (CF) à la mission de Vienne. Avant d’être détaché à la mission de Vienne, il a rempli ces fonctions à une autre mission pendant trois ans. Le CF connaît les responsabilités liées à cette fonction. Le gestionnaire des opérations le remplace.

Ses tâches de contrôleur des formulaires obligent l’agent de contrôle de l’immigration de la mission de Vienne à effectuer de nombreux déplacements. Il ne peut donc pas constamment accomplir chaque jour certaines des tâches requises, entre autres signer les formulaires contrôlés de l’immigration ou effectuer des vérifications au hasard dans les registres d’utilisation détaillés. Par exemple, l’inventaire du troisième trimestre n’a eu lieu que le 11 octobre 2000 parce que le CF était en déplacement à la fin de septembre. Le chapitre SA6 (Programme de gestion des formulaires) indique que, selon sa description de travail, le CF doit consacrer 10 % de son temps à l’examen des contrôles internes, à la surveillance des systèmes et à la préparation de rapports pour garantir la sécurité des documents clés. Le CF n’est pas en mesure de consacrer 10 % de son temps à ces fonctions.

On devrait envisager de confier ce rôle à un autre agent qui soit généralement présent au bureau. Comme la mission de Vienne est un centre régional de programmes, les autres agents canadiens se déplacent. Le Ministère devrait envisager de charger exceptionnellement du contrôle des documents l’un des deux agents d’immigration canadiens qui ont été désignés.

Recommandation 16

Avec la permission du Ministère, nommer un agent d’immigration désigné au poste de contrôleur des formulaires.

Réponse de la direction

Une telle mesure est contraire à la politique de la RI, parce qu’elle n’est pas jugée conforme au principe d’une saine gestion des risques.

Inventaire des documents clés

Les DC sont reçus au lieu d’enregistrement principal du MAECI à la mission de Vienne. L’agent de sécurité de la mission de Vienne livre ensuite l’envoi au CF qui doit l’ouvrir immédiatement et inscrire les documents dans les registres de contrôle. Aucun autre agent canadien n’est présent pendant cette opération.

Recommandation 17

Deux agents canadiens devraient être présents au moment d’ouvrir les envois et de faire l’inventaire des documents clés reçus.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée.

Sécurité des documents clés

Les DC sont conservés dans un coffre-fort, (section enlevée). Seuls le (section enlevée) et (section enlevée). Une provision d’IMM 1346 et de vignettes IMM (IMM-SEAL) (section enlevée). Il s’agit en général d’un lot de documents (section enlevée). À l’occasion, lorsque le (section enlevée) est en déplacement, une petite quantité de formulaires IMM 1263 sera transférée dans (section enlevée). La réserve de formulaires IMM 1000 et IMM 1442 (section enlevée). Outre le (section enlevée).

Registres de contrôle et d’utilisation détaillés

La mission de Vienne tient un registre de contrôle pour chaque document important. Lorsque les DC sont reçus du Canada, les numéros de série sont entrés dans les registres de contrôle des formulaires. Lorsque les documents sont transférés dans la provision dite de travail, on en prend note. Un examen des registres de contrôle a révélé quelques inexactitudes.

En octobre 2000, 7 000 vignettes IMM et 7 000 formulaires IMM 1346 ont été reçus. On a seulement enregistré les numéros de série des 4 500 formulaires et vignettes qui se trouvaient à la mission de Vienne. Pour le reste (2 500 formulaires qui ont été expédiés à la mission de Belgrade), aucun numéro de série n’a été entré dans le registre de contrôle. On a toutefois retrouvé des courriels qui montrent que ces formulaires ont été expédiés à la mission de Belgrade et reçus par elle.

Lorsque des DC sont sortis du coffre-fort pour être ajoutés à la provision de travail (par exemple, formulaires IMM 1346 et vignettes IMM), le CF inscrit les initiales de la personne qui a reçu ces documents. Le réceptionnaire devrait inscrire lui même ses initiales dans le livre de contrôle.

Étant donné les nombreux déplacements du CF, il arrive que les formulaires IMM 1263 soient confiés à un agent (section enlevée). Cette situation n’est pas ressortie de l’examen du registre de contrôle. Ce dernier devrait indiquer que les IMM 1263 sont temporairement confiés à une autre personne dans ces situations.

Lorsque l’ERP emporte les IMM 1346 pour qu’ils soient traités par l’AID à titre d’agent des visas de visiteur, il signe seulement le registre d’utilisation quotidien (qu’on appelle le relevé hebdomadaire - visas de visiteur et vignettes) après que les visas ont été placés dans les passeports des demandeurs. Dès qu’il reçoit les IMM 1346 de l’AID qui fait office d’agent des visas de visiteur, l’agent recruté sur place devrait signer le registre d’utilisation détaillé pour montrer qu’il a reçu ces formulaires.

Recommandation 18

a) Tous les documents clés reçus à la mission devraient être inscrits dans le registre de contrôle.

b) La personne qui transfère les documents clés du coffre-fort à la « provision de travail » (réserve destinée à être utilisée dans les jours suivants) devrait inscrire ses initiales dans le registre de contrôle pour montrer qu’elle a reçu les formulaires contrôlés de l’immigration.

c) Tous les documents clés qui sont transférés du coffre-fort à la réserve devraient être entrés dans le registre de contrôle.

Réponses de la direction

a) Recommandation acceptée et appliquée.

b) Recommandation acceptée et appliquée.

c) Recommandation acceptée et appliquée.

