Visiteurs d’affaires : Comment rédiger une lettre d’invitation

Les entreprises canadiennes doivent rédiger une lettre d’invitation lorsqu’elles souhaitent accueillir un visiteur  d’affaires originaire de l’étranger. Il peut s’agir d’un acheteur actuel ou potentiel, d’un investisseur, d’un visiteur dans le cadre d’une foire commerciale ou d’une conférence, d’un partenaire, d’un employé ou d’un partenaire qui vient suivre une formation offerte dans les locaux de l’entreprise.

Le fait de présenter une lettre d’invitation ne garantit pas à son titulaire qu’un visa lui sera délivré. L’agent des visas examine la demande pour établir si l’intéressé est admissible pour un séjour temporaire au Canada. Certains bureaux des visas peuvent exiger que la lettre d’invitation soit notariée. Veuillez communiquer avec le bureau canadien des visas responsable du pays de résidence de votre partenaire pour savoir si c’est le cas.

Si votre entreprise canadienne invite un visiteur, un représentant de votre entreprise doit rédiger la lettre. Certaines entreprises ont désigné un signataire pour ce genre de lettre. Votre entreprise doit fournir à chaque visiteur une lettre d’invitation en deux exemplaires, une qu’il soumettra avec sa demande de visa, l’autre qu’il présentera lors de son arrivée au Canada.

Prévoyez suffisamment de temps pour le traitement de la demande de visa de votre visiteur. Pour savoir combien de temps il faudra pour traiter une demande de visa, veuillez consulter Délais de traitement des demandes dans la section Liens connexes au bas de cette page.

La lettre d’invitation doit comprendre les renseignements suivants :

• au sujet de la personne invitée
  • son nom au complet
  • sa date de naissance, si connue
  • l’entreprise représentée et le titre du poste de la personne
  • l’adresse et le numéro de téléphone de la personne (au travail et à la maison)
  • la relation que votre entreprise entretient avec cette personne et vos antécédents commerciaux ensemble
  • si vous connaissez personnellement cette personne et si vous avez des liens de parenté
  • le but du voyage (s’il s’agit d’un projet à long terme, veuillez fournir le contexte)
  • la période pendant laquelle la personne visitera votre entreprise au Canada
  • les frais d’hébergement et les dépenses que votre compagnie assumera and
  • la date à laquelle la personne prévoit quitter le Canada, si connue.

• au sujet de la personne qui lance l’invitation 
  • son nom au complet
  • le titre de son poste et son rang au sein de l’entreprise
  • son adresse et son numéro de téléphone au Canada et
  • son adresse de courriel au bureau.

• au sujet de l’entreprise qui lance l’invitation
  • son nom au complet
  • l’adresse de son siège social
  • l’adresse de toutes les installations qui seront visitées
  • l’adresse du site Web de l’entreprise, le cas échéant
  • la date d’enregistrement/de constitution en société de l’entreprise et
  • une courte description du secteur d’activité de l’entreprise.

Pour voir la liste des pays et des États dont les citoyens doivent obtenir un visa de résident temporaire pour entrer au Canada, veuillez consulter Avez-vous besoin d’un visa? dans la section Liens connexes au bas de cette page.

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Liens connexes

• Avez-vous besoin d’un visa?
• Délais de traitement des demandes