Surveillance des registres

Le CF effectue une surveillance très limitée des registres quotidiens d’utilisation pour garantir qu’il n’y a pas d’interruption de séquence et que les bons renseignements sont notés. Par exemple, le registre quotidien d’utilisation des IMM 1346 n’est vérifié qu’une fois par trimestre en général. Le CF sait que la vérification devrait être plus régulière, mais étant donné ses nombreux déplacements à titre d’agent de contrôle de l’immigration, les contrôles ne sont pas effectués plus régulièrement. De plus, le CF n’utilise pas les imprimés du STIDI pour confirmer la séquence numérique.

Recommandation 19

Le contrôleur des formulaires devrait vérifier les registres quotidiens d’utilisation, au hasard, ainsi que les imprimés du STIDI, de façon régulière.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée et appliquée.

Inventaires trimestriels

Lors de l’inventaire trimestriel des DC (formulaires 5392), il faut inscrire tous les numéros de série des formulaires qui sont sur place. L’examen a révélé que le CF note seulement le numéro de série des documents clés qui sont conservés dans le coffre-fort et pas ceux qui se trouvent dans la réserve pour utilisation immédiate. À moins de connaître le numéro de série à partir duquel il convient de commencer le décompte, on peut difficilement effectuer un rapprochement fiable avec l’utilisation des formulaires.

Recommandation 20

Le numéro de série de tous les documents clés, qu’ils se trouvent dans le coffre-fort ou dans la réserve pour utilisation courante, devrait être inscrit sur le formulaire 5392.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée et appliquée.

Excédent de formulaires contrôlés de l’immigration

Il y a plus de (section enlevée) IMM 1263 et (section enlevée) IMM 1442 sur place. Dans un trimestre, 25 formulaires de chaque catégorie sont généralement délivrés. La mission de Vienne devrait envisager de transférer cet excédent de DC à l’AC ou à une autre mission.

Destruction de formulaires contrôlés de l’immigration

Depuis l’arrivée du CF à la mission de Vienne, aucun DC n’a été détruit. Pendant l’examen de l’inventaire, on a trouvé quelques séries de très anciens formulaires clés conservés dans le coffre-fort. Lorsque la mission recevra du Canada l’ordre de détruire les formulaires IMM 1346 (section enlevée) et les vignettes (IMM-SEAL, (section enlevée)) récemment remplacés, elle devrait également détruire les formulaires IMM 1346 (section enlevée) et les vignettes ( IMM-SEAL, (section enlevée)), qui sont encore beaucoup plus anciens.

Dans le (section enlevée), il y a un tiroir qui contient d’anciens registres de contrôle et des visas annulés, qui ont été obtenus des agents d’immigration canadiens lors de leur départ. Les visas annulés devraient être répertoriés et détruits en la présence de deux agents canadiens. Les anciens registres de contrôle devraient être classés.

(section enlevée) se trouve une boîte qui contient d’anciens registres de contrôle et d’anciens visas annulés (de séries qui n’existent plus depuis des années). On devrait examiner le contenu de cette boîte, puis le détruire.

Recommandation 21

Le contrôleur des formulaires devrait détruire les documents excédentaires qui ne peuvent être transférés à l’administration centrale ou à une autre mission.

Réponse de la direction

Recommandation acceptée et appliquée.

Questions administratives

Un examen des dossiers relatifs aux DC a révélé qu’on a gardé les bordereaux d’emballage du dernier trimestre seulement.

En outre, un grand nombre des accusés de réception qui ont été télécopiés à l’AC n’avaient pas de date. Le CF devrait garder au dossier la copie de l’accusé de réception qui a été télécopiée à l’AC.

Recommandation 22

a) Tous les bordereaux d’emballage doivent être conservés.

b) Les accusés de réception des documents clés qui sont télécopiés doivent être datés.

Réponses de la direction

a) Recommandation acceptée et appliquée.

b) Recommandation acceptée et appliquée.

Bureaux satellites

Les bureaux satellites de Sarajevo, de Skopje et de Zagreb ont une petite réserve de formulaires IMM 1346 et de vignettes IMM sur place. Dans ces missions, si un visa urgent est requis, le chef de la mission peut en délivrer un sur les ordres de la mission de Vienne. Le CF a indiqué que les DC sont gardés dans un endroit sûr à ces missions.

À ce jour, le CF n’a pas fait l’inventaire des formulaires IMM 1346 et des vignettes IMM dans les bureaux de Sarajevo, de Skopje et de Zagreb. Comme d’autres agents canadiens de la mission de Vienne effectuent, en moyenne, des visites tous les deux mois à Sarajevo et à Zagreb et des visites trimestrielles à Skopje, le gestionnaire du programme devrait confier à l’un d’eux la tâche d’effectuer un inventaire pendant qu’ils sont en visite.

Au moment de la vérification, ces trois bureaux satellites avaient sur place d’anciens formulaires IMM 1346 et des vignettes IMM. Lorsqu’on aura reçu des directives de l’AC, le CF, ou son représentant, devrait les détruire à sa visite suivante sur les lieux.

Chaque trimestre, le CF demandera aux trois bureaux de lui indiquer le nombre de formulaires IMM 1346 et de vignettes IMM qu’ils ont en main, qu’ils ont délivrés et qu’ils ont détruits pendant le trimestre. Le CF ne tient pas de registre sur ces documents clés, avec les numéros de série, à la mission de Vienne.

Recommandation 23

a) Le gestionnaire du programme d’immigration devrait confier au contrôleur des formulaires ou à un autre agent canadien la tâche d’effectuer un inventaire à Sarajevo, à Skopje et à Zagreb. En outre, le contrôleur des formulaires ou l’agent canadien à qui cette tâche a été attribuée devrait détruire, au besoin, les anciens documents clés dans ces trois bureaux satellites.

b) Le contrôleur des formulaires devrait tenir un registre sur l’état des documents clés se trouvant à Sarajevo, à Skopje et à Zagreb.

Réponses de la direction

a) Recommandation acceptée et appliquée.

